Virksomhetsplan. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 1

Transkript

1 Virksomhetsplan 2015 Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 1

2 1. KONTORETS ORGANISASJON OG RESSURSER 1.1 ORGANISASJONSKART OG RESSURSFORDELING Det er fra 1. oktober 2009 inngått avtale om felles skattoppkrever kommunene for Giske, Norddal, Sandøy, Stordal, Ørskog og Ålesund. Skodje kommune sluttet seg til dette samarbeidet fra 1. mai Samarbeidet er organisert etter kommuneloven 28b, administrativt vertskommunesamarbeid. Ålesund kommune er vertskommune for samarbeidet. Det nye skatteoppkreverkontoret har fått navnet Nordre Sunnmøre kemnerkontor (NSK) og er lokalisert i Ålesund Rådhus. Kemneren er organisert som en egen virksomhet i kommunen og er administrativt underlagt rådmann. Virksomheten ledes av kemneren (virksomhetsleder). Kemneren utøver den myndighet og de plikter som etter lov om betaling og innkreving av skatt av nr 67 (skattebetalingsloven) er tillagt den kommunale skatteoppkreveren, jf. 2-1, og instruks for skatteoppkrevere fastsatt av Skattedirektoratet med hjemmel i skattebetalingsloven 2-8. Virksomheten har tre kjerneområder. Føring av skatteregnskap, innkreving av skatter og avgifter under fellesinnkrevingen, og arbeidsgiverkontroll. I tillegg er det etablert samarbeid mellom kommunene om arbeidsgiverkontroll. Den interkommunale arbeidsgiverkontrollen er organisert i et eget team som ligger under kemneren. Den Interkommunale arbeidsgiverkontrollen er et samarbeid mellom kommunene: Giske, Haram, Norddal, Sandøy, Skodje, Stranda, Sula, Ørskog, Stordal, Ålesund, Herøy, Hareid, Ulstein, Sande og Volda. Skatteoppkreverfunksjonen er foreslått statliggjort og samordnet med Skatteetaten fra Skattedirektoratet har utredning hvordan oppgavene kan overføres til Skatteetaten. Utredningen er sendt på høring med frist til 2. mars Endelig beslutning tas av Stortinget i forbindelse med behandling av revidert nasjonalbudsjett i begynnelsen av juni Den videre planlegging av gjennomføringsfasen, herunder personalløpet er utsatt i påvente av endelig vedtak av Stortinget. Hovedfokuset for 2015 vil bli å ivareta løpende driftsoppgaver, herunder prioritere ajourhold av skatteregnskapet. Det er igangsatt arbeid med reforhandling av avtalen om felles skatteoppkreverfunksjon. Bakgrunnen for dette er at Ålesund kommune ønsker en annen kostnadsfordeling. Arbeidet med dette er stoppet opp i påvente av en avklaring av spørsmålet om statliggjøring. Dersom Stortinget beslutter at oppgaven fortsatt skal være kommunal vil dette arbeidet bli gjenopptatt, med tanke på å fremforhandle en ny avtale med virkning fra Det er også muligheter for at samarbeidet kan utvides til å omfatte flere kommuner i Ålesund-regionen. Det er fra innført ny rapporteringsordning for arbeidsgivere, A-ordningen. Denne endringen vil gi en effektiviseringsgevinst. Denne effektiviseringsgevinsten er allerede tatt ut med virkning fra for å kunne implementere kutt i tildelte budsjettramme for Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 2

3 Hovedoppgaver: Innfordring av skattetrekk, arbeidsgiveravgift og etterskuddskatt. Innfordring av restskatt og forskuddsskatt for forskuddspliktige. Informasjon til arbeidsgivere. Registrering og kontroll av terminoppgaver og lønns- og trekkoppgaver. Føring og kontroll av skatteregnskapet. Kontroll og avstemming av skatteavregningen. Avholde regnskapskontroller. Organisasjonskartet nedenfor viser hvordan virksomheten var organisert ved det nye kemnerkontoret: Lindis Skeide Nyland kemner Skatteregnskap Synnøve Lillebø gruppeleder Arbeidsgivergruppen Ove Runar Farstad gruppeleder Innfordring personlige skatteytere Eli Skarbø gruppeleder Interkommunal Arbeidsgiverkontroll Sigrun Andersen temleder Ressursfordeling Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i 15,2 100 % regnskapsåret Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling av årsverk Skatteregnskap 3,5 23 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 6,7 44% Arbeidsgiverkontroll 3,8 25% Administrasjon 1,2 7,9% (Andel fordelt skal være 100 %) Sum15,2 100 % Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 3

4 Ekspedisjon/skranke og arkiv/post er felles for hele kommune, slik at ressurser til disse funksjonene kommer i tillegg til ovennevnte. Pr hadde kemnerkontoret 20 ansatte med totalt 17,5 årsverk, inkludert den interkommunale arbeidsgiverkontrollen. Det er da korrigert for vakanser, sykmeldinger, permisjoner og at noen ansatte har andre oppgaver for Ålesund kommunen. Av dette er 15.2 årsverk benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i kommunene som inngår i samarbeidet om Nordre Sunnmøre kemnerkontor, og 2,3 årsverk er benyttet til arbeidsgiverkontroll i de andre kommunene som er med i den interkommunale arbeidsgiverkontrollen. Sykefraværet ved avdelingen har i 2014 vært på 6,67 %. For 2013 var sykefraværet på 7,7 %. Arbeidsgiverkontrollen har knappe ressurser i forhold til kravene. I 2014 har vi måttet holde en stilling som lønnsrevisor vakant for å dekke inn krav til innsparing Vi har ikke hatt tilstrekkelig med resurser til å oppnå resultatkravene for 2011, 2012, 2013 og 2014, jfr. nedenfor under pkt. 4. Kontrollarbeidet har blitt mer resurskrevende. Det stilles større krav til kvalitet og at rapporten skal gi et godt grunnlag for den senere saksbehandling av vedtak om endring av ligning. Dette innebærer at vi bruker mer ressurser på å innhente informasjon i forbindelse med kontrollen samt få til gode fakta beskrivelser. Økt problematikk knyttet til utenlandske arbeidstakere og NUF gir økt ressursbruk. I tillegg stilles det også større krav til at arbeidsgiverkontrollen i større grad skal avdekke feil og skatteunndragelser. Vi har ikke tilstrekkelig med ressurser ved kontoret til å utføre arbeidsgiverkontroll i tilstrekkelig omfang. Dette forholdet er tatt opp med rådmannen uten at det har lykkes å få tilført ekstra ressurser. Skatt Midt-Norge har også tatt dette forholdet opp med rådmannen uten at det har bidratt til at virksomheten har fått tilført ekstra ressurser for å styrke kontrollområdet. Vi har tilstrekkelig med kompetanse og ressurser til å utføre arbeidsoppgavene som gjelder skatteregnskap og innfordring. Det er ikke tilstrekkelig med ressurser ved kontoret til å få utført arbeidsgiverkontroll i tilstrekkelig omfang RUTINER - INTERNKONTROLL Virksomhetens interne kontroll vedrører sammenhengen mellom mål, risiko, styring og interne kontrolltiltak. I følge COSO-rammeverket Internal Control An integrated Framework, skal intern kontrollen sikre målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering internt og eksternt, samt overholdelse av gjeldende lover og regler. Virksomhetens fokus på god intern kontroll skal sikre at: Måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning. Ressursbruken er effektiv, og virksomhetens verdier blir forvaltet på en forsvarlig måte. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 4

5 Regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig. I 2013 har virksomheten også gjennomført en risikoanalyse som har dannet grunnlag for den årlige gjennomgangen av rutinebeskrivelser og ansvarskart ved kontoret. Vi har også fokus på kontinuerlig forbedring av våre rutiner gjennom året. Det har i 2013 også vært gjennomført brukerundersøkelse for å undersøke om publikums tilfredshet med våre tjenester overfor arbeidsgivere. Svarprosenten på ca 27 % gav relativt godt statistisk grunnlag til vurdering. Standardavvik på 2.0, tilsa liten spredning på svarene. Undersøkelsen ble lagt opp med spørsmål stilt som påstander med skala fra Samlet viser undersøkelsen en positiv enighet fra minimum 7, 5 til høyest 8,5 på de ulike kvalitetsdimensjonene. Undersøkelsen er brukt for å utvikle våre tjenester på arbeidsgiverområdet. Vi har fokus på kontinuerlig forbedring av våre rutiner. I tillegg gjennomgås rutinebeskrivelsene minst en gang per år for å sikre at de er oppdatert NØKKELTALL FRA KOMMUNENE Kommune Arbeidsgiver Folketallet Folketallet Folketallet Prosentdeling (tall pr ) Giske ,2 % Norddal ,6 % Sandøy ,9 % Stordal ,6 % Ørskog ,5 % Ålesund ,3 % Skodje ,9 % Sum % 1.Folketall ved SSB pr , telt pr Antall arbeidsgivere pr , fra Skatt Midt-Norge jan til bruk for antall. 2. STRATEGIER Jf. instruks 4-1, 2. ledd, her gjengis kontorets strategier, som grovt sett kan defineres som kunsten å utnytte ressursene for å oppnå kontorets mål, hvordan innrette seg for å oppnå gode resultater INNFORDRING o Vi skal være forebyggende, målrettet og effektiv i vårt innfordringsarbeid. Vi skal være tydelig på konsekvenser av mislighold i dialogen med debitor Vi skal prioritere store og nye restanser Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 5

6 Overfor personlige skattyter benytter vi debitortilpasset innfordring (DTI). Debitors generelle økonomiske forhold og eventuell betalingshistorikk sammenfattes i en strategiangivelse som avgjør hvilken betjeningsstrategi som velges, og hvilke alternativer som iverksettes dersom kravet ikke betales Vi skal bruke særskilte tiltak innenfor særskilte bransjer, transportgaranti overfor transportbransjen, skjenkebevilling innenfor restaurant mv. Vi skal være restriktiv i bruk av betalingsavtaler. Alle betalingsavtaler skal inngås skriftlig. Det skal innhentes dokumenterte opplysninger om søkerens inntekter og utgifter. Betalings tilbud skal gi bedre dekning enn tvangsinnfordring, og som hovedregel skal det stilles frivillig sikkerhet eller kravet skal sikres ved utlegg. Aktiv bruk av utlegg som innfordringstiltak. Ved utleggstrekk skal trekkmulighetene benyttes fullt ut. Ved manglede forskuddstrekk og utleggstrekk skal ansvar gjøres gjeldende overfor arbeidsgiver, etter skattebetalingsloven Alle utleggsforretninger med utlegg skal vurderes for tvangssalg Alle utleggsforretninger med intet til utlegg (selskap og næringsdrivende) skal vurderes for konkurs Vi arbeider aktivt for å finne løsninger overfor skattytere som har store restanser over mange år. Vi skal følge opp disse sakene ifm søknad om lemping og gjeldsordning, og sørger for at skattyter får kontakt med skatteetaten der inntekten er fastsatt ved skjønn pga manglende selvangivelse. Vi gir veiledning om hvilke muligheter som finnes og benytter det handlingsrommet vi har for å finne løsninger 2.2. KONTROLL o Vi skal samarbeide aktivt med andre om skjønn og forskudd med skatteetaten om felles skyldnere med skatteetaten/innkreving med bostyrer i konkurs saker o Vi skal kartlegge og kontrollere bransjer hvor kontrollbehovet anses størst Kartlegge næringsstrukturen og målrettet kontrollen mot næring med spesielle behov Lage egen kontrollplan Foreta utplukk med sikte på å avdekke i flest mulig saker o Vi skal bevisst velge de mest effektive virkemidler vi legger vekt på å gi god informasjon til lojale arbeidsgivere og regnskapsførere/revisorer vi skal benytte mulige sanksjoner, og stedlige kontroller mot arbeidsgivere som ikke har vilje til å overholde reglene. o Vi skal samarbeide aktivt med andre med bostyrer i konkurs saker Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 6

7 med politiet i anmeldelses saker med kontrollmiljøet i skatteetaten om utplukk og samarbeid i enkeltsaker med arbeidstilsynet på byggekontroller, et virkemiddel mot arbeidskriminalitet 3. SKATTEREGNSKAP Mål: Vi har som mål at skatte- og avgiftsregnskapet skal være korrekt og oppdatert. Målet skal sikre fullstendig og tidsriktig bokføring og rapportering, slik at stat og kommunen skal kunne følge opp sitt skattegrunnlag, samt at grunnlaget for innkrevingsvirksomheten til en hver tid skal være riktig. Skatteregnskapet skal føres, avstemmes og avlegges i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. skatteoppkreverinstruksen 3-1. Risikovurdering knyttet til å oppnå målet: Vi har foretatt en risikovurdering i forhold til måloppnåelsen for skatteregnskapet, og kommet frem til at risikoen er lav. Vi vil her påpeke at vi har gode rutiner og god overlapping av arbeidsoppgaver. Vi har flere som kan utføre de ulike arbeidsoppgavene. Dette bidrar til å redusere sårbarheten. Vi har også tilstrekkelig med ressurser på området og god kompetanse hos medarbeiderne. 3.1 SKATTEREGNSKAPET Del mål: Skatteregnskapet skal avlegges for kommunene Ålesund, Ørskog, Norddal, Stordal, Skodje, Giske og Sandøy. Skatteregnskapet skal føres, kontrolleres og være à jour til enhver tid. Arbeidslisten skal gjennomgås og følges opp daglig. Banken avstemmes ved dagsoppgjør i Sofie. Avvik skal forklares. Det skal avstemmes daglig for Ålesund og minimum en gang pr. uke for de øvrige kommunene. Manuelle bilag skal føres fortløpende. Uidentifiserte innbetalinger ajourføres via aktiviteten identifiser aktør fra arbeidslisten. Uhevede utbetalinger mottas ca. 10. i måneden og tilbakeføres via aktivitetene Identifiser aktør og behandle betalingsavvik fra arbeidslisten. Plassering mot krav gjennomgås daglig fra arbeidslisten og ajourføres der krav er registrert. Oppgjørsliste utleggstrekk registreres i Sofie umiddelbart etter mottak og senest innen forfallsmåneden. (mars - mai - juli - september - november og januar). Gebyret vedrørende utleggsforretning og pantattester overføres vertskommunen 20. hver måned. Overførsel til herreløs skatt skal skje innen januar, året etter utløpet av treårs fristen. Utbetalingsrutinen i Sofie skjer ved at skatteregnskapet overfører aktiviteten vurder tilbakebetaling til saksbehandlerne. Eventuelt blir krav som utløser en utbetaling etablert i skatteregnskapet. Utbetalingen blir deretter attestert, anvist, godkjent Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 7

8 forslag utbetaling, og deretter godkjent bank. Godkjenning av utbetalingsforslag og godkjenning i bank utføres pr. kommune. Skatteoppkreverinstruksens krav om tredeling skal følges. Overføring av filer fra bank skjer daglig kl. 10, 12, 14 og natt til Sofie. Avregningsretur fra bank skrives ut, og arkiveres forskriftsmessig. Hovedboken oppdateres hver natt sentralt. Hovedboken føres pr. kommune. Motregning av utbetaling av til gode merverdiavgift og landbrukstilskudd behandles umiddelbart når aktiviteten kommer på arbeidslisten. Postretur behandles ved mottak. Regnskapsbilag arkiveres forskriftsmessig. Etter avtale med skifteretten mottar vi månedlig skifteattester som vi ajourfører på vedlikeholds bilde til skattyter, der dette ikke blir lagt inn automatisk. Ansvar: Synnøve, Hilde, Sigrun Periodisk oppgjør/årsregnskap Periodisk oppgjør blir avlagt månedlig per kommune. Oppgjørene avstemmes, og lagres både elektronisk og manuelt i permer. Etter forfall skal det vurderes om det skal betales ut forskudd på periodisk oppgjør til skattekreditorene. (Forskuddsfordeling) Endelig fordeling foretas ved periodisk oppgjør. Perioden stenges rett etter periodens slutt og fordeling foretas. Oppgjøret kontrolleres av skatteregnskapet og sendes skattekreditorene innen den 10. påfølgende måned. Fordelt beløp oversendes skattekreditorene ved utbetalingsrutinen. Avstemmingsmappe sendes Skatt Midt- Norge ved internrevisjonen per mail. Årsregnskapet avlegges per kommune. Det skal være ferdig kontrollert og innsendt senest innen Ansvar.: Synnøve, Hilde og Sigrun 3.2. SKATTEAVREGNING. Del mål: Skatteavregning skal være kontrollert/avstemt/utsendt innen utleggsdato. Avstemming og utbetaling foretas per kommune. Det kjøres ukentlige skatteoppgjør, og personlige næringsdrivende er inkludert i ordningen med suksessive oppgjør. Forhåndsligninger skal behandles umiddelbart etter mottak fra skattekontoret. Vedtak om forskuddsutbetalinger vedrørende avregningsåret skal behandles umiddelbart etter mottak fra skattekontoret. Avregningsoppgjøret personlige skatteytere skal være ferdig bearbeidet og til gode skatt utsendt senest på utleggsdatoen. Skattesedler og innbetalingskort sendes ut sentralt Manuell oppdekning og utsending av disponeringsbrev skjer sentralt. Avregningsoppgjøret for etterskuddspliktige må være ferdig bearbeidet og til gode skatt utsendt senest på utleggsdatoen. Skattesedler og innbetalingskort sendes ut sentralt. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 8

9 Ved retting/klagebehandling personlige skatteytere skal avregningsoppgjøret bearbeides og til gode skatt utsendes senest utleggsdato. Skattesedler sendes ut sentralt fra året Klage/endringssaker personlige skatteytere. Klagesaker 2003 og senere år foretas maskinelt for Ålesund. For de øvrige kommunene blir 2004 og senere år foretatt maskinelt. Renteberegning er her maskinell. Ved flere endringer samme år får vi aktiviteten vurder manuell renteberegning på arbeidslisten. Klage/endringssaker for 2002 og tidligere år i Ålesund og 2003 og tidligere år for de øvrige kommunene blir foretatt manuelt i sin helhet. Krav må etableres i Sofie. All renteberegning er her manuell. Endringssaker tidligere enn 2004 oppstår nå sjelden. Ved retting/klagebehandling etterskuddspliktige skatteytere (manuell avregning) skal avregningsoppgjøret og skattesedlene utsendes snares mulig etter mottak av materiell. Klage/endringssaker for 2004 og tidligere år blir i sin helhet foretatt manuelt for Ålesund og 2006 og tidligere for de øvrige kommunene. Manuell renteberegning ved manuelle endringer. Ligning vedr. skatt på utbytte utenlandske aksjonærer mottas fra Skatt Midt-Norge Avregnes manuelt og utsendes snarest etter mottak. Rapporten ubenyttet grunnlag v/avregning kjøres ut etter høstligning og det må konfereres med skattekontoret om innsendelse for nytt skatteoppgjør for disse skatteyterne. Der skatteplikten er i en annen kommune skal vi endre avregningskommunen, og trekket blir da automatisk overført. Ansvar: Synnøve, Hilde og Sigrun FORSINKELSESRENTER/AVSAVNRENTER. Forsinkelsesrenter beregnes maskinelt og sendes direkte til skatteyter fra Sofie. Manuelle renter beregnes hos Nordre Sunnmøre Kemnerkontor. Rentedokumentasjon sendes ut sentralt. Ansvar: Sigrun, Synnøve og Hilde. 4. INNFORDRING Mål: Vi har som mål at flere betaler til rett tid, vi bruker rett tiltak til riktig tid og har riktig ressursbruk. Et godt faglig nivå skal sikre at lover og regler overholdes og dermed rettssikkerhet for skattyterne, samt at man bruker virkemidlene riktig. Effektiv ressursbruk og kvalitet i arbeidet skal sikre at kravene blir innfordret, samt at utestående krav blir sikret i konkurranse med andre kreditorer. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 9

10 Ved å bruke de rette virkemidlene i innkrevingsvirksomheten, vil innkrevingen ha preventive effekter. Et av formålene med innkrevingsvirksomheten er å holde betalingsviljen oppe og sikre den frivillige betalingen. Innkrevingsvirksomheten må da oppfattes som rettferdig og saklig, og ta hensyn til individuelle forhold. Skatteoppkreverinstruksen 4-1, 1. ledd: Skatteoppkrever skal sikre og innfordre kravene vedkommende har til innkreving. Utfordringer I 2015 vil det som tidligere, i tillegg til hoved utlegg i juni, komme ukentlige utlegg i august, september og oktober. Vi ser det som en utfordring å følge opp skattytere i strategi 50. Dette gjelder tyngre aktører med mye manuell oppfølging. Vi fortsetter oppfølgingen av disse i år, bl. a vil vi være aktiv for å finne løsninger. Økt rettidig betaling gir ofte bedre resultat totalt. Vi skal fortsatt arbeide for økt rettidig innbetaling, det skal vi gjøre ved å være tydelige i vår kommunikasjon med skattyter. Telefoninkasso og at vi er tydelig på konsekvensene av mislighold kan forebygge og føre til økt rettidig innbetaling. En utfordring er å nytte ressursene riktig nå som effektiviseringsgevinsten av SOFIE kommer til syne. Skattekontoret ønsker at skatteoppkreverne skal ha økt fokus på innfordring overfor arbeidsgiverne, slik at resultatkravet for arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk, restskatt upersonlige og forskuddsskatt upersonlige er satt likt regionens krav for samtlige kommuner. Vi følger samme strategi som tidligere år overfor arbeidsgiverne, dvs. vi er raskt ute og panter ved mislighold, og vi bruker konkurs aktivt som innfordringsmiddel RESULTATKRAV NORDRE SUNNMØRE KEMNERKONTOR Styringsparameter Resultatkrav 2015 Res 2014 Innbetalt skatt/avgift av sum krav siste år fordelt på skatte-/avgiftsart Arbg.giveravgift 99,9% Forskuddstrekk 100% Forskuddskatt 99,5% Restskatt 95,0% 99,8 99,9 99,5 94,7 Res ,9% 99,9% 99,4% 94,6% Res ,8% 99,9% 99,7% 96% Innfordret restskatt av sum krav restskatt til innfordring siste år Samarbeid mellom SKO og skattekontoret - felles målsetting vedrørende skattyterne med spesielt fokus på vanskeligstilte a) Hva samarbeides det om, og ser SKO effekten av samarbeidet? (skjønn, 64 % 68,6 66,1% 77% SKO og skattekontoret skal ha en felles målsetting om å redusere antall manglende selvangivelser og skjønn som følge av dette, og det skal være et samarbeid ift vanskeligstilte skattytere. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 10

11 Styringsparameter Resultatkrav 2015 Res 2014 forskuddsutskriving, kontroll, gjengangere, vanskeligstilte sy) b) Er den felles målsettingen nådd, hvis nei, hvorfor ikke c) Antall vanskeligstilte skattytere som er kontaktet (telefon, besøk mv) Res 2013 Res 2012 Fra og med 2012 er det nytt måletidspunkt for resultatmåling mot tidligere Vi har dermed 6 måneder lenger tid på oss og kravene til resultat er derfor skjerpet i forhold til tidligere TILTAK Vi bruker DTI i innfordringen debitortilpasset innfordring. Det betyr i korte trekk at skattyterne er delt inn i grupper og plasseres i ulike innfordringsstrategier. Ved innføring av DTI og ved bruk av dette dokumentet ønsker Skattedirektoratet å øke graden av likebehandling mellom skatteoppkreverne. Ved DTI behandles ulike saker bevisst ulikt, mens like saker behandles likt. Videre vil bruken av DTI i flg. Skattedirektoratet, medføre bedre ressursutnyttelse på kontorene ved at de rette saker prioriteres til rett tid. Videre antas det at servicenivået mot skattyterne forbedres. Bruken av DTI har i noen grad endret våre tidligere strategier. Vi kommer senere i gang med tvangsinnfordring og DTI har dermed ført til en nedgang i antall utleggsforretninger samt en økning i nedlagte utleggstrekk. DTI innebærer også oppfølging ved telefoninkasso. Økt fokus på de som ikke etterlever ved tett oppfølging av arbeidslister. Være tydelig på konsekvenser i vår dialog med skattyter. Betalingsavtaler inngås kun skriftlig og etter søknad og i samsvar med SKD s retningslinjer. Økt bruk av telefon i innfordringen. I videre oppfølging av saker med intet til utlegg skal saksbehandler kontakte skattyter på telefon. Vi foretar motregning der det er hensiktsmessig. Aktiviteten Vurder utleggsforretning oversendes pantefullmektig umiddelbart etter utløp av fristen Bruk av maskinell dekningskontroll Gjennomgang av skattytere i strategi 50. Vurdering av eventuelle vanskeligstilte skattytere. ansvarlig: Kari Anne, Inge, Ragnhild, Marie, Eli, Ove Runar, Marianne Rutinemessig oppfølging av utleggsforretninger, ved pant sendes varsel om tvangssalg innen en måned Begjæring om tvangssalg følges opp ved purring e.l. til namsmyndighetene ansvarlig: Marie/Bjørn Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 11

12 Ved forgjeves utleggsforretning vurderes konkurs, i vurderingen legges vekt på kravets størrelse, alder og om konkurs er hensiktsmessig ut i fra vår kjennskap til skyldneren ansvarlig: Eli, Ove Runar Ved forgjeves utleggsforretning for lønnstakere er det i de fleste tilfeller uaktuelt med konkurs. Det er viktig at saksbehandlerne følger opp disse aktørene jevnlig. Ansvarlig: Ragnhild, Inge, Kari Anne, Marie, Eli Utleggsforretninger berammes og avholdes fortløpende Avholde kontorforretning der det er hensiktsmessig Nytte maskinell dekningskontroll Nytte alle tilgjengelige opplysningsbaser i søken etter utleggsobjekter Ansvarlig: Bjørn Arkivering av utleggsforretninger Ansvarlig: Sigrun S. A SØKNADSBEHANDLING Lempning av skatter og avgifter av hensyn til skyldneren Del mål: Behandlingstid skal ikke overstige en måned Sikre riktig og rettferdig saksbehandling Raskt å innhente alle nødvendige opplysninger og dokumentasjon Sende brev til søker om faktiske forhold i saken Følge retningslinjer i SKD melding nr 3/2012 Ansvarlig: Eli Saker etter gjeldsordningsloven Del mål: Effektuere sakene innenfor lovens tidsfrister Sikre riktig og forsvarlig saksbehandling Oppfølging av inngått gjeldsordning Innkomne saker behandles og videresendes innen 2 uker Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 12

13 Følge gjeldende regelverk og retningslinjer gitt av SKD Oppfølging via arbeidslisten i Sofie Ansvarlig: Eli Lempning av skatter og avgifter av hensyn til det offentlige som kreditor. Del mål: Vår saksbehandlingstid skal ikke overstige en måned Raskt å innhente all nødvendig dokumentasjon Påse at vi følger gjeldende regelverk, jf SKD-melding nr 9/2011 Ansvarlig: Marie, Eli Utøvelse av statens partsstilling i saker om innkreving og sikring av krav etter skattebetalingsloven Del mål: Sakene skal behandles innen lovens tidsfrist Sikre en riktig og forsvarlig saksbehandling Utøvelse av partsstillingen skal skje i samsvar med retningslinjer gitt av Skattedirektoratet Klagesaken skal vurderes, og det skal utarbeides prosesskrift som oversendes tingretten innen 4 uker Ved saker av prinsipiell interesse informeres Skattedirektoratet Ved kjæremål eller anke oversendes saken til Skattedirektoratet til vurdering Ansvarlig: Lindis Straffbare forhold: Del mål: Ved straffbare forhold på skattebetalingsområdet skal påtalebegjæring sendes i henhold til instruks og fastsatte retningslinjer Påtalebegjæring vurderes og sendes i henhold til rutinebeskrivelsen. Sakene oversendes politiet raskest mulig og senest innen 6 måneder. Erstatningskrav for manglede forskuddstrekk skal vurderes medtatt i anmeldelsen etter reglene i straffeprosessloven. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 13

14 Det skal også vurderes å fremme sivilrettslig krav på erstatning for manglende forskuddstrekk Ansvarlig: Marianne L., Lindis Nekting godskriving av skattetrekk Del mål: Ved unnlatt innbetaling av forskuddstrekk skal skattyter som faktisk har hatt innflytelse på begivenheten nektes godskriving av forskuddstrekket ved avregningen. Gjennomgang av restanselisten for forskuddstrekk i april/mai Alle konkurser vurderes ift nekting godskriving av forskuddstrekk Nekting godskriving av forskuddstrekk skal være et viktig kontrollpunkt ved bokettersyn Sakene behandles etter retningslinje i SKD melding 12/2011 vedrørende godskriving av forskuddstrekk Ansvarlig: Marianne L EVALUERING Virksomheten har gjennom flere år hatt en positiv resultatutvikling. Vi har fokus på resultatkrav og måloppnåelse, samt en tett oppfølging av sakene. I tillegg har vi jevnlig oppfølging av arbeidslister for å sikre at disse holdes à jour. Dette synes å ha gitt gode resultater over tid. Likevel kan store enkeltsaker påvirke resultatet og tilfeldigheter kan føre til at vi resultatmessig ikke kommer i mål. 5. ARBEIDSGIVERKONTROLLEN Mål: God kontroll skal sikre korrekt beskatning Kontrollvirksomheten skal ha avdekkende og forebyggende effekter, og skal også bidra til bekjempelsen av svart arbeid. Arbeidsgiverkontrollen har knappe ressurser i forhold til kravene. Det kreves derfor tett oppfølging for å få maksimalt ut av de ressursene vi har Skatteoppkreverinstruksen 5-1: Etter skattebetalingsloven 5-13 er skattoppkreveren pålagt å kontrollere at arbeidsgiver etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven, og forskrift gitt med hjemmel i disse lovene. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 14

15 5.1. RESULTATKRAV Det stilles krav om at 5 % av leverandørene av LTO skal være gjenstand for kontroll. Innen etablerte kontrollområde stilles det samlet resultatkrav for alle kommunene. Det forutsettes imidlertid at det er kontrollaktivitet i samtlige kommuner. Tallene i tabellen nedenfor gjelder for alle kommunene som deltar i samarbeidet om Nordre Sunnmøre kemnerkontor. Antall arbeidsgivere Minste krav 5 % 2015 Antall utførte kontroller 2014 Utførte kontroller 2014 i % Antall utførte kontroller 2013 Utførte kontroller 2013 i % ,7% 96 4 % X% Antall kontroller i regionen i 2014 I tillegg stilles det krav til at 50 % av avdekningskontroller (AK- kontroller ) skal avdekke beløp. Akkontroller Antall 2013 Ak- kontroller Antall 2013 Antall med avdekning 2014 Antall med avdekning 2013 Antall med avdekning % 2014 Antall med avdekning % ,7% 48,3 % 5.2. TILTAK Intern kontrollplan følges. Årlig gjennomgang av rutinebeskrivelse og kontrollmetodikk. Resultatoppfølging månedlig rapportering til teamleder. Kvartalsvis rapportering fra arbeidsgiverkontrollen med fullstendig oversikt til kemner. Kvaliteten på arbeidet med utplukk av kontrollobjekt vektlegges. Kontroller skal rettes mot arbeidsgivere hvor det er begrunnet, og stor sannsynlighet for å avdekke vesentlig manglende innbetalinger, samt der den preventive virkning forventes å være stor. Jevnlig evaluering av om utvelgelsen av kontrollobjekt er tilfredsstillende. Samarbeid med skatteetaten om utvelgelse av kontrollobjekt. Bruk av Koss -hjelpesystem. Personallistekontroller som en del av tiltak mot arbeidskriminalitet EVALUERING Arbeidsgiverkontrollen har knappe ressurser i forhold til kravene. Det kreves derfor tett oppfølging for å få maksimalt ut av de ressursene vi har. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 15

16 Vi har de siste årene hatt fokus på å forbedre kvaliteten på vårt utplukk for å øke andelen kontroller med avdekket beløp, samt bedret samarbeide med skatteetaten for å få bedre samsvar mellom forslag og vedtak om endring. Dette vil vi også ha fokus på i Hjelpesystem et KOSS skal etter forutsetningene bidra til å sikre kvalitet, likebehandling og effektivitet. Idet vi har knapt med ressurser på kontrollområdet er det en risiko knyttet til måloppnåelsen. 6. ADMINISTRASJON, OPPLÆRING MV Mål: Vi skal gjennom arbeid og medbestemmelse sikre et godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær. Sørge for at alle har tilfredsstillende arbeidsplasser. Avdelingsmøter ukentlig. Fast møte dag tirsdag kl Møtene varer ca. 30 minutter I tillegg til avdelingsmøte skal det avholdes hyppige gruppemøter. Gruppemøtene legges til etter avdelingsmøte. Saker som berører en gruppe tas i gruppemøte. Ved behov deltar Lindis på gruppemøter. Tilby medarbeidersamtale til alle. Ledelsen ved kontoret skal være inkluderende og sikre medarbeiderne en reell medvirkning over egen arbeidssituasjon. Det skal skapes gode mellommenneskelige relasjoner som stimulerer, støtter og anerkjenner hverandre. Utvikle et godt arbeidsmiljø i samspill mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Årlig handlingsplan for arbeidsmiljøet utarbeides av en arbeidsgruppe bestående av leder og arbeidstaker. Ha fokus på at alle medarbeiderne må ta ansvar for sitt eget arbeidsmiljø. Personalmøte med fokus på arbeidsmiljø. Teambyggingstiltak. Ansvar: Lindis Mål: Lede kontoret ved aktiv bruk av målstyring og resultatstyring Arbeidet til den enkelte saksbehandler skal følges opp hver måned av gruppeleder. Det skal rapporteres videre fra gruppeleder til kemner. Ukentlig møte i ledergruppen (Lindis, Eli, Synnøve, Sigrun A., Ove Runar), mandag kl Gjennomgang/videreutvikling av rutinene for rapportering Årlig gjennomgang av rutinebeskrivelser. Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 16

17 Ansvar: Lindis Mål: Sikre at saksbehandlerne har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre en faglig og forsvarlig saksbehandling på alle plan Sørge for at alle medarbeiderne er best mulig oppdatert på sitt fagområde gjennom ekstern og intern opplæring. Det skal utarbeides årlig opplæringsplan. Vi skal opptre saklig og høflig i all kontakt med publikum. Skriftlige henvendelser skal besvares snarest mulig og senest innen 2 uker. Dersom det er nødvendig å innhente flere opplysninger skal dette gjøres umiddelbart. Ansvar: Lindis har det overordnede ansvaret, alle Mål: Vi skal benytte Sofie på best mulig måte Arbeidslistene skal holdes à jour. Overvåke arbeidslistene jevnlig. God informasjon om endringer og korrigeringer i systemet for å sikre at alle får nødvendig informasjon. Ta systemet i bruk etter hvert som det utvikles. Sørge for å tilrettelegge slik at alle benytter systemet effektivt. Benytte rapportmulighetene i Sofie til oppfølging av kontoret. Ansvar: Lindis, Eli 7. RETNINGSLINJER FOR RAPPORTERING Oversikt over rapporteringstidspunkter for styringsparametre og statistikk i 2015: Styringsparametre: 1.3.6b Antall arbeidsgivere i kommunen som har vært gjenstand for kontroll X 1.3.8c Avdekkingskontroller: Andel med avdekket beløp X Innbetalt av sum krav siste år: Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 17

18 c Restskatt for personlige skattytere d Forskuddstrekk e Forskuddsskatt for personlige skattytere f Forskuddsskatt for upersonlige skattytere g Restskatt for upersonlige skattytere h Arbeidsgiveravgift b Andel innfordret restskatt av sum krav til innfordring siste år Forklaringsvariable: Andel LTO kontrollert X 1.3.8a og b Endringsforslag: Hva produserer den stedlige kontrollen av endringer i beløp X Antall formal-, undersøkelses- og oppfølgingskontroller med avdekket beløp X Informasjon og veiledning X Sammenstilles Felles SKO funksjon fra manuell rapportering Ressurser fra SKO (årsverk) Vedtak fra skattekontoret som andel av forslag fra SKO X Rapporter oversendt til skattekontoret til behandling X Deltakelse i aksjoner/prosjekter i samarbeid med andre kontrollaktører X Ålesund 25. februar 2015 Lindis Skeide Nyland kemner Virksomhetsplanen er sendt til Skatt Midt-Norge og til kommunene som er med i samarbeidet om NSK Virksomhetsplan for Nordre Sunnmøre kemnerkontor, 2015 Side 18