PROSJEKTPRESENTASJON Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer
Bakgrunn og begrunnelse LOS arbeider kontinuerlig med forbedring av studenter og ansattes muligheter til å si fra om saker som bør håndteres og løses Si fra (FA), Xpand (EA), varsling/klage (AP), HMS-avvik (EHMSB) Fra et brukerperspektiv er det viktig at terskelen for innmelding er så lav som mulig Fra et systemperspektiv er det viktig at hver enkelt melding behandles i rett system og på en forutsigbar måte systemene utfyller hverandre slik at beslutningsunderlaget i forbedringssammenheng blir best mulig FDVU-systemet og HMS-avvikssystemet legges nå over i nye databaseløsninger Det er et ønske om og et behov for å etablere en felles inngangsport til alle innmeldingssystemene gjennomføre en felles kampanje for å gjøre dem kjent 01.07.2016 Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer 3
Mål og ønskede gevinster Nivå Formål (for UiO) Beskrivelse Kontinuerlig forbedre studenter og ansattes muligheter til å si fra om saker som bør håndteres og løses Forbedre evnen til å motta og håndtere de innmeldte sakene på en korrekt, effektiv, rasjonell og konsistent måte Effektmål (gevinster i «linjen») Økt kjennskap til innmeldingssystemene Lav terskel for innmelding som øker volumet av innmeldte saker En (fra innmelderperspektiv) sømløs overføring av saker mellom de respektive systemene Tydelige prosesser og kriterier for ruting og omruting av saker Effektiv, rasjonell og korrekt håndtering av den enkelte sak Et godt og korrekt grunnlag for trendanalyse, statistikk, beslutninger og kontinuerlig forbedring Resultatmål (i prosjektet) En felles inngangsport til alle innmeldingssystemene Et helhetlig rammeverk for mottak og håndtering av alle saker som meldes inn gjennom innmeldingssystemene som sikrer at sakene håndteres i riktig(e) system(er) En felles informasjonskampanje for å gjøre inngangsporten og de respektive innmeldingssystemene kjent 01.07.2016 Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer 4
Prosjektets leveranser og avgrensninger Hva Beskrivelse Portalløsning Etablere en portalløsning som gir ansatte og studenter enkel tilgang til innmeldingssystemene Rammeverk for samhandling Etablere prosesser, kriterier og organisering som sikrer effektiv samhandling og god flyt av informasjon mellom saksbehandlere og systemer Opplæring Gjennomføre opplæring av saksbehandlere for å sikre effektiv samhandling og god flyt Informasjonskampanje Gjennomføre en informasjonskampanje rettet mot ansatte og studenter for å øke bevisstheten om systemene og øke volumet på innmeldinger Avgrensninger Innmeldingssystemene skal betraktes som selvstendige systemer Prosjektet omfatter ikke integrasjon mellom systemene eller (videre)utvikling av det enkelte system 01.07.2016 Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer 5
Plan Overordnet Aktivitetsplan ID Beskrivelse av MP og aktiviteter 0 Konseptfase 1 Planleggingsfase 2 Gjennomføringsfase 3 Avslutningsfase Gjennomføringsfasen Tidsplan (måned) Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Aktivitetsplan ID Beskrivelse av MP og aktiviteter 1 Portalløsning 2 Rammeverk for samhandling 3 Felles casebasert opplæring av saksbehandlere 4 Informasjonskampanje Tidsplan (måned) Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Portalløsning og rammeverk for samhandling klart til implementering uke 39 Opplæring av saksbehandlere uke 41 Informasjonskampanje uke 41 43 Overgang til avslutningsfase uke 44 01.07.2016 Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer 6
Prosjektorganisasjon Prosjekteier Johannes Falk Paulsen Styringskomite Johannes Falk Paulsen (EL) Julianne Krohn-Hansen (AF) Lars Riddervold (EA) Anita Sandberg (EHMSB) Prosjektleder Jørn-Ivar Hellesnes AF Ellen Marie Tefre Camilla E. Evensen AP Roger Markgraf-Bye EA Tommy Bergeli Marit Skaatan EHMSB Nina Elise Eik 01.07.2016 Samkjøring av UiOs innmeldingssystemer 7