Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 28.02.2008 Saksbehandler: Rolf Lambrechts Saksnummer: Journalnummer: 2007/1780 MULIGE STRATEGIER FOR Å ØKE OMFANG OG RESULTAT AV HØGSKOLENS EKSTERNT FINANSIERTE VIRKSOMHET Saken i korte trekk I etatsstyringsmøtet mellom Kunnskapsdepartementet og Høgskolen i Telemark (HiT) 28.03.2007 viste departementet til at omfang og resultat av den eksternt finansierte virksomheten (EFV) er i tilbakegang og ba om at dette ble nærmere analysert. Det ble på den bakgrunn avholdt dialogmøter med avdelingene i desember om dette temaet. I denne styresaken blir styret invitert til å ta stilling til hvilke strategiske grep som bør tas i denne sammenheng. Tilråding Med forbehold om endringer som følge av drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 26.02.2008 tilrår jeg at styret gjør slikt vedtak: Styret vedtar som strategier for å øke omfang og resultat av den eksternt finansierte virksomheten: Hver avdeling bes om å peke ut 1-2 satsingsområder for denne virksomheten, gjerne på tvers av avdelingsgrensene. Det administrative støtteapparatet for denne virksomheten skal gjennomgås, herunder skal det vurderes om AKO ved EFL kan gis ansvar for all eksternt finansiert virksomhet i høgskolen rettet mot barnehager og skoler. Det skal fastsettes mål- og resultatkrav på dette området for hver avdeling ved fordelingen av 2009-budsjettet og fastsetting av årsplan for 2009. Spørsmålet om incentiver rettet mot den eksternt finansierte virksomheten skal vurderes i forbindelse med gjennomgangen av høgskolens budsjettfordelingsmodell og en fremtidig revisjon av høgskolens lokale lønnspolitikk. Bakgrunn Med EFV menes all faglig virksomhet innen forskning, faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid, utredningsarbeid, undervisning eller annen faglig virksomhet som høgskolen ut fra sitt formål skal drive, og som ikke er finansiert over høgskolens egen grunnbevilgning. EFV klassifiseres i følgende kategorier i økonomisystemet: 4 Bidragsforskning finansiert av Norges forskningsråd (NFR)
2 5 Oppdragsundervisning 6 Deltakerfinansiert utdanning 8 Bidragsforskning finansiert av andre 9 Oppdragsforskning Det er kun prosjekt i kategori 5 og 9 som kan gi resultat som kan tilføres høgskolens virksomhetskapital 1. Jeg vil i denne sammenheng gjøre oppmerksom på at Kunnskapsdepartementet ved brev 21.12.2007 med vedlegg har fastsatt nytt reglement for det som nå omtales som bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). Av reglementet fremgår det at styret skal fastsette retningslinjer for denne aktiviteten. Dette kommer jeg tilbake til, og fortsetter i denne saken å benytte forkortelsen EFV. I Strategisk plan for Høgskolen i Telemark 2005-2009 er det for EFV blant annet satt som mål at høgskolen skal: øke omfanget av eksternt finansiert FoU, ta del i flere oppdrag for regional utvikling, og samarbeide med private foretak og offentlige styresmakter for å øke antall oppdrag der høgskolen kan levere forskning, utviklingsstøtte eller opplæring/utdanning. I etatsstyringsmøtet mellom Kunnskapsdepartementet og HiT 28.03.2007 viste departementet til at omfang og resultat av EFV er i tilbakegang og ba om at dette ble nærmere analysert. Med bakgrunn i dette ble det utarbeidet et notat om EFV (vedlegg 1). Avdelingene ble med grunnlag blant annet i notatet invitert til møter i desember for dialog om strategier og tiltak for å heve inntektene til EFV (vedlegg 2). Etter dialogmøtene ble det sendt ut en oppsummering av synspunktene som kom frem (vedlegg 3). De viktigste innspillene fra avdelingene til strategier og tiltak for å øke omsetning og resultat for området EFV kan oppsummeres slik: Utvikle helhetlige strategier for eksternt finansiert virksomhet innen FoU, grunnutdanning og etter- og videreutdanninger Utvikle modeller for helhetlig og likeverdig samarbeid mellom praksisfelt og utdanningsprogram Større markedsorientering gjennom tettere kontakt med samfunns- og arbeidsliv Mer administrativ støtte til fagtilsatte og profesjonalisering av dette arbeidet Flere tilsettinger i oppdragsstillinger og innleie av midlertidig arbeidskraft slik at interesserte og etterspurte fagtilsatte kan bruke mer tid på EFV fremfor undervisningsoppgaver Eksternt finansiert FoU må prioriteres høyere Etablere incentivordninger både for tilsatte og for avdeling/institutt Det må settes av ressurser til søknadsskriving Utnytte muligheter gjennom etablerte eksterne nettverk bedre 1 Med virksomhetskapital menes overskudd fra oppdragsprosjekter. Opptjent virksomhetskapital tilsvarer dermed resultatet fra den eksternt finansierte virksomheten.
3 Bygge nye strategiske allianser ut fra egne kvaliteter og samfunnets behov Bedre kobling av FoU og utdanning Behov for et prosjektstyringsverktøy som er integrert med økonomisystemet Agresso Prioritere FoU som er innrettet mot praksisfeltet Fagtilsatte må være oppdatert på nasjonale planer, strategier og utlysninger Fagmiljøene må i større grad tilføres utviklingsmidler Undersøke muligheter for å effektivisere undervisningen for å få mer tid til eksternt finansiert virksomhet I dette notatet ble også avdelingene bedt om å gi ytterligere kommentarer og komme med innspill til hvilke strategier som kan bidra til eller som er nødvendige for å øke inntekter og resultat for EFV. Tre avdelinger sendt inn kommentarer og innspill: Avdeling for helse- og sosialfag (vedlegg 4), Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (vedlegg 5) og Avdeling for teknologiske fag (vedlegg 6). Avdelingenes innspill og kommentarer er i det følgende kort oppsummert. Avdeling for helse- og sosialfag (HS) mener at det bør etableres et administrativt støtteapparat og at dette støtteapparatet bør samles i større enheter. Slike enheter bør ha ansvar for utarbeidelse av standardkontrakter, brev om opptak og vilkår for opptak, samt økonomioppfølging av eksternt finansiert virksomhet m.m. HS understreker at slike enheter uansett organisatorisk plassering må ha utstrakt kontakt med fagmiljøene. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning (EFL) ser behov for å holde tett kontakt med samfunns- og arbeidsliv. Avdelingen mener videre at administrativ støtte og bruk av oppdragsstillinger er nødvendig for å kunne imøtekomme forespørsler fra markedet. Avdelingen mener også at incentivordninger kan være et nyttig virkemiddel for å få tilsatte til å engasjere seg i eksternt finansiert virksomhet. I tillegg er det også etter avdelingens vurdering behov for øremerka midler til utvikling av nye etter- og videreutdanninger og til markedsføring. EFL mener også at FA i større grad kan bidra til økte inntekter gjennom oppretting av en ny stilling med ansvar for å informere avdelingene om aktuelle utlysninger og bistå fagmiljøene med skriving av søknader. Avdeling for teknologiske fag (TF) støtter de innspill som er gjengitt i oppsummeringer fra dialogmøtene. I tillegg mener avdelingen at det vil være behov for å samordne arbeidet med eksternt finansiert virksomhet i større grad enn tidligere. Vurdering Innledningsvis vil jeg streke under at eksternt finansiert virksomhet som begrep også dekker den type virksomhet som er omtalt i S-sak 12/08 (bidragsfinansierte forskningsprosjekter som henter støtte fra finansieringskilder nasjonalt (f.eks. Forskningsrådet) og internasjonalt (f.eks. EU-systemet)). I det følgende er det den øvrige eksternt finansierte virksomheten som vil være i fokus, inkludert eksternt finansiert etter- og videreutdanning (EVU). Om EVU, både internt og eksternt finansiert, heter det i lov om universiteter og høgskoler 1-3 i at institusjonene som omfattes av loven skal tilby slik utdanning innenfor den enkelte institusjons virkeområde.
4 Jeg mener det nå kan avdekkes svakheter på følgende områder i høgskolen når det gjelder eksternt finansiert virksomhet slik denne virksomheten er avgrenset i denne saken: 1. Utpeking av satsingsområder, dvs. at HiT ikke kan ta mål av seg til å dekke alt. 2. Delvis utilfredsstillende organisering. 3. For utydelige mål- og resultatkrav pålagt avdelingene. 4. En for svakt utviklet incentivstruktur på både avdelings- og individnivå. Etter mitt syn bør mulige strategier søkes avgrenset til disse områdene, som omtales nærmere nedenfor. Jeg kunne også ha nevnt et tydelig opplæringsbehov innen prosjektstyring og manglende elektronisk støttesystem for prosjektgjennomføring og -rapportering. Dette tas det imidlertid nå tak i gjennom høgskolens kompetanseutviklingsplan og ved at HiT har meldt et ønske til UNINETT FAS om å delta i en felles innføring av et prosjektverktøy for hele UHsektoren. Utpeking av satsingsområder Som nevnt ovenfor, pålegger lov om universiteter og høgskoler institusjonene å tilby etter- og videreutdanning innenfor den enkelte institusjons virkeområde. Oppdragsforskning kommer i tillegg til dette. Jeg mener imidlertid at det vil være urealistisk for HiT å satse fullt ut i bredden på dette feltet og å bygge opp organisasjonen i samsvar med det. Også her vil etterspørselen være avgjørende. En mulig strategi her vil være at styret ber hver avdeling om å peke ut 1-2 satsingsområder, som gjerne kan gå på tvers av avdelingsgrensene. Delvis utilfredsstillende organisering Den enkelte dekan har i dag ansvar for eksternt finansiert virksomhet innenfor avdelingens fagområder. Denne ordningen bør fortsette så lenge denne virksomheten er integrert i den øvrige faglige virksomheten og ikke organisert i randsonen gjennom et aksjeselskap. Det administrative støtteapparatet for denne virksomheten i høgskolen består av kontoret for ekstern virksomhet i fellesadministrasjonen (IKO) og avdelingenes administrative apparat (AKO). Arbeids- og ansvarsfordelingen mellom organisasjonsenhetene ble fastsatt av styret i 2003, jf. S-sak 138/03. IKO har hovedansvar for samordning, rådgivning, intern service, profilering og markedsføring. Avdelingene har blant annet ansvar for følgende: Kontakt med oppdragsgivere/eksterne aktører og etablering av prosjekt sammen med IKO. Prosjektledelse og sikring av tilstrekkelig faglig kvalitet på arbeidet. God kunnskap om prosjektadministrative rutiner og gjøremål. Ta initiativ blant annet til kurs, oppdrag og samarbeidsløsninger. Gjennomføring av oppdrag/eksternt prosjektarbeid, levering til oppdragsgiver/ekstern virksomhet. Sørge for oppdaterte oversikter over faglige resultater som er oppnådd og dokumentert i prosjektene.
5 Et område av spesiell interesse i denne sammenheng er forholdt til utdanningssektoren (skoler og barnehager). EFL har et omfattende samarbeid med skoler og barnehager innen EFV. I tillegg har også Avdeling for allmennvitenskapelige fag en del fagområder som er aktuelle i forbindelse med kompetansebehovet i skole- og barnehagesektoren, jf. Kunnskapsløftet m.m. Et tettere og mer utstrakt samarbeid på tvers av avdelingsgrenser og fagområder bør kunne utløse mer av det potensialet som ligger innenfor avdelingenes fagområder når det gjelder EFV. Jeg mener at styret som mulig strategi her bør be om at det administrative støtteapparatet samlet sett gjennomgås, herunder en nærmere vurdering av om AKO ved EFL også kan gis ansvar for administrering av all eksternt finansiert virksomhet rettet mot barnehager og skoler. For utydelige mål- og resultatkrav pålagt avdelingene Nå pålegges avdelingene mål- og resultatkrav for bevilgningsfinansiert virksomhet innen undervisning (studiepoengproduksjon) og FoU (publiseringspoeng) i forbindelse med fordelingen av årlige budsjetter og fastsetting av årsplaner. Mulig strategi her vil være at styret ber om at mål- og resultatkrav fastsettes også på dette området ved fordelingen av 2009-budsjettet og fastsetting av årsplan for 2009. En for svakt utviklet incentivstruktur på både avdelings- og individnivå Det er ikke utviklet en incentivstruktur i høgskolen som er spesielt innrettet mot den eksternt finansierte virksomheten. Tilløp til dette finnes blant annet i den interne budsjettfordelingsmodellen (forskningskomponenten) og i den lokale lønnspolitikken. Jeg tror imidlertid at mer kan gjøres, og mener at styret som mulig strategi her kan be om at spørsmålet om incentiver rettet mot den eksternt finansierte virksomheten blir vurdert i forbindelse med gjennomgangen av budsjettfordelingsmodellen og ved en fremtidig revisjon av høgskolens lokale lønnspolitikk. Nils Røttingen høgskoledirektør Vedlegg: 1. Notat om utvikling av tiltak og strategi for å øke omfang og resultat av oppdragsvirksomheten og deltakerfinansiert undervisning. 2. Internt notat 12.10.2007 med invitasjon til dialogmøter ved avdelingene om strategier og tiltak for å heve inntektene til FoU-prosjekt fra Forskningsrådet og EU og eksternt finansiert virksomhet 3. Internt notat 04.01.2008 til avdelingene om innspill til strategier og tiltak for å øke inntekter og resultat for eksternt finansiert virksomhet 4. Internt notat 16.01.2008 fra Avdeling for helse- og sosialfag 5. Internt notat 31.01.2008 fra Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 6. Internt notat 04.02.2008 fra Avdeling for teknologiske fag