9 RIMELIGE REGNSKAPS- PROGRAMMER

9 RIMELIGE REGNSKAPS- PROGRAMMER Regnskap er slett ikke så vanskelig som mange tror, og det finnes et godt utvalg av rimelige og brukervennlige programmer som kan hjelpe små virksomheter med å holde oversikten over økonomien selv. Vi har testet ni regnskapsprogrammer til under 4 000 kroner. Av THORE G. ANDRESEN og WILLY VERWOERD Mange småbedrifter bruker ekstern regnskapsfører for å ta seg av regnskapet. Bakgrunnen er gjerne at regnskap blir sett på som en for vanskelig oppgave eller en tanke om at bedriften skal bruke alle krefter på sin «kjernevirksomhet». For vår del synes vi imidlertid at god økonomistyring definitivt er en kjernevirksomhet for alle bedrifter, også de minste. Ved å føre regnskapet selv istedenfor å overlate det til andre, får du dessuten en helt annen nærkontakt med og innsikt i bedriftens økonomiske helse. Til syvende og sist er det nettopp dette som teller. Det finnes mange eksempler på at bedrifter med gode produkter og dyktige medarbeidere ikke har klart seg på grunn av manglende oppfølging eller forståelse av virksomhetens økonomi. Istedenfor å bruke regnskapet som et viktig og grunnleggende verktøy for suksess, begrenser mange seg til å levere en bunke med bilag til regnskapsføreren hver gang momsen skal rapporteres. Siden de minste bedriftene nå slipper unna med å gjøre dette én gang i året, har mange enda mindre kontakt med den økonomiske situasjonen enn før. Lavere terskel Regnskapsføring har absolutt en læreterskel, men den er blitt lavere etter hvert som programvaren har blitt bedre. Mens de fleste regnskapsprogrammer tidligere var ment for erfarne regnskapsførere med kontoplanen i hodet og talent for svimlende fingergymnastikk på kalkulatoren, finnes det nå en rekke rimelige og brukervennlige programmer som er laget for deg som ønsker å føre regnskapet selv. Og har du litt sans for tall, er det ikke vanskelig. De beste programmene har gode brukergrensesnitt, utførlig innebygget hjelp og god dokumentasjon. De fleste leverandørene tilbyr i tillegg kurs, og flere har gode støtteordninger som nærmest holder deg i hånden så lenge du trenger. Mange programmer finnes også i gratis prøveversjoner, slik at du kan utforske mulighetene (inkludert å gjøre deg kjent med regnskapsføring) uten at det koster deg annet enn litt tid. Målgruppen for vår test er brukere som ikke arbeider med regnskap på heltid. Derfor har vi lagt stor vekt på egenskaper som hjelper deg å klare deg best mulig på egenhånd og å føre regnskapet på enklest mulig måte. På lik linje med alt annet du sender kundene dine, er også fakturaer en del av bedriftens ansikt utad. Du trenger derfor gode hjelpemidler for å kunne sende fra deg representative fakturaer. Dessuten har vi sett på hvor enkelt det er å komme i gang med de ulike løsningene, og på hvor gode rapporter systemene leverer. På grunn av stadige endringer i lover, forskrifter og satser, er tilgang til en vedlikeholdsavtale spesielt viktig for brukere av regnskapsprogrammer. Alle leverandørene tilbyr slike avtaler, men hos mange er avtalen obligatorisk. Det er ingen ulempe hvis du har en næringsvirksomhet, fordi du faktisk vil trenge oppgraderingene. Hvis du på den annen side fører regnskapet for en forening eller for deg selv som privatperson, trenger du kanskje ingen oppgraderinger på flere år. I produktomtalene og tabellen opplyser vi om avtalen er frivillig eller obligatorisk og om den inkluderer brukerstøtte. I en del tilfeller må du betale ekstra for dette. Ditt valg I rammen «Vårt valg» på slutten av testen finner du bokstavelig talt vårt valg. Vår test kan gi deg et godt overblikk og et bra startpunkt for ditt eget valg av regnskapsprogram. Har du først og fremst behov for rett frem regnskap og faktura, er det også gode sjanser for at testen gir deg det du trenger for å komme i gang. Men det er viktig å være klar over at selv rimelige programmer som de vi har testet, er komplekse og representerer svært forskjellige funksjoner, løsninger og utbyggingsmuligheter. Er du opptatt av tilleggsfunksjoner som for eksempel lønn, nettsted og nettbutikk eller en av de utallige andre alternativene, må du ta dette med i din vurdering. Det gjelder også mulighetene til å vokse videre med systemet hvis du forventer en vesentlig utvidelse av virksomheten i årene fremover. En god fremgangsmåte kan være å bruke testen som utgangspunkt og deretter undersøke om programmer du synes er interes- 62 PC WORLD NORGE NR. 10-2004

SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR. 11-2004 Slik har vi testet Selv forholdsvis enkle regnskapsprogrammer er i praksis umulige å teste på en måte som fanger opp alle problemstillinger. Mange av programmene har et svært omfattende utvalg av funksjoner, som det ville ta dagevis å prøve ut. Og selv i et svært begrenset program, ville det bli alt for tidkrevende å føre og årsavslutte et komplett regnskap til testformål. Forfatterne stiller likevel opp med mange års erfaring fra regnskapsarbeid i små aksjeselskaper, enkeltmannsforetak og foreninger, samt fra programutvikling og sammenlignende testing av programvare. Ut fra vår faglige bakgrunn, har vi utført en grundig gjennomgang av alle programmer, med full installasjon og utprøving av viktige funksjoner og egenskaper. Underveis i arbeidet har vi lagt vekt på å vurdere programmene i forhold til egenskapene vi tror er viktigst nettopp for små virksomheter som selv ønsker å ta seg av regnskapet, men der den ansvarlige ofte ikke har utdanning på området. Vi viser også til hovedartikkelen, der vi nærmere beskriver en del momenter vi mener det er viktig å sjekke. I tabellen finner du dessuten en oversikt over karakterene våre (fra 0 til 10) på de enkelte områdene og hvordan vi har vektet dem. Her kan du selvfølgelig velge å vekte annerledes selv. Utgangspunktet for vår test var å se på programmer som tar seg av grunnleggende regnskap og faktura. Mange programmer har også funksjoner som lønn, timeregistrering, kundeoppfølging, nettsted, nettbutikk og annet, enten innebygd i programmet eller som tilleggsmuligheter. Slike moduler er ikke testet. Som vanlig har vi stilt krav om at programvaren leveres til oss i full versjon og på samme måte som til vanlige kunder. Alle programmene er testet på en IBM ThinkPad R40 med 1,4 GHz Pentium M og 768 MB minne. Som operativsystem brukte vi den norske utgaven av Windows XP Professional med Service Pack 1. FOTO: THE IMAGE BANK sante faktisk har de spesifikke funksjonene du trenger. I neste omgang kan du prøve ut en demoversjon for å få en følelse av hvordan du trives med programmet. Sjekk også prisen for vedlikehold og brukerstøtte. Her er det store forskjeller: I testen varierer den årlige prisen for vedlikehold fra 28 til 72 prosent av anskaffelsesprisen. I flere tilfeller har du altså etter bare to år allerede betalt mer i vedlikehold enn du betalte for programmet. Selv om vår test tar for seg rimelige programmer, kan feil valg koste deg langt mer enn programprisen. Det er ikke trivielt å bytte regnskapsløsning, og det kan derfor være nyttig å rådføre deg med din revisor eller en erfaren regnskapskonsulent i prosessen med å velge program. Pass også på at du alltid sjekker flere referanser fra kunder med tilsvarende bruksområder som dine. Admin 123 Pris: kr 3 980 (4 935 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 2 400 (2 976 inkl. mva.) God skriftlig dokumentasjon. Dårlig innebygget hjelp, litt gammeldags brukergrensesnitt. 5,8 Admin 123 leveres nå av firmaet med samme navn, mens det i forrige test var Unique Data som sto som leverandør. Det er likevel fortsatt de samme personene som står bak. Systemet består av tre moduler for henholdsvis regnskap, ordre/faktura og lønn. Hver modul koster kr 1 990 (alle priser i produktomtalene er ekskl. mva), mens prisen for vedlikehold er kr 1 200 per modul for regnskap og faktura. Vi har testet de to første modulene, som fremstår som et sømløst program. Installasjonsprogrammet var på engelsk, men alle valg er forklart på norsk i den medfølgende dokumentasjonen. I utgangspunktet legges programmet direkte i rotmappen på C:\, men det er mulig å overstyre dette. Det er uheldig å ha for mange mapper på rotnivå. Dokumentasjonen er omfattende og består av to tunge permer, én for hver av modulene. Dokumentasjonen er oversiktlig inndelt etter funksjonalitet, og viser skjermbildene med forklaringer og mange eksempler. Den innebygde hjelpen viser sider fra den skriftlige dokumentasjonen i PDF-format. Det er ikke mulig å trykke F1 for å få hjelp, i stedet må du bruke menyen. Du kan heller ikke søke etter spesifikke ord, da hjelpteksten er spredd over 83 PDF-filer! Etter at klientinformasjonen var lagt inn, gikk vi løs på faktureringen. Selve brukergrensesnittet virker litt gammeldags, men fungerer. Oppretting av kunder gikk uten problemer, og det finnes en postnummerkatalog slik at du sparer litt tasting. Heller ikke vareregisteret bød på store problemer. Her skal man dog være oppmerksom på feltet for varegruppe, da det styrer hvilken konto salget blir postert på. Salgskonto og gruppeoversikt kan defineres i konteringstabellen, men det er forholdsvis tungvint å gjøre endringer her hvis du skulle ønske å fordele salget på flere hovedbokskonti enn de fem som er definert som standard. Selve ordreregistreringen og faktureringen var oversiktlig og grei. Det er mulig å endre blankettmalene, og vi klarte å legge inn et lite bilde på fakturablanketten. Programmet måtte imidlertid startes på nytt før bildet ble skrevet ut. Posteringene overføres til regnskapet når du skriver ut og godkjenner fakturajournalen. Bilagsregistreringen foregår etter buntprinsippet. Det er mulig å bruke prosjekt, avdeling og post mot post, men dette er ikke aktivert som standard. Oppslag mot hovedboken er litt tungvint, og det er en fordel å huske de vanligste kontoene. Det er mulig å opprette kunder, leverandører og hovedbokskonti ved å bruke disse tabellene direkte fra bilagsbildet. Vi merket oss at det ikke er forhåndsdefi- PC WORLD NORGE NR. 10 2004 63

nert mva-koder på kontoene i hovedboken, og du må derfor selv taste mva-kode for hver linje. Det er heldigvis mulig å legge inn standardverdier. Bilagene blir endelig postert når du skriver ut posteringsjournalen. Admin 1-2-3 har alle rapportene som er nødvendige i et regnskapssystem. Det finnes ingen rapportgenerator, men du kan eksportere data til Excel for videre bearbeiding. Du kan også eksportere til Word-, HTML- eller PDF-format, og de fleste rapportene kan vises på skjermen før de skrives ut. Admin 1-2-3 er litt gammeldags, men er fullt brukbar til å føre regnskap og fakturere. Programmet kan passe bra hvis du liker å arbeide i et DOS-lignende miljø, men den dårlige innebygde hjelpen trekker kraftig ned. Agro Økonomi Pris: kr 3 100 (3 844 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 900 (1 116 inkl. mva.) God innebygget hjelp, ekstra funksjonalitet for landbrukere. Dårlig med skriftlig dokumentasjon. 6,4 Agro Økonomi leveres av Agrodata as, og består av moduler for regnskap, faktura, budsjett, lønn og kontor. Vi har sett på de to første modulene i denne testen. Som navnet antyder, er programmet spesielt tilpasset landbruk, men det fungerer helt fint også for andre næringer. CDen inneholder demoversjoner av de øvrige modulene. Installasjonen var svært enkel å utføre. Vi ble foreslått å legge programmet direkte i rotmappen i stedet for Programfiler-mappen, men det var mulig å overstyre standardvalget. Vi startet programmet, tastet inn noen brukeropplysninger om firmaet vårt og kom til valg av kontoplan. I tillegg til standard kontoplaner for vanlige næringsdrivende og aksjeselskaper, kunne vi velge mellom en rekke forskjellige kontoplaner for ulike typer landbruksvirksomhet, fiske, taxi og transport, samt foreninger og idrettslag. Programmet har egen postnummerdatabase og kontroll på at du taster gyldig bankkontonummer. Videre ba systemet oss om å legge inn kunder og leverandører, samt deres inngående saldo per 1. januar i regnskapsåret. Alle oppstartsopplysningene kan endres senere ved behov. Før vi kunne begynne å fakturere, måtte vi opprette noen varer. Ved registrering av varelinjer, vil systemet komme med forslag til varekoder som begynner med tegnene du taster inn. Det er mulig å legge inn logo på fakturaene. Fakturaer overføres automatisk til regnskapet når du trykker på en knapp i bilagsbildet. Bilagsregistreringen var litt forvirrende til å begynne med. Vi måtte høyreklikke i registreringsbildet for å synliggjøre avgiftskoden. Da fant vi også ut at registreringsbildet kan tilpasses helt til eget behov. Du kan opprette kunder og leverandører første gang du registrerer bilag på disse. Bilagsregistreringen var effektiv, og bilagene blir oppdatert øyeblikkelig. Bilagene kan korrigeres helt frem til periodeavslutning eller mva-oppgjør. Det er mulig å levere mva-oppgaven via Altinn, myndighetenes internettportal for innlevering av oppgaver. Den trykte dokumentasjonen begrenser seg til to kortfattede stiftede hefter. Dette er likevel tilstrekkelig for å komme i gang, og den Agro Økonomi har røtter i landbruk, men har utviklet seg til et generelt regnskapsprogram som passer for mange typer bedrifter. innebygde dokumentasjonen har så langt gitt oss svar på alle våre spørsmål. Rapportene dekker de vanlige behovene og litt til. Selvstendige næringsdrivende og ansvarlige selskaper kan bruke programmet til å skrive ut næringsoppgaven til skatteoppgjøret. Rapportene kan vises på skjermen eller skrives ut, og fremstår som ryddige og oversiktlige. Agro Økonomi egner seg godt for mindre bedrifter og spesielt for de som driver med landbruk. Ajour Office Komplett Pris: kr 2 990 (3 708 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 850 (1 054 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. e-brukerstøtte) Meget god innebygget hjelp. Masete automatisk NumLock. 7,2 Ajour Office Komplett leveres av Ajour Data, og består av moduler for regnskap, faktura, tilbud, ordre, varelager og elektronisk betaling. Du får 30 dager fri telefonsupport fra mottak av programmet. Serviceavtalen dekker fri brukerstøtte via e-post, og du kan også sende spørsmål til e-tjenesten «Spør vår regnskapsfører» dersom du har regnskapstekniske spørsmål. Installasjonen var enkel og ganske rask, og programmet ble korrekt lagt under Programfiler. Ved inntasting av lisensinformasjon, ble NumLock automatisk slått på. Dette er uheldig på bærbare PCer som ikke har eget numerisk tastatur og derfor bruker deler av det vanlige tastaturet til dette. NumLock ble faktisk aktivert til stadighet under bruk av programmet, slik at vi måtte bruke hjelpfilen for å finne ut hvordan vi kunne slå av denne funksjonen. Dette burde heller vært et valg under første gangs oppstart av programmet. Den skriftlige dokumentasjonen består av et lite hefte på 36 sider som også kan skrives ut fra den medfølgende PDF-filen. Vi fikk også et ark som veldig kortfattet beskriver hvordan du kommer i gang. Den innebygde hjelpen er meget god. Vi fant også en del tips om bokføring og konteringsproblematikk. Opprettelse av kunder og varer kan gjøres fra fakturabildet. Adressefeltet ser ut til å være fritekst, men hvis du trykker tabulator etter postnummeret, kommer poststedet automatisk opp. Vareregisteret har mange parametere som du kan ta i bruk når behovet melder seg. Fakturaen kan skrives ut på papir eller til en PDF- eller RTF-fil. Du kan derfor sende ut fakturaene per e-post hvis du vil. Du kan velge mellom flere forskjellige blanketter. Moraren- 64 PC WORLD NORGE NR. 10-2004

TV2 Hjelper deg SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR. 11-2004 tesatsen på fakturautskriften benytter fortsatt gammel sats på 12%, men dette kan du enkelt endre selv. Bilagsregistreringen er oversiktlig, og registreringen går greit. Det finnes flere felt for valgfri informasjon. Prosjekt- og avdelingsregnskap er inkludert. Bilagene blir oppdatert i rapportene så snart de er lagret, men det er mulig å endre på dem senere. Selv etter at mva-oppgaven er levert, er det mulig å endre et bilag dersom du ignorerer advarselen som vises. Dette er uheldig, og kan medføre at du roter til regnskapet ditt dersom du ikke er helt sikker på hva du gjør. De vanlige regnskapsrapportene er på plass, i tillegg til kontantstrømsanalyse og nøkkeltall. Dessuten ligger næringsoppgaven i systemet. Ajour Office Komplett er et omfattende system med mange muligheter. Det tar litt tid å sette seg inn i løsningen, men den ypperlige innebygde hjelpen gjør arbeidet lettere. Muligheten til å kunne sende spørsmål til en profesjonell regnskapsfører, er svært nyttig for en nybegynner som ønsker å føre sitt eget regnskap. Skal du bare føre ett regnskap, finnes programmet også i en meget rimelig utgave til kr 995. 0804PCW_TotØk.qxd 02.09.2004 09:41 Ajour Side Office 1 har innebygget hjelp i toppklassen. For selvstendig næringsdrivende KONTROLL PÅ REGNSKAP OG FAKTURERING Kontroll på regnskapet Mamut datax Totaløkonomi er Norges mest solgte program for selvstendige næringsdrivende til å føre næringsregnskap, fakturere og holde god oversikt over økonomien! datax Totaløkonomi Basis inkluderer: Komplett regnskap med årsoppgjør, budsjett, næringsoppgave, reskontro og hovedbok Komplett fakturering med overføring til regnskapet Automatisk utfylling av næringsoppgaven via Mamut for Altinn! Komplett rapportering datax Totaløkonomi Standard inneholder i tillegg: Privatøkonomi, skatt og selvangivelse Direkte bokføring fra nettbank til privatregnskap Reiseregning med kjørebok, eget nettsted, med mer 2004 datax Totaløkonomi Basis 990,- Standard 1.990,- Obligatorisk serviceavtale koster kun kr 79,- / 119,- per måned for henholdsvis datax Totaløkonomi Basis og datax Totaløkonomi Standard. Priser er eks. mva. Bestill enkelt og greit på Internett: w w w.m a m u t.c o m/b e s t i t e s t Ring en av våre kundekonsulenter på telefon: 800 56 042 eller bestill direkte på www.mamut.com/ bestitest Mamut Business Software Partners PC WORLD NORGE NR. 10 2004 65

datax Totaløkonomi Standard Pris: kr 1 990 (2 468 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 1 428 (1 771 inkl. mva.) Rimelig, funksjonsrik, enkel å bruke. Svak innebygget hjelp. 7,7 datax Totaløkonomi Standard leveres av Mamut, og inkluderer det meste en selvstendig næringsdrivende trenger for å føre regnskap. I tillegg til regnskap og faktura, finner du også budsjett, årsoppgjør, reiseregning, inventarregister osv. Du får også eget nettsted med lagringsplass på server. Installasjonen inneholdt noen flere valg enn gjennomsnittet i testen, men så snart du har valgt riktig program, går installasjonen av seg selv. Første gang du starter programmet, må du registrere det via Internett eller fax. Så blir du bedt om å opprette en klient og registrere nødvendig informasjon for å komme i gang. Brukergrensesnittet er det beste vi har sett i denne testen, og det er behagelig og tiltalende. Etter å ha tatt den foreslåtte innføringen i bruken av programmet, følte vi oss klare til å begynne på faktureringen. Vi måtte legge inn mer firmainformasjon, og fant også her en sjekk på korrekt innlegging av vårt bankkontonummer. I det samme bildet kan du også slå av avdelings- og prosjektregnskap dersom du ikke ønsker dette. Purrerenten er satt til 12% i stedet for den lavere satsen som gjelder nå. Programmet har egen postnummerdatabase, og oppretting av kunder går raskt. I vareregisteret kan du lagre informasjon om prisendringer ved at alle priser datomerkes. Faktureringen går smertefritt, og det går greit å finne frem i programmet. Vi fant det likevel best å opprette et regnskap før vi opprettet «fakturaboken», som det heter i datax. Fakturaboken må nemlig kobles mot et regnskap for at salget automatisk skal bli postert i regnskapet. Bokføringsbildet er et av de enkleste i testen. Det blir mye lettere å jobbe med bilagsregistrering når du slipper å taste deg forbi mange overflødige felt. Du kan opprette kunder og leverandører underveis, og det er gode søkemuligheter for å finne riktig konto. Systemet har også integrasjon mot Altinn for elektronisk innlevering av skjemaer. Den skriftlige dokumentasjonen består av tre bøker. Introduksjonsboken anbefales, da den gir en grei innføring i de ulike modulene i programmet. De to andre bøkene gir en mer praktisk tilnærming for å lære deg de ulike funksjonene i programmet. Den innebygde hjelpen er ikke så veldig god, men kan hjelpe deg litt på vei. Det kan være nødvendig å ty til papirversjonen en gang i blant. Fra menyen er det mulig å skrive ut diverse håndbøker i PDF-format. Her fant vi en del interessante filer som blant annet omhandler aktuelle lovbestemmelser m.m. Rapportene er greie og oversiktlige, og de fleste utskrifter kan vises på skjerm før de skrives ut. datax Totaløkonomi Standard er et rimelig program som dekker mye av det en selvstendig næringsdrivende eller liten bedrift har bruk for på økonomisiden. Programmet er oversiktlig og greit å bruke, og vi følte at dette var programmet vi ville ha valgt. FirstOffice Pris: kr 1 995 (2 474 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 1 200 (1 488 inkl. mva.) (valgfri, inkl. brukerstøtte) Rimelig. Dårlig integrert hjelp, ikke oppdatert på mva, noen programfeil. Forhåndsvisningen av fakturaer i FirstOffice var uenig med selv om hvor mye moms som skulle betales. 5,3 Testvinner datax Totaløkonomi tilbyr blant annet et svært oversiktlig brukergrensesnitt. FirstOffice leveres av Hansa Business Solutions, og som eneste deltaker i testen, kan programmet leveres for Windows, Mac OS9 og Linux. Etter registrering får du 30 dager fri telefonsupport. Du kan oppgradere til Office/2 og Hansa Financials uten å miste data dersom behovet skulle melde seg. Det var ingen automatisk oppstart av installasjonsprogram da vi satte inn CDen, og programmet foreslår installasjon direkte i rotmappen istedenfor mappen «Programfiler», som er det naturlige stedet. Dette kan overstyres, men den gammeldagse begrensningen på 8 tegn i filnavnet er ikke spesielt elegant. Bortsett fra dette, gikk resten av installasjonen enkelt og raskt. Første gang vi startet programmet, måtte vi opprette en klient. Det medfølgende installasjonsskrivet må leses for å forstå fremgangsmåten, og det finnes ingen innebygget hjelp i systemet etter installasjon. Hjelpfilene må lastes ned fra Hansa og er i PDF-format. Vi opprettet vår klient og kom til import av standard informasjon som kontoplan, rapporter osv. Installasjonsskrivet ga en grei oversikt over hva vi kunne importere, men det kan bare gjennomføres én import om gangen. Brukergrensesnittet er veldig gammeldags. Det finnes gjennomgående ingen egne knapper for å lukke vinduene i stedet må du bruke krysset øverst i vinduet. Stilen på vinduene er også veldig enkel. Hovedmenyen har en del ikoner med fine farger, og mange som er grå. Disse er lett å overse, og bedre bruk av farger ville vært en fordel. Oppretting av kunder og leverandører gikk greit. Det er mulig å legge inn svært lange adresser, men programmet mangler eget register for postnummer og poststed. Kunder og leverandører kan ikke slettes etter at de er opprettet. Du kan likevel endre navnet på kunden slik at kundenummeret kan brukes til en annen ny kunde. Det burde vært mulig å slette kunder og leverandører så lenge det ikke er foretatt transaksjoner på dem. Ved registrering av faktura, kan du velge kunde ved å taste Ctrl-Enter i kundenummerfeltet. Det er også mulig å opprette en ny kunde uten å forlate fakturaregistreringen. Vi prøvde å legge inn en vare som ikke var opprettet ennå, men først ved lagring fikk vi beskjed om at varekoden ikke eksisterte. Varen kunne likevel opprettes fra fakturabildet. Etter at vi hadde opprettet varen, ble fakturaen godkjent og lagret, men vi opplevde feil i mva-spesifikasjonen ved forhåndsvisning av fakturaen. Dokumentasjonen består av en bok som gir en grei innføring i regnskap med forklaring av ulike begreper. Boken har nok ikke vært oppdatert på en stund, for den beskriver fortsatt 66 PC WORLD NORGE NR. 10-2004

SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR. 11-2004 investeringsavgiften som forsvant for en del år siden. Selve bokføringen er litt sær. Vi måtte ty til brukerveiledningen for å finne ut hvordan vi skulle registrere en leverandørfaktura. Vi merket oss også at den nye mva-satsen på 6% for persontransport ikke var lagt inn i systemet vi fikk tilsendt. Rapportene ser ut til å inneholde litt mer enn gjennomsnittet i testen. Rapporter kan forhåndsvises på skjermen, skrives ut eller lagres til fil. Mangelen på innebygget hjelp gjør at du må klare deg med boken, som imidlertid er ganske informativ. Mamut Office Standard Pris: kr 3 490 (4 328 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 1 800 (2 232 inkl. mva.) Bra rapportgenerator, bra bilagsregistrering, mye funksjonalitet. Svakt brukergrensesnitt på noen områder. 7,7 Mamut Office Standard leveres av Mamut, og har alt som trenges for å fakturere og føre regnskap. I tillegg har programmet moduler for kundeoppfølging, nettbutikk, osv., men disse har vi ikke sett på i denne testen. Serviceavtalen inkluderer eget nettsted med lagringsplass på server. Mamut Office skiller seg fra datax ved at den retter seg mot større bedrifter, som gjerne har flere kunder og dermed må ha bedre verktøy for å følge opp disse. Installasjonen krever at du tar noen valg før resten går av seg selv. Første gang programmet startes, må du opprette en bruker for å logge deg på systemet. I tillegg må du gjennom en registreringsprosedyre som enten foregår via Internett eller i form av et dokument du sender til Mamut. Bilagsregistrering i Mamut Office er en fornøyelse. Det tok litt tid å finne ut at man må stå i feltet for konto, og ikke i motkonto, for å kunne opprette kunde eller leverandør, men etter det gikk alt på skinner. Mva-kodene er litt forskjellig fra de andre programmene, men det lærer man seg fort. I den innebygde hjelpen fant vi også en oversikt over hurtigtaster vi kunne benytte under bilagsregistreringen. Det er full støtte for avdelings- og prosjektregnskap. Faktureringen gikk også problemfritt, men nye varekoder kan ikke opprettes fra ordreregistreringsbildet. Det er likevel ikke noe stort problem, siden du kan åpne produktregisteret og redigere det samtidig. Fakturablanketten kan også redigeres hvis du for eksempel ønsker å legge inn egen logo. Mamut Office ble levert med et godt utvalg rapporter. I tillegg finnes det en rapportgenerator for de som ønsker å lage egne rapporter eller modifisere de eksisterende. Den medfølgende dokumentasjonen består av et kortfattet hefte, en lærebok og et CD-ROM-basert opplæringsprogram. I tillegg finnes det tre tykkere bøker som gir en introduksjon til forskjellige viktige arbeidsområder. Til sammen gir dette en god dokumentasjon av systemet. Den innebygde hjelpen er Bilagsregistrering er en ren fornøyelse i Mamut Office. PC WORLD NORGE NR. 10 2004 67

grei nok, men veldig kortfattet. Mamut Office er glimrende for de som har mange kunder. Ordre/faktura- og regnskapsfunksjonaliteten er god. Tilleggsfunksjonene for tilbud og kundepleie gjør at programmet også egner seg godt for prospektering og oppfølging av avtaler m.m. Matrix Økonomisystem Pris: kr 1 490 (1 848 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 450 (558 inkl. mva.) (frivillig, inkl. brukerstøtte) Rask installasjon, lavest pris, billig vedlikehold, brukervennlig. Begrenset funksjonalitet. 7,0 Matrix Økonomisystem leveres av Matrix Software og består av moduler for regnskap og faktura. Prisen er rimelig både for anskaffelse og vedlikehold. For ytterligere en tusenlapp kan systemet leveres i klientversjon for de som fører regnskap for flere selskaper. Dessuten finnes det en tilleggsmodul for timeregnskap. Installasjonen var utrolig rask, under ett minutt! Det er fint å se at ikke alle Windowsprogrammer trenger å være så gigantiske. Registrering av vår klientinformasjon gikk problemfritt, og vi fant uten problemer frem til punktene for registrering av kunder, leverandører og inngående balanse. Vi kunne velge mellom flere forskjellige forhåndsdefinerte kontoplaner under installasjonen, tilpasset selskapstypen til firmaet vårt. Dokumentasjonen består av en middels tykk bok som forklarer litt om regnskap og begreper før den fortsetter med det som er spesifikt for bruken av programmet. Den innebygde hjelpen er enkel, men funksjonell. Skjermbildene er ganske intuitive og greie å jobbe med. Bilagsregistreringen er litt uvant, da du må velge hovedbokskontoen for leverandører eller taste «L» før du får legge inn selve leverandørnummeret. Tilsvarende gjelder for kunder. Registreringsbildet har gode søkemuligheter for å finne riktig konto/reskontro. Du kan søke både på nummer og beskrivelse/navn. Systemet har automatisk post-mot-post-kobling. Liste over åpne poster vises etter inntasting av rekontronummer ved registrering av betaling. Programmet støtter bruk av avdeling, men mangler prosjektregnskap. Faktureringen er lett å forstå. Det er mulig å opprette kunder og varer ved behov, og utskrift foretas direkte i ordrebildet. Fakturaene kan automatisk posteres i regnskapet fra fakturaoversiktsbildet. Rapportene er som i de fleste av programmene, tilstrekkelige. Rapportene til Matrix er Matrix Økonomi har et ryddig og tiltalende brukergrensesnitt. ikke direkte vakre å se på, men inneholder informasjonen du ønsker å få ut av systemet. Så får du heller lage dine egne presentasjoner til generalforsamlingen. Matrix Økonomisystem er et bra og rimelig program for de som ønsker å fakturere og føre regnskapet selv. Det er greit å komme i gang med, men har litt kjedelige rapporter. Det er heller ikke så mye funksjonalitet utover regnskap og faktura, men antagelig tilstrekkelig for mange. Uni Økonomi Start V3 Pris: kr 2 000 (2 480 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 1 308 (1 622 inkl. mva.) Rimelig, rapportgenerator, mye funksjonalitet. Noen små programfeil. 6,8 Uni Økonomi Start V3 leveres av Uni Micro AS, og inngår i en løsning som kan følge selskapet ditt fra oppstart til børs. Vi har sett på modulene for regnskap og faktura, men selskapet kan også levere moduler for blant annet lønn, eiendomsforvaltning, abonnementtjenester og butikkdata. Under installasjonen velger du moduler fra en meny. Du må angi et passord for hver enkelt modul som installeres, men hvis du har krysset av for flere moduler, får du ikke beskjed om hvilket passord som skal benyttes hvor. Det enkleste er derfor å installere én modul av gangen. Systemet benytter Microsoft SQL Server, og skrivebordsversjonen av denne databasen må derfor også installeres. Ved første gangs oppstart, måtte vi angi databaseserver og opprette den første klienten. Dette tok litt tid, men så er det heller ikke meningen at du skal behøve å gjøre det mer enn én gang. Opprettelse av kunder gikk greit, men vi fikk en feilmelding på engelsk da vi forsøkte å bruke feil nummerserie. Bildet for bilagsregistrering ser kjent ut, og det var enkelt å komme i gang. Leverandører og kunder kan opprettes underveis, og det er mulig å søke etter kontoene du skal postere på. Vi opplevde dog noen sære feilmeldinger på engelsk uten at vi ble så mye klokere av dem. De forsvant da vi lukket programmet og prøvde igjen. 68 PC WORLD NORGE NR. 10-2004

Bilag kan registreres på tre forskjellige måter: Debet/Kredit, Fortløpende og Standard. Det kan være hensiktsmessig å bruke forskjellige registreringsmåter for forskjellige bilagsarter. Du kan også lage regnskap med prosjekter og avdelinger. Programmet har et tiltalende Windowsbrukergrensenitt. Det har også en egen rapportgenerator der du kan endre på standardrapporter eller lage dine egne. Både kunder og varer kan opprettes under registrering av faktura. For øvrig er fakturarutinen logisk bygget opp, og den har mange muligheter for de som ønsker lagerstyring m.m. Dokumentasjonen består av en stor ringperm med deler for henholdsvis regnskap og ordre/faktura. Det finnes mange skjermbilder og forklaringer til disse. I tillegg finnes en kortfattet installasjonsveiledning. Den innebygde hjelpen er tilfredsstillende, men ofte er den skrevne dokumentasjonen lettere tilgjengelig. Du kan registrere både tilbud, ordre og faktura, og du kan kopiere tilbud og ordre til faktura når salget er i boks. Registreringen er tilnærmet selvforklarende. Du kan velge mellom flere forskjellige blanketter for utskrift av tilbud, ordrebekreftelse eller faktura, eller du kan lage dine egne. Start V3 passer godt for småbedrifter og selvstendig næringsdrivende. Programmet virker gjennomtenkt og moderne, selv om det nok kan trenge litt mer testing for å luke bort noen småfeil. Vi opplevde likevel ingen alvorlige problemer. Visma Avendo Business 40 Pris: kr 2 990 (3 708 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 1 800 (2 232 inkl. mva.) (ikke obligatorisk, inkl. brukerstøtte) Sjekkliste for å føre ditt eget regnskap. Litt omstendelig bilagsregistrering. 6,9 Business 40 leveres av Visma Avendo AS, og består av moduler for regnskap og faktura. Også dette programmet benytter SQL Server som database, og denne blir derfor installert sammen med programmet. Databasen blir startet hver gang operativsystemet startes, så den tar en del av minnet i maskinen din selv om du ikke kjører regnskapsprogrammet. Du kan høyreklikke på database-ikonet i oppgavelinjen for å avslutte kjøringen hvis maskinen din slipper opp for ressurser. Under installasjonen kan du skrive ut en sjekkliste over ting du må tenke gjennom og huske på når du skal begynne å føre ditt eget regnskap. Det kan være vel anvendt tid å gå gjennom denne listen før du begynner. Selve installasjonen gikk relativt greit. Det er mye som skal installeres og det tar litt tid. Det finnes også flere valgmuligheter, avhengig av hvor mye du ønsker å finjustere selv. Vi opprettet vår egen klient ved første gangs oppstart, og en veiviser tok oss gjennom hele prosessen. Vi valgte en standard kontoplan fra listen og anga regnskapsperiode. Programmet sjekket at vårt bankkontonummer var gyldig. Et kortfattet hefte gjør at du raskt kommer i gang med bruken av programmet. Pakken leveres dessuten med en bok som gir en oversiktlig innføring i hva programmet kan tilby og hvordan du går frem. Den innebygde hjelpen er også informativ og god. Bilagsregistreringen foregår ved at leverandørfakturaer registreres i et eget register. Utgående fakturaer blir automatisk overført fra fakturamodulen. Øvrige bilag registreres under bilagsregistreringen. På denne måten klarte vi å få korrekt mva-beregning. Litt uvant, men det tar ikke så lang tid å venne seg til det. Ordreregistreringen er ganske lik mange av de andre programmene i testen, og er plankekjøring. I Business 40 har du ikke mulighet for å opprette kunder og varer direkte i ordreregistreringsbildet, men kunde- og vareregisteret er hele tiden tilgjengelig fra menylinjen øverst i bildet. Programmet tilbyr et bra utvalg med rapporter, og du kan også lage dine egne rapporter basert på tabellene i databasen. I utskriftssentralen kan du legge inn de utskriftene du ønsker i en liste. Listen kan så lagres og hentes frem igjen neste gang du ønsker den samme utskriftssamlingen. Business 40 virker som et litt tyngre system. Prisen ligger relativt høyt og funksjonaliteten omfatter antagelig mer enn de fleste småbedrifter trenger. Brukergrensesnittet er bra og oversiktlig, men bilagsregistreringen virker litt tungvint. Program Admin Agro Økonomi Ajour datax Hansa Mamut Utgave Modul 1 og 2 Regnskap og Faktura Office Komplett Totaløkonomi Standard FirstOffice Office Standard Pris 3 980 3 100 2 990 1 990 1 995 3 490 Vedlikehold pr. år 2 400 900 850 1 428 1 200 1 800 obligatorisk? Ja Ja Ja Ja Nei Ja inkl. brukerstøtte? Ja Ja Nei Ja Ja Ja Leverandør Admin 123 AS Agrodata AS Ajour Data AS Mamut ASA Hansa Business Solutions AS Mamut ASA Telefon 67 12 56 10 33 07 19 80 52 83 00 31 23 20 35 00 67 11 69 60 23 20 35 00 Web www.admin123.no www.agro.no www.ajour.no www.mamut.no www.hansaworld.com www.mamut.no er Vekt Komme i gang 10 7 8 8 8 6 7 Brukervennlighet 20 5 7 8 9 5 7 Funksjonsinnhold 20 6 6 7 8 6 8 Fakturering 15 7 6 7 8 6 7 Rapporter 10 6 7 8 7 8 9 Dokumentasjon 10 9 2 2 7 8 9 Innebygget hjelp 15 2 8 9 6 0 5 Sluttkarakter 100 5,8 6,4 7,2 7,7 5,3 7,3 (Alle priser er ekskl. mva.) 70 PC WORLD NORGE NR. 10-2004

SÆRTRYKK FRA PC WORLD NORGE NR. 11-2004 Vårt valg I denne testen har vi lagt størst vekt på å undersøke egenskaper for grunnleggende regnskap og faktura, brukervennnlighet og funksjonalitet samt programmenes dokumentasjon og hjelp med tanke på nybegynnere. I tabellen finner du våre karakterer for de viktigste områdene vi har sett på. Mens vi i andre sammenlignende tester ofte kan utpeke en tydelig vinner som vil være det beste valget for de fleste leserne, er det vanskeligere når det gjelder regnskapsprogrammer. Programmene har ikke bare stor variasjon i funksjonsinnhold, men også svært forskjellige måter å løse oppgavene på. Tilgjengelige tilleggsmoduler og mulighetene for å vokse videre med løsningen spenner også over et stort område. Likevel kan gi vi et klart svar på hvilken løsning vi ville ha valgt hvis vi drev en liten virksomhet og ville føre regnskapet selv, uten bakgrunn som regnskapsfører: Som forrige gang vi testet regnskapsprogrammer, har vi vært innom mange produkter med gode løsninger. Totalt sett er det fortsatt datax Totaløkonomi Standard som forsvarer posisjonen som Best i test. Programmet har høy funksjonalitet, gir mye for pengene og er svært brukervennlig. Ikke langt unna i samme kategori, vil vi nevne Ajour Office Komplett og det veldig rimelige Matrix Økonomisystem. Blant de tyngre programmene vil valget etter vår vurdering stå mellom Mamut Office, Visma Avendo Business 40 og Uni Økonomi Start V3 i den rekkefølgen. Her er 3 gode grunner til å abonnere på PC World. Matrix Uni Micro Visma Avendo Økonomisystem Start V3 Business 40 1 490 2 000 2 990 450 1 308 1 800 Nei Ja Nei Ja Ja Ja Matrix Data Uni Micro AS Visma Avendo AS Den fjerde har du i hånden, og det kommer stadig flere... 33 06 29 15 56 59 90 50 23 62 23 20 www.matrix.no www.unimicro.no www.vismaavendo.no 9 7 7 7 7 6 6 7 7 7 6 7 7 8 8 7 7 7 7 6 7 7,0 6,8 6,9 h t t p : / / w w w. p c w o r l d. n o / a b o / PC WORLD NORGE NR. 10 2004 71