Årsrapport 2013. Elisabeth Flasnes 2009. Kemneren i Bergen

Årsrapport 2013 Elisabeth Flasnes 2009 Kemneren i Bergen

Innhold KEMNERENS KOMMENTAR... 4 Skatteregnskapet 2013... 6 Marginoppgjør for inntektsåret 2012... 7 Marginoppgjør for inntektsåret 2013... 7 VERNE- OG MILJØARBEID... 9 Arbeidsmiljøgruppen... 9 Verneombud... 9 ADMINISTRASJONSAVDELINGEN... 10 I. Organisasjon... 10 II. Oppgaver/resultater... 10 Ansettelser... 10 AVDELING FOR KOMMUNALE KRAV... 12 I. Organisasjon... 12 Innfordringsgruppen... 12 Egenbetalingsgruppen... 13 Betalingsservice... 13 II. Oppgaver/Resultater... 14 III. Mål og handlingsplan 2013... 16 DRIFTSAVDELINGEN... 19 I. Organisasjon... 19 Internkontroll... 20 Skatteavregning... 20 Betalingsformidling... 20 Eiendomsskattekontoret... 22 Søknad/dokumentkontroll... 23 II. Mål og handlingsplan 2013... 25 INKASSOAVDELINGEN... 26 I. Organisasjon... 26 II. Målkrav og måloppnåelse... 28 III. Total restanse og berostillelse... 29 1

IV. Arbeid med restanser eldre år... 31 V. Innfordringens effektivitet... 31 KONTROLLAVDELINGEN... 33 I. Organisasjon... 33 Innfordring... 33 Innfordring mot upersonlige skatteytere/selskap... 34 Innfordring mot enkeltpersonforetak med arbeidsgiveransvar (felleskunder)... 35 Innfordringsstatistikk... 36 Politianmeldelser... 37 Kontormessig kontroll (oppgavekontroll)... 38 Arbeidsgiverkontroll - stedlig... 39 II. Mål og handlingsplan for 2013... 43 Politisk styring 2013... 44 I. Takstnemnda... 44 II. Overskattetakstkommisjonen... 44 Vedlegg 1. Skatteregnskapet... 45 Vedlegg 2. Restanseutviklingen... 46 Totale restanser:... 47 2

Kemneren i Bergen Kemner Lasse Hunsrød Administrasjonsavd. Astrid Bergesen Driftsavd. Grethe S. Losnegaard* Inkassoavd. Tore-André Gram-Knutsen Avd. for kommunale krav Jarl Halland Kontrollavd. Christine Due Sivertsen * i permisjon til juni 2014. Fungerende leder for driftsavd: Erik Iden. Kemneren er en etat i byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap og har på vegne av stat, fylke og kommunen ansvaret for: innfordring av skatt og avgift arbeidsgiverkontroll søknader ettergivelse/nedsettelse av skatt For disse arbeidsoppgavene er vi underlagt Finansdepartementets, Skattedirektoratets og Skatt vests faglige instruksjonsmyndighet For kommunen har vi følgende hovedoppgaver: innfordring eiendomsskatt og kommunale avgifter innfordring øvrige kommunale krav krever inn vederlag (egenbetaling) og produserer vedtak om egenbetaling ved opphold i institusjon 3

KEMNERENS KOMMENTAR Kemneren i Bergen Den totale skatte- og avgiftsinngangen hos Kemneren var i 2013 38 474 millioner kroner. Bergen kommunes andel av dette var 7 415,3 millioner kroner, en økning på 5,8 prosent i forhold til 2012. I forhold til kommunens reviderte budsjett for 2013 er resultatet et underskudd på 42,9 millioner. Sammenlignet med landet for øvrig, viser utviklingen i første del av året at skatteinngangen i Bergen var relativt sterkere enn sammenlignbare kommuner. I siste del av året har dette jevnet seg ut og veksten viser en markert fallende tendens. Skatteregnskapssystemet SOFIE er fortsatt i solid og stabil drift. Vi har sammen med de største byene tatt initiativ til å kunne tilby moderne betalingsformer som e-faktura, kredittkort o.l. og håper at dette kan bli realisert i 2014. Vi er fortsatt fornøyd med de nye, moderne lokalene våre som legger til rette for gode arbeidsformer og god service til publikum. De siste inneklimautfordringene i bygget skal nå være løst, vel fem år etter innflytting. På skattesiden viser resultatene og aktivitetene svært gode resultater. På områdene restskatt og forskuddsskatt fra personlige skatteytere har vi nådd enda bedre resultater enn i 2012. Vi har i perioder i 2013 vært blant de tre beste av storbyene. I 2013 har vi vært en av tre piloter på bruk av det nye kontrollstøttesystemet KOSS. Dette har medført mye ekstraarbeid og tidstap og har gjort at vi i år bare har kontrollert 4,2 prosent av arbeidsgiverne mot målet på 5 prosent. Systemet som planlegges innført for alle skatteoppkreverne i 2014 vil forbedre og effektivisere kontrollene for alle. Vi har også i 2013 gode resultater på området kommunal innfordring. Vårt innfordringssystem, Predator, er nå tatt i bruk i en rekke norske kommuner og dette åpner for felles videreutvikling av viktig funksjonalitet. Også i 2013 har vi satset på god og tydelig kommunikasjon. Vi har gjennomført et nytt opplæringsopplegg for vår språkstandard «Klart språk» og vil satser vi videre på dette i 2014. Vi prioriterer fortsatt høy etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse og har ved hjelp av ulike tiltak også fokusert på dette i 2013. Vi har innført Skatteetatens opplegg for «Kontinuerlig forbedring» (Lean) og benyttet dette for å effektivisere arbeidet vårt. Denne metodikken har vist seg svært nyttig og vi vil arbeide videre med å redusere sløsing og forhindre dobbeltarbeid i 2014. Totalt sett har 2013 vært nok et godt år for virksomheten vår og jeg vil benytte anledningen til å takke medarbeiderne våre for den innsatsen som er blitt nedlagt. 4

Bergen, 20. januar 2013 5

Skatteregnskapet 2013 Årsregnskap for Bergen kommune for regnskapsåret 2013. Avlagt etter kontantprinsippet. 2013 2012 Endring 1 Likvider 2 255 545 882 2 058 569 871 9,57 % Skyldig skattekreditorene -242 144 376-198 163 737 22,19 % Skyldig andre -15 681 099-9 095 433 72,41 % Innestående margin -1 997 720 411-1 851 310 706 7,91 % Udisponert resultat 4 4 Sum 0 0 2 Arbeidsgiveravgift -8 899 888 289-8 460 926 504 5,19 % Kildeskatt -60 473 955-208 757 102-71,03 % Personlige skatteytere -25 009 861 588-23 470 858 634 6,56 % Selskapsskatt -4 460 249 300-4 948 231 554-9,86 % Renter -48 258 968-110 562 321-56,35 % Innfordring 4 265 226 4 617 896-7,64 % Sum -38 474 466 874-37 194 718 219 3,44 % 3 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift 8 899 888 288 8 460 926 505 5,19 % Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift 6 260 419 333 5 807 530 871 7,80 % Fordelt til Fylkeskommunen 1 584 979 092 1 475 776 431 7,40 % Fordelt til kommunen 7 415 335 651 7 007 306 367 5,82 % Fordelt til Staten 14 314 317 439 14 443 191 017-0,89 % Krav som er ufordelt 0-2 Videresending plassering mellom kommuner -472 929-12 970 Sum 38 474 466 874 37 194 718 219 3,44 % 6

Marginoppgjør for inntektsåret 2012 2012 Konto 2191 i inntektsåret eller før 1 853 337 098 Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret 358 486 107 Konto 2191 totalt avsatt margin 2 211 823 205 Konto 2192 bruk av avsatt margin -2 038 437 384 Konto 1210 innestående margin -173 385 821 Konto 2350 overskytende forskudd 2 038 437 451 Differanse mellom totalt avsatt margin og overskytende forskudd 173 385 754 Som tabellen viser var det for mye avsatt margin i 2012. Marginoppgjør for inntektsåret 2013 2013 Konto 2191 i inntektsåret eller før 1 999 876 489 Konto 2191 periode 1-6 året etter inntektsåret 0 Konto 2191 totalt avsatt margin 1 999 876 489 Konto 2192 bruk av avsatt margin -2 156 078 Konto 1210 innestående margin -1 997 720 411 Konto 2350 overskytende forskudd 2 156 081 Differanse mellom totalt avsatt margin og overskytende forskudd 1 997 720 408 Innestående margin for 2013 er pr 31.12.13 på kr 1 997 720 408. Kommentar: Marginoppgjøret for 2012 viser at det var for mye avsatt margin i 2012, men vi ser en nedadgående trend når det gjelder størrelse på for mye avsatt margin. Marginprosenten er fremdeles 9 prosent for 2012 og 2013, som vedtatt i 2009. 7

Skatteoppkreveren i Bergen bekrefter at skatteregnskapet for 2013 er utført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra Regional kontrollenhet. Bergen, 20. januar 2014 Lasse Hunsrød Kemner Grethe S. Losnegaard Økonomisjef 8

VERNE- OG MILJØARBEID Arbeidsmiljøgruppen Ann Margareth Bakke (leder) Lasse Hunsrød Grethe S. Losnegaard/Tore-Andre Gram-Knutsen Jarl Halland Linda Blomberg Gudrun Bjørge Gruppen har hatt fire møter i 2013 og behandlet 8 saker. Viktige saker behandlet i 2013: - Nærværsarbeid - Produksjonsplan, opplæringsplan og strategisk plan 2014 - Inneklimaet i Nonnen Verneombud Administrasjonsavd./ driftsavd.: Avdeling for kommunale krav: Inkassoavdelingen: Kontrollavdelingen: Resultatenhetsverneombud: Gudrun Bjørge Steinar Ravnanger Gudrun Bjørge Line Hitland Gudrun Bjørge 9

ADMINISTRASJONSAVDELINGEN Kemneren i Bergen Avdelingen er ansvarlig for: Personalforhold, herunder lønn, fravær, permisjoner, rekruttering, personaldata og statistikker, samt saksbehandling lov og avtaleverk, etc. I. Organisasjon Avdelingen har en bemanning på to årsverk. II. Oppgaver/resultater Ansettelser I 2013 foretok Kemneren i Bergen 25 ansettelser som fordelte seg slik: 3 personer ble ansatt på drift, 7 på inkasso, 4 på kommunale krav og 11 på kontroll. Figur 1 Antall ansettelser pr år 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Bemanning Kemneren i Bergen har hatt en bemanning i snitt på 116 årsverk i 2013. 5 personer sluttet for å gå over i annen stilling utenfor Kemneren i Bergen, og 8 sluttet for alder. 5 personer hadde redusert arbeidstid på grunn av omsorg, 4 på grunn av AFP. 11 personer hadde permisjon av ulike grunner. 10

Lønnsarbeid Kemneren i Bergen Fast og variabel lønn ble registrert innen fastsatte frister. Registreringer og meldinger ble kontrollert mot lønnsjournal. Det ble inngått avtaler om autopass og fast bilgodtgjørelse. Konteringslistene ble kontrollert månedlig. Sykepengerefusjoner ble sendt lønnskontoret en til to ganger for måneden. Fravær Fraværet ble daglig registrert i WinTid, ERV og et manuelt register. I januar ble systemene oppdatert med overførte feriedager. Informasjon/internkontroll Det ble sendt ut en rekke informasjonsmailer i løpet av året. 11

AVDELING FOR KOMMUNALE KRAV Kommunale krav ivaretar innfordring av eiendomsskatt og kommunale gebyrer, barnehage/sfo, krav fra helse- og sosialkontor, misligholdt husleie og kommunale lån, samt andre misligholdte krav på vegne av kommunale avdelinger og foretak. Avdelingen krever inn løpende egenbetaling for opphold i institusjon og etter- og sluttoppgjør for oppholdet. Kommunale krav er også kontaktleddet mot publikum og tar seg av spørsmål om betaling av kommunale gebyrer og eiendomsskatt og andre kommunale fakturaer. I. Organisasjon Leder Jarl Halland Innfordring Kay André B. Haugen Egenbetaling Marit Hjelle Betalingsservice Trond Eirik Larsen Avdeling for kommunale krav har 29 medarbeidere (27,9 årsverk tilgjengelig) pr. 31.12.2013. Avdelingen består av avdelingsleder, 14 medarbeidere på innfordringsseksjonen, 6 medarbeidere på betalingsservice og 8 medarbeidere på egenbetalingsseksjonen. Innfordringsgruppen Har samarbeidsavtale om innfordring med de fleste kommunale etater. Avdelingen har fått et moderne og fleksibelt innfordringssystem som har effektivisert arbeidet for innfordringsgruppen. Innfordringsgruppen har mottatt over 90 000 krav på i overkant av 326 millioner kroner til innfordring siden det nye innfordringssystemet ble tatt i bruk høsten 2009. I 2013 er det mottatt om lag 24 000 krav som samlet utgjør i overkant av 95 millioner kroner. Både i antall krav og i beløp er det omlag som i 2012. Det ble innfordret vel 64 millioner kroner i 2013, noe som er 5 millioner mer enn året før. Avdelingen fikk tilført ekstra ressurser gjennom året, noe som kan forklare den fine økningen i innfordringstallene. 12

I tillegg til innfordring av 65 millioner kroner i hovedstol er det tatt inn 4,8 millioner kroner i renter hvor 2,8 millioner refererer seg til boliglånsrenter. Gebyrene utgjorde 9,3 millioner kroner som fordeler seg på 4,8 millioner på egne gebyrer/salær, 2,1 millioner på statlige gebyrer og 2,4 millioner kroner i purregebyrer på ordinære fakturaer. Figur 2 - Kommunale krav har lyse og trivelige kontorer i Nonnens 6. etasje. Egenbetalingsgruppen Egenbetalingsgruppen har ansvar for beregning av egenandel for opphold i institusjon, det vil si sykehjem, aldershjem og noen bofellesskap. Totalt gjelder dette over 2 500 institusjonsplasser medregnet plasser i nabokommuner. Fakturering og trygdetrekk av egenandel utgjorde over 363 millioner kroner i 2013. Aktivitetsnivået har vært høyt gjennom hele året. Betalingsservice Er kontaktledd mot publikum om spørsmål vedrørende betaling av kommunale gebyrer, eiendomsskatt og andre kommunale fakturer. Gruppen mottar svært mange henvendelser fra publikum, primært via telefon. I tillegg kommer et stort antall henvendelser via e-post. Gruppen har jobbet bevisst på å få publikum til å ta i bruk mer av kommunens elektroniske tjenester. Dette kan en ha lykkes med da antall henvendelser både via telefon og e-post er redusert de tre siste årene. I dag kan publikum selv hente ut egne kommunale fakturaer som er produsert, både nye faktura og faktura inntil fire år tilbake i tid. Denne oversikten får du via hjemmesiden til Bergen kommune. Eksempelvis barnehage/sfo, kulturskole, praktisk bistand husholdning, egenbetaling institusjon, kommunale avgifter etc. Dette har redusert henvendelsene til betalingsservice i forbindelse med manglende faktura. 13

II. Oppgaver/Resultater Tabell 1 - Avdeling for kommunale kravs innkrevde misligholdte fordringer. Kommunal etat 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Kemneren - Kommunale avgifter 9 392 021 10 425 183 10 204 283 14 326 464 13 265 568 17 750 553 Skole 3 827 504 4 099 250 3 844 688 5 208 440 5 023 999 6 423 284 Helse og sosiale tjenester 1 189 936 1 160 385 996 601 1 920 821 2 418 807 2 201 6403 Bergen Legevakt 500 420 565 615 481 206 680 792 538 017 658 418 BOE Boligavdeling 18 637 556 20 659 521 17 291 055 21 828 602 17 709 663 15 209 218 BBB Husleie 9 780 982 10 245 210 7 637 829 8 077 949 7 900 787 8 676 394 Bergen Parkeringsselskap 2 162 092 2 460 716 1 806 299 2 235 468 2 620 407 2 840 809 Andre etater 15 507 783 8 689 101 7 309 610 16 235 359 9 560 579 10 291 398 Totalt 60 998 294 58 310 812 49 571 571 70 513 895 59 037 827 64 041 714 Tabell 2 - Innfordring av kommunale krav i perioden 2004 2013 (i kroner) 80000000 70000000 60000000 50000000 40000000 30000000 20000000 10000000 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Det nye innfordringssystemet Procasso er fullført og ferdigstilt. Det har gitt et mer moderne og fleksibelt innfordringssystem som har effektivisert innfordringsarbeidet. 14

Figur 3 - Produksjon saker egenbetalingsseksjonen. Kemneren i Bergen Egenbetalingsseksjonen har ved hjelp at saksbehandlings- og avregningssystemet Profil fattet vedtak om egenandelbetaling fordelt på løpende vedtak for opphold i institusjon, i tillegg til årlige endringer, etteroppgjør og sluttoppgjør. Seksjonen produserte 7 546 saker i 2013 noe som er 28 prosent flere saker enn året før. Trekk i beboernes trygd via NAV og fakturering fra kommunen utgjorde samlet 363 millioner kroner. Dette er en økning på over 27 millioner kroner i forhold til 2012. Fakturering fra kommunen utgjorde 90 millioner kroner (76 millioner kroner i 2012), og trekk i trygd via NAV utgjorde 273 millioner kroner (260 millioner kroner i 2012). Seksjonen produserte nærmere 37 000 fakturagrunnlag og sendte ut om lag 7 500 brev i 2013. Figur 4 - Antall e-poster til betalingsservice i perioden 2006 2013. 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 15

Utviklingen av henvendelser til betalingsservice har vært jevnt økende fra 2005 og frem til 2010. Betalingsservice har jobbet bevisst med å få publikum til å ta i bruk kommunens elektroniske tjenester via Bergen kommunes hjemmeside hvor en kan ta ut diverse kommunale faktura med «Din side». I tillegg er kemnerens hjemmesider oppdatert med ulike endringsskjemaer som publikum kan hente ut direkte fra internett. Disse tiltakene kan være årsak til at henvendelser via telefon og e-post har vist en synkende tendens i de siste år, og er en bevisst satsing på kundevennlige tiltak som skal forenkle og forbedre publikums opplevelse. III. Mål og handlingsplan 2013 Avdeling for kommunale krav innfordret nærmere 18 millioner kroner i skyldig eiendomsskatt og kommunale gebyrer i 2013. Det er 34 prosent økning i forhold til året før. Vi har hatt et sterkt fokus og ekstra ressurser på denne type krav. 147 eiendommer (81 eiendommer i 2012) ble begjært tvangssolgt grunnet skyldige kommunale gebyrer, og 13 tvangssalg ble gjennomført (8 i 2012). Etter at begjæring er overlevert tingretten tar det vanligvis ett år eller mer før salg er gjennomført. 21 boliger/leiligheter ble begjært tvangssolgt grunnet mislighold av kommunale lån (25 boliger i 2012) og 11 tvangssalg er gjennomført (8 i 2012). Det er innfordret 15,2 millioner kroner i misligholdte boliglån. Avdelingen har i tillegg hatt inntreden i totalt 5 saker (14 saker i 2012) hvor banker eller andre alt har begjært tvangssalg. Grunnet skyldige parkeringsbøter ble 51 biler (35 i 2012) begjært tvangssolgt, men alle ble betalt før tvangssalg fant sted. Det er også begjært 6 tvangssalg i løsøre (primært biler), men kravene ble oppgjort. Pr. 31. desember 2013 er det til innfordring på skyldig eiendomsskatt og kommunale gebyrer 3,4 millioner kroner. Avdelingen har sendt ut 36 260 betalingsoppfordringer noe som er vel 4 500 mer enn året før. Videre 19 546 4-18-varsler noe som er nær en fordobling fra i fjor og det er foretatt 1 862 utleggsforretninger/ utleggstrekk som er 17 prosent flere enn i 2012. Det er også sendt 62 forliksklager som er noen færre enn året før. Aktivitetsnivået har med andre ord vært svært høyt. Figur 5 - Kommunale krav har sendt ut ca. 65 000 brev til ulike skyldnere i 2013. Konvolutteringsmaskinen er en viktig hjelper da den skiller de ulike arkene fra hverandre slik at brevene blir pakket med riktige ark i rett brev. 16

Figur 6 - Ikke alle er like glad i brevene fra kemneren. Noen får hard medfart og kommer i retur med ukjent adresse. Vi har inngått EA returavtale med Posten slik at denne videreformidler brevet vårt til siste oppdaterte adresse. Adressekorrigering sendes på fil til oss så vi kan oppdatere adressen i datasystemet vårt. Har ikke Posten ny adresse kommer brevet i retur. Da gjør vi jobben selv og sender ut nytt brev med ny adresse. Totale restanser utgjør 136 millioner kroner som er økning på 2 prosent fra året før. Restansen er fordelt på 35 206 ulike saker. Det er 1 100 flere saker enn ved forrige årsskiftet. Nær halvparten (45 prosent) av den utestående restanse er misligholdte kommunale boliglån som utgjør totalt 61,5 millioner kroner. Antall mottatte inkassosaker i 2013 er på nivå med året før, både i antall og i volum (kronebeløp). Vi klarte vårt mål om å holde restansen på porteføljen i snitt på 150 millioner kroner. Gjennomsnittlig beløp er på i underkant av 140 millioner i 2013. Det er noe høyere enn i 2012. es 2011 Saker fra 2010 har en løsningsgrad i forhold til innfordret beløp på 83 prosent og 78 prosent på saker fra 2011. Saker fra 2012 har en løsningsgrad i forhold til mottatte saker på 64 prosent og 42 prosent på saker fra 2013. Dette er noe lavere enn forventet, men en stor del av debitormassen har liten eller ingen betalingsevne. Mange krav er sikret i 10 år etter rettslig innfordring. Disse kravene følges jevnlig opp og det vil hele tiden komme innbetalinger på eldre krav noe som vil påvirke løsningsgraden positivt. Kommunale krav mottok nye krav på til sammen over 30 millioner kroner bare i løpet av årets 3 siste måneder og dette påvirker selvsagt løsningsgraden for 2013. Både i saker og beløp er likevel ca. 40 prosent av mottatte saker i 2013 alt innfordret. Det er sendt 226 begjæringer om fravikelse (utkastelse) på kommunale boliger/leiligheter grunnet manglende husleiebetaling. Det er en positiv nedgang på ca. 7,5 prosent både i år og i fjor. Det ble likevel gjennomført 43 fravikelser som er flere enn året før. Avdelingen jobber tett med de ulike sosialkontor i forhold til fravikelser. Kemneren har et telefonisk kontaktsenter for å bedre kunde- og publikumsservice. Dette for å synliggjøre ventetid og responstid slik at ressurser kan settes inn ved behov. Kommunale krav 17

mottok nærmere 28 000 telefonhenvendelser i 2013 hvor 94 prosent ble besvart og 74 prosent besvart innen 29 sekunder. Det er tett opp til vår målsetting på 95 prosent besvarelse og 75 prosent innen 30 sekunder. I tillegg kommer det en rekke direktetelefoner til saksbehandlerne. Disse er ikke med i statistikken. Kemneren har en målsetting om svarprosent på 95 prosent og på 75 prosent svarprosent innen 30 sekunder. Kommunale krav mottok om lag 1 000 flere telefoner i 2013 enn året før. Betalingsservice hos kommunale krav som er kontaktledd mot publikum ved henvendelser om betaling av kommunale fakturaer har som hovedmålsetting at kunden skal føle at det er enkelt å ta kontakt med oss og kunden skal oppleve god kvalitet i saks- og kundebehandling. Betalingsservice hos kommunale krav mottok alene ca. 17 000 telefonhenvendelser i 2013. Det er om lag 1 000 færre enn året før. 93 prosent av telefonene er besvart og 70 prosent er besvart innen 29 sekunder. Gruppen har vært flink til å informere om kommunens elektroniske tjenester hvor publikum selv kan søke informasjon og få utført ulike tjenester. Gruppen har også jobbet aktivt mot de ulike fagetater for å forbedre utsendte faktura med fakturatekster og kontaktpunkter (telefon og e-postadresser). Dette kan ha hatt innvirkning på at antall henvendelser både via e-post og telefon viser nedgang. Antall henvendelser via e-post er redusert med 7 prosent fra 2012 til 5 279 i 2013. Egenbetalingsseksjonen har hatt høy aktivitet i 2013 noe som økningen på 28 prosent i antall saker tilsier. Det har vært en klar økning både i trekk i trygd via NAV og fakturering fra kommunen når vi sammenligner med tallene for 2012. Seksjonen har fornyet årlige vedtak for langtidsbeboere i tråd med målsetningen. Videre har langtidsbeboere fått vedtak om egenandelbetaling innen en måned etter at beboer har fått tildelt langtidsplass i institusjon. Vedtak om etteroppgjør 2012 er også i henhold til målsetning, mens sluttoppgjør 2012 ligger noe etter målsetningen. Egenbetalingsseksjonen har i 2013 fattet 2 849 nye vedtak og 935 vedtak er omgjort. Når det gjelder etteroppgjør er det fattet 1 889 vedtak og det er gjort vedtak om 2 585 sluttoppgjør/andre. Dette er totalt en økning på 15-20 prosent sammenlignet med 2012. Status for klagesaker er fem ubehandlede saker per 31.12.2013. Totalt er 15 saker oversendt til Fylkesmannen i Hordaland som klageinstans. I de seks sakene som fylkesmannen har fattet endelig vedtak i, har vi fått medhold i fem av disse. 18

DRIFTSAVDELINGEN Ivaretar både kommunale og statlige oppgaver samtidig som avdelingen har ansvar for kontorets stab/støtteoppgaver som IKT, innkjøp og dokumentkontroll. Avdelingen har ansvar for skatteregnskapet, internkontroll av skatteregnskapet og avstemming av bank og kasse. I tillegg har avdelingen ansvar for saksbehandling av søknader om lemping og ettergivelse av skatt, samt fordringsanmeldelse og tilsvar i forbindelse med forslag til gjeldsordning etter gjeldsordningsloven og oppfølging av vedtatte gjeldsordninger. Dette gjelder både skatte- og avgiftskrav og kommunale avgifter/krav. Avdelingen ivaretar Bergen kommune sin kassefunksjon og betjener her også Skatt vest. Publikumsmottak er og sammen med Skatt vest. Eiendomsskattekontoret har ansvar for forvaltning av eiendomsskatteloven og er sekretariat for takstnemnda og overskattetakstkommisjonen. I. Organisasjon Driftsavdelingen består av totalt 19 årsverk, fordelt på 21 personer. Avdelingen er organisert i 4 grupper og en stabsstilling. Leder Grethe Losnegaard (permisjon til juni 2014) Fungerende leder: Erik Iden Controller Elisabeth Flasnes Betalingsformidling, ekspedisjon Erik Iden Skatteavregning Gunn M. Ellingsen Skattesøknader, dokumentkontroll Sissel Nordstrønen Eiendomsskatt Lillian Vangberg Fungerende leder: Tord Støve 19

Internkontroll Kemneren i Bergen har fokus på internkontroll, og har en egen stilling knyttet til arbeidet med internkontroll, Controller. Den interne kontrollen ved kontoret er en løpende kontroll av rutiner og prosedyrer for å sikre at interne og eksterne krav til kvalitet blir oppfylt. Kemneren i Bergen benytter COSO-modellen i arbeidet med internkontroll. Controlleren har arbeidsoppgaver som går på å analysere risikoområder, følge opp og kontrollere skatteregnskapet, bistå fagavdelingene i arbeidet med internkontroll og risikostyring, samt å utvikle og vedlikeholde rutiner og rutinebeskrivelser innen internkontroll. Skatteavregning Gruppen har ansvaret for registrering og kontroll av skatteregnskapet. Arbeidet består blant annet av tilrettelegging og registrering av innbetalinger fra kasse og bank. Gruppen har også ansvar for kontroll og utsendelse tilgodebeløp for personlige og upersonlige skatteytere. Dette gjelder både ordinære oppgjør og oppgjør som fremkommer etter klager/ endringssaker. Endringssaker for de siste tre årene, kjøres stort sett hver helg. De eldre årene en gang i måneden. De siste årene har arbeidet med retur av utbetalinger vært prioritert. Det har vært en økning av returer, spesielt gjelder dette utenlandske statsborgere. Rutinen er endret slik at en nå tilskriver siste arbeidsgiver for å få opplysninger om adresse eller konto. Det har vært god respons ved å tilskrive arbeidsgivere. Betalingsformidling Gruppen har ansvar for deler av inn- og utbetalingene for Bergen kommune. Målet er rett betaling til riktig tid og at inn- og utbetalingene blir korrekt bokført innen tre dager etter transaksjonsdato. Total omsetning over driftskontoen var i 2013 ca. 20 milliarder. Saldoen på kontoen har gått ned om lag én milliard kr siden 2012. Det vil si at alt som har kommet inn på kontoen har blitt formidlet videre over 5 000 transaksjoner. Noen nøkkeltall: - Kr 13,3 millioner mottatt fra Helse Bergen for Agresso kunde - Kr 0,18 millioner mottatt kortterminal ved Danckert Krohn Seniorsenter - Kr 1,5 millioner mottatt kortterminal ved Smittevernkontoret - Kr 1,86 milliarder avsatt skattetrekk ved lønnskjøringer - Kr 9,6 millioner mottatt for Nygård Skole ca. 3 200 transaksjoner, om lag 100 av disse har blitt innbetalt direkte i kassen Betalingsformidling utfører også remittering for sosialkontorene, barneverntjenesten og Introduksjonssenteret for flyktninger (MOKS). Totalt ca. 120 000 utbetalinger i 2013. Nøkkeltall: - Kr 13,8 millioner utbetalt for MOKS - Kr 142 millioner utbetalt for barneverntjenesten - Kr 287,5 millioner utbetalt for sosialtjenesten 20

- Kr 1,1 millioner mottatt i retur (390 stykk) Kemneren i Bergen For Boligetaten har betalingsformidling utbetalt nær kr 640 millioner. For egenbetalingsgruppen ved avdeling for kommunale krav har betalingsformidling mottatt og inntektsført ca. kr 274 millioner. Betalingsformidling sitter også med banktilgangene til kommunens skattetrekkskonto og lånefond. Fra disse ble det utbetalt hhv. kr 1 862 millioner og omsatt for kr 18 331 millioner i 2013. Kasse En annen viktig del av gruppens arbeid, er å holde Kemnerens kassefunksjon i drift. Det foretas ulike innbetalinger til kassen. Til Sofie ble det totalt innbetalt kr 6,9 millioner, en økning på rundt kr 600 000 fra 2012. Det ble innbetalt kr 1,8 millioner i kommunale avgifter til avdeling for kommunale krav, en økning på rundt kr 100 000 fra 2012. Til Agresso kunde ble det innbetalt rett i overkant av kr 1 million via kassen, en nedgang på om lag kr 300 000. Betalingsservice tar også imot MVA og arv for Skatt vest som innbetales over kassen. Det ble innbetalt kr 1 million i 2013, 700 000 mer enn i 2012. Ekspedisjon I ekspedisjonen får publikum hjelp i skranken eller formidles videre til saksbehandler. Målet er god service og at man unngår køer ved forfall og avregning. Samarbeidet med Skatt vest er tett og stadig utviklende. Det ble ekspedert nesten 11 000 kunder i løpet av 2013, hvilket er ganske jevnt med 2012 som hadde 10 586 henvendelser. 21

Figur 7 - Daglige ekspederinger 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 2013 2012 Ekspedisjonen er en del av førstelinjetjenesten til Bergen kommune. Det foretas også diverse korrespondanse med Lønns- og regnskapssenteret vedrørende tilbakebetalinger og strykning av gebyr, utligninger osv. Det utleveres materiell og brosjyrer. Avdelingen behandler returnert post for ny utsendelse. Ekspedisjonen har tidligere levert ut det meste av materiell i forbindelse med lønns- og trekkoppgavene for kontoret. Nytt fra i år er at Kemneren ikke lenger får tilsendt lønns- og trekkoppgaver som skal gis til arbeidsgivere. Ekspedisjonen har hatt stor pågang av både arbeidsgivere og regnskapskontor som ikke har fått med seg denne endringen. Eiendomsskattekontoret Eiendomsskattekontoret fungerer som sekretariat for Takstnemnda og Overskattetakstkommisjonen. Kontoret ajourholder takstgrunnlaget for utskriving av eiendomsskatt som kreves inn sammen med øvrige kommunale gebyr og avgifter. I 2013 ble det krevd inn eiendomsskatt på næringseiendommer og Verk og bruk jfr. Lov om eigedomsskatt til kommunane (esktl.) 3 d. Takstgrunnlaget fra alminnelig taksering 2004 2006 er lagt til grunn for utskriving av eiendomsskatten og skattesatsen var 5 promille. Takstnemnda har avholdt 3 møter hvor 214 takster og 30 klagesaker er behandlet. En sak ble videresendt til overskattetakstkommisjonen og er behandlet der. I perioden er 19 søknader om fritak etter 7 behandlet, samtlige er oversendt bystyret som har fattet vedtak. I tillegg har Eiendomsskattekontoret behandlet 7 henvendelser om fritak ihht. 5 (statlige eiendommer), 4 saker er innvilget fritak og 3 saker ble avvist. 22

Eiendomsskattekontoret har tatt i bruk nytt forvaltningssystem. Samtlige takster og fritaksvedtak etter 7 er scannet og registrert inn i systemet. Det er utarbeidet nye rutinebeskrivelser for taksering og klagebehandling som følge av endringer i eiendomsskatteloven. Skattegrunnlaget innbefatter kun næringstakster samt verk og bruk og det er foretatt en gjennomgang av datagrunnlaget for nevnte takster. Gjennomgangen har avdekket en del feil og mangler som fortløpende blir korrigert. Som følge av at boligtaksering er avviklet har Eiendomsskattekontoret foretatt en nedbemanning av kontoret med 1,6 årsverk. Figur 8 - Fakturert eiendomsskatt pr år (i mill. kroner) 250 200 150 100 50 0 2009 2010 2011 2012 2013 Søknad/dokumentkontroll Avdeling for skattesøknader Avdeling for skattesøknader har ansvar for behandling av søknader om nedsettelse/ettergivelse av skatt/forsinkelsesrenter/gebyr av hensyn til skyldner, det vil si saker til skatteutvalget eller renteutvalget. Figur 9 Saker fordelt pr type 800 700 600 500 400 300 200 100 Søknader om lemping Antall saker gjeldsordning Antall saker i sikringsperioden 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 23

Avdeling for skattesøknader har behandlet 159 søknader om lemping på billighet i 2013. Per 31.12.13 var det 23 innkomne saker som ikke var behandlet. Ved årsskiftet var målene om behandlingstid oppnådd. Avdelingen har også ansvar for fordringsanmeldelse og tilsvar i forbindelse med forslag til gjeldsordning etter gjeldsordningsloven og oppfølging av vedtatte gjeldsordninger. Dette gjelder både skatte- og avgiftskrav og kommunale avgifter/krav. Vi har oppnådd målet om å være à jour med innkomne saker og har også klart å følge opp slettinger i forhold til sikringstid. Vi er ikke à jour med den årlige gjennomgangen hva gjelder oppfølging av inngåtte avtaler og om disse overholdes, men alle saker blir gjennomgått/kontrollert i løpet av perioden. Ved årsskiftet var det 694 saker under aktiv oppfølging. Dette tilsvarer tall for 2012. I tillegg ligger 180 saker som følges opp i sikringsperioden. Dette tallet er noe høyere enn for 2012. Dokumentkontroll Dokumentkontroll har ansvar for arbeid knyttet til postbehandling og dokumentkontroll. I tillegg har gruppen arbeidsoppgaver som hører til kemnerens forværelse. Pr 31.12.2013 var avdelingen à jour med behandlingen av innkommet post. 2011 er første gang antall e-poster er talt opp. Fra juni 2012 ble fakser mottatt elektronisk, noe som gjenspeiles i reduksjon av antall mottatte brev og økning av e-post (se figur under). Figur 10 - Innkomne brev og e-poster 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Brev E-post I 2013 har vi mottatt 22 670 inngående brev. I tillegg har vi mottatt 16 312 eposter/fakser, samlet blir dette 38 982 skriftlige henvendelser. 24

Vi har maskinelt fått avsluttet passive saker til og med 2011, og disse ca. 19 000 sakene, er klare for utplukk. Pt. har vi ca. 14 900 aktive saker i KemSak. Det pågår full testpilotdrift på SvarUt for en gruppe på kontrollavdelingen og en gruppe på inkassoavdelingen. SvarUt ser ut til å fungere bra. earkiv er planlagt innført for hele kontoret fra 1. februar 2014. Figur 11 - Telefonhenvendelser til kontoret i cc-bridge i 2013 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 KONTROLL INKASSO KOMMUNALE KRAV DRIFT II. Mål og handlingsplan 2013 Avdelingen har hatt gruppevise mål basert på strategiene ÅPEN I FORKANT KOMPETENT. Målene har vært diskutert og fulgt opp gruppevis og på avdelingssamling. I 2013 ble det avholdt en todagers avdelingssamling på Voss med fokus på organisering og arbeidsfordeling. Basert på resultatene fra årets medarbeiderundersøkelse, ble fokusområdene negativt stress, sosialt samspill og medarbeidersamtale trukket frem som viktige faktorer å arbeide videre med. 25

INKASSOAVDELINGEN Ansvarlig for innfordring av personlige skatter - herunder forskuddsskatt og restskatt Betalingsavtaler, varsling om tvangsinnfordring mv., utleggstrekk, utleggsforretninger også for kontrollavdelingen, tvangsdekning og konkurs Godskriving av utleggstrekk Innstillinger til Skatt vest i gjeldsforhandlings- saker, saker vedr. strykning av skatter som vurderes som uerholdelig til innfordring Innstillinger til søknadsavdelingen hos kemneren i saker vedr. nedsettelse/ettergivelse av skatter, forsinkelsesrenter samt innfordringsomkostninger Varsling av skatteytere om nedsettelse av pensjonspoeng I. Organisasjon Leder Tore-André Gram- Knutsen Kundebeh.gruppen Salgsgruppen Utleggsgruppen Spes.eng.gruppen Geir Søreide Aina Fjeldstad Øistein Eide Bjarte Bøe Inkassoavdelingen har ansvaret for innfordringen av restskatt overfor ordinære lønnsmottakere og pensjonister bosatt i Bergen kommune. Videre har avdelingen ansvaret for innfordringen av forskuddsskatt og restskatt overfor næringsdrivende uten arbeidsgiveransvar. Årets skatteavregning (for ligningsåret 2012) viser at det i Bergen kommune var 37 119 personer som var skyldig restskatt, med en samlet restanse på vel kr. 922 millioner kroner. For 2013 ble det videre utskrevet forskuddsskatt for omlag kr 192 millioner for forskuddspliktige skatteytere i kommunen. Inkassoavdelingen teller 30,5 årsverk og er inndelt i fire seksjoner: Kundeseksjonen 11,0 årsverk, Utleggsseksjonen 5,0 årsverk, Salgsseksjonen 5,5 årsverk, Spesialengasjementsseksjonen 8,0 årsverk, Inkassosjef 1,0 årsverk. 26

Kundegruppen har primæransvaret for avdelingens førstelinjetjeneste, og for innfordringsoppgavene knyttet til nye krav. Vi mottar mange henvendelser i tiden frem til- og etter forfall. God informasjon og veiledning er helt avgjørende for om kundene betaler innen fristen, eller om skatteyter tar initiativ til å skaffe seg den likviditeten som er påkrevd for betale skattekravet. Tidsfaktoren er viktig for å oppnå gode innfordringsresultater. En god oppfølging av kunden i fasen før og like etter forfall har stor innflytelse på avdelingens samlede innfordringsresultater. En del av henvendelsene til Kundegruppen gjelder søknader om lempeligere betalingsvilkår (betalingsavtaler). Vilkårene for å innvilge slike avtaler er svært restriktivt regulert i Skattedirektoratets lempingsmelding. Kundegruppen har videre ansvaret for å pålegge arbeidsgiver å trekke den skyldige i lønnsutbetalingene (utleggstrekk). Utleggstrekk benyttes når frivillig betaling ikke skjer, og det basert på kravets størrelse og skyldners økonomi finnes hensiktsmessig. Hvis ikke kravet betales etter at det er varslet om tvangsinnfordring, vil neste innfordringstiltak i de fleste tilfeller være å avholde utleggsforretning. Ansvaret for gjennomføringen er lagt til Utleggsgruppen. Gjennom utleggsforretning søker en å sikre kravet gjennom å ta pant i skyldnerens formuesgoder. Utleggsgruppen betjener både Inkassoavdelingen og Kontrollavdelingen og gjennomførte i 2013 totalt 3 810 utleggsforretninger, mot totalt 3 220 i 2012. De mest vanlige panteobjektene er bankinnskudd, fast eiendom og motorvogner, men det forekommer også at vi tar utlegg i verdipapirer, uregistrert løsøre, enkle pengekrav, driftstilbehør og varelagre. I de tilfellene det er mulig å ta utleggspant for kravet går saken til Salgsgruppen for videre oppfølging. Mange saker løser seg etter at det er sendt underretning om at utlegg er tatt, eventuelt etter at det er sendt varsel om tvangsdekning. I noen tilfeller må imidlertid saken bringes videre til Namsfogden som forestår tvangssalgsprosessen. Salgsgruppen har også ansvaret for behandlingen av eventuelle klager på de utleggsforretningene som er foretatt. Den vanligste anførselen er at skyldneren ikke er den reelle eier av den gjenstanden det er tatt utlegg i. Hvis ikke klagen kan tas til følge, videresendes den til tingretten for avgjørelse. Salgsgruppen har også ansvaret for innfordringen av skattekrav rettet mot dødsbo. I mange tilfeller lykkes vi ikke med å finne formuesgoder hos skyldner som er egnet som sikkerhet for kravet. Ved Inkassoavdelingen følges disse sakene opp av Spesialengasjementsgruppen, både ved å motivere skyldneren til å starte nedbetaling dersom det er mulig, og ved å overvåke porteføljen for å fange opp de sakene hvor skyldners formuesforhold eller inntektsforhold bedres over tid. Noen skyldnere må regnes som særlig vanskeligstilte slik at de kan være i posisjon til å få innvilget søknad om lempning, og/eller det hefter forhold ved ligningen som gir grunnlag for å anmode Skatteetaten om å ta den opp til ny vurdering. Vi ser regelmessig at en del av disse skyldnerne ikke evner å ta tak i de mulighetene som finnes, og en viktig oppgave for spesialegasjementgruppen er derfor å yte nødvendig bistand. 27

Spesialengasjementsgruppen gjennomfører de nødvendige tiltak for de skyldnerne det anses hensiktsmessig å begjære konkurs. Gruppen har også ansvaret for å iverksette innkreving mot skyldnere bosatt i utlandet. II. Målkrav og måloppnåelse Målkravene for Kemneren i Bergen fastsettes årlig av Skattedirektoratet. For 2013 var det fastsatt som krav at 95 prosent av den samlede restskatten for inntektsåret 2011 skulle være innbetalt innen 31.12.2013. Likeledes skulle 98,8 prosent av forskuddsskatten for 2013 være innbetalt til samme tidspunkt. Inkassoavdelingen nådde begge målkravene, idet 95,5 prosent av restskatten, og 99,2 prosent av forskuddsskatten var innbetalt per 31.12.2013. For året 2014 er målkravene satt til 95,5 prosent og 99 prosent for hhv. restskatt 2012 og forskuddsskatt 2014, målt pr 31.12.2014. Inkassoavdelingen hadde i 2013 et budsjettkrav på 8 mill. i genererte gebyrinntekter. Den totale gebyrinngangen for året endte på kr. 8 600 000. Tabell 3 - Gebyrinntekter 2010 2011 2012 2013 Totale inntekter 8 603 684 7 667 029 8 085 462 8 600 000 Budsjett 8 600 000 8 800 000 8 000 000 8 000 000 Resultat 3 684-1 132 971 85 462 600 000 28

III. Total restanse og berostillelse Figur 12 - Antall innbyggere med restskatt. 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Figur 13 - Totalt utskrevet restskatt (i mill. kroner) 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Grafene over illustrerer at både antall skatteytere med restskatt, og det totale beløpet utskrevet restskatt er minkende fra i fjor. Reduksjonen i antall krav er imidlertid større enn reduksjonen i utskrevet restskatt. Det innebærer at hver enkelt skyldner i gjennomsnitt skylder mer enn i fjor. 29

Figur 14 - Utvikling av den totale restansen restskatt person (mill. NOK). 1000 950 900 850 800 750 2009 2010 2011 2012 2013 Grafen viser restanseutviklingen for akkumulert restskatt. Pr 31.12.2013 utgjør total akkumulert restskatt restanse 826 millioner kroner. Dette er en reduksjon på 22 millioner kroner fra 2012. Figur 15 - Utvikling av den totale restansen Forskuddsskatt person (mill. NOK). 250 240 230 220 210 200 190 180 2009 2010 2011 2012 2013 Grafen viser restanseutviklingen for akkumulert forskuddsskatt. Restansen er redusert fra 199 mill. i 2012 til 187 mill. ved utgangen av 2013. 30

Tabell 4 - Oppsummert restanseutvikling og berostilling Kemneren i Bergen Skatteart Restanse 31.12.2013 Berostilt pr 31.12.2013 Restanse 31.12.2012 Berostilt pr 31.12.2012 Endring i restanse Endring i berostilt restanse Forsk.skatt person 185 742 678 1 028 281 198 980 725 1 028 281-13 238 047 0 Restskatt person 826 074 735 24 629 332 848 008 817 26 048 112-21 934 082-1 418 780 Sum restanse 1 011 817 413 25 657 613 1 046 989 542 27 076 393 ------ ------ IV. Arbeid med restanser eldre år I 2013 ble det lempet/utgiftsført restskatt og forsinkelsesrenter for personlige skatteytere for totalt kr. 2 545 813 fordelt på 14 skyldnere. Inkassoavdelingen har gjennomgått «Restanselisten - forelda krav» i forkant av foreldelsesdato 31.12.2012. Adekvate tiltak ble iverksatt på de sakene hvor det ble ansett nødvendig og hensiktsmessig. Totalt ble det i 2013 avskrevet kroner 6 043 680 fordelt på 517 krav (hovedstoler) Avskrivingene knytter seg i hovedsak til krav som er ettergitt etter innvilget lempning, og dødsbo som er avsluttet med «intet til skifte». En mindre andel av avskrivingene knytter seg til foreldede krav. Den vanligste årsaken til foreldelse er at skatteyter har utvandret eller befinner seg på ukjent adresse. Utenlands innfordring er enten tidligere forsøkt eller er vurdert som uhensiktsmessig basert på kravets størrelse, eller på grunn av manglende bistandsavtale. V. Innfordringens effektivitet Inkassoavdelingen har i 2013 tatt i bruk automatiserte prosesser for utsending av varsler og kartlegging av skyldnernes formuesstilling. Dette har frigjort tid og ressurser til viktigere arbeidsoppgaver og har bidratt til økning både i kapasitet og kvalitet. Samtlige av avdelingens 4 seksjoner har i 2013 hatt høyere aktivitet enn året før og antall tyngre innfordringstiltak har økt i 2013. Inkassoavdelingen har i løpet av året kommet godt i gang med å implementere system for kontinuerlig forbedring. Status per 31.12.2013 viser at Inkassoavdelingen nådde samtlige av de fastsatte målkravene med god margin. Inkassoavdelingen har derved også i 2013 videreført den positive trenden fra de siste 6 årene med stadig bedrede resultater. Blant landets store skatteoppkreverkontor er det kun Sandnes 31

som kan vise til bedre resultater hva angår innfordring av restskatt og forskuddsskatt for personlige skatteytere. Figur 16 - Restskatt 2012. Innbetaling i prosent av utlignet pr 31.12.13, sammenlignet med tilsvarende verdier for tidligere år. 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 For 2014 vil inkassoavdelingen videreføre arbeidet med kontinuerlig forbedring for å sikre bedre flyt i arbeidsprosessene våre. I tillegg vil vi ta i bruk en «ringerobot» som vil øke servicenivået til våre skyldnere, i tillegg til å effektivisere innfordringsarbeidet ytterligere. 32

KONTROLLAVDELINGEN Avdelingens ansvarsområder er: Mottak og kontroll av lønnsinnberetning fra arbeidsgivere med hovedkontor i kommunen, herunder terminoppgaver og lønns-/trekkoppgaver Stedlig kontroll overfor arbeidsgivere på lønnsområdet. Utførelse av kontrolltjenester for 25 kommuner i Hordaland. Kurs og andre informasjonstiltak overfor arbeidsgivere Innkreving av skatter og avgifter overfor selskap, samt foretak med arbeidsgiveransvar. I. Organisasjon Leder Christine Due Sivertsen Jurist Rolf Hjertaker Rådgiver Torbjørn F. Hansen Jurist - arbeidsgiverkontroll Magnus Holtermann (til 12. juli 2013) Jurist - arbeidsgiverkontroll Alvhild Bjørlykke (fra 5. august 2013) Arbeidsgiverkontroll Jone Sylta Kontormessig kontroll Marit Vestbø Innfordring Tor-Hugo Falbach Jensen Innfordring Innfordringsarbeidet på Kontrollavdelingen drives av innfordrings- og felleskundeseksjonen. Seksjonen innfordrer arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk, utleggstrekk og selskapsskatter for upersonlige skatteytere. Seksjonen innfordrer også tilsvarende krav mot personlige skatteytere med arbeidsgiveransvar. Denne seksjonen omfattet i 2013 syv saksbehandlere på innfordring samt saksbehandlere på felleskundegruppen (to personer frem til og med april en person fra april) i tillegg til seksjonsleder. Når arbeidsgiverposisjonen opphører, blir eventuelle restanser mot personlige skatteytere innfordret videre ved Inkassoavdelingen. 33

Seksjonen har fortløpende gjennom 2013 vurdert hvilke arbeidsgivere som har vært aktuelle med hensyn til kontroll av arbeidsgiverforhold, samt avdekking av økonomisk kriminalitet ved melding til aktuelle instanser. Melding om aktuelle kandidater er overlevert Arbeidsgiverkontrollen. I tillegg til den direkte innfordringen av skatterestanser, utsteder seksjonens saksbehandlere skatteattester. Dette er et viktig og restanseforebyggende arbeid. Seksjonen avgir også uttalelser til søknader om serverings-, salgs- og skjenkebevillinger. Videre behandles saker om fritak for solidaransvar ved arbeidsutleie. Seksjonen ivaretar dessuten informasjonsoppgaver overfor selskap som går konkurs. De tyngre innfordringstiltakene og søknadsbehandlingen er svært tid- og ressurskrevende. I sammenheng med innfordringsoppgavene blir det gitt informasjon og veiledning i kontakt med skatteyterne. Denne innsatsen antas å gi god uttelling i form av økt etterlevelse av regelverket. Innfordring mot upersonlige skatteytere/selskap Totalt antall konkurssaker er noe mindre enn tilsvarende tall for 2012. Det ble sendt 3 prosent færre konkursvarsler i Bergen enn i 2012, mens antall konkursbegjæringer i 2013 sank med 11 prosent sammenlignet med foregående år. Av 123 sendte konkursbegjæringer i 2013 ble det åpnet konkurs hos 60 skattytere 9 færre enn for 2012. Konkurstallene for 2009 var de høyeste som noensinne var registrert på landsbasis. Konkurstallene sank betydelig i 2010 og 2011, men økte deretter i 2012. Tallene for 2013 indikerer at normaltallet for konkursbegjæringer fra kemneren i Bergen, befinner seg et sted mellom 110 og 150 per år. Antall varsler om tvangsdekning har økt med hele 61 prosent fra 2012. Samtidig har antall utleggsforretninger med pant minket med ca. 12 prosent. Antallet begjæringer om tvangssalg sank derimot med 19 prosent - dette indikerer at flere gjør opp for seg etter å ha mottatt varsel om tvangsdekning. Det har også funnet sted en betydelig økning i antall varsel om politianmeldelse på bakgrunn av manglende betaling (i selskap som er i drift) fra 54 i 2012 til 79 i 2013. Antall saker som faktisk ble politianmeldt etter varsel sank imidlertid fra 19 til 5 - noe som viser at mange krav blir gjort opp etter mottak av varselet. Slikt varsel synes således å være et effektivt innfordringstiltak. Økt bruk av arbeidsutleie medfører stadig et stort antall søknader om fritak fra det solidaransvaret for innberetnings- og betalingsforpliktene som gjelder i slike tilfeller. Gruppen behandlet 85 søknader i 2011, 92 i 2012 og 149 i 2013. Det gjøres gjeldende solidaransvar i tilfeller hvor mangler ved innberetning eller betaling avdekkes gjennom kontroll. Dette innebærer at krav kan fremmes og innfordres mot sekundæransvarlig. Tabellene nedenfor viser et utvalg av innfordringsaktiviteter som er generert i 2013. 34

Tabell 5 - Oversikt over et utvalg av innfordringsaktiviteter mot AS 2009 2010 2011 2012 2013 Varsel om tvangsfullbyrdelse (maskinell) 11 895 * * * * Utleggsforretninger med pant 476 430 497 549 483 Utleggsforretning med intet til pant 366 417 416 412 415 Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt 186 217 202 157 253 Begjæring om tvangsdekning 75 85 89 104 84 Konkursvarsel 311 245 217 245 238 Konkursbegjæringer 204 113 109 141 126 Varsel om politianmeldelse 161 39 38 54 79 Politianmeldelser 46 29 23 49 21 * Det har ikke vært mulig få ut statistikk i 2010/2011/2012/2013. Figur 17 - Oversikt over et utvalg innfordringsaktiviteter 600 500 400 300 200 100 Utleggsforretninger med pant Utleggsforretning med intet til pant Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt Begjæring om tvangsdekning Konkursvarsel Konkursbegjæringer Varsel om politianmeldelse 0 2009 2010 2011 2012 2013 Politianmeldelser Innfordring mot enkeltpersonforetak med arbeidsgiveransvar (felleskunder) Også for felleskundenes del viser statistikken økt fokus på tvangsdekning overfor skyldnerne antall varsel på dette området har økt med 6 prosent sammenlignet med 2012. Antall begjæringer økte med 16 prosent. Utviklingen går dermed i motsatt retning av det tilsvarende området for AS, der antallet begjæringer har sunket markant. Vi antar at hovedårsaken til denne forskjellen er at 35

enkeltpersonforetakene i mindre grad er i økonomisk stand til å gjøre opp for seg etter å ha mottatt varsel om tvangsdekning. Både antall varsel om politianmeldelser og faktiske politianmeldelser sank betydelig for dette segmentet sammenlignet med 2012, henholdsvis med 52 prosent og 45 prosent. Dette kan indikere at tiltak mot enkeltpersonforetakene i 2013 har medført at arbeidsgiverne i større grad har betalt innberettet forskuddstrekk. Av 16 sendte konkursbegjæringer i 2013 ble det åpnet konkurs hos 15 felleskunder 12 flere enn for 2012. Årsaken ligger i en tettere oppfølging av denne porteføljen, med fokus på å unngå opparbeidelse av store restanser. Tabell 6 - Oversikt over et utvalg av innfordringsaktiviteter mot enkeltpersonforetak m/ansatte 2009 2010 2011 2012 2013 Varsel om tvangsdekning m/u fullmakt * * * 98* 104 Begjæring om tvangsdekning * * * 61* 71 Konkursvarsel * * * 12* 23 Konkursbegjæringer * * * 4* 16 Varsel om politianmeldelse * * * 21* 10 Politianmeldelser * * * 11* 4 * Statistikk på enkeltpersonforetak m/ansatte er i tidligere årsrapporter ikke presentert i eget punkt. Statistikk vedrørende konkurs og anmeldelse inngikk tidligere i den generelle statistikken. Innfordringsstatistikk Av tallene i tabellen nedenfor fremgår det at innkrevingsmålene for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift i innberetningsåret 2012 er nådd med god margin. Sammenholdt med innfordringsnivået for store kommuner for øvrig, er vi godt fornøyd med innfordringsresultatene. På bakgrunn av ytterligere optimalisering av etterlevelsesarbeid og innfordringsprosesser, er resultatene fra tidligere år ytterligere forbedret. For 2013 er målkravene for innfordret forskuddsskatt og restskatt for næringsdrivende oppnådd med meget god margin - 0,37 prosent for forskuddsskattens del og 1,57 prosent for restskattens del. Resultatet for begge kravstypene har vært økende for hvert år. 36

Tabell 7 - Restansestatistikk pr. 31.12.2013 Skatteart Krav Aktiv restanse Målkrav - totalt innbetalt Forskuddstrekk 2012 20,1 mrd. 3,2 mill. 99,90 % - 99,93 % Arbeidsgiveravgift 2012 8,5 mrd. 3,4 mill. 99,80 % - 99,82 % Forskuddsskatt upersonlige 2012 3,7 mrd. 0,8 mill. 99,60 % - 99,97 % Restskatt upersonlige 2011 1,3 mrd. 1,3 mill. 98,00 % - 99,57 % Politianmeldelser Antall politianmeldelser i 2013 har holdt samme nivå som i 2010 og 2011. Når saker skal vurderes for anmeldelse, tar kontoret hensyn til gjeldende beløpsgrenser for anmeldelsene, og hvilke erstatningskrav som skal prioriteres etter gitte føringer. Antallet var dobbelt så høyt i 2012, grunnet oppgangen i antall konkurser. Antallet er likevel ikke uvanlig høyt sett over en femårsperiode. I 2013 har det samlede erstatningskrav, samt beløpene for brudd på skattebetalingslovens bestemmelser, vært høye i forhold til det totale antall anmeldte saker. Sammen med politianmeldelse fremsettes krav om erstatning påført skattekreditorene, som blir behandlet i forbindelse med straffesaken. Det er fremmet krav om erstatning mot styreformann/daglig leder i 12 saker, på til sammen kr 4 305 363. Våre oversikter viser videre at av 21 anmeldelser gjelder 20 av dem brudd på Skattebetalingslovens 18-1 og/eller 18-2. Gjennom overtredelsene er det manglende oppgitte skattetrekket til sammen kr 12 045 881. Det er også anmeldt fem brudd på Regnskapsloven 8-5 og Bokføringsloven 15 for mangelfull regnskapsføring, og tre tilfeller av mangelfull oppgaveplikt etter Folketrygdloven 24-4. De fleste erstatningskrav mot ledende personer i selskapet, blir pådømt i forbindelse med straffeforfølgning av forholdet. Dersom tvangsgrunnlag for erstatningskravet ikke blir oppnådd i forbindelse med straffesaken, vurderes det om kravet skal forfølges sivilrettslig. I 2013 ble det påbegynt sivilrettslig forfølgning i seks saker med krav om erstatning på totalt kr 1 082 000. Av disse er fire saker allerede sluttført med positivt resultat. Det ble oppnådd tvangsgrunnlag for erstatningskrav på til sammen kr 555 000. 37

Kontormessig kontroll (oppgavekontroll) Gruppen har hatt seks årsverk siste syv måneder av året. Periodevis er det behov for ekstra ressurser. Kontrollører og andre ansatte ved avdelingen har bistått gruppen i den mest hektiske perioden. Gruppens hovedoppgave er mottak og kontroll av terminoppgaver, lønns- og trekkoppgaver samt årsoppgaver. Videre avstemmes innberettede grunnlag fra lønns- og trekkoppgaver og årsoppgaver mot innberettede grunnlag fra terminoppgaver. Ved registrering av lønnsinformasjon godskrives arbeidstakerne det innberettede forskuddstrekket. Lønns- og trekkoppgaver mottas enten på maskinlesbart medium eller manuelt. Alle lønns- og trekkoppgaver på papir og følgeskriv/årsoppgaver fra de som ikke leverer via Altinn registreres manuelt. Totalt mottok kemneren 874 099 lønns- og trekkoppgaver fra 9 474 oppgavepliktige arbeidsgivere. I alt 1 062 arbeidsgivere ble purret for ikke innsendte lønns- og trekkoppgaver eller følgeskriv/årsoppgave i 2013. Dette er en økning fra året før. Kontrollørkorpset ble brukt til innhenting av de oppgavene som ikke kom inn rettidig. Tabell 8 - Oversikt over korrespondanse i avstemmingsprosessen Brev Antall 1 062 Purring/varsling på LTO/årsoppgave 2 142 Brev sendt om avvik i arbeidsgiveravgift/forskuddstrekk Sum 3 204 Kontormessig kontroll har også ansvar for at daglige ledere/styreledere og styremedlemmer som har lønnsutbetalinger i firma, ikke blir godskrevet skattetrekk som ikke er betalt inn av arbeidsgiver. Her ble trekket redusert for 58 personer med ca. kr 2 119 000 på grunnlag av rapporter fra regnskapskontrollørene og restanselister fra SOFIE. Dette er en økning på 98 000 kroner fra 2012. Fra medio mars måned har gruppen arbeidet i SOFIE med avstemming av arbeidsgivernes konti for skattetrekk og arbeidsgiveravgift for 2012. Arbeidsgiverne blir informert om årets lønnsinnberetning ved utsending av Lønns-ABC, kurs, samt avisannonser. Saksbehandlerne bistår i stor utstrekning arbeidsgiverne ved henvendelser per telefon, epost og direkte henvendelser i ekspedisjonen. Vi oppfordrer publikum til å ta direkte kontakt ved å informere om direkte telefonnummer og epostadresser. Gruppen sørger videre for ajourføring av registrerte arbeidsgivere lokalt og at arbeidsgivere leverer terminoppgaver etter regelverket. Et flertall av arbeidsgiverne har gått over til terminvis elektronisk innrapportering av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Mye korreksjonsarbeid må likevel 38

behandles manuelt. Ved manglende innlevering av oppgaver, behandles forslag om fastsettelse av arbeidsgiveravgift. Avdelingen avholder terminvise aksjoner, hvor kontrollører innhenter manglende terminoppgaver, eventuelt gjennomfører kontroll. Dette er effektive virkemidler for en komplett innrapportering. Arbeidsgiverkontroll - stedlig Innenbys arbeidsgiverkontroll Kontrollgruppen har 20 stillingshjemler, inkludert seksjonsleder. I løpet av året har flere stillinger stått ubesatt, to av disse siden 2012. Tre ansatte sluttet, hvorav to ble pensjonister. To ansatte har hatt permisjon i løpet av året. Tilgjengelige årsverk i 2013 har derfor kun vært 13,85. To stabsressurser bistår i tillegg gruppen i fagspørsmål, og ved tyngre saksbehandling. I tillegg til den ordinære stedlige kontrollvirksomheten, har det vært avsatt ressurser til å holde kurs for arbeidsgivere. Kontrollørene har også bistått avdelingens oppgavekontroll. Det har vært avsatt tid til faglig oppdatering gjennom organisering av og deltakelse på fagsamlinger og kurs. Kontoret har vært pilot for et nytt saksbehandlingssystem for arbeidsgiverkontroll som er under utvikling. To ressurser har vært avsatt til opplæring og utvikling av systemet. Hele gruppen har vært involvert i pilotdriften, og har bidratt godt til utvikling av systemet. Arbeidet med pilotdrift har måttet gå på bekostning av avdelingens ordinære arbeid, herunder antall kontroller. Medregnet ettersyn med oppstart i 2012, som er sluttført i 2013, er det foretatt 387 stedlige kontroller hos arbeidsgivere. Dette tilsvarer ca 4.2 prosent av arbeidsgivermassen og er noe lavere enn Skattedirektoratets resultatkrav på 5 prosent. I resultatkravet var ikke pilotdriften hensyntatt. Vi er samtidig godt fornøyd med antall kontroller pr tilgjengelig ressurs. I 2013 har det medgått i gjennomsnitt syv dager per ettersyn. Gruppen har i 2013 hatt fokus på tiltak som er egnet til å øke etterlevelse på lønnsområdet. Forebyggende tiltak er et egnet virkemiddel, ved siden av tradisjonell kontrollvirksomhet. 39

Tabell 9 - Avdekkingsresultater 2010 2011 2012 2013 Grunnlag skattetrekkansvar 77 828 495 81 797 598 73 635 146 68 656 867 Beregnet skattetrekkansvar 24 614 597 27 089 689 21 633 560 24 664 109 Grunnlag arbeidsgiveravgift 76 472 894 81 827 457 77 219 302 65 755 701 Resultatkravene er gitt i styringsparametere fastsatt av Skattedirektoratet, samt fastsatt i kontorets egen mål- og handlingsplan. Gruppens mål for beregnet skattetrekkansvar var som for tidligere år 25 millioner kroner. Avdekket beløp er høyere enn i 2012, men likevel noe under målet. I forhold til antall gjennomførte kontroller, er resultatet imidlertid svært godt. For 2013 høynet vi målkrav for avdekket avgiftsgrunnlag fra 50 til 80 millioner kroner. Dette målet ble ikke nådd. Som for størrelsen på beregnet skattetrekkansvar, er avdekket beløp lavere enn forventet grunnet lavere antall kontroller. Resultatet er således godt, relativt sett, og speiler høy kvalitet på de gjennomførte kontrollene. Arbeidsgiverkontrollen har et forpliktende samarbeid med Skatt vest, formalisert i felles kontrollplan. Vi har prioritert de arbeidsgivere som var oppsatt i planen, i tillegg til provenybaserte utplukk etter dataanalyse, konkurssaker og innkomne tips. Skattedirektoratet har også i 2013 stilt krav til bedret kvalitet på grunnlagsdata. Høy kvalitet på slike data er grunnlaget for en korrekt ligning. Konkurser - samarbeid med bostyrer. Kontrollavdelingen har et løpende samarbeid med Bergen tingrett, bostyrere, politiet og statlige kontrollmyndigheter om kontroll og oppfølging av straffbare forhold i konkurs- og tvangsavviklingsbo. Formålet med ordningen er å få en riktig prioritering av saker som trenger en grundigere gjennomgang og kontroll, og å få en rask avslutning av såkalte tomme bo. Kontrollgruppens prioritering er å sikre grunnlagsdata for registrering av lønns- og trekkoppgaver i konkursåret, samt å medvirke til riktig anmeldelse av skatte- og avgiftskrav i konkursbo. Det er videre et mål å avdekke eventuelle skattepliktige transaksjoner som ikke er blitt innberettet. Denne ordningen fungerer godt og vil bli videreført i 2014. Erfaringsmessig er det en viktig oppgave å kontrollere konkursbo, særlig med tanke på å være i forkant med registrering av opplysninger om lønn/skattetrekk/arbeidsgiveravgiftsgrunnlag. Disse prosessene sparer avdelingen for mye arbeid i etterkant, og vi får færre henvendelser fra ansatte som har arbeidet i de konkursrammede virksomhetene. I tillegg blir det avdekket store beløpsuttak som er skattepliktige, og som er unndratt fra innberetning. 40

Informasjonstiltak Kemneren i Bergen I 2013 gjennomførte vi fire heldagssamlinger for arbeidsgivere og regnskapsførere/revisorer. Disse informasjonsdagene ble arrangert i desember, slik at arbeidsgivere/regnskapsførere i størst mulig grad kunne tilegne seg også de endringer i regelverk som følger av årets statsbudsjett, og som fastsettes sent på året. Dette tiltaket er svært vellykket, og det er stadig gode tilbakemeldinger fra de 310 deltakerne. Disse antas å stå for ca. 200 000 av innleverte lønns- og trekkoppgaver i Bergen kommune. Dette utgjør litt i underkant av 1/4 av alle lønns- og trekkoppgaver kommunen mottar årlig. Alle nyetablerte arbeidsgivere i 2012 fikk i januar 2013 tilbud om gratis ettermiddagskurs hos oss, hvor vi gjennom et tre timers foredrag ga informasjon om arbeidsgiveres plikter med hovedvekt på lønn. Ca. 50 arbeidsgivere deltok på kurset, som vi planlegger å gjennomføre årlig. Som forebyggende tiltak anses det viktig å gi tilstrekkelig informasjon og veiledning til nyetablerte arbeidsgivere. Vi har også sendt ut informasjonspakker til samtlige nyetablerte arbeidsgivere. Avdelingen bidro også ved informasjon om lønnsområdet gjennom kommunens kurs i norsk samfunnslære som holdes for innvandrere. Særskilte fokusområder Gruppen har som i 2012 år gjennomført kontroller av riktig bruk av skattetrekkskonto, riktig innberetning av avgiftspliktige premier til forsikringer og obligatorisk tjenestepensjon, samt riktig bruk av lovpålagt skattetrekkskonto i bank for oppbevaring av forskuddstrekk. Det har vært satt fokus på arbeidsgivers godtgjørelse og innberetning av bruk av private lokaler til forretningsformål. Det har vært rettet stor oppmerksomhet mot problemstillinger knyttet til sosial dumping, og da særlig i byggebransjen. Som tidligere år er det foretatt kontroller vinklet mot naturalytelser, særlig skattepliktig fordel av firmabil, og utbetaling av bilgodtgjørelser. Samarbeid med andre kontrolletater Det har vært avsatt ressurser til kontroller i byggebransjen sammen med Arbeidstilsynet, Skatt vest og Hordaland politidistrikt. Det har i denne forbindelse vært foretatt 23 ulike kontrollaksjoner. Fokus har vært rettet mot utenlandske virksomheter og utenlandske arbeidstakere i denne bransjen. Svart arbeid er blitt avdekket, og det er en utfordring å få avgjort virksomhetenes/arbeidstakernes skatteplikt, og få en sikker identifisering av arbeidstakerne. Sosial dumping fremstår som et økende problem. 41