MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 16. mars 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1430. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Følgende varamedlem møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap/Sv/PP Steinar Kjeverud (Ap), andre vara for Ap/Sv/PP Per Olav Hansen (H), første vara for H. Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen (sak 16/17), virksomhetsleder Plan, bygg og oppmåling Kjersti Gillund (sak 10/17) og eierskapssekretariatet v/erik Sletner (sak 11/17). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR.08/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 31.01.17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 31.01.17 godkjennes. SAK NR. 09/2017 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Utvalgssekretær Kjetil Solbrækken presenterte utvalgte deler av konferansen med fokus på: Svart økonomi, sosial dumping og arbeidslivskriminalitet Varsling og ytringsfrihet Korrupsjon 1
1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2017 tas til orientering. 2. Følgende tema fra konferansen noteres til senere oppfølging/drøfting i f.m. forvaltningsrevisjon: Varsling Ansattes ytringsfrihet SAK NR. 10/2017 FORUNDERSØKELSE: BYGGESAK Virksomhetsleder Plan, bygg og oppmåling Kjersti Gillund orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende hovedtema: Generell presentasjon av byggesaksavdelingen (organisering, delegering, statistikk, rutiner mv.). Internkontroll og risikovurderinger. Redegjørelse for sak i Ottestadgutua og praksis (utgangspunkt i oppslag i Stangeavisa 9-2017 med påstand om vanskelig og uforutsigbar saksbehandling) 1. Virksomhetsleders presentasjon av byggesaksavdelingen og planutvalgets vedtak den 28/2-17 (sak: Klage på avslag etter kommunedelplan for Ottestad) tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at byggesaksavdelingen har rask saksbehandling, svært få saker der man har oversittet fristen for behandling og relativt få klagesaker. 3. Kontrollutvalget har merket seg at det i 2015 og 2016 ikke ble gjennomført tilsyn i regi av byggesaksavdelingen. Kontrollutvalget vil i den forbindelse peke på tilsynsplikten slik den fremgår av plan og bygningslovens 25-1 om tilsynsplikt: Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, og at ansvarlig foretak er kvalifisert. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift fra departementet. Kommunen kan samarbeide med andre kommuner eller instanser om tilsyn. Kontrollutvalget er informert om at bemanningen er styrket i 2017 for bedre å kunne ivareta kravene om å drive tilsyn. 2
4. Med bakgrunn i presentasjonen ønsker kontrollutvalget å følge opp følgende overfor rådmannen/virksomhetsleder Plan, bygg og oppmåling: Etterlevelse av Plan og bygningslovens 25-1 om kommunens tilsynsplikt. Internkontroll innenfor byggesaksavdelingen, herunder risikovurderinger. Saken følges opp høsten 2017. SAK NR. 11/2017 KOMMUNENS EIERMELDING (DEL 1 OG DEL 2) Rådmannens eierskapssekretariat v/erik Sletner orienterte om kommunens eiermelding del 1 og del 2 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Kommunens eiermelding del 1 (generell del) og del 2 (gjennomgang av kommunens eierinteresser) tas til orientering. 2. Kommunestyret utsatte behandlingen av eiermeldingens del 2 i sitt møte den 29. september 2016 i påvente av gjennomføring av «eierdag» med formannskapet. Kontrollutvalget registrerer at vedtaket så langt ikke er fulgt opp og at rådmannen ikke planlegger «eierdag» før etter at selskapenes årsregnskaper for 2016 foreligger. I praksis betyr dette at kommunestyrets vedtak fra 29. september 2016 blir fulgt opp høsten 2017. 3. Kontrollutvalget er i tvil om rådmannens planlagte fremdrift med oppfølging av kommunestyrets vedtak om å gjennomføre «eierdag» er i tråd med kommunestyrets intensjon. Rådmannen/eierskapssekretariatet bes derfor om å vurdere raskere oppfølging enn planlagt. Kontrollutvalget vil på generelt grunnlag peke på at rådmannens oppfølging av forhold knyttet til eierstyring tar lang tid, og tilsynelatende ikke har høy prioritert. Kontrollutvalget viser her til sitt engasjement siden 2008 og en rekke saker med oppfølging av kommunens tilpasning til Kommunens Sentralforbund sine anbefalinger på området. 4. Kontrollutvalget viser til eiermeldingens del 1 (generell del) punkt 3.2.6 Valg av styre der det bl.a. fremgår at: Kommunestyrerepresentanter og kommunens administrative toppledelse bør ikke sitte i styrer i selskaper hvor kommunen har eierinteresser. Disse bør heller ikke sitte i ledelsen i slike selskaper. Dette punktet gjelder for egne rettssubjekter. Rådmannen og 3
kommunens toppledelse skal heller ikke sitte i styret for kommunale foretak. En gjennomgang av eiermeldingens del 2 viser at både politikere og sentrale ansatte i Stange kommune innehar styreverv i selskaper der Stange kommune har eierskap. Kontrollutvalget savner en gjennomgang/vurdering av disse forholdene og oppfordrer rådmannen v/eierskapssekretariatet til å følge opp dette. 5. Kommunestyret vedtok i k.sak 42/2014 (sak: eiermelding Stange kommune) at «Rådmannen oppretter et eierskapssekretariat». Kontrollutvalget registrerer at sekretariatet er etablert, men stiller spørsmål om sekretariatet fungerer etter hensikten. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding med beskrivelse av sekretariatets oppgaver og rutiner. 6. Kontrollutvalget ønsker å følge med på kommunens utvikling av sin rolle som eier og ber rådmannen v/eierskapssekretariatet om en ny presentasjon av eiermeldingens del 1 og del 2 etter at del 2 er sluttbehandlet i kommunestyret. SAK NR. 12/2017 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2016 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 tas til orientering. SAK NR. 13/2017 SIKULA IKS VURDERING AV SELSKAPSKONTROLL 1. Med bakgrunn i avisomtale mener kontrollutvalget at det bør prioriteres en nærmere kontroll med Sirkula IKS. Forslaget fra kontrollutvalget i Ringsaker kommune om et samarbeid mellom kontrollutvalgene i Hamarregionen støttes. 2. Kontrollutvalget er kjent med at Arbeidstilsynet har varslet tilsyn med leverandøren/reno Norden AS. Ny vurdering av et kontrollsamarbeid mellom kontrollutvalgene Ringsaker, Hamar, Stange og Løten i saken foretas etter at Arbeidstilsynets rapport foreligger. 3. Hedmark Revisjon IKS bes om å lage et forslag til prosjektplan for kontroll av Sirkula IKS sin gjennomføring av anskaffelsesprosessen (forberedelse av konkurransen, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging). 4
SAK NR. 14/2017 OPPFØLGING AV HABILITETSSPØRSMÅL Kontrollutvalget tar til orientering at forvaltningslovens habilitetsregler skiller mellom det å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse og det å treffe en avgjørelse: Når det gjelder det å treffe en avgjørelse vil også underordnede bli inhabile dersom den overordnede er det (forvaltningslovens 6, tredje ledd). Når det gjelder det å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse vil den underordnede ikke være inhabil, selv om den overordnede er det (forvaltningslovens 6 e). Dette betyr bl.a. at dersom rådmannen er inhabil, vil underordnede kunne tilrettelegge beslutningsgrunnlaget (saksfremlegget) til politisk behandling. SAK NR. 15/2017 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Stange kommune (brev fra Skatteetaten, 15/2-17) 2. «IA-ledelse 2.0 NED med sykefraværet» - oppstartsanalyse av satsningen (Fafo-rapport 2016:46) 3. Stange kommune tar initiativ til ny konkurranseutsetting av kontrollutvalgets sekretariat 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 16/2017 GRUNNSKOLEN I STANGE KOMMUNE Saken ble enstemmig satt på sakslista med bakgrunn i kontrollutvalgets Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 der skole er et prioritert område. Kommunalsjef Oppvekst Liv Ingrid Vasaasen ga en oppsummerende orientering om grunnskolen i Stange kommune med fokus på tidlig innsats og arbeidet mot mobbing. 1. Rådmannens presentasjon av grunnskolen i Stange kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ønsker mer kunnskap på området og ber om en ny orientering etter at tilstandsrapporten for grunnskolen for 2016 foreligger. Saken følges opp i kontrollutvalgets møte den 22. juni 2017 med særskilt fokus på tidlig innsats i skolen og arbeidet mot mobbing. 5
Stange, 16. mars 2017. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 16. mars 2017. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 2. mai 2017 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Møteplan 2017: Tirsdag 31.01.17 kl. 0830 Torsdag 16.03.17 kl. 0830 Tirsdag 02.05.17 kl. 0830 Torsdag 22.06.17 kl. 0830 Torsdag 07.09.17 kl. 0830 Tirsdag 17.10.17 kl. 0830 Tirsdag 05.12.17 kl. 0830 Årsregnskap 2015 Stange kommune Årsregnskap 2015 Stange kommunale boligforetak KF Prosjektplan Sirkula IKS (KU-sak 13/17) Saker til møte 22/6-17: Tilstandsrapport grunnskolen i Stange kommune 2016 (KU-sak 16/17) Forundersøkelse: Tidlig innsats skole/barnehage Forundersøkelse: Mobbing i skolen Saker til senere oppfølging: Høsten 2017: Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17) Høsten 2017: Eiermelding del 1 og del 2 og eierskapssekretariatet (KU-sak 11/17) Fra Kontrollutvalgskonferansen 2017 (KU-sak 09/17) Varsling Ansattes ytringsfrihet Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av k.styrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) 1. halvår 2018: Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Barnevernet - forebyggende arbeid og håndtering av bekymringsmeldinger (KU-sak 65/16) Prosjektplan Sirkula IKS (KU-sak 13/17) 6