OPPLÆRINGSPLAN RESEPSJON TJELDSUNDBRUA KRO & HOTELL 1
Side 3 Side 5 Side 6 Side 7 Side 8 Side 9 Side 10 Side 12 Side 16 Side 18 Side 19 Nyttige hurtigtaster Legge in ny bestilling Innholdsfortegnelse Bestilling av møterom og selskap Booking av sjøhus Skrive ut lister til kjøkken Endre bestillinger/kansellere Innsjekk Utsjekk Korrigere feilposteringer og feil betalingsmåte Legge inn SAS-crew Legge inn belastningsfordeling Blokkere sjøhus ved sjøhuseiers eget bruk Bruk av telefon Bruk av fax Prislister Rutiner ved møterom Skrive ut menyer Nøkler til hotellrommene Oppreing av ekstrasenger Ankomstskjema for utenlandske gjester Sengetøy til sjøhus Opplæring forstått (sett kryss) 2
Nyttige hurtigtaster: Ctrl+D Ctrl+N Ctrl+A Ctrl+U Ctrl+B Ctrl+L - sjekke belegg - legge inn ny bestilling - dagens ankomster - alle bestillinger i systemet.brukes f.eks hvis man skal endre ei bestilling - åpner kassa i fidelio - detaljert oversikt over rommene. Man ser hvilke rom som brukes, hvilke som er ledige, hvilke som er skittent osv Legge inn ny bestilling Før vi legger inn bestilling må vi alltid sjekke om vi har ledig kapasitet. For hotellrom bruker vi Ctrl+D for å sjekke belegget på en hvilken som helst dato. For møteromsbestilling må vi søke på bestillingene for den aktuelle dagen ved hjelp av Ctrl+U. Husk også på at alle rommene KAN brukes som enkelt og dobbeltrom. Dvs at hvis det ifølge oversikten ikke er flere dobbeltrom tilgjengelig så legges det inn på singelrom. For å legge inn ny bestilling: Hurtigtast: Ctrl+N Alternativt: Det vil da komme opp en boks som heter ny bestilling. Trykk ENTER for å komme inn på selve bestillingsbildet. 3
Alle relevante felt fylles ut. Feltene markert med uthevet skrift må fylles ut for at bestillingen kan lagres (unntaket er feltet markert Oppgrad. ) Feltene vi alltid skal huske på er navn, telefonnummer, ankomst og avreisedato og antall. Feltene for reisebyrå og eventuelt firma fylles ut når bestillingene kommer via disse kanalene. Priskode vil i de aller fleste tilfeller være STD som er koden for vår standardpris. Unntakene er de gangene vi har gjester med spesielle prisavtaler/koder. Som f.eks Leonhard Nilsen AS, som har priskode LEO. Ved sjøhusbestilling brukes priskode PM og pris 0,- siden dette legges inn manuelt etter Innsjekk. (se lenger ned) I feltet markert Rom skriver dere ingenting, med mindre det er snakk om walk-in gjester. Da trykker dere på nedtrekkspila og velger et av de ledige rommene som kommer opp. På betaling har dere 2 valg: kontant eller faktura. Hvis det skal faktureres må det legges inn belastningsfordeling (se lenger ned for fremgangsmåte) I kommentar feltet skrives alt av ekstraopplysninger som kan tenkes å være relevant. I eksemplet så er det en 4-åring som trenger ekstra seng på rommet. Det som skrives i kommentarfeltet vil være synlig for Renholdsavdelingen 4
Bestilling av møterom og selskap Møteroms-/selskapsbestilling følger nøyaktig samme prosedyre som ved vanlige hotellrom. Men det er en del ting som må fylles ut. Telefonnummer, antall, klokkeslett og servering. Serveringsdetaljene føres opp i kursinfo og det som skrives her dukker opp på listene til kjøkkenet. På bestillinger av møterom og selskap er det ofte kontinuerlige endringer på bestillingene frem til ankomst. Ofte står det på kursinfoen antall kan endres, kommer tilbake med endringer osv Når vi tar imot disse endringene så må vi slette disse punktene sånn at alle er klar over at endringene er foretatt. Det er også viktig å være nøye med å fylle ut kursinfoen. Jo mer detaljert infoen er, jo bedre er det for oss. 5
Booking av sjøhus Booking av sjøhus i Fidelio foregår på samme måte som booking av vanlige hotellrom. Forskjellen er at vi legger ikke inn en døgnpris. Vi bruker priskode PM og pris 0,- og posterer leiebeløpet manuelt. Vi bruker posteringskode leie sjøhus og posterer her hele leiebeløpet f.eks 3020kr for en natt. I tillegg må vi legge inn leie av sengetøy, hvis gjestene benytter seg av denne tjenesten. Til dette bruker vi pakker. I bestillingen under feltet pakker krysser vi av for leie sengetøy sjøhus. Denne vil da belastes automatisk. I kommentarfeltet fyller vi ut prisen som gjesten skal betale slik at andre vet hva oppholdet koster og kan postere romprisen deretter. Hvilket sjøhus som skal brukes fylles KUN ut ved walk-in gjester. Ellers skal Arild sørge for fordelingen mellom de forskjellige sjøhusene. En standard reservasjon vil da se slik ut: Fig G 6
Skrive ut lister til kjøkken Hver gang vi endrer ei forestående kursbestilling (nærmere enn 2 uker) så MÅ det skrives ut nye lister som henges på kjøkkentavla. Dette gjøres ved å trykke på blomstersymbolet i fidelio og deretter på symbolet med de 4 arkene helt til høyre. Da kommer følgende bilde opp: Vi markerer Bestillinger på høyre side. I venstre kolonne kommer da opp ei lang liste, men det er kun de 2 øverste; Cateringlisten & Raport over kurs/selskap bestilling vi er interessert i. Vi markerer èn av dem og trykker Print nede til høyre. Da kommer følgende opp: Vi fyller inn dato fra/til (14 dager) og trykker OK. Listene kommer da ut på printer og henges opp på kjøkkenet. 7
Endre bestillinger/kansellere Hurtigtast: Ctrl+U Ved å trykke Ctrl+U får du opp en boks hvor du kan søke på alle bestillinger i Fidelio. Derfra kan du videre endre alle opplysninger eller evt. kansellere bestillingen. Innsjekk Hurtigtast: Ctrl+A Hvis gjesten har forhåndsbestilt vil han stå på dagens ankomstliste. Da er det bare å markere navnet og trykke sjekk inn. Hvis han ikke har bestilt, må man legge inn ei ny bestilling først (ctrl+n). Vi skal ALLTID ta imot forhåndsbetaling fra gjesten. Da går vi inn i kassa (ctrl+b) og går inn på regninga og trykker betaling og velger forhåndsregning. Det kommer da opp en boks med beløpet og betalingsmåte. Kontant brukes ved.kontant. Faktura brukes ved.ehh faktura. Hvis gjesten betaler med kort er det viktig at vi velger rett korttype i Fidelio. Derfor slår vi alltid ut betalinga på terminalen før vi gjør dette i Fidelio. I terminalen slår vi F1+ F1 + beløp + OK Gjesten taster kode og OK. Det kommer ut et bilag fra terminalen. Der står det hvilken korttype gjesten har brukt. Står det f.eks VISA, så velger vi Visa Manuell i Fidelio. Står det BankAxept velger vi Bank/postbankkort i Fidelio. Står det Mastercard velger vi Eurocard i Fidelio (OBS!) Det er veldig viktig at dette gjøres rett Utsjekk Hurtigtast: Ctrl+B Siden vi alltid skal ta imot forhåndsbetaling så skal utsjekk være svært enkelt. Man går inn i kassa (Ctrl+B) og går inn på den aktuelle regningen. Deretter trykker man betaling. Hvis gjesten har betalt ved ankomst og ingenting mer skal betales, er det bare å trykke fortsett på den lille boksen som kommer opp. Hvis vi ikke har tatt imot forhåndsbetaling må vi gjøre dette nå ved utsjekk. I Fidelio sjekker vi at alt som skal betales er registrert på regninga og trykker betaling. Resten følger samme prosedyre som beskrevet under forhåndsbetaling. 8
Korrigere feilposteringer og feil betalingsmåte Hvis man posterer feil på ei regning, f.eks at man posterer minibar peanøtter så viser det seg at kunden ikke har brukt noe fra minibar, så må dette korrigeres i Fidelio. Det gjøres ved å foreta ei motpostering. Det vil si at vi posterer samme artikkel men denne gangen med minus foran beløpet. Så tilfellet med peanøtter fra minibaren så posterer vi samme artikkel, men beløpet settes med minus foran. Da går posteringen opp i 0. Samme prinsipp brukes hvis vi har valgt feil betalingsmåte. Kunden har f.eks betalt med minibankkort og vi trykker ved en feiltakelse på betalingsmåte kontant. Dette må korrigeres. Først åpner vi opp et nytt vindu (symbol tomt ark oppe på høyresiden i regningsvinduet, under ruten med et 1-tall). Deretter drar vi den feilslåtte betalingen (KUN betalingsmåten, IKKE romposteringen) over i det nye vinduet. I det nye vinduet vil vi nå kun ei linje med ei kontantbetaling. Vi sjekker deretter ut dette vinduet med å velge betalingsmåte kontant. Betalingen vil da gå ut i 0 og korrigeringen er gjort. Kvittering kommer ut og legges ved oppgjøret. Når korrigeringen er gjort kan vi gå inn i det første vinduet og ta ny og korrekt betalingsmåte 9
Legge inn SAS-crew Arild sørger for at alle rommene til SAS legges inn i belegget hver måned, men navnene til hvert enkelt crewmedlem må legges inn til hver ankomst. Crewlistene kommer på mail knappe 48 timer før ankomst. Derfor må dere først gå inn i mailboksen og finne crewlistene før dere gjør noe inne i Fidelio. Når det er gjort så trykker dere: Evt Ctrl+G Deretter markeres blokken som heter SAS2010, som vist her: Deretter markerer dere gruppeprofilen. Dette er ei PM-bestilling som er åpen inneværende måned. Denne markeres før vi trykker Gruppe opsjoner som vist: 10
Deretter trykkes navneliste Så fylles navnene inn. Ankomst og avreisedato, romtype SNG.For hvert navn trykkes enter og ny info legges inn. Når alle navnene er lagt inn trykkes lukk. Da kommer vi ut i gruppeprofilen igjen. De observante av oss vil legge merke til at prisen er satt til kr 0,- Dette må vi endre, så dobbeltklikker på et av navnene og endrer priskode fra PM til SASCREW. Da endres prisen automatisk til kr 550,- Når vi da trykker lagre så får vi opp en boks: Hvis vi da huker av for Kun Gjester med samme ankomstdato så vil prisen oppdateres på alle ankomstene for den datoen. Voila ferdig. 11
Legge inn belastningsfordeling Belastningsfordeling brukes når gjesten ikke skal betale for oppholdet selv. Ofte skal f.eks et firma betale for rommet, mens gjesten selv som regel må dekke minibar og lignende. Som regel legges belastningsfordeling inn når reservasjonen tas imot, men det hender at dette blir glemt. Før det lages belastningsfordeling kontrollerer vi at det er fylt inn firmanavn i feltet firma. Unntaket er hvis vi lager ei belastningsfordeling der vi skal belaste et annet rom. Selve belastningsfordelinga legges inn ved å åpne reservasjonen og klikke på opsjoner (fig A) Fig.A 12
Trykk på belastningsfordeling oppe til venstre. I enkelte tilfeller kan det stå routing som er det engelske uttrykket. (fig. B) Fig. B Trykk på ny (fig. C) Fig.C 13
Fyll ut avdelingskodene som skal overføres. Som regel er det snakk om overnatting, altså losji. Markerer man alle avdelingskoder vil alle posteringer overføres. (fig D) På navn velger man som regel firmanavnet som vi normalt skal belaste. Merk at man også kan huke av for samme rom hvis man skal belaste et annet rom. (fig D) Til slutt må man huske å velge betalingsmåte. Som regel vil dette være faktura (fig D) Fig D. Trykk deretter OK (fig D) Trykk så lukk (fig E) Fig E 14
Hvis det kommer opp en boks som spør route previous charges trykk JA. (fig F) Fig F Da skal belastningsfordelingen være i orden. 15
Blokkere sjøhus ved huseiers eget bruk Når sjøhuseierne bruker egne hus må disse stenges i Fidelio slik at de ikke blir liggende som ledig. Dette gjøres ved å klikke på dørhåndtaket i Fidelio. Trykk deretter på tegnet som viser ei dør med en strek over. Du vil da få opp dette bildet: Fig H Trykk så på ny for å stenge det aktuelle sjøhuset. (fig H) Fig I 16
Hvis f.eks sjøhus nr. 4 skal brukes fra 29.februar til 02.mars fyller du ut: Fra rom: 4-SJØHUS Til rom: 4-SJØHUS Steng fra: 29.02.2008 Selg den: 03.03.2008 Status: ute av stand Årsak: sjøhuseiers eget bruk Retur Status: Stelt (huseier skal gjøre rent selv) Slik: (fig J) Fig J Trykk så OK. Hus 4 skal nå være stengt den aktuelle perioden. 17
Bruk av telefon Det ligger ei bruksanvisning for telefonen i hylla ved siden av telefonen. Der forklares de forskjellige funksjonene detaljert. Men her følger uansett prosedyren for å legge inn vekking. Vekking legges inn og krysses av på vekkelista som ligger på resepsjonsdisken 1.Løft av røret 2.tast tjenestekode for å legge inn vekking: 133 3.Tast telefonnummeret for det aktuelle rommet (eks 354) 4.tast inn vekketidspunktet (4 siffer i TTMM.eks 0455) 5.legg på røret igjen Vekkingen er nå lagt inn For å avbestille vekking: 1.løft av røret 2.tast tjenestekoden for å avbestille vekking: 134 3.tast telefonnummeret for det aktuelle rommet (eks. 354) 4.legg på røret igjen Bruk av fax For å sende fax legges arket med skriftsiden ned. Hvis det er innenlands så tastes mottakerens faxnummer og så trykkes OK. For å sende utenlands må det tastes 00+ landskode før selve faxnummeret. Det hender at det ikke går å sende fax til utlandet fra resepsjonen, da må faxen i 2.etasje brukes.. Prislister Det henger prislister i resepsjonen. Det skal være prislister for det aller meste, både kafeartikler og hotelltjenester. 18
Rutiner ved møterom Det skal alltid være rent og ryddig på møterommene. Det skal være fylt opp skrivesaker, teposer, sukker, drops, kaffekopper og koppholdere. Når nøkkel til møterom deles ut henges det opp lapp på spiker ved siden av nøkkelhyllen. Så lenge lappen henger der vet alle at møterommene har vært i bruk og at de MÅ ryddes. Når dette er gjort legges lappen tilbake i hylla. Skrive ut menyer På datamaskinen i resepsjonen ligger det et ferdiglagret dokument på skrivebordet som heter Dagens middag. Dokumentet åpnes og endres før det skrives ut i 2 eksemplarer som henges opp. Nøkler til hotellrommene Reservenøkler til hotellrommene og møterommene henger i nøkkelskap i trappeoppgangen. Det er også ekstra nøkler på loftet. Oppreing av ekstrasenger Hvis vi får walk-in gjester som har behov for ekstra seng så må dette klargjøres. Ekstra senger ligger på anretningen i hotellavdeling. Der ligger også ekstra dyne og pute. Hvis det er behov for babyseng så ligger ei utfellbar babyseng også der Ankomstmeldingsskjema for utenlandske gjester Når vi får utenlandske gjester på hotellet så er prosedyren at alle må fylle ut et informasjonsskjema som vi så sender til politiet. Det er viktig at skjemaene blir fylt ut grundig. Det er ikke nok med bare navn og nasjonalitet. Sengetøy til sjøhus Hvis det kommer gjester som booker sjøhus og som dermed trenger sengetøy, evt hvis det ikke er lagt ned sengetøy på reserverte sjøhus, så ligger det sengetøysett på anretningen. Settene er ferdig sortert og det er bare å legge det i poser og dele ut til gjestene. Det skal være putetrekk, dynetrekk, laken, lite håndkle og stort håndkle. 19
Dyr på rommene Ved innsjekk skal det deles ut informasjonsark som forteller at det ikke er lov til å ha dyr i seng/dusj osv Pristillegg for dyr er 250 pr natt, pr rom (ikke pr hund) Venteliste Når vi har stor pågang slik at det er eller kan bli fullt, skal alle ankomster ringes opp for å få bekreftet ankomst. Dette gjøres av ettermiddagsvakta. Feltet Best. Type endres til Garantert når ankomst er bekreftet. 20