Prosjektrettet systemarbeid Tema: prinsipper for prosjektarbeid Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen Tema for dagen er Litt teori om prosjektarbeid Hva er et prosjekt? Hvor skal vi om prosjektmål Hvordan kommer vi dit om planlegging Er vi på rett veg om oppfølging Hvem gjør hva om organisering av prosjektet Prosjektets informasjonsvirksomhet Referanser: Leksjonen Prinsipper for prosjektarbeid Greta Hjertø Prosjektarbeid Harald Westhagen 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 2 Litt teori om prosjektarbeid Tema hvis du har lyst til å bli en god prosjektleder: Estimeringsteknikker Nettverksplanlegging Bruk av planleggingsverktøy Prosjektledelse personlig lederstil Effektiv kommunikasjon Forhandlingsteknikk Hva er et prosjekt? Et prosjekt er en oppgave du gjør én gang Et prosjekt er en oppgave du gjør sammen med andre Et prosjekt jkfølger en plan Et prosjekt er krevende Et prosjekt er gøy! 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 3 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 4 1
Hva er et prosjekt? Linjeorganisasjonen løpende oppgaver: fakturabehandling lønnsutbetaling løpende brukerstøtte drift av datasystemer raffinering av råolje lagerstyring Prosjektet Eksperter Prosjektet ENGANGS oppgaver: anskaffe fakturasystem innføre intranett arrangere internasjonal konferanse etablere integrert styringssystem for raffineriene bygge en oljeplattform Hvor skal vi? Dagens situasjon PROSJEKTMÅL: effektmål resultatmål prosessmål 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 5 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 6 Hvorfor prosjektmål? for å kunne: Bli enige med oppdragsgiver om hva som skal bli resultatet av arbeidet Styre prosjektet Vurdere i ettertid om vi fikk det resultatet vi var enige om Skape felles forståelse i prosjektgruppen om hva oppgaven går ut på Effektmål effekten av prosjektet Hva vil oppdragsgiver oppnå med prosjektet Er knytt til organisasjonens strategiske eller taktiske planer Beskriver typisk en effekt Økt produktivitet Bedre arbeidsmiljø Økt inntjening Lavere kostnader 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 7 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 8 2
Resultatmål resultatet av prosjektet Hva skal konkret foreligge når prosjektet er ferdig Beskriver typisk et produkt Egenskaper ved produktet Når det skal være ferdig Hva det skal koste Prosessmål mål knyttet til selve gjennomføringsprosessen Effekten på deltakerne Individuelle og kollektive forventninger til å delta i prosjektet Kan være: Kompetanseoppbygging Bli kjent Etc. 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 9 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 10 Eksempel på effektmål og resultatmål Effektmål: Redusere bedriftens rentetap pga. sen betaling av fakturaer med 50% i forhold til dagens situasjon Redusere ressursbehovet ved fakturabehandling med 80% i forhold til dagens situasjon Resultatmål: Innføre et felles datasystem for bestilling og fakturabehandling (overordnede krav til egenskaper) i løpet av 2. kvartal 2008 Inngå avtaler med våre 10 største leverandører om månedlige samlefakturaer for alle innkjøp Utarbeide nye arbeidsrutiner innen 1. kvartal 2008 i fakturaavdelingen slik at kontroll av fakturaene differensieres etter fakturaens pålydende Effektmål Resultat mål Effektmål og resultatmål Resultat mål Prosjekt 2 Resultat mål Prosjekt 1 Prosjektresultat fra prosjekt 2 Prosjektresultat fra prosjekt 1 Effekt 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 11 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 12 3
Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon Å bli kjent med andre i klassen Å bli kjent med seg selv Å oppnå bestått i faget Målformuleringsprosessen Utgangspunkt: Bakgrunn for prosjektet. Behov og forventninger. Analyse av mulige strategier. Konsekvensvurderinger. Formulering og konkretisering av mål. Effektmål Oppdragsgiver Formulering bistår Resultatmål 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 13 Godkjenning Prosjektgruppen 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 14 Krav til prosjektmål Operasjonelle Målbarhet: det er i ettertid mulig å registrere om målet er nådd Styrbarhet: veiledende i valg av handlingsalternativer Klart formulert Resultatbeskrivende Noe å strekke seg etter Akseptert av de som skal gjøre jobben I samsvar med prosjektets myndighet Vanlige problemer Prosjektet starter uten å ha formulert noe klart mål Målformuleringen inneholder alt som er å si om prosjektet så langt Målene er uklart formulert slik at alle kan legge egne tolkninger i dem Målene er ikke målbare Målene har et meningsløst presisjonsnivå 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 15 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 16 4
Hvordan kommer vi dit? planlegging Mål Mål Målformulering Tiltak Jeg har en plan! Opp- Plan- Planer legging Tiltak følging Rapporter Planer Gjennomføring Tiltak Dagens situasjon 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 17 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 18 Hvordan komme fra A til B med tilgjengelig tid, penger og ressurser? Mål med planlegging Å etablere en realistisk og kostnadsmessig akseptabel prosjektplan i kalendertid Hovedoppgave med planlegging Samordne aktiviteter og ressurser over tid slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 19 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 20 5
sprosessen Byggesteinene Aktiviteter (hva som skal gjøres) Ressurser (hvem som skal gjøre det) Estimater (hvor lang tid dettar, hvilkekostnader) kostnader) Utgangspunkt i mål Nedbryting strukturering Estimering Fremdriftsplan Ressursplan 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 21 Budsjett 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 22 av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett Evaluering Nedbryting strukturering Sette delmål milepæler Definere aktiviteter frem til neste milepæl 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 23 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 24 6
Milepælsplanlegging Milepæler er delmål Arbeidet stykkes derved opp i mindre etapper En milepæl markerer avslutningen på en etappe Til milepæler er det ofte knyttet beslutninger En milepæl er en når situasjon, med et (oppnådd) resultat knyttet til seg For en milepæl bør vi beskrive kriterier som må være oppfylt slik at vi kan avgjøre om milepælen er nådd Hvordan identifisere aktiviteter? Ved intuisjon Ut fra erfaring Ved å følge en modell (standard, mal) for oppgaven Husk!! Modeller må tilpasses det konkrete prosjektet og de rammer og betingelser som gjelder Gjør et klart skille mellom produktive aktiviteter og de administrative 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 25 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 26 Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Planer og avtaler 01.11.07 Valg av hytteprosjekt 01.03.08 Godkjenning av planer og tegninger Bygging 01.08.08 Hytta ferdig bygd Klargjøring 01.10.08 Innflytting 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 27 Aktiviteter i fasen: Forstudium Diskuter ønsker med familien. far og mor Lag kriterier for valg av prosjekt. mor far Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3 4 alternativer. Besøk alternativene. mor 01.08.07 alle Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. mor Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. 01.10.07 alle Velg hytteprosjekt. 01.11.07 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 28 7
Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov Aktivitetens særtrekk Når den må/kan utføres Kvalifikasjonskrav Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker Sjekk den enkeltes erfaring Identifiser opplæringsbehov Etabler arbeidsgrupper Kort om estimering Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå Dokumentér erfaringene fra estimering av en fase og bruk dem i neste Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang Bruk andres erfaring 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 29 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 30 Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse Vær mildt pessimistisk Vær ærlig 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 31 Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter som Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven Vi mangler erfaringstall Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå Vi estimerer for å selge prosjektet Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 32 8
Er vi på rett vei? oppfølging Oppfølging Mål Planer Målformulering Tiltak Planer Oppfølging Tiltak Rapporter Gjennomføring Tiltak Er å finne svar på Hvor er vi? Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor lang tid er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre? 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 33 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 34 Oppfølging Enkelt system for oppfølging Ukentlige timerapporter Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert Til styringskomiteen: it forbruk og Avvik gjenstående pr. Framdrift pr. uke aktivitet Tiltak Prosjektstatus Plantall Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til Aktivitetsplan planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. 21.08.2008 Kjell Toft Hansen Før/etter plan 35 Oppfølging Mulige tiltak Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan overheads reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest Varsle ledelsen Foreta planlegging Be om godkjenning av nye planer 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 36 9
Oppfølging Hvem gjør hva organisering En klassisk prosjektorganisasjon Bruk av PC verktøy PC verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel PC verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen Re planleggingblir enklere medpc PC verktøy gir mindre støtte i oppfølging mange bruker da regneark Å utnytte et PC verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon PC verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen Det finnes mange bra produkter på markedet Referansegruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Kvalitetskontroll Styringskomite 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 37 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 38 Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret Organisering Prosjektorganisasjonens roller Styrende Styringsgruppen Prosjektleder Evt. Delprosjektleder Koordinerende Prosjektsjef prosjektleder 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 39 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 40 10
Organisering Organisering alternativ prosjektorganisasjon Utførende Prosjektleder Prosjektadministrator Prosjektgruppen Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe Referansegruppe 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 41 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 42 Organisering alternativ prosjektorganisasjon Organisering prosjektledelse Fordeler Likeverd Alle kan snakke med alle Styring likt fordelt Passer for kreative og nyskapende oppgaver Ulemper Vanskelig og treffe beslutninger Lett for å oppstå uklarheter > kaos Ressurskrevende Passer ikke for større prosjekter Å få mannskapet til å ro i takt, riktig vei Det finnes håndgrep i det å utøve prosjektlederskap, det kan læres En prosjektleder jkld er karakterisert k ved: Hvem vedkommende er Hva vedkommende gjør Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjektleder 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 43 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 44 11
Organisering administrasjon Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene Typiske lederoppgaver Sette mål sammen med gruppen Ta beslutninger Veilede, utvikle og støtte medarbeidere Se helhet bevare helikoptersynet Organisering administrasjon Administrasjon av papirarbeid Rapportere status og framdrift Innkalle til møter, skrive møtereferat Ajourføre planer 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 45 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 46 Organisering personlig lederstil Er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet Organisering personlig lederstil Oppgaveorientering eller menneskeorientering? Oppgaveorientering Dampveivalsen Eksekvereren Byråkraten Sosialarbeideren Menneskeorientering 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 47 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 48 12
Organisering personlig lederstil Støttende eller styrende? Støttende Oppmuntring Deltagelse Delegering Detaljstyring Styrende 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 49 Organisering prosjektleders viktigste oppgaver Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen Prosjektleder skal forankre prosjektet Prosjektleder skal bygge felles identitet Prosjektleder skal se helhet Prosjektleder har ansvar for informasjon Prosjektleder styrer møtevirksomheten Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er tilpasset oppgaven Prosjektleder har ansvar for oppfølging og tilbakemelding til del takerne Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske Prosjektleder bruker styringsgruppen bevisst Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkommende 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 50 Organisering prosjektleders største utfordring Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser Prosjektets informasjonsvirksomhet Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn Informasjon er vanskelig Informasjon er motivasjon for endring 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 51 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 52 13
Prosjektets informasjonsvirksomhet Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig Vurder bruk av eksperter Målgruppeanalyse av tiltak Utforming av informasjon 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 53 Prosjektets informasjonsvirksomhet Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sette opp et skjema Målgruppe Kjennetegn Holdning Organisatorisk tilknytning Opinionsdannere Interesser 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 54 Prosjektets informasjonsvirksomhet av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett Evaluering Prosjektets informasjonsvirksomhet Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen Gi så lite informasjon som mulig Gjør informasjonen så klar som mulig Si det så sterkt som mulig Hjelp mottakerne 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 55 21.08.2008 Kjell Toft Hansen 56 14