Kontrolluwlget i Ål kommune MøTEPROTOKOtt tvtøte dto/tid Møtested Medlemmerfvrmedlemmer tilstede i møtet Forfll Andre til stede i møtet Sekretrit Behndlet sker Tirsdg 14. februr 2AL7, kl.9.00-12.00 Møterom «Kjeller», Tingstugu Ål Leder Edvin Ræstd, medlem Lise Løvdokken Moen, vrmedlem Kåre Gåsbkk Nestleder Jens Petter Brndlie, Revisor Dgny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS), ordfører Solveig Vestenfor, rådmnn Tone Tveito Eidnes Hnne Heen Wengen o1-o4/20l7 SAKSKART SAKER TIt BEHANDTING 0t/2077 Anskffelser og nskffelsesrutiner 02/2077 Kostnder konsulenter/innleid personle 03/2077 Juridiske tvistesker 04/2017 Rutiner- og retningslinjer vedr. sksbehndling og journlføring Drøftings- og orienteringssker: Fmilieråd lnnkllingen og skslisten: Kontrollutvlgsleder innledet møtet med gjennomgng v innklling og sksliste. Det vr ingen merknder til disse. Protokoll fr møte 01.12.2015: Protokoll fr møtet 01.72.2076 ble formelt godkjent og signert Møtet ble enstemmig vedtdtt lukket, med hjemmel i koml. 31, i1. offl. 2 Orientering ordfører: 'Ordfører orienterte bl.. om: o Arbeidet med omstillingsprosessen. Det er tverrpolitisk enighet om det må gjennomføres en omstilling og det er stt v kr. 150 000,- til rbeidet. Ekstern bistnd skl innhentes for å bistå i omstillingsprosessen. Ål Helsetun ble offisielt åpnet 17, februr 2017. Smrbeidet med Vestre Viken fungerer svært godt. Det jobbes eksternt vedr. skttekontor på Gol. Regionrådet skl h møte med kommunl- og moderniseringsminister Jn Tore Snner 24. februr 2017. Det jobbes eksternt vedr. Nv-kontoret. Den tidligere sttsgrntien på minst 3 sttlig nstte på hvert Nv-kontor er trukket tilbke. Kontrollutvlgssekretrit vlhnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedl E-post: h nne.wengen @sol. kommune. no / Firm e-post: h n ne@ hwengen. no Mobil: 91 60 51 08 Org.nr:917 356 246 MVA
Kontrollutvlget i Ål kommune MøTEPROTOKOLL Orientering rådmnn: Rådmnn informerte bl'. om: o Smrbeidet med Vestre Viken, som fungerer svært godt' o Det er vestre Viken som driver egen sengepost smmen med kommunens intermediærvd' Kostndsfordeling er nå endret fr 50/50 til 60/40, fordi sengeposten er mer ressurskrevende enn intermediærvdeli ngen' Helsetun-utbyggingen er en suksesshistorie, men hr også sine utfordringer' Mn vventer ut februr for å få litt mer erfring og gjennomfører deretter møte med de 5 ndre smrbeidskomm unene, om bl.. kostndsfordelingen. Kulturhusutbyggingen er i gng og midler er stt v i 2077 budsjettet. Utlysning hr blitt lgt ut på Doffin. Sktteinngngen i 2016 vr bedre enn forventet' Fond sikrer kommunen mot uforutsette kostnder og disposisjonsfondet er nå på 42 millioner,i20t2vr det i null. Kommunen kommer på Fcebook onsdg 15' februr 2017' Dokumentsjon fremlegges v rådmnnen i møtet' Sksopplvsninger: Det er en forventing om t kommunen hr utrbeidet en kortfttet rutinebeskrivelse mht' nskffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for lle nstte, slik t de får en kortfttet veiledning i rbeidet. Det er d viktig, jf. lov om offentlige nskffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom nskffelser i størrelsesorden: e Anskffelser under kr 100.000 o Anskffelser mellom kr 100.000 og 500.000 o Anskffelser over kr 500.000. Det forutsettes t det foreligger mer detljerte prosedyreregler for nskffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift hr detljerte krv. Det nmodes om t rådmnnen: t. Redegjør for kommunens rutiner og prksis, herunder hvordn kommunen sikrer t den enkelte med nskffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og t prosessen med vlg v leverndør dokumenteres. Z. Gir en vurdering v kommunens lojlitet til innkjøpsvtler som er inngått for kommunen' 3. Redegj6r for risikoen for t vesentlige nskffelser kn h blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig nskffelse i kommunen' Kontrollutvlgssekretrit vfhnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedl E-post: hnne.wenqen@gol.kommune.no / Firm e-post: hnne@hwengen.no Org'nr:917 356 246 MVA
Kontroltutvlget i Ål kommune MøTEPROTOKOLT Forsle til vedtk: Kontrollutvlget tr informsjonen fr rådmnnen til orientering. Behndlins i møte: Rådmnnen ønsker å utsette sken til neste møte. Dette pg t rådmnnen ønsker t Gudmund Bæren, som jobber med nskffelser, deltr. Vedtk: Enstemmig vedts: Sken utsettes til neste møte i kontrollutvolget. Sko?.låo1-T Kostnder konsulenter/innleid personle Dokumentsjon fremlegges v Sksopplvsninger: Rådmnnen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk v konsulenter/innleid personle. Det nmodes om t rådmnnen: - Legger frem en utskrift v kommunens regnskp på konto bruk v konsulenter og juridisk bistnd, dvs. kostr rt2too på både drifts- og investeringsregnskpet, totlt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. - Redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmkter rådmnn hr til å engsjere juridisk bistnd. Forslg til vedtk: Kontrollutvlget tr informsjonen fr rådmnnen til orientering. Behndlins i møte: Rådmnnen orienterer om Ål kommunes bruk v konsulenter. Vesentlige poster i 2015 er: o C. kr.2,3 mill. på innleie v spesielt sykepleiere i helsesektoren. Hovedskelig iforbindelse med ferievvikling og sykdom. I omstillingsrbeidet bør det ses på om problemet med bemnningen kn løses med endring v turnusordninger, C. kr. 3,6 mill. blir brukt til dvokt og sksbehndlere i brneverntjenesten. Kostnden er totlt for hele Hllingdl og den enkelte sks dvoktkostnder tilfller brnets bostedskommune. Kostnden til konsulenter er redusert fr 2O!5, d det hr vært fokus på å bruke egen bemnning og mn hr lykkes med å redusere sykefrværet. Advoktbistnd vil vriere med ntll sker om kuttvedtk og omsorgsovertgelser. C. kr 0,5 mill. til «inn-på tunet»- tjenester i skole og helse/omsorg. Kontrollutvlgssekretrit vlhnne Heen Wengen, Trøimsvegen 94-3560 Hemsedl E-post: hnne.wenqen@gol.kommune.no / Firm e-post: hnne@hwenhen.no Org.nr: 917 356 245 MVA
Kontroltutvlget i Ål kommune MøTEPROTOKOLT O C. kr L mill. til tksering v eiendommer vedr. eiendomssktt. C. 1mill, krtil Regionrådet. C. kr 2,4 mill. til Ål bo og rehbilitering C. kr 0,2 mill. til tolketjenester. C. 0,3 mill. kr. til kulturhusbyggingen. For øvrig brukes det konsulenter der mn ikke finner det hensiktsmessig å nstte egne ressurser, bl.. innenfor vnnf vløp. Det er også brukt konsulenter i forbindelse med bygging v Helsetunet. Vedtk: Enstemmig vedts: Kontrollutvqlget ser positivt på t kostnder med bruk v konsulenter og innleid personole til ordinær drift er nedodgående i Åt kommune iforhold til 2075, men kontrollutvolget ser t bruken ov konsulenttienester i 2016 overstiger vesentlig budsiettet. Kontrollutvlget er kritisk til et så stort merforbruk i forhold til budsiett, som det er blitt i dette tilfellet. Kontrollutvlget ber rådmnn om å fortløpende konsulenttienester. vurdere kost/nytt ved bruk ov Skos ZOLT Juridiske tvistesker Eventuell dokumentsjon fremlegges v Sksopplvsninger: Rådmnnen nmodes om å redegjørefor og fortrinnsvis dokumentere: - Utskrift v konto (rt) 270 Kjøp v bl.. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for 2016. - Vesentlige beløp i kjøp v juridisk tjeneste, hv dette i hovedsk vedrører og hvem som hr nskffet tjenesten, - En vurdering v om noen v skene kunne vært løst med mindre bruk v juridisk bistnd. Forslg til vedtk: Behndling i møte: Rådmnnen informerer om: o Kommunen ikke hr mnge tvistesker. o Kommunen hdde en stor sk i forbindelse med Ligrdne i 2076, dvoktutgiftene i denne sken ble dekket v kommunens forsikring. Kontrollutvlgssekretrit v/hnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedl E-post: h nne.wengen@ gol. kom mune.no / Firm e-post: h nne@ hwengen no Mobil: 91 60 51 08 Org.nr:917 356 246 MVA
Kontrollutvtget i Åt kommune MøTEPROTOKOTT r Kommunen hr ingen sker gående nå og rådmnnen kjenner ikke til noe som vil komme fremover. Vedtk: Enstemmig vedts: Kontro I I utvo I g et t r rå d m n ne n s o ri e nte r i ng ti I ette rretn i n g. SkO4 ZOLT I Rutiner os retningslinjer vedr. sksbehndling og journlføri Eventuell dokumentsjon fremlegges v Sksopplvsninger: Kontrollutvlget mottok brev fr Lrs S. Tveito, dtert 31.10.201G vedr. sksbehndlingsfeil. Brevet ble ttt opp som en drøftings-/orienteringssk i møte 01.12.2016. Konklusjonen i møte ble t kontrollutvlget kn ikke t stilling til om Tveito hr fått en rettferdig behndling i tomtesken, d dette er å nse som en enkeltsk. Kontrollutvlget behndler ikke enkeltsker. Lrs S. Tveito ble meddelt dette i brev fr kontrollutvlget, dtert 05.72.2106. Kontrollutvlget velger på generelt grunnlg å se nærmere på rutiner og retningslinjer vedr. Sksbehndling og journlføring. Flg. punkter er interessnte for kontrollutvlget å se nærmere på, som f.eks. sen og mngelfulljournlføring, behndlingstid på henvendelser og mnglende svr på henvendelser fr innbyggerne. Rådmnnen nmodes om å redegjøre for flg: - Journlf øtingi pågående sker (epost, sms og tlf.smtler), rutiner og prksis som sikrer dette. - Hvordn møter kommunen innbyggere og næringsdrivende når de henvender seg til kommunen i kompliserte og utfordrende sker, - Behndlingstid på eposter som motts direkte v sksbehndler, og prksis på registrering i rkivsystemet. Forslg til vedtk: Behndling i møte: Rådmnnen og drifts- og utviklingssjef Reidun Aker informerte om bl..: o Rutiner vedr. journlføring v bl.. eposter som kommer direkte i sksbehndlers epost. o Telefonsmtler og sms som hr betydning for sken dokumenteres og journlføres. o Eposter, sms og tlf.smtler blir rkivert i den ktuelle sksmppe. o Bedre rutinene med å opplyse bruker om å sende til eposter til postmottk og ikke bre sksbehndler.. Nynstte gis opplæring i hvordn mn møter publikum/brukere. Kontrollutvlgssekretrit v/hnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedl E-post: h n ne.wengen@gol. kom mu ne. no / Firm e-post: h nne@ hwengen. no Mobil: 9L 60 51 08 Org.nr:977 356 246 MVA
Kontrollutvlget i Åt kommune MøTEPROTOKOTL r En ny runde bør gjennomføres med de nstte om etiske retningslinjer. o Viktigheten v å veilede publikum på en så god måte som mulig. Rådmnnen nser rutinene vedr. journlføringen iål kommune som god. I sken vedr. Tveito hr det skjedd en menneskelig glipp, fordi en e-post ikke er blitt rkivert, i en hektisk hverdg og dette beklges. Rådmnnen nser t kommunen møter innbyggere og neringsdrivende på en god måte. Kontrollutvlget nser det som svært viktig med gode rutiner på sksbehndling og klgebehndling i lle vdelinger, smt t fokus på etikk og rutiner er vgjørende. Vedtk: Enstemmig vedts: Kontrollutvolget ber rådmnnen om, i neste møte, legge frem gjeldende retningslinjer og prksis mht. soksbehndling og rkivering, og orientere om de etiske retningsliniene, med utgongspunkt i følgende punkter: 7. Journlføring i pågående soker (epost, sms og tlf.somtoler), rutiner og proksis som sikrer dette. 2. Hvordn møter kommunen innbyggere og næringsdrivende når de henvender seg til kommunen ikomplisene og utfordrende sker. Drøft ings-/orienteri ngssker - Fmilieråd I møte 07.12.2016 vedtok kontrollutvlget følgende: Kontrollutvlget tr orienteringen fro rådmonnen til etterretning. Kontrollutvlget ber rådmonnen følge opp bruk v forebyggende rbeid som fmilieråd. Kontrollutvlget ønsker å få en oppdtering fr rådmnnen vedr. fmilieråd. Rådmnnen inviteres til å orientere om: - Hvordn i prksis hr rådmnn fulgt opp det forebyggende rbeidet i brneverntjenesten - Hr brnevernstjenesten endret sin prksis og styrket sine rutiner vedr. bruk v l.linje-tiltk som fmilieråd. Behndling i møte: Rådmnnen informerte om bl..: o Regionrådet hr et uttlt Ønske om t det strtes opp fmilieråd. Kongsberg hr ttt i bruk fmilieråd som rbeidsmetode i sine brnevernssker og hr gode erfringer med dette. Representnter fr Kongsberg hr vært i Ål og presentert og gjennomgått rbeidsmetoden. Fmilieråd kn bestå v de personer som brn/pårørende selv ønsker, som f.eks. besteforeldre, venner, nboer o.l. Fmilierådet gjør t bruker får en bedre forståelse v hv som skjer i sken og hvorfor det evnt, blir en overtkelsessk. Kontrollutvlgssekretrit vlhnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedl E-post: h n ne.wengen @gol. kom mu ne. no I Firm e-post: h nne @ hwenqen. no Org.nr: 917 356 246 MVA
Kontrollutvtget i Ål kommune MøTEPROTOKOtt o På sikt kn bruk v fmilieråd forhåpentligvis føre til t færre sker hvner i retts-systemet. o Fmilieråd er ikke et tiltk som løser lle problemer, men er et v flere tiltk som er godt og hensiktsmessig for det enkelte brn/pårørende. Annet: Neste møte: Tirsdg 02. mi 2017, k.09.00-12,00 Sker neste møte: o Klgesker som går til fylkesmnnen, pkt. 15 i «Plnen» o Kommuneregnskpet o Regnskpet til Ål krftverk KF. Skjem møtegodtgjørelse: Alle medlemmer hr fått utdelt skjem i møtet Ar, t+.oz.zotl leder Kåre Gåsbkk vrmedlem Lise Løvdokken Moen medlem MØteprotokollen er sendt: ljtvlgsmedlemmer, ordfører, rådmonn, Kommunerevisjon lks, Ål kommune Kontrollutvlgssekretrit v/hnne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedl E-post: hnne.wengen@gol.kommune.no / Firm e-post: hnne@hwengen,no Org.nr: 917 356 246 MVA