Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Tana kommune

Transkript

1 Skatteetaten Saksbehandler Deres dato Vår dato Solveig Øvervatn/ 15. september 2017 Berit Pettersen Telefon Deres referanse Vår referanse / / Skatteoppkreveren i Tana kommune postmottak@tana.kommune.no Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Tana kommune Vi viser til vårt kontrollbesøk 30. august 2017 utført av Solveig Øvervatn og Berit Pettersen fra Skatt Nord. Til stede fra skatteoppkreverkontoret var skatteoppkrever Sissel Saua og Lill-Ragnhild Kristiansen. Kontoret var varslet om kontrollbesøket i telefonsamtale med Sissel Saua og i vår e- post av 13. juli Vår kontroll bygger på Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsatt av Skattedirektoratet 1. februar Instruksen gjelder skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet, innfordring og arbeidsgiverkontroll etter lov av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven). Instruksens formål er å sikre at det gjennomføres kontrollaktivitet som avklarer om den faglige utførelsen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoret følger lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkreverne gis pålegg der den faglige utførelsen ikke er tilfredsstillende, og at pålegg og anbefalinger følges opp. 1 Kontrollens omfang og formål Kontrollen har omfattet følgende hovedområder: skatteregnskapet innkrevingsarbeidet Skattekontoret har begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor det enkelte hovedområdet. 2 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere kontorkontroller 2.1 Følgende pålegg og anbefalinger gitt i rapport av 26. juni 2017 anses ikke fulgt opp: Pålegg om manglende virksomhetsplan. Pålegget gjentas i pkt Pålegg om avstemming av avvik i periodisk avvikskontroll. Pålegget gjentas i pkt Anbefaling om ajourhold av rutiner. Anbefalingen gjentas i pkt Anbefaling om å behandle uidentifiserte beløp for LTO. Anbefalingen gjentas i pkt Postadresse Besøksadresse: Sentralbord P Postboks 6310 Se P 9293 Tromsø eller ring skattnord@skatteetaten.no Org. nr:

2 Side 2 av 8 3 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere stedlige kontroller Pålegg som er etterlevd og anbefalinger som er fulgt opp på innfordrings- og arbeidsgiverkontrollområdet er tatt opp med skatteoppkreveren muntlig (ev. andre måter hvor utkvitteringen er foretatt) og vil ikke bli omtalt i denne rapporten. 3.1 Følgende pålegg gitt i rapport av 29. september 2015 anses ikke fulgt opp: Pålegg vedrørende avskrivning/utgiftsføring. Pålegget gjentas i pkt Følgende pålegg og anbefalinger gitt i rapport av 3. november 2016 anses ikke fulgt opp: Pålegg om manglende virksomhetsplan. Pålegget gjentas i pkt Pålegg som omhandler fullmakter med Sør-Varanger. Pålegget gjentas i pkt Pålegg om kassafunksjonen. Er delvis fulgt opp, men tas opp i pkt Anbefaling om ajourhold av rutinebeskrivelser. Anbefalingen gjentas i pkt Anbefaling om behandling av uidentifiserte LTO. Anbefalingen gjentas i pkt Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen 4.1 Pålegg Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Påleggene er enten krav om at eksisterende forhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må endres fra nå. Det forventes at skatteoppkrever innretter seg etter påleggene innen fristene som gis Virksomhetsplan Ifølge Instruks for skatteoppkrevere 2-9 pkt. 1, skal skatteoppkreveren som en del av den interne kontrollen, utarbeide virksomhetsplan for kontoret. I følge 2-9 pkt. 2 skal virksomhetsplanen sendes skattekontoret innen 1. mars. Skatteoppkreveren har ikke sendt virksomhetsplan for 2017 til skattekontoret innen fristen. Skattekontoret har heller ikke mottatt virksomhetsplan etter purring i e-post av 23. mars 2017 og i vår rapport av 26. juni Det ble også gitt pålegg i 2016 om å levere virksomhetsplan. Skatteoppkreveren har imidlertid i sitt svarbrev av 8. august lovet at virksomhetsplan vil bli utarbeidet innen 30. september Virksomhetsplanen er et sentralt styringsverktøy hvor skatteoppkrever bl.a. skal prioritere aktiviteter for å nå oppsatte mål. I tillegg skal det begrunnes dersom skatteoppkreveren anser at målkrav ikke vil bli innfridd. Det vises til mal for virksomhetsplan 2017 som finnes på SKO-nett Styringsdialog. Vi gjentar vårt pålegg om å sende inn virksomhetsplan for 2017 og for ettertiden å sende inn virksomhetsplan iht. satt frist, og imøteser innsending av virksomhetsplan innen skatteoppkrevers egen frist 30. september 2017.

3 Side 3 av Fullmakter og avtale med Sør-Varanger I vår rapport har vi anmerket at skatteoppkreveren må inngå skriftlig avtale med SKO i Sør- Varanger om bistand for oppgaver de utfører for Tana SKO ved ferieavvikling/fravær. Skatteoppkreveren må i tillegg utarbeide skriftlige fullmakter som legitimerer hvorfor to fra SKO i Sør-Varanger har tilgang i SOFIE hos Tana. Vi gjentar vårt pålegg om å utarbeide skriftlige fullmakter på skatt å inngå skriftlig avtale med Sør- Varanger. Vi ber om å få tilsendt kopi av fullmaktene og kopi av avtalen Kassafunksjonen Retningslinjer for inn- og utbetalinger, pkt. 2.3: Skattebetalingslovens 9-1 bestemmer at skatte og avgiftskrav skal betales ved overføring av beløpet til innkrevingsmyndighetenes konto, med mindre innkrevingsmyndighetene har akseptert betaling med kontanter. Skattekassen skal avvikles, og kontante innbetalinger skal som hovedregel ikke aksepteres. I vår rapport fra 2016 ga vi pålegg om en rekke forhold vedrørende kassafunksjonen. Vår kontroll har vist at flere forhold er forbedret, men ennå fungerer ikke overføring fra kassa til bankkonto iht. retningslinjer, samt datering av innbetalinger i reskontro. Imidlertid har nå Skattedirektoratet gitt retningslinjer om at skattekassen skal avvikles hos alle skatteoppkrevere. Derfor videreføres ikke påleggene vedr. kassafunksjonen. Vi ber derimot at skatteoppkreveren avvikler skattekassen. Kvitteringsblokker skal oppbevares i betryggende arkiv hos skatteoppkrever og konto 1010 i skatteregnskapet skal ikke benyttes. Kontante beløp som mottas i kommunekassen skal overføres direkte til skatteoppkrevers bankkonto, med skattyters kid-nr. Vi pålegger skatteoppkreveren å etterleve reglene i retningslinjer for inn- og utbetaling Periodisk avvikskontroll Skatteoppkreverinstruksen 5-1 punkt 2 angir at etter skattebetalingslovens 5-13 og folketrygdloven 24-4 er skatteoppkreveren pålagt å kontrollere at arbeidsgivere og andre etterlever plikter som følger av lover og forskrifter, herunder A-opplysningsloven. Kontroll av Sofie, meny "oppgaver" og "Periodisk avvikskontroll" for 2015, 2016 og 2017 termin 1-6 viser flere opplysningspliktige med avvik og status "ny". Vi finner ingen kommentarer i kommentarfeltet for periodisk avvikskontroll og heller ikke kommentarer i gul lapp. Det foreligger også avvik mellom grunnlaget for arbeidsgiveravgift og grunnlag for sum inntektsmottaker. Vi kan ikke se at slike avvik er blitt fulgt opp av dere. Dette gjelder brudd på forretningsregel 184. Videre skal skatteoppkreveren følge opp brudd på forretningsregel 185 og 200 som fremkommer i Discoverer-rapporten. Gjennomgang av rapporten "Uidentifiserte inntektsmottakere" for 2015 og 2016 viser en aktør som har rapportert flere skattytere med uidentifisert id. Dette gjelder aktørnummer Vi ber om tilbakemelding på hvordan dere har fulgt dette opp.

4 Side 4 av 8 Skatteoppkreveren skal følge opp avvik ved å kontakte de opplysningspliktige, enten ved brev som produseres via periodisk avvikskontroll eller ved annen kommunikasjon. Hvis opplysningspliktige ikke retter opp avvik eller kan verifisere at avviket er feil må skatteoppkreveren foreta en arbeidsgiverkontroll i selskapet. Vi viderefører vårt pålegg om å følge opp alle avvik som oppstår for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, samt følge opp brudd på forretningsregel 184 og 200 samt følge opp uidentifiserte inntektsmottakere Avskrivning/utgiftsføring "Retningslinjer for berostillelse og avskriving av skatter og avgifter med renter og omkostninger", oppdatert , pkt. 2.2 om skatteoppkrevers fullmakter, angir at skatteoppkreverkontoret gis fullmakt til å avskrive foreldede renter og omkostninger inntil kr Vår kontroll med vedtak og bokføring av avskrivninger for 2016 og 2017 er gjort på aktørene , og Skatteoppkreveren har vurdering, innstilling og vedtak i Sofie om avskrivning av restskatt og forsinkelsesrenter. Her fremgår det at avskrivning er foretatt på bakgrunn av foreldelse. Skatteoppkreveren har kun hjemmel til å avskrive restanser som består av renter og omkostninger. Det er skattekontoret som har myndighet til å avskrive hovedstol/restskatter. Avskrivningssaker for ovennevnte aktører må oppheves i Sofie og startes på nytt. Velg neste aktivitet "Eskaler avskrivning til SK". De vil da bli behandlet ved skattekontoret og eskalert tilbake til skatteoppkrever for bokføring. Vi gjør oppmerksom på at saker som både inneholder restskatter og forsinkelsesrenter skal avgjøres av skattekontoret. Skatteoppkrever kan ikke skille ut renter og omkostninger. Vi viderefører pålegget vedrørende avskrivning der skatteoppkreveren må forholde seg til myndighetsgrenser for avskrivning. Aktørene , og må behandles på nytt og med skattekontoret som vedtaksansvarlig. 4.2 Anbefalinger Skattekontoret kan etter instruksen også gi anbefalinger om forhold ved skatteoppkreverkontoret som bør forbedres. Ved vårt besøk fremkommer forhold som vi mener bør forbedres Ajourhold av rutiner Viser til skatteoppkreverinstruksen 2-5 og retningslinjer for utfylling av SKO-instruksen kapittel 1 og 2. I våre rapporter av 3. november 2016 og 26. juni 2017 tok vi opp at de skriftlige rutinene må videreutvikles og ajourholdes, både mht. arbeidsrutiner og regelverk. I tillegg til nevnte rutiner i forrige rapport, ser vi at skatteoppkreveren ikke har rutiner for behandling av pensjonsgivende inntekt og behandling av nekt godskriving forskuddstrekk. Vi ønsker også at det lages rutiner for behandling av periodisk avvikskontroll.

5 Side 5 av 8 Skatteoppkreveren opplyser under kontrollen at de ikke har startet arbeidet med ajourhold av rutinene. Dere kan gjerne ta kontakt med andre skatteoppkreverkontor om rutiner, men dersom dere bruker andres rutiner må dere gjennomgå disse slik at de stemmer med organiseringen og arbeidsdelingen hos dere. Dere må også påse at de viser til korrekt regelverk. Vi fastholder vår anbefaler om snarest mulig å utarbeide rutiner som mangler og oppdaterer rutiner med behov for ajourhold. Vi ber om at rutinene sendes til e-post rik.nord@skatteetaten.no Uidentifiserte/herreløse beløp for LTO "Retningslinjer for herreløse poster i skatteregnskapet", samt Sofie-rutinen på Online-hjelpen "Oppfølging av herreløse poster" angir at uidentifiserbare innbetalinger og forskuddstrekk som ikke kan avregnes, og utbetalinger som ikke kan gjennomføres på grunn av ukjent adresse mv., skal 3 år etter utløpet av det regnskapsår beløpet oppstod, fordeles til staten. Vi har 25. august 2015 gitt anbefaling om å behandle beløp som fremkommer på Discovererrapporten LTO - Feil eller manglende fødselsnummer for inntektsårene 2006 til Skatteoppkreveren har gitt tilbakemelding om at beløpene er behandlet som herreløs og overført Statens konto. Vår kontroll viser at beløpene er bokført på feil reskontro. De fremkommer på aktør Videre foreligger det beløp på rapportene for år 2010, 2011 og 2012 som framstår som ubehandlet. Da disse ikke er identifisert per i dag, er de nå å regne som herreløse. Vi anser at den feil som er gjort vedrørende bokføringen ikke har betydning for skattyter/arbeidsgiver, slik at det ikke er nødvendig med omposteringer. Overføring av beløp for årene 2010, 2011 og 2012 til statens konto 2975 i skatteregnskapet må bokføres fra de respektive arbeidsgivers reskontro. Vi viderefører vår anbefaling om å overføre beløpene til konto for herreløs inntekt. Ber om at arbeidsbeskrivelse på online-hjelpen i Sofie følges nøye slik at bokføringen blir korrekt. 5 Annet Restanselisten I forbindelse med besøket foretok vi en gjennomgang av restanser som står på restanselisten for forskuddstrekk og for restskatt person. Restanser forskuddstrekk Restanser på forskuddstrekk skal følges opp umiddelbart etter forfall. Utleggsforretning skal gjennomføres selv om skyldig beløp for forfalt termin er relativt lavt. Dersom skattyter ikke har likvide eiendeler, må dere vurdere om skattyter skal begjæres konkurs. Dere må også vurdere om nekt godskriving forskuddstrekk er relevant/bør gjennomføres. Akto_id habilitet I forbindelse med gjennomgang av restanselisten på forskuddstrekk, er det avdekket at nevnte aktør har stor restanse som burde vært fulgt opp med tyngre innfordringstiltak.

6 Side 6 av 8 Mot denne aktøren burde skatteoppkreveren erklært seg inhabil etter forfall av termin 2/2017 (mai 2017), pga. nær tilknytning til ledelsen i selskapet. Per 31. august 2017 har vi fått epost fra skatteoppkreveren at hun erklærer seg inhabil. Jf. avtalt under kontrollbesøket, skal skatteoppkreveren følge opp om det kommer innbetaling på restansen, fristen ble avtalt til 15. september Dersom aktøren ikke innbetaler innen fristen, vil Skatt nord oppnevne setteoppkrever for innkreving av restanser på denne aktøren. Vi ber om at skatteoppkreveren tar kontakt med oss umiddelbart etter 15. september med avklaring om restansen er betalt. Akto_id Aktøren har stor restanse på forskuddstrekk termin 3/2017. Aktøren er ikke lenger registrert med adresse i Tana, men dere må snarlig følge opp restansen med tyngre innfordringstiltak, herunder vurdere arrest i båter, hvis restansen ikke betales etter gjennomført utleggsforretning. (Aktøren har skiftet adresse , men vil stå med kontoradresse i Tana ut 2017). Akto_id Aktøren har historikk som tilsier at dere må ha tett oppfølging på at A-meldinger leveres rettidig og fullstendig, og at forfalte terminer betales løpende. Utbetalte terminer skal følges opp med utleggsforretning, selv om restansen vurderes som relativt liten. Restanser restskatt person I forhold til kommunens størrelse har dere relativt mange skattytere med restanse restskatt person. Vi har sett på oppfølgingen av restanser på noen av disse, og vi ser at dere har iverksatt innfordringstiltak på de fleste skattyterne som framkommer på listen. Når det gjelder restanser med "Utlegg tatt", burde dere vært noe raskere med begjæring om tvangssalg. Dere bør også være mer kritisk ved vurdering av verdi/gjenværende beløp ved utlegg i motorkjøretøy (antatt beløp til dekning av eget krav etter foranstående utlegg og gebyr v/tvangssalg). Skattytere med aktive enkeltpersonforetak skal vurderes for konkurs, dersom dere har tatt "Intet til utlegg", og sum restanse er av en viss størrelse. Ubenyttet grunnlag Vår kontroll med Discoverer-rapporten "Avregning Ubenyttet grunnlag" for årene 2014 og 2015 viser at det er flere beløp som ikke er ferdig avregnet. Skatteoppkreveren opplyste under vårt besøk at de har startet å jobbe med listene, men kunne ikke dokumentere dette. I følge Retningslinjer for dokumentasjon og oppbevaring av manuelle bilag i skatteregnskapet, pkt. 11 skal rapporten brukes som dokumentasjon og begrunnelse må skrives på rapporten. Vi ber om at beløp som fremkommer som ubenyttet grunnlag forskuddstrekk behandles snarest, og blir korrekt dokumentert.

7 Side 7 av 8 Nekt godskriving av forskuddstrekk I vår rapport av 26. juni 2017 tok vi opp at skatteoppkreveren ikke har benyttet seg av aktiviteten. Vår kontroll denne ganger viser at det nå er foretatt 2 nekt godskrivningsaktiviteter. Kontrollen viser også at disse er utført korrekt av skatteoppkreveren. Dette ønsker vi å berømme. Manuelle bilag Vi har foretatt en begrenset kontroll av skatteoppkrevers bokføring av krav og annullering av krav. Her fant vi dokumentasjon og arkivering svært godt gjennomført. Det var god systematikk og internkontroll for de kontrollerte bilag. Vi påpeker at ved bilag der underdokumentasjon ikke foreligger, må det skrives en forklaring på forsiden av bilaget. Aktiviteter på arbeidslisten Aktiviteten "Behandle betalingsavvik" foreligger som ubehandlet på arbeidslisten. Skatteoppkreveren opplyste at dette gjelder en motregning foretatt for en annen kommune. Denne aktiviteten må gjennomføres snarest og motregnet beløp utbetales til riktig konto. Arbeidsgiverkontrollområdet Kontrollkravet for 2017 for Tana er 11 arbeidsgiverkontroller. Tana har avtale med Skatt nord, kontrollgruppe på Leknes (KR Leknes), om kjøp av 4 arbeidsgiverkontroller i De øvrige kontrollene skal skatteoppkreveren selv utføre. På besøket fikk vi opplyst at skatteoppkreveren holder på med en kontroll og at kapasiteten til å gjennomføre flere, er lav. Skatteoppkreveren regnet ikke med å nå kravet om 5 % kontrolldekning i Det jobbes med å få til en interkommunal ordning på arbeidsgiverkontrollområdet i Øst-Finnmark, men vi antar at det vil ta noe tid før dere har fått ordningen formelt på plass. Kontrollkravet for 2018 er ikke beregnet ennå, men vi mener at det minimum vil bli 6-8 kontroller for Tana kommune. Vi anmoder skatteoppkreveren om å ta kontakt med Skatt nord v/kr Leknes, for å avtale kjøp av kontroller også for Skatteoppkreverkontorets tilbakemelding på rapporten Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side eller det er andre spørsmål til rapporten, kan dere rette henvendelser til undertegnede. Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkreveren vil iverksette vedrørende pålegg og anbefalinger som blir gitt i rapportens punkt 4 og tilbakemeldinger i punkt 5. Vi imøteser tilbakemelding innen 6. oktober 2017, og vi ber om at den merkes med saksnummer 2012/

8 Side 8 av 8 Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrollbesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid. Med hilsen Tove Nilsson underdirektør avdeling for innkreving Skatt Nord Solveig Øvervatn/ Berit Pettersen Kopi: Rådmannen i Tana kommune Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer.