Ledergruppe ved NT-fakultetet Referat møte i ledergruppen tirsdag 20.09.2016, kl. 09:15-11:30 Møterom E1-118. Deltakere med vararepresentanter: Representant Institutt for biologi (IBI) Institutt for bioteknologi (IBT) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Nanolab Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter for midlertidig ansatte Referent Forfall Andre deltakere Navn Dekan Anne Borg Prodekan for forskning og nyskaping Tor Grande Prodekan for utdanning og formidling Øyvind W. Gregersen Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Instituttleder Erik Wahlström Vara: Nestleder for forskning Catharina Davies Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Instituttleder Edd Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder for forskning Sigurd Skogestad Instituttleder Jostein Mårdalen Vara: Nestleder for utdanning Frode Seland Vara: Nestleder for forskning Knut Marthinsen Direktør Kay Gastinger Elise Wright Knutsen Vara: Liza Wanda Simen Ringdahl Vara: Stig-Martin Liavåg Stipendiat Torstein Nesse Vara: Øyvind Hetland Administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen Tor Grande Heidi Hugdal, Lars Onsøyen, Ingrid Volden 1
GODKJENNING AV REFERATET: Referat fra ledermøte 13.09 blir oppdatert og legges i ledergruppemappen. Link til ledergruppemappen for høsten 2016 finnes på K:\felles\Ledergruppen\Ledergruppen 2016\Høst 2016. INSTITUTTENES 15 MINUTT IBT møte om Elixir (NT, IME og DMF deltar fra NTNU). Spørsmål om egeninnsats for NTNU og fordeling mellom fakultetene. Frist 29.9. Dekan og instituttlederen følger opp saken. IKP Minner om forelesning med årets Onsager professor Jan Vermant «Complex Fluid-fluid interfaces: from the Oil-field to the Human Cell. Finner sted mandag 26.9 kl 11.15 i Rådssalen. IKP instituttlederen har hatt møte om Aker Scholarship. Aker ønsker hjelp til å finne gode kandidater til Aker Scholarship. Stipend deles til om lag 20 studenter som skal ha opphold i topp universitet i USA, GB og Singapore. IMT får besøk av Apple som ønsker å annonsere jobber/sommerjobber for materialteknologistudenter. Instituttet tilrettelegger for møter, studenter søker direkte hos Apple. IMT ombygging i Metallurgen blir ferdig denne uken. Nye masterplasser klar til å tas i bruk. Har også satt i gang ekstra investering i utstyr samt bygger om laboratorier for å ta imot SPS-utstyr kjøpt med AVIT-midler. IMT- har startet dialog med Kalvskinnet om hvordan prosessen med fusjonen legges opp. Skal ha «Bli kjent-dag» den 19.10 for faste ansatte, og første strategisamling 3.1.17. IKJ spørsmål om tilrettelegging. Ønsker å vite om praksis ift tilrettelegging av laboratorieundervisning for studenter med medisinske grunner, og hva gjelder for tilrettelegging for toppidrettsutøvere? ets tilretteleggingskontakt er Sigurd Madsen som kan bistå både ift tilrettelegging ved medisinsk behov og tilpassing toppidrettsutøvere (NTNU har felles praksis). Nanolab holder på ferdigstille en Task force-rapport til EU. Denne rapporten kan gjerne distribueres til instituttene. Nanolab får besøk fra et spansk institutt den 7.10. Tema vil være NMP-programmet. KG finner ut hvilken type personer som kommer, og kontakter relevante institutt. NT dekan minner om KIC-initiativ innenfor både Climate og Materials. Ser på muligheter hvordan NTs miljø kan delta, og om vi har ressurser til å delta i dette. NT miljø fra Ålesund ønsker omvisning og samtaler etter kick off dagen den 5.1. IBT, IBI og IMT bes om å sette av tid den 6.1 for formålet. STUDENTENES 5 MINUTT Danne nytt studentråd for NT. Alle studieprogram blir representert i rådet. Møter hver 3. uke. Ålesundsmiljø del av studentråd, og løsninger for kontakt med Ålesund vurderes. Skype vil være løsningen for å ha kontakt med Ålesund, og fakultetet vil gjøre utstyret tilgjengelig for studentrådet. Det er behov for å gjennomgå styringsreglement for antall deltakere, og avlønning av tillitsvalgte. Dette bør være lik praktisert og ivareta bredden på tilbudet fra fakultetet. 2
SAKSKART 20.09.2016 Sak Ansvarlig Vedlegg Presentasjon NTL-sak 82/16 Økonomistatus 2. tertial NTL-sak 83/16 Eksperter i Team høring NTL-sak 84/16 Campusutvikling høring NTL-sak 85/16 Reorganisering NTL-sak 86/16 HMS-rapportering 2016 Dekan Anne Borg og avdelingsdirektør Ingrid Volden Prodekan Øyvind Weiby Gregersen Dekan Anne Borg Dekan Anne Borg og seksjonssjef Heidi Hugdal Dekan Anne Borg og seksjonssjef Heidi Hugdal (ettersendes) O-SAKER 20.09.2016 Kurs for postdoc (AB) o Kurs for postdoc arrangeres den 5.12.2016. Forslag til investeringer NT 2017 (AB/LO) o ref 2016/11385-1 Prosess 2016 - investeringer i vitenskapelig utstyr og infrastruktur ved NT i 2017. EVENTUELT Ingen saker. 3
SAKSKART NTL-sak 82/16 Økonomistatus 2. tertial Innledning ved dekan Anne Borg og Ingrid Volden, presentasjon i møtet. Status ble gjennomgått. Det er fortsatt behov for å ha fokus på å gjennomføre planlagte aktiviteter. Største usikkerhetsfaktorene er BOA-omsetning (overføring og egenfinansiering), om investeringsplaner vil bli realisert innen utgangen av året. Budsjett for 2017 vil bli tatt opp i ledermøtet den 27.9. NTL-sak 83/16 Eksperter i Team høring Innledning ved prodekan Øyvind Weiby Gregersen, vedlegg og presentasjon i møtet. Er anbefalt modell for opplæring den beste (gjelder for alle campusbaserte master)? o Arbeidsgruppen anbefaler «mellomløsning» - opplæring både lokalt og sentralt. Viktig at alle får veiledere får grundig opplæring, spesielt de som ikke har gjennomført dette fra før. Modell for gjennomføring løsning? o NT fremhever alternativ 3 og 4. Midler for å understøtte mobilitet for landsbyer som ikke tilbys i deres studieby? o Hvis dette skal være et tilbud for hele NTNU, må det være muligheter for å velge i ulike lokasjoner. NB. vi er ikke spurt om dette skal være et tilbud på tvers av hele NTNU. EiT er et emne som legges merke til, men det er viktig at EiT skal være kun for MSc, ikke for BSc. o Hvis det skal være intensivtilbud, vil dette gå utover labundervisning eller feltarbeid. Dette er ikke ønskelig for NT. o Anvendelsen av kommunikasjonsteknologi vil fremme bærekraft og reduksjon av karbonutslipp. Innspill fra ledergruppen sammen med innspill fra programrådene samles i fakultetets innspill. NTL-sak 84/16 Campusutvikling høring Innledning ved dekan Anne Borg, saksvedlegg ettersendt. Det foreløpige utkastet ble diskutert. Det er ønskelig at besvarelsen også oppsummerer viktige punkt som NT er opptatt av, selv om dette ikke er direkte spurt. Dekan ferdigstiller innspillet som har frist 21.9.2016. Høringssvaret finnes i ledergruppemappen. NTL-sak 85/16 Reorganisering Innledning ved dekan Anne Borg. Status pr 20.09: o Seksjonssjefstillinger utenom IT er fristilt, og bekjentgjøres i dag. o Det samme gjelder kontorsjefsstillinger på IMT, IKJ og IBT som blir bekjentgjort i dag. o Det brukes hovedsakelig standardiserte stillingsbeskrivelser for stillingene. o Bekjentgjøring er ikke en utlysning, men alle som mener seg kvalifisert kan melde seg for aktuelle stillingen. I slike tilfeller vil NTNUs sentrale arbeidsgruppe vurdere dette. 4
HH sender info til instituttledere om hvilken informasjon som kreves for å melde inn sin interesse. Dekan sammen med NTNUs sentrale gruppe vurderer og plasserer. Viktig å huske at de som ikke har rett og plikt ved NT kan melde sin interesse for andre stillinger ved andre fakultet. Søknadsfrist for ovennevnte stillinger er 4.10, ferdig behandlet seinest 20.10. Bemanningsplan har frist 5.10: o Blir tema i kommende ledermøter, og viktig å huske at dette er snakk om funksjoner og oppgaver, ikke personer. o Instituttvise rammer vil ikke bli laget, men dekan lager en overordnet ramme for bemanning som drøftes i ledermøtet. o Dekanatet og instituttledere skal diskutere denne saken. o Når bemanningsplan er endelig, vil fristilte stillingene bli bekjentgjort av NTNU sentralt. o Viktig at fakultetet og instituttene får fylt rollene og oppgavene før årsskiftet, og at vi ikke får et vakuum ved starten på nyåret. o Ledergruppen ønsker at kurs om innplassering skal være del av et fremtidig ledermøte. Dekan har førsteutkast klar til 22.9. Vil bli drøftet i ledermøtet den 27.9. NTL-sak 86/16 HMS-rapportering 2016 Innledning ved dekan Anne Borg og seksjonssjef Heidi Hugdal, saksvedlegg. Notat sendt til ledergruppen, og er etter samme mal som i 2015. Ledergruppen ønsker å gjøre dette på samme måte som i 2015. Dette er en effektiv måte å gjennomføre HMS-rapporteringen på. HMS-rapporteringen i 2016 vil bli gjennomført i henhold til notat. O-SAKER 20.09.2016 Kurs for postdoc (AB) o Kurs for postdoc arrangeres den 5.12.2016, klokken 9-16 med påfølgende middag. o Dekanatet ønsker at instituttledere deltar, men det forventes ikke at alle instituttledere skal bidra med innlegg. Invitasjon sendes ut snarest av HH. Forslag til investeringer i vitenskapelig utstyr finansiert av NT- fakultetet 2017 (AB/LO) o Ref 2016/11385-1 Prosess 2016 - investeringer i vitenskapelig utstyr og infrastruktur ved NT i 2017. o Dette blir del av fakultetets budsjettprosess for 2017, derfor ønsker fakultet ikke å vente til NTNU har besluttet AVIT. Investeringsforslag instituttene sendte til fakultetet ifm. AVIT kan, forutsatt at de er innenfor rammene gitt i notat 2016/11385-1, vurderes for NT-investeringer i 2017. Fristen for å melde forslag til NT-investeringer 2017 var 15. september. Det innvilges ikke utsatt frist. EVENTUELT Ingen saker. 5