7. AVSKRIVING AV FORDRINGER

Transkript

1 1 7. AVSKRIVING AV FORDRINGER 7.1. Innledning Ethvert korrekt kommunalt krav, det være seg faktura, termin på utlån eller andre krav skal betales til rett tid. Enkelte ganger oppstår imidlertid situasjoner der krav, tross gjentatte purringer og øvrige innfordringstiltak, ikke er innbetalt. I slike tilfeller kan det hende at en må konstatere at kravet ikke kan inndrives. Avskriving innebærer at kommuneregnskapet belastes med forventet tap på det aktuelle kravet. Innfordring skal ikke nødvendigvis avsluttes selv om det aktuelle kravet er avskrevet. Reglementet inneholder særskilte bestemmelser for endelig sletting av krav. Følgende krav omfattes av reglementet: Kortsiktige fordringer (ordinære fakturaer for eiendomsavgifter, foreldrebetaling for barnehage, hjemmehjelp, husleie m.m.) Videreutlån av Husbankmidler Utlån av egne midler Sosiale utlån omfattes foreløpig ikke av reglementet, ettersom det her gjenstår en del arbeid med etablere en lik innfordringspraksis for alle slike lån. I tillegg til avskriving og sletting av krav, inneholder reglementet også bestemmelser om betalingsordninger og ettergivelse av renter og gebyrer som ledd i betalingsordninger. Skattekrav omfattes ikke av de videre bestemmelser i reglementet. For slike krav gjelder de til enhver tid gjeldende regler slik de er fastsatt av Skattedirektoratet, Finansdepartementet eller annen overordnet faglig myndighet. Dersom ikke annet følger av særskilt vedtak, praktiseres i Søndre Land kommune full delegering i skattesaker til skatteutvalg og skatteoppkrever, så langt overordnede retningslinjer tillater Kortsiktige fordringer Generelt Krav som framstår som kortsiktige fordringer har som regel sin opprinnelse i fakturarer sendt gjennom kommunens EDB-baserte faktureringssystem. Systemet har rutiner for purringer og øvrige innfordringstiltak. Det forutsettes at relevante innfordringstiltak er forsøkt gjennomført før det reises spørsmål om avskriving av en fordring. Det er imidlertid ingen forutsetning at tvangsinnfordring er gjennomført for at spørsmål om avskriving skal kunne reises. I vurderingen av hvorvidt en fordring skal avskrives, skal et strengt skjønn legges til grunn. Eksempler på grunnlag for avskriving kan være: Skyldner er innvilget gjeldsordning Skyldners konkurs Nylig avholdt utleggsforretning hos skyldner med resultat «intet til utlegg» Kunnskap om skyldners økonomi, og kjennskap til at tidligere saker har resultert i sosiallån eller -bidrag.

2 2 Uttalelse fra sosialtjenesten om skyldners økonomi Avskrevne kortsiktige fordringer skal i bevillgningsregnskapet belastes egen utgiftskonto på det budsjettansvaret der inntekten tidligere er godskrevet Betalingsordninger, renter og gebyrer Ved utsending av purringer fra Søndre Land kommune beregnes purregebyr. I tillegg beregnes renter ved forsinket betaling av kommunale krav. Som ledd i betalingsordning har rådmannen fullmakt til å ettergi renter og gebyrer med til sammen inntil kr 1 000,-. Ettergivelse av krav på renter og gebyrer som i enkeltsak beløper seg til over kr 1 000,-, avgjøres av formannskapet. Formell sletting av krav på renter og gebyrer skal først finne sted når hovedstol er endelig oppgjort. Rådmannen har fullmakt til å foreta sletting av avskrevne krav på renter og gebyrer. Rådmannen har fullmakt til å avtale betalingsordninger for kortsiktige fordringer med varighet på inntil 12 måneder. Betalingsordninger med varighet utover 12 måneder, avgjøres av formannskapet Hovedstol - deler av hovedstol Rådmannen har fullmakt til å avskrive hovedstol eller deler av hovedstol av krav med inntil kr 5 000,-. Avskriving av krav på hovedstol eller deler av hovedstol som i enkeltsak beløper seg til over kr 5 000,-, avgjøres av formannskapet. Sletting av krav på hovedstol eller deler av hovedstol skal normalt ikke finne sted før 3 år etter at kravet er avskrevet. Vurderes skyldners situasjon dit hen at det vil være mulig å innfordre kravet, skal sletting ikke foretas selv om 3 år er gått siden avskriving. Dersom det er åpenbart at kravet ikke vil la seg innfordre, kan kravet slettes før 3 år er gått etter avskriving. Rådmannen har fullmakt til å foreta sletting av avskrevne krav på hovedstol eller deler av hovedstol Melding til kommunestyret Rådmannen holder oversikt over krav som i løpet av året er avskrevet. I forbindelse med framleggelse av årsregnskapet, utarbeides samleoppgave fordelt på typer av krav (eiendomsavgifter, foreldrebetaling for barnehage osv.) som er avskrevet. Av oppgaven skal framgå totale avskrevne beløp på hovedstol og på sum av renter og gebyrer, spesifisert på hvilken myndighet som har gjort vedtak om avskriving. Oppgaven skal framgå som en del av kommentarene til årsregnskapet. Tilsvarende utarbeides som vedlegg til årsregnskapet samleoppgave over krav som i løpet av året er slettet, spesifisert på typer av krav og år for avskriving Videreutlån av Husbankmidler Generelt

3 3 Videreutlån av Husbankmidler forvaltes av Lindorff AS på vegne av kommunen. Lindorff AS har systemer og rutiner for purring, og for melding til kommunen om lån som ikke betjenes i henhold til forutsetningene. Ved manglende innbetaling av lånetermin, mottar låntaker 2 purringer. Dersom innbetaling fortsatt mangler, gis lånet en særskilt statuskode. Når et lån har fått slik statuskode, er det opp til kommunen å avgjøre om lånet skal overføres til inkasso. Inkasso er en del av det totale systemet for låneforvaltning i Lindorff AS. Normalprosedyre er at misligholdte lån skal overføres til inkasso. Det hender imidlertid at spesielle forhold gjør at en unnlater å oversende til inkasso. Dette kan f.eks. gjelde lån der restansen er svært liten, eller der en er kjent med at låntaker er i en spesiell situasjon av helsemessig, sosial eller økonomisk karakter. Lån som er oversendt inkasso, og som fortsatt ikke blir betalt, gjøres normalt til gjenstand for ordinære innfordringstiltak. Det vil i ytterste konsekvens si at det fremmes begjæring om tvangssalg eller utlegg. Underveis i innfordringsprosessen er det imidlertid løpende kontakt mellom Lindorff AS og kommunen for å vurdere hvilke tiltak som er mest hensiktsmessig, også av hensyn til låntaker. Grunnlag for avskriving av videreutlånte Husbankmidler kan f.eks. være: Gjennomført tvangssalg uten dekning for kommunens krav, eller deler av krav Nylig avholdt utleggsforretning hos låntaker med «intet til utlegg» Betalingsordninger, renter og gebyrer/salærer Termingebyr, purregebyr og salærer tilfaller i sin helhet Lindorff AS som vederlag for forvaltning av kommunale lån. Ordinære renter samt renter som følge av forsinket betaling tilfaller kommunen. I og med at gebyrer og salærer ikke tilfaller kommunen, gir begrepene avskriving og sletting liten mening. Det er her eventuelt tale om at kommunen dekker gebyrer og salærer beregnet av Lindorff AS. Renter som følge av forsinket betaling av terminer på lån avskrives normalt ikke. Unntaket er ved avskriving av hovedstol da formannskapet avgjør avskriving av renter og dekking av gebyrer. Det er imidlertid muligheter for stopp i beregning av renter, jf. under. Rådmannen har følgende fullmakter vedr. betalingsavtaler, renter og gebyrer/salærer i forbindelse med innfordring av videreutlånte Husbankmidler: Myndighet til å legge restanse til lånesaldo Myndighet til å avtale avvikende terminlengder i forhold til opprinnelig forutsetning/standard Myndighet til å gi låntakere utsettelse med betaling av terminer Myndighet til å forlenge lånets løpetid med inntil 5 år Myndighet til å stoppe renteberegning for en periode på inntil 6 måneder Myndighet til å dekke beregnede gebyrer og salærer med inntil kr 3 000,- Betalingsavtaler som innebærer endringer og inndekking utover ovennevnte avgjøres av formannskapet.

4 4 Dersom lånets hovedstol er oppgjort har rådmannen fullmakt til å avskrive og slette restkrav på renter med inntil kr 1 000,-, samt til å dekke beregnede gebyrer og salærer med inntil kr 1 000, Hovedstol - deler av hovedstol Avskriving av hovedstol eller deler av hovedstol (som regel inklusive renter) avgjøres av formannskapet. Etter at lånet er avskrevet skal det normalt overføres til langtidsovervåking hos Lindorff AS. Langtidsovervåking innebærer at det jevnlig gjøres en vurdering av låntakers økonomi for å fastslå om gjenopptak av innfordring er mulig. Så lenge krav er undergitt langtidsovervåking, iverksettes også nødvendige tiltak for å sikre at kravet ikke foreldes. Sletting av avskrevne krav på videreutlånte Husbankmidler skjer normalt 5 år etter at avskriving har funnet sted, dersom gjenopptatt innfordring ikke har vært mulig i løpet av den perioden kravet har vært til langtidsovervåking. Vurderes låntakers situasjon dit hen at det vil være mulig å innfordre kravet, skal sletting ikke foretas selv om 5 år er gått siden avskriving. Dersom det er åpenbart at kravet ikke vil la seg innfordre, kan kravet slettes før 5 år er gått etter avskriving. Rådmannen har fullmakt til å foreta sletting av avskrevne krav Melding til kommunestyret Rådmannen holder oversikt over krav på videreutlånte Husbankmidler som i løpet av året er avskrevet. I forbindelse med framleggelse av årsregnskapet, utarbeides samleoppgave over krav som er avskrevet. Oppgaven skal framgå som en del av kommentarene til årsregnskapet. Tilsvarende utarbeides som vedlegg til årsregnskapet samleoppgave over krav som i løpet av året er slettet, spesifisert på år for avskriving Utlån av egne midler Generelt Utlån av egne midler forvaltes av Lindorff AS på vegne av kommunen. Lindorff AS har systemer og rutiner for purring, og for melding til kommunen om lån som ikke betjent i henhold til forutsetningene. Ved manglende innbetaling av lånetermin mottar låntaker 2 purringer. Dersom innbetaling fortsatt mangler, gis lånet en særskilt statuskode. Når et lån har fått slik statuskode, er det opp til kommunen å avgjøre om lånet skal overføres til inkasso. Inkasso er en del av det totale systemet for låneforvaltning i Lindorff AS. Normalprosedyre er at misligholdte lån skal overføres til inkasso. Det hender imidlertid at spesielle forhold gjør at en unnlater å oversende til inkasso. Dette kan f.eks. gjelde lån der restansen er svært liten, eller der en er kjent med at låntaker er i en spesiell situasjon av helsemessig, sosial eller økonomisk karakter. Lån som er oversendt inkasso, og som fortsatt ikke blir betalt, gjøres normalt til gjenstand for ordinære innfordringstiltak. Underveis i innfordringsprosessen er det imidlertid løpende kontakt mellom Lindorff AS og kommunen for å vurdere hvilke tiltak som er mest hensiktsmessig, også av hensyn til låntaker.

5 5 Grunnlag for avskriving av utlån av egne midler kan f.eks. være: Låntakers konkurs Søknad fra låntaker om hel eller delvis ettergivelse av gjeld Betalingsordninger, renter og gebyrer/salærer Termingebyr, purregebyr og salærer tilfaller i sin helhet Lindorff AS som vederlag for forvaltning av kommunale lån. Ordinære renter samt renter som følge av forsinket betaling tilfaller kommunen. I og med at gebyrer og salærer ikke tilfaller kommunen, gir begrepene avskriving og sletting liten mening. Det er her eventuelt tale om at kommunen dekker gebyrer og salærer beregnet av Lindorff AS. Renter som følge av forsinket betaling av terminer på lån avskrives normalt ikke. Unntaket er ved avskriving hovedstol da formannskapet avgjør avskriving av renter og dekking av gebyrer. Rådmannen har følgende fullmakter vedr. betalingsavtaler, renter og gebyrer/salærer i forbindelse med innfordring: Myndighet til å legge restanse til lånesaldo Myndighet til å avtale avvikende terminlengder i forhold til opprinnelig forutsetning/standard, dog ikke slik at lånets løpetid forlenges Myndighet til å gi låntakere utsettelse med betaling av terminer, dog ikke slik at lånets løpetid forlenges Betalingsavtaler som innebærer endringer utover ovennevnte avgjøres av formannskapet. Dersom lånets hovedstol er oppgjort har rådmannen fullmakt til å avskrive og slette restkrav på renter med inntil kr 1 000,-, samt til å dekke beregnede gebyrer og salærer med inntil kr 1 000, Hovedstol - deler av hovedstol Avskriving av hovedstol eller deler av hovedstol (som regel inklusive renter) avgjøres av formannskapet. Fordi denne typen lån normalt avskrives som følge av vedtak om ettergivelse i formannskapet, skjer sletting vanligvis samtidig. I enkelte tilfeller overføres imidlertid kravet til langtidsovervåking hos Lindorff AS. Eventuelt vedtak om overføring til langtidsovervåking, gjøres i forbindelse med avskrivingsvedtaket i formannskapet. I slike tilfeller gjøres også særskilt vedtak i det enkelte tilfelle vedr. vilkår for sletting Melding til kommunestyret Rådmannen holder oversikt over krav på utlån av egne milder som i løpet av året er avskrevet. I forbindelse med framleggelse av årsregnskapet, utarbeides samleoppgave over krav som er avskrevet. Oppgaven skal framgå som en del av kommentarene til årsregnskapet. Tilsvarende utarbeides som vedlegg til årsregnskapet samleoppgave over krav som i løpet av året er slettet, spesifisert på år for avskriving.

6 Endringer av reglementet Endringer av reglementet som vedrører rutiner for meldinger til kommunestyret, jf. pkt , og , må vedtas av kommunestyret. Øvrige endringer kan vedtas av formannskapet. Rådmannens delegerte myndighet i henhold til foranstående kan videredelegeres etter kommunelovens ordinære delegasjonsbestemmelser.