SYKEHUSAPOTEKENE I MIDT-NORGE HF STYRET Sak 22/09 RISIKOSTYRING - OPPFØLGING AV EIERS STYRINGSKRAV OG FORETAKETS MÅLDOKUMENT FOR 2009 Saken behandles i: Møtedato Saksnr. Styret for Sykehusapotekene i Midt-Norge HF 18.05.09 22/09 Saksbeh.: Økonomisjef Janny Helene Aasen Arkivkode: Arkivsaksnr.: ADM. DIREKTØRS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret tar administrerende direktørs redegjørelse om hvordan helseforetak har tilrettelagt for ivaretakelse og oppfølging av styringskravene fra Helse Midt-Norge RHF, som er formidlet gjennom styringsdokumentet og protokoll fra foretaksmøtet, og for ivaretakelse og oppfølging av måldokumentet og målekort for foretaket for 2009, til orientering. Styret vurderer de ulike styringssystemene for å ivareta mål og krav fra eget styre og fra eier som tilfredsstillende. SAKSUTREDNING Styringsdokumentet for 2009 ble vedtatt av styret i Helse Midt-Norge RHF den 5. februar 2009 og i foretaksmøte for Sykehusapotekene i Midt-Norge HF den 17. februar 2009. Styringsdokumentet med handlingsplan for oppfølging ble tatt til etterretning av styret i Sykehusapotekene i Midt-Norge HF i sak 15/09 i styremøte den 16. februar 2009. Måldokumentet og målekort for foretaket for 2009 ble vedtatt i sak 40/08 i styremøte den 24. september 2008. Hensikten med denne saken er å redegjøre mer i detalj hvordan helseforetaket har tilrettelagt ivaretakelsen og oppfølgingen av styringskravene fra Helse Midt-Norge og måldokumentet, og hvordan risikobildet i forhold til oppfyllelsen av krav og mål i 2009 ser ut per mai 2009. VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Vedlegg: Handlingsplan med risikovurdering 1
HELHETLIG DRØFTING I sak 40/08 ble Måldokument for Sykehusapotekene i Midt-Norge og Målekort for 2009 vedtatt. I saken ble det påpekt at det er ønskelig at mål og aktiviteter fra Styringsdokument og Foretaksmøteprotokoller blir en del av Måldokument og Målekort. I og med at Styringsdokumentet og Foretaksmøteprotokollen relatert til dette dokumentet først ble vedtatt vinteren 2009, foreligger det ikke et samlet dokument for alle mål og krav for virksomheten. I handlingsplanen som ble tatt til etterretning av styret i sak 15/09 er mål fra målekort, krav fra styringsdokument og krav fra foretaksprotokoll samlet til en helhetlig vurdering. I tillegg til disse målene og kravene, foreligger det risikoforhold knyttet til virksomheten som er av mer langsiktig karakter, og som det er tatt hensyn til i ved utarbeidelsen av risikomatrisen. I sak 40/08 er det bemerket at det vil bli gjennomført risikovurderinger i forhold til måloppnåelsen for 2009. Risikovurderingene er utarbeidet med bakgrunn i alle ovennevnte dokumenter. Styringskrav og mål er systematisert med konkrete tiltak for 2009 og indikatorer som skal følge opp foretakets virksomhet, og det er definert ansvarlige for gjennomføring i foretaksadministrasjonen og frist for gjennomføring av tiltaket eller delmålet. Risikovurderingene er gjennomført etter følgende modell: Risiko Sannsynlighet for å nå mål/krav Sannsynligheten for å komme i mål er liten og/ eller krever tett oppfølging i foretaket Antar at målet nås/ tiltaket kan gjennomføres, men det krever noe oppfølging fra foretaket Målet nås uten spesielle ressurser eller er ivaretatt/ innarbeidet i foretaket Eksempel på delmål/tiltak Sykefraværsmål for 2009 på 7 % Etablere system for oppgjør og kontroll av nye legemiddelgrupper som HF-ene har fått finansieringsansvaret for Deltagelse i standardiserte pasientforløp for å sikre riktig legemiddelbruk ved skifte av omsorgsnivå Hensikten med å foreta en enkel versjon av risikovurderingen er å identifisere de mest kritiske områdene, de røde, for å kunne vurdere ressursbruk eller påvirkningskraft for å påvirke situasjonen eller utviklingen slik at sannsynligheten for måloppnåelse og innfrielse av krav, øker. Administrerende direktør vil trekke fram følgende områder som kritiske: Resultatkrav på kr 6,0 millioner På grunn av avansenedgang ved salg av legemidler for 2009, samtidig med krav til omstilling i foretaket, vurderes resultatkravet på kr 6 millioner som krevende men oppnåelig, under forutsetning av at det foreligger sterk kostnadskontroll og oppfølging av ressursbruk. I og med at den største delen av legemiddelomsetningen er til sykehusforetakene, har foretaket liten kontroll med omsetningsutviklingen, som er avgjørende i forhold til resultatoppnåelsen. Per utgangen av mars måned er omsetningen i samsvar med budsjett. 2
3 Sak 22/09/18.05.09 Tiltak på kort sikt: Det er etablert kostnadsindikatorer som skal danne grunnlag for måling av effektivitet, i tillegg er det løpende kostnadskontroll og kontroll av ressursbruk for å sikre at det ikke blir overskridelser på kostnadssiden. Sykefraværsmålet på 7 % Sykefraværet for 2008 endte på 8,1 %, en nedgang på 16,5 % i forhold til 2007. Det er satt et mål for 2009 på 7 %, en nedgang på 13,6 % i forhold til 2008. Kravet på 7 % krever en aktiv innsats i forhold til forebygging av sykefravær og i forhold til løpende oppfølging av sykemeldte og tilrettelegging av arbeidsoppgavene. Per utgangen av mars måned er sykefraværet på 9,1 %, men trenden er nedadgående, noe som bidrar til økt sannsynlighet for måloppnåelse. Tiltak på kort sikt: Det er etablert rutiner for aktiv oppfølging av sykemeldte, med bruk av tilrettelegging i arbeidet, avventende sykemelding og oppfølgingssamtaler ved langtidssykmeldinger. Sikre grensesnitt mot datasystemer for å sikre elektronisk bestilling og sikre kvalitet i medisineringsmodulen for å sikre gjennomføringen av automatisert legemiddelforsyning For å sikre en effektiv og kvalitativ prosess knyttet til innføring av automatisert legemiddelforsyning ved St. Olavs Hospital, krever dette at grensesnitt mellom datasystemene, EPJ (KMF), Delta og endoseanlegg, er ivaretatt. Det er vesentlig at det blir satt av tilstrekkelige ressurser fra alle aktører for å sikre tilfredsstillende grensesnitt, slik at innføringen medfører økt kvalitet til redusert kostnad over tid. Tiltak på kort sikt: Det er etablert møtepunkter mellom de forskjellige aktørene i de ulike prosjektene for å sikre grensesnitt. Dette er ressurser fra Sykehusapotekene i Midt-Norge og Hemit, i tillegg til eksterne aktører som Siemens, ansvarlig for EPJ/KMF, Teriac, ansvarlig for Delta og Swisslog, ansvarlig for ALF. Vedtak i ESA-domstolen knyttet til foretakets salg av legemidler til sykehusforetakene Apokjeden AS klaget i 2005 Staten inn for ESA på grunn av at de mener 2-5 om offentlig eierskap til sykehusapotek strider mot EØS-avtalens bestemmelser om etableringsfrihet (artikkel 31) og fri kapitalbevegelse (artikkel 40). Saken er ikke ferdigbehandlet av ESA ennå, men det forventes en avklaring i løpet av 2009. Dersom ESA gir Apokjeden medhold i klagen innebærer det at 2-5 må endres/opphøre, noe som medfører en mulig endring av eierskap eller aktivitet i Sykehusapotekene i Midt-Norge HF. Tiltak på kort sikt: Dersom vedtaket i ESA-domstolen medfører at eierskap eller aktivitet må endres, vil dette være en langsiktig prosess i form av samarbeid mellom HOD, RHF og HF. Igangsetting av omstillingsprosesser i eget foretak og i St. Olavs Hospital i forhold til automatisert legemiddelforsyning Ved innføring av automatisert legemiddelforsyning (ALF)i St. Olavs Hospital krever dette omstillingsprosesser både i Sykehusapoteket i Trondheim og i St. Olavs Hospital. Prosessene i apoteket ved leveranse av legemidler til sykehuset vil endres vesentlig ved at pakking av legemidler blir gjenstand for en automatisert prosess som krever en annen oppfølging og kvalitetssikring enn tradisjonell leveranse av legemidler. Prosessen i apoteket må gjøres så kostnadseffektiv som mulig uten at dette reduseres kvaliteten på leveransen. Omstillingsprosesser i St. Olavs Hospital er helt avgjørende for at automatisert legemiddelforsyning skal lykkes i henhold til prosjektplan og i henhold til kvalitativ og kvantitativ gevinstrealisering. Tiltak på kort sikt: Prosessene må igangsettes i forkant av implementeringen av ALF. Det er i langtidsbudsjettet for 2010 satt av ressurser til omstillingsprosessen i Sykehusapoteket i
Trondheim og til å bidra med kompetanse inn i St. Olavs Hospital, men for å lykkes må plan for omstilling utarbeides allerede høsten 2009. Igangsetting av omstillingsprosesser i eget foretak og i St. Olavs Hospital i forhold til legemiddelutblandinger i apotek i stedet for i sykehus Ved innflytting i nye sentra i St. Olavs Hospital vil legemiddelutblandinger som krever spesielle produksjonsforhold, som antibiotikakurer, bli overført til Sykehusapoteket i Trondheim, med bakgrunn i vedtak fattet av Felles utviklingsenhet (FUE), beslutningsorganet for utviklingssaker for nytt universitetssykehus. Årsaken til dette er at punktavsugene i medisinrommene i sykehuset er fjernet i fase 2. Dette innebærer omstillingsprosesser både i apoteket og i St. Olavs Hospital for å sikre en kvalitativ og effektiv prosess av legemiddelutblandinger. I tillegg vil det være kritisk at det blir avsatt investeringsmidler til å oppgradere produksjonslokalene både kapasitets- og kvalitetsmessig i løpet av 2010. Tiltak på kort sikt: Det er vesentlig å få satt av tilstrekkelige ressurser og etablere nye prosesser i forhold til forventet produksjonsøkning, i tillegg til å ha løpende kontakt med ledelsen i de innflyttingsklare sentrene. Det blir søkt til Helse Midt-Norge om investeringsmidler til oppgradering av produksjonslokalene for 2010, i henhold til søknad for 2009. Deltagelse i prosessen knyttet til Nye Molde Sjukehus I forbindelse med utbyggingen av Nye Molde Sjukehus er det kritisk at Sykehusapotekene i Midt-Norge ved Sjukehusapoteket i Molde, får tilstrekkelig innflytelse i forhold til framtidig legemiddelforsyning og legemiddelutblanding i sykehuset. Manglende deltagelse fra apotekets side kan innebære at prosesser og arealer knyttet til legemiddelforsyningen og legemiddelutblandinger ikke blir tilrettelagt i forhold til forventet utvikling, mål og krav innen området. Tiltak på kort sikt: Det må etableres gode kontaktpunkter mellom prosjektledelsen i Nye Molde Sjukehus, Helsebygg og ledelsen i Sjukehusapoteket i Molde og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF. Øvrige målområder og krav følges opp fortløpende gjennom året gjennom ledermøter, aktivitets- og regnskapsrapportering og stabsmøter. Det foreligger en viss risiko, de gule, knyttet til måloppnåelsen for enkelte av de faglige aktivitetene rettet mot foretaket hovedmål om kvalitet i legemiddelforsyningen og farmasøytiske tjenester, men dette er områder foretaket har et overordnet fokus rettet mot. RAPPORTERING Administrerende direktør vil orientere styret om status ved utgangen av 2009 i forhold til ivaretakelsen og gjennomføringen av krav og mål i styringsdokument, foretaksprotokoll og måldokument. Det vil i denne forbindelsen blir gjennomført en ny vurdering av risikobildet og eventuelle korrigerende tiltak som må iverksettes for å sikre måloppnåelse. Rapportering av risikobildet og eventuelle korrigerende tiltak vil rapporteres til eier via direktør- og dialogmøter, via månedlig og tertialvis rapportering av økonomi- og bemanningstall og gjennom årlig melding. 4
ADMINISTRERENDE DIREKTØRS OPPSUMMERING OG ANBEFALING Administrerende direktør vurderer mål og krav gjennom styringsdokument, foretaksprotokoll og måldokument som omfattende og krevende, men oppnåelige gjennom aktiv innsats og ledelsesmessig oppfølging av økonomi, bemanning og igangsatte prosjekter. Med bakgrunn i risikovurderingen, vil tiltak for å håndtere de mest vesentlige risikoområdene bli prioritert. Administrerende direktør anbefaler at styret tar redegjørelsen til orientering og at styret vurderer de ulike styringssystemene for å ivareta mål og krav fra eget styre og fra eier som tilfredsstillende. 5