Statens standardavtaler Avtaler og veiledninger om IT-anskaffelser Driftsavtalen - MIL.NO Avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare Bilag 4 Administrative bestemmelser
TU4.UT FORESPØRSEL NR.: FSP-FLO-IKT/2007/007 Innholdsfortegnelse TUADMINISTRATIVE BESTEMMELSERUT...3 TU4.1UT TUINNLEDENDE FORHOLDUT...3 TU4.1.1UT TUKontaktpersonerUT...3 TU4.1.2UT TUAttestasjonsansvarligeUT...3 TU4.1.3UT TUSkifte av personellut...3 TU4.1.4UT TUSignaturmatriseUT...3 TU4.2UT TUORGANISASJONUT...3 TU4.2.1UT TUDriftsrapporteringUT...4 TU4.2.2UT TUMøteplanUT...4 TU4.2.2.1UT TUBudsjettUT...4 TU4.2.2.2UT TUDefinerte deltakereut...4 TU4.2.2.3UT TUReferatUT...4 TU4.3UT TUROLLERUT...4 TU4.3.1UT TUForsvaretUT...5 TU4.3.2UT TULeverandørenUT...5 Side 2 av 5 sider
4. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 4.1 Innledende forhold Dette dokumentet gjelder for samarbeids- og leveranseorganisasjonen i forbindelse med leveranse av de avtalte Driftsytelsene. Det presiseres at det er roller / funksjoner som defineres, og at en person kan gå inn i flere roller samtidig. I tillegg tar dette dokumentet for seg hovedprosesser som danner grunnlaget og definerer behovet for samarbeids- og leveranseorganisasjonen. 4.1.1 Kontaktpersoner Leverandøren og Forsvaret skal utpeke en person i egen organisasjon som har det daglige ansvaret for å følge opp at Avtalen overholdes. 4.1.2 Attestasjonsansvarlige Forsvaret skal definere lokale attestasjonsansvarlige, som skal godkjenne tilganger og rettigheter for brukere. Fysiske tilkoblinger til nett og tjenere, - samt tilgang til applikasjoner, data og tjenester i nettet, skal være undertegnet av attestasjonsansvarlig. Forsvaret er ansvarlig for å utpeke lokale attestasjonsansvarlige og informere Leverandøren skriftlig om dette. Forsvaret er ansvarlig for skriftlig å utpeke personell med mandat for å attestere tilleggsbestillinger og endringsordre, jf. den generelle avtaletekstens pkt. 11. 4.1.3 Skifte av personell Partene plikter å varsle hverandre skriftlig i god tid før skifte av nøkkelpersonell, ref. rollebeskrivelsene. Partene kan ikke avvise dette uten saklig grunn. Forsvaret kan videre anmode om at Leverandørens nøkkelpersonell skiftes ut. Forsvaret må i så fall redegjøre for hvorfor slik utskiftning kreves. Leverandøren kan ikke avvise Forsvarets anmodning uten saklig grunn. 4.1.4 Signaturmatrise Det skal foreligge en signaturmatrise som viser hvilke personer som til enhver tid innehar de forskjellige roller/funksjoner. Ajourføring skal godkjennes av begge Parter. Oppdatert matrise skal finnes i Driftsdokumentasjonen. 4.2 Organisasjon For å sikre best mulig samarbeidsforhold skal Leverandøren sette opp et Leveranseteam med dedikerte personell for å sikre stabil drift (leveranse) til Forsvaret. Leveranseteamet skal følge opp kvalitet og økonomi, herunder også fakturagrunnlag, på de utførte tjenester, og sørge for en dokumentert videreutvikling av kvalitet og økonomi. Leveranseteamet skal ha Side 3 av 5 sider
hovedfokus på avvik i forhold til Avtale, trender/risiki og behandling av disse, samt gjøre vurdering av innspill fra Forsvaret. Det presiseres at teamet også skal ha fokus fremover, og kvalitetssikre tiltaksplaner. 4.2.1 Driftsrapportering Det skal avleveres månedlige driftsrapporter. Rapportene skal inneholde følgende: Driftsrapport m/kapasitetsoversikt Avvik i forhold til avtalt servicenivå Trend- og risikoanalyser Åpne saker Rapporten skal leveres senest 2 arbeidsdager etter avsluttet måned. 4.2.2 Møteplan Det skal avholdes halvårlige driftsmøter. Møtene skal ha fast agenda som følger: Økonomi Fakturagrunnlag Tilleggstjenester Sanksjoner Prosjekter Drift Driftsrapport m/kapasitetsoversikt Avvik i forhold til avtalt servicenivå Trend- og risikoanalyser Åpne saker Eventuelt Møtet ledes av Leverandørens Service Delivery Manager. 4.2.2.1 UBudsjett Leverandørens deltakelse i driftsmøter skal være uten tilleggskostnad for Forsvaret. 4.2.2.2 UDefinerte deltakere Fra Forsvaret: Systemeier Leder Applikasjonsdrift Fra Leverandøren: Service Delivery Manager Løsningsansvarlig Ved behov innkalles fagpersonell. 4.2.2.3 UReferat Det føres møtereferat fra hvert møte. Deltakerne har informasjonsplikt overfor egen organisasjon. 4.3 Roller Oppdatert signaturmatrise skal alltid finnes i Driftsdokumentasjonen. Side 4 av 5 sider
4.3.1 Forsvaret Systemansvarlig Denne rollen er i hovedsak ansvarlig for daglig kontakt mot Forsvarets brukergrupper og informasjonsredaktører, og har ansvar for kontakt mot applikasjonsleverandør, samt videreutvikling og forbedringer av løsningen. Leder Applikasjonsdrift Denne rollen er i hovedsak ansvarlig for den daglige driftstjenesten for applikasjonen. Rollen er også ansvarlig for kontakten mot Leverandørens brukerstøtte. Merkantil kontakt Denne rollen betjener alle merkantile og kontraktuelle saker knyttet til leveranse av tjenesten. 4.3.2 Leverandøren Salgsansvarlig Denne rollen har ansvar for videreutvikling av avtaleverket mellom Forsvaret og Leverandøren. Service Delivery Manager Denne rollen er ansvarlig for at leveransene ihht. avtale tilfredsstiller de fastsatte krav. Rollen skal innhente og kontrollere styringsinformasjon fra driftsorganisasjonen og framlegge dette i de månedlige driftsrapportene. Løsningsansvarlig Denne rollen er ansvarlig for forvaltning av Forsvarets tekniske løsning i løpende driftsfase og foreta vurderinger av fremsatte endringsforslag. Side 5 av 5 sider