1 av 5 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Program for lærerutdanning Møtereferat Ledermøte PLU Tilstede: Sigmund Grimstad, Synne Korsbrekke, Line Sofie Røren Eide, Per Odd Eggen, Lise Vikan Sandvik, Jesper Aagaard Petersen, Tale Guldal, Dag Atle Lysne, Hege Johansen, Arve Hepsø Forfall: Klara Rokkones, Calle Dons Kopi til: Gjelder: Ledermøte Program for lærerutdanning Møtetid: kl. 12.30 15.30 Møtested: Moholt, C321 Signatur: CGA Sak 43/16 Høringer Endringer i opplæringsloven Oppstart av grunnskoleopplæring og mulighet for dispensasjon i ekstraordinære tilfeller. Innspill til høringen er sendt fra pedagogikkgruppa og språkgruppa. Instituttets høringssvar utarbeides på grunnlag av innspillene. Campusprosjektet PLU legger ikke ressurser inn i denne høringen. Vi forventer å kunne bidra sterkere i campusprosjektets neste høringsrunde. NTNUs rammefordelingsmodell PLUs høringssvar er levert fakultetet, som sender et samlet høringssvar til rektor. Ny høring om intern fordeling på fakultetene er varslet i oktober. NTNUs styre skal vedta ny rammefordelingsmodell i februar 2017. Oppsummering av PLUs høringssvar: - PLU foreslår å redusere potten til strategisk satsing på NTNU for å øke forutsigbarheten på fakultets- og instituttnivå, jf. alternativ A i høringsmodellen. - PLU går inn for å videreføre prinsippene i tildelingen fra KD i NTNUs rammefordelingsmodell. - PLU ber om at praksis finansieres direkte og at nye studier/studieplasser fullfinansieres fra første år. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Møtereferent 7491 Trondheim E-post: Låven + 47 73 59 19 90 Charlotte Gaertner postplu@plu.ntnu.no Dragvoll gård Telefaks http://www.ntnu.no/plu 7049 Trondheim + 47 73 59 10 12 Tlf: + 47 73597491 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 Samfunnsfaggruppa har utarbeidet en egen høringsuttalelse som går direkte til rektor. Fakultetets høringsuttalelse er sak på instituttledermøtet 7. september. Dersom det viser seg at våre innspill ikke blir godt nok ivaretatt i fakultetets høringssvar, sender vi i tillegg vårt innspill direkte til rektor. Et samlet høringsvar sammen med Psykologisk institutt og FLT om finansiering av praksis ble vurdert, men ledergruppen anser det ikke som hensiktsmessig på nåværende tidspunkt. Sak 40/16 Arbeidsmiljø på dagsorden 2016 rapport fra PLU Ledergruppen utformet følgende tiltak for bevaring og forbedring av arbeidsmiljøet ved PLU på lederseminaret 19. august: Tiltak for å bevare positive sider ved arbeidsmiljøet ved PLU 1. Styret ved PLU ba i sitt vedtak i sak PLU 16/16 instituttledelsen om å sett i verk en kartlegging for å avdekke grunnlaget for utfordringer ved arbeidsmiljøet ved PLU. Kartleggingen blir gjennomført av et eksternt konsulentfirma i september oktober 2016 (se sak PLU 23/16). Ansvarlig: Instituttleder. 2. Et viktig tiltak for å sikre at positive sider ved arbeidsmiljøet ved PLU tas med videre inn i det nye lærerutdanningsinstituttet er PLUs personalseminar 1. 2. november 2016. Målsettingene for seminaret vil være å - skape en nyansert situasjonsbeskrivelse av arbeidsmiljøet ved PLU - bruke seminaret som en arena for gode opplevelser for ansatte - identifisere hva som er PLUs sterke sider som det er viktig å ta med videre inn i det nye lærerutdanningsinstituttet Ansvarlig: Arrangementskomiteen for personalseminaret 1. 2. november i samarbeid med instituttleder. Tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet I arbeidet med konkretisering av tiltak for forbedring av arbeidsmiljøet, valgte ledergruppen å legge vekt på forbedringsområdene knyttet til at endringene i ledelsesstrukturen som ble gjort ved årsskiftet oppleves som uklare, at faggruppene etterspør større transparens i beslutningsprosessene ved PLU og behovet for å videreutvikle sosiale og faglige arenaer ved instituttet. Følgende tiltak blir iverksatt: 1. Tydeliggjøre ledelsesstrukturen ved Program for lærerutdanning for de ansatte gjennom følgende tiltak: - Lederne sender ut ny oversikt til alle ansatte om hvem som er nærmeste leder (august september 2016) - Lederne gjennomfører medarbeidersamtaler med alle sine medarbeidere innen utgangen av september 2016. Ansvarlig: Instituttleder og nivå 4-ledere.
3 av 5 2. Forbedre mulighetene for innsyn i beslutningsprosessene ved Program for lærerutdanning gjennom følgende tiltak: - Alltid be om innspill fra faggruppene når det skal pekes ut representanter til komiteer og utvalg. Praksis må følge allerede eksisterende prosedyrer ved instituttet. Ansvarlig: Nivå 4- ledere - Videreføre formøter med ledere for faggruppene i forkant av hvert ledermøte. Ansvarlig: Instituttleder - Referater fra ledermøtene samles på egen wiki-side på innsida. Ansvarlig: Sekretær for ledermøtet - Større prosjekter som initieres fra ledelsen lyses alltid ut slik at alle ansatte kan melde interesse for deltakelse. Ansvarlig: Nivå 4-ledere og prosjektledere 3. Videreutvikle faglige og sosiale arenaer gjennom følgende tiltak: - Videreføre og utvikle «faglig lunsj» ved PLU. Ansvarlig: Leder for forskning og utvikling - Ta initiativ til felles arrangement for det nye institutt for lærerutdanning, for eksempel felles julebord eller annen markering ved årsskiftet. Ansvarlig: Velferdskomiteen Tiltakene meldes videre oppover til nivå 2 og offentliggjøres for PLUs ansatte gjennom Innsida. Ledermøtet hadde ingen kommentarer til oppsummeringen. Sak 44/16 Kartlegging av arbeidsmiljøet ved PLU Oppfølging av styresak 16/16 der styret bestilte en kartlegging av arbeidsmiljøet ved PLU. Konsulentfirmaet Østlyng&Bjerke presenterte sitt tilbud. Oppsummering av presentasjonen: - Kartlegging av organisasjonsstruktur og -kultur. - Mål for undersøkelsen: å skaffe et grunnlag for videre arbeid med eventuelle utfordrende områder i arbeidsmiljøet. - Prosessmål og effektmål er foreløpig ikke klart formulert. Det vil gjøres i samarbeid med prosesseier (PLU) før undersøkelsen startes. - Riktig medvirkning er viktig i prosessen. Undersøkelsen må bidra positivt i etableringen av det nye instituttet. - Prosjektet omfatter styringsgruppe og referansegruppe - Tidsramme: September til desember 2016. Innspill/spørsmål fra ledermøtet: - Det er viktig at undersøkelsen er framtidsrettet, slik at vi ikke bruker krefter på ting som ikke tjener videre utvikling av arbeidsmiljøet. - Spørsmål om prosjektets størrelse vil det bli en hovedsak utover høsten? Svar: Vi bør enten kjøre prosessen slik den er foreslått, eller ikke i det hele tatt. Dersom det blir tatt for lett på
4 av 5 prosjektet, vil det være en risiko for at det blir oppfattet som en skinnprosess av de ansatte. Dersom en skal velge en «slankere» løsning, må prosjektet ta i bruk andre metoder. Ny informasjon om denne saken kom på bordet i forkant av ledermøtet: I et møte med HMS-avdelingen ved NTNU rett før ledermøtet har dekanen bestemt at PLU skal gjennomføre en generell klageundersøkelse (faktakartleggingsmetodikk) i henhold til arbeidsmiljøloven og NTNUs arbeidsmiljøpolicy. Bakgrunnen for klageundersøkelsen er flere hendelser gjennom vel et halvår som må tolkes som varslinger om arbeidsmiljøet ved PLU. Det utløser arbeidsgivers undersøkelsesplikt. Det er klare føringer for metodikken som skal brukes ved NTNU. Dekanen overtar prosjektet og utformer en tilleggsbestilling i samarbeid med fakultetet og HMS-avdelingen ved NTNU. Videre progresjon i saken: - Dekanen sender ny bestilling til Østlyng&Bjerke i løpet av uke 36 37 - Østlyng&Bjerke utarbeider nytt tilbud - Dekanen overtar prosjektet siden klageundersøkelsen også vil inkludere ledelse av instituttet Sak 45/16 Samling av administrativ støtte til eksterne prosjekter PLU har i høst fått tilslag på fire nye Erasmus+-prosjekter, hvorav to prosjekter er ledet av PLU. Disse prosjektene krever administrativ støtte. I tillegg er det behov for administrativ støttet også til etter- og videreutdanning og øvrige forskningsprosjekter. Instituttleder vurderer at det er hensiktsmessig å samle prosjektstøtte og oppgaver knyttet til etterog videreutdanning til en person, blant annet for å sikre kompetansebygging. En slik stilling vil bli lagt inn i bemanningsplanen for det nye instituttet for lærerutdanning, slik at den kan være virksom 1.1.2017. I tillegg har vi bedt prosjektøkonom om en oversikt over prosjektmidler som kan brukes til å finansiere denne adminstrative støttefunksjonen. Sak 46/16 Orienteringer - Personal o To stillinger i pedagogikk: Gjennomfører prøveforelesninger to første uker i september o Praksis: Prosessen er satt i gang igjen etter å ha ligget på vent gjennom sommeren. Komitè er i gang med arbeidet o Vikariat førstekonsulent: Under utlysning, søknadsfrist 6. september o Universitetslektor norsk: Komiteen er i gang med arbeidet. - Økonomi o PLU har ikke fått tall fra andre tertial eller prognose for tredje tertial. o I styrepapirene er det redegjort for budsjettgrunnlaget for 2017. o Søknad om mellomfinansiering av ekstra studieplasser er foreløpig uavklart. - Fra instituttledermøtet
5 av 5 o Lønnsoppgjøret: PLU har en ramme på ca. 800 000. Instituttleder har meldt inn sine prioriteringer til dekanen. - Fusjonsprosessen: o Prosjekt nytt lærerutdanningsinstitutt er opprettet. Styringsgruppen er satt sammen av dekan Marit Reitan (leder), Camilla Trud Nereid, en instituttleder fra FLT, Dag Atle Lysne, to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene NTL og Forskerforbundet. PLU vil i tillegg melde inn ønske om representant fra Utdanningsforbundet. Prosjektet har opprettet tre delprosjekt: Administrativ organisering (se punktet under) Faglig organisering, ledelse og medvirkning (under oppretting): Prodekan Tine Hestbek (leder), Dag Atle Lysne, Camilla Trud Nereid, to representanter for faglig tilsatte (fra FLT og PLU) og to representanter for teknisk/administrativt tilsatte (fra FLT og PLU). Økonomi: Prosjektet settes i gang i løpet av høsten. o Administrativ organisering: I prosjektgruppa sitter Tine Hestbek (leder), Berit Gilde, Sigmund Grimstad, Linda Fredriksen og Svein Olav Antonsen. Sigmund orienterte om arbeidet i prosjektgruppa. - Emner som meldes inn fra PLU til andre pilotfase for Blackboard: PPU4601, YFL4311, EDU3084. I tillegg emner fra lærerspesialistutdanning i matematikk. Ansatte som deltar i piloten forventes å bidra til kompetanseheving i kollegiet, og tildeles 3 % ressurs til arbeidet. Sak 47/16 Eventuelt Ingen saker til eventuelt.