Årsrapport for BTV Innkjøp 2016

Årsrapport for BTV Innkjøp 2016 1. Innledning BTV Innkjøp er et innkjøpssamarbeid med 39 deltakere fra offentlig sektor i Buskerud, Telemark og Vestfold. Det er til sammen opp mot 30 000 ansatte blant deltakerne som til enhver tid benytter avtalene som inngås. Ved utgangen av året besto rammeavtaleporteføljen av 48 løpende avtaleområder med 142 underliggende kontrakter, som følges opp og forvaltes av BTV Innkjøp. Omsetningen var på MNOK 650. BTV Innkjøp har i løpet av året jobbet med 22 anskaffelsesprosesser for rammeavtaler. Flere av disse prosessene gjelder våre største og viktigste avtaleområder, eksempelvis rammeavtale for telefoni og mobil datatrafikk, PC-er og tilbehør, næringsmidler og møbler. 1.1 Organisering Innkjøpssjef er leder for et samarbeid som består av alle kommunene i Buskerud, 12 kommuner i Telemark, 2 fylkesmenn og Høgskolen (HSN). Innkjøpssjef leder også BFK Innkjøp, som er et eget innkjøpsteam for Buskerud fylkeskommune. BFK Innkjøp er organisert sammen med BTV Innkjøp i et fagfellesskap. I BTV Innkjøp er anskaffelser, implementering, kontraktsoppfølging og -forvaltning fordelt på to team, anskaffelsesteamet og kontraktsteamet. Teamene støttes faglig og juridisk av personer med spesialkompetanse, herunder egen jurist. 1.2 Bemanning BTV Innkjøp hadde ved utgangen av året 10 årsverk, ett engasjement, én trainee og én vikar. For bemanning i BFK Innkjøp se punkt 5.1. BTV Innkjøps medarbeidere i desember 2016: Cathrine Røkaas, Eli Cathrine Hagen, Eva Arntzen, Håkon André Vollan, Jannie Fimland, Karl Petter Kristiansen, Kjetil H. Larsen, Kristine Helland, Lene Ulleberg, Maaikel Reiber, Marianne Brekke, Nina Helene Rørmark og Peter Gjefle. Jorunn Jonsaas gikk av med pensjon i august etter 45 års fartstid i fylkeskommunen. Jannie Fimland og Kjetil Larsen begynte hos oss i løpet av 2016. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 1 av 9

1.3 Nye websider Sommeren 2016 jobbet NTNU-student Nora Bruusgaard for oss. Hun bidro med å opprette ny web. Websidene ble i løpet av høsten ytterligere forbedret, og flere nye tekster ble skrevet før lansering i oktober. 1.4 Tilgjengelighet og service BTV Innkjøp har en egen kundeservice. Telefon og innkjøpsmail var bemannet alle hverdager fra kl. 08.30 til 15.00. I 2016 mottok vi 800 oppringninger til kundeservice/fellesnummeret og 900 epost-henvendelser til innkjop@bfk.no. Det ble utført et betydelig arbeid med å informere og besvare spørsmål. 1.5 Informasjonsflyt Generelt har informasjons- og kommunikasjonsarbeid vært et viktig område i 2016. Dette gjelder spesielt med hensyn til informasjon om nye anskaffelser og løpende rammeavtaler, da god informasjon bl.a. bidrar til avtalelojalitet og best mulig utnyttelse av rammeavtalens besparelsespotensial. Vi har i den forbindelse lagt vekt på å sende ut månedlige nyhetsbrev, og samtlige av disse ble lagt tilgjengelig på BTV Innkjøps hjemmeside. Vi har også løpende vedlikeholdt og forbedret den informasjonen vi gir om hver enkelt rammeavtale i rammeavtaleoversikten (EKF), som finnes under «Dine rammeavtaler» på vår webside og på deltakernes lokale intranett. Arbeidet omfattet en fullstendig gjennomgåelse av alle avtaler, med fokus på brukervennlighet og oversiktlighet. På avtalenes forside finner man bl.a. generell informasjon om avtalen, detaljert bestillingsinformasjon, link til avviksskjemaet m.m. Det ble lagt vekt på å følge en informasjonsstandard som skal sikre en god struktur for informasjon også videre fremover. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 2 av 9

1.6 Samlinger og deltakelse i innkjøpsfora BTV Innkjøp arrangerer samlinger for deltakerne i samarbeidet. I tillegg deltar vi i ulike innkjøpsfora og på samlinger/konferanser i regi av andre aktører. I 2016 arrangerte vi en samling for innkjøpsledere i kommuner, fylkesmenn og høgskolen (HSN). Videre ble det arrangert to ehandelssamlinger for ehandelsansvarlige. Når ressurssituasjonen tillater det satser BTV Innkjøp også på å komme ut til deltakerne for å presentere vårt arbeid. I løpet av 2016 besøkte vi FOBE (Forening for Offentlige Bygg og Eiendommer), VFK innkjøpsforum og Kommunalteknisk forening (ingeniørforening) i Telemark. BTV Innkjøp har videre som mål å være aktiv i ulike innkjøpsfaglige fora for å innhente informasjon, og ivareta innkjøpsfaglige interesser på vegne av samarbeidet. BTV Innkjøp deltar således i Fylkeskommunalt innkjøpsforum (FI), og ble i 2016 representert i arbeidsutvalget for FI ved leder. Videre deltar vi i KS innkjøpsforum (KSI). Dette er nasjonale innkjøpsfora hvor vi utveksler erfaringer om offentlige anskaffelser med innkjøpskolleger. I 2016 har leder Nina H. Rørmark også deltatt i Difis referansegruppe for utarbeidelse av veiledning om nytt anskaffelsesregelverk, samt i «Samarbeid mot svart økonomi» (SMSØ) i Buskerud. 1.7 Økonomi BTV Innkjøp Resultatregnskapet ble som følger: Resultatregnskap 2016 (uten BFK Innkjøp) Inntekt ført i minus Sum B T V Kostnader Lønn inkl. sosiale kostnader 6320408 4542738 1007781 769889 Driftskostnader 2001282 1758776 147004 95502 Restmidler avsatt til fond i B 711224 0 450615 260609 Sum kostnader 9032914 6301514 1605400 1126000 Inntekter Overført fra 2015-540574 -540574 Dagbøter -29000-29000 Sykelønnsrefusjon B -336575-336575 Refusjon advokathjelp fra FK -468939-468939 Kommunekontingent -2004548-2004548 Sum inntekter -3379636-3379636 0 0 Ramme fra fylkene -6063975-3332575 -1605400-1126000 Resultat -410697-410697 0 0 2. Anskaffelsesteamet Anskaffelsesteamet jobber hovedsakelig med anskaffelse av rammeavtaler. Dette innebærer bl.a. foranalyser, organisering og ledelse av faggrupper, gjennomføring av markedskonferanser, utarbeidelse og utlysning av konkurransegrunnlag, evaluering av tilbud, eventuelle forhandlinger, leverandørvalg og kontraktstildeling, behandling av innsynsbegjæringer og eventuell klage- /rettsbehandling, kontraktsinngåelse og forberedelser til implementering av ny avtale. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 3 av 9

2.1 Konkurranser gjennomført i 2016 Det ble anskaffet 15 nye rammeavtaler I 2016. 14 av disse avtalene ble inngått med en varighet på 2 år og med mulighet for forlengelse i inntil 2 år. Rammeavtale for bredbåndstjenester til fylkeskommunene har en fast løpetid på 4 år, med opsjon på forlengelse i inntil 4 nye år med 2 år av gangen. Nedenfor følger en oversikt over rammeavtaler inngått i 2016. Fullførte anskaffelser 2016 Navn Oppstartdato Avtaleform Deltakere Anslått årlig verdi Kommunikasjonstjenester 01.03.2016 Parallell Fylkeskommunal MNOK 7 Programvare 07.03.2016 Parallell Felles MNOK 25 Elektrikertjenester 15.04.2016 Parallell Felles MNOK 15 Møbler (5 delkontrakter) 01.05.2016 Parallell Felles MNOK 46 Bøker og andre medier til bibliotek 01.06.2016 Én leverandør Felles MNOK 7 Tanntekniske produkter og tjenester 01.07.2016 Én leverandør Fylkeskommunal MNOK 7 Medisinske forbruksvarer 01.08.2016 Én leverandør Kommunal MNOK 25 Næringsmidler (8 delkontrakter) 15.08.2016 Én leverandør Felles MNOK 120 Fast- og mobiltelefoni inkl. datatrafikk 19.09.2016 Én leverandør Felles MNOK 35 Multifunksjonsmaskiner 23.09.2016 Én leverandør Felles MNOK 15 Arbeidstøy, -sko og verneutstyr 01.10.2016 Parallell Felles MNOK 14 Bredbåndstjenester 04.10.2016 Én leverandør Fylkeskommunal MNOK 3,5 Vikarer til pleie- og omsorgssektoren 17.10.2016 Parallell Kommunal MNOK 30 Barnevern saksbehandlertjenester 01.11.2016 Parallell Kommunal MNOK 4 Barnevern tiltakstjenester 01.02.2017 Parallell Kommunal MNOK 4 2.2 Konkurranser påbegynt i 2016 I 2016 har ytterligere 7 konkurranser vært under arbeid, med planlagte utlysninger eller kontraktsinngåelser i løpet av 2017. Dette gjelder følgende rammeavtaleområder: Kontorrekvisita, fritt skolemateriell og kopipapir Biladministrasjon med leasing av biler Audiovisuelt utstyr (AV-utstyr) Banktjenester Servere, lagring og nettverkskomponenter Vikartjenester til skole og barnehage PC-er (stasjonær og bærbar) og tilbehør 3. Kontraktsforvaltning BTV Innkjøp skal gjennom sin kontraktsforvaltning forankre rammeavtalene hos deltakerne, herunder informere om gjensidige forpliktelser og rutiner for gjennomføring av avtalen. Kontraktsteamet jobber for å bidra til at det skal være lettest mulig for deltakerne å finne frem til riktig avtale, velge beste vare/tjeneste, bestille, følge opp/kontrollere leveransen, samt www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 4 av 9

kontrollere faktura og betalingsrutiner. Kontraktsforvaltningen i BTV Innkjøp omfatter følgende hovedområder: Implementering av nye avtaler Bistand ved bruk av rammeavtalene, herunder håndtering av innmeldte avvik/konflikter Optimalisere bruk av ehandel Kontrolling, herunder priskontroll, kontroll av bruk/avtalelojalitet m.m. Overordnet oppfølging av særlige kontraktskrav/samfunnsansvar Endringsstyring Løpende informasjonsarbeid og vedlikehold av rutiner og systemer for kontraktsforvaltning Prolongering, utfasing Dokumentasjon av utviklingsbehov for leverandører og egne rammeavtaleområder Ved utgangen av 2016 hadde BTV Innkjøp oppfølging og forvaltning av 142 løpende avtaler innenfor 48 avtaleområder. Totalt mottok vi 225 avviksmeldinger via vårt webskjema, noe som ikke anses å være et høyt antall sett ut fra avtaleomfanget og antall bestillere. Det relativt lave antall avvik stemmer med et generelt inntrykk av at de fleste avtalene fungerte etter sin hensikt i 2016. Mottatte avvik ble imidlertid benyttet som viktig dokumentasjon og grunnlag for oppfølgingsmøter med leverandørene. Noen avtaler har vært ressurskrevende av andre årsaker. I pkt. 3.1. gis en kort oppsummering av disse. 3.1 Særlig ressurskrevende rammeavtaler i 2016 3.1.1 Fast- og mobiltelefoni inkludert mobildatatrafikk En velfungerende avtale krever god implementering i samarbeid med både deltakere og leverandører. Implementering av ny avtale på dette området var både spesielt viktig og spesielt ressurskrevende. Porteringsprosessen for både fast- og mobiltelefoni skjedde planmessig og puljevis, med start 1. november og siste frist 19. desember. Dette omfattet bl.a. planlegging av portering av abonnementer, fasttelefoni, fakturarutiner, kontostruktur, mv. Prosessen ble gjennomført i samarbeid mellom Telenor Norge AS og IKT-/telefoniansvarlige i de deltakende kommunene og fylkeskommunene. 3.1.2 Renholds- papir-, plast- og storhusholdningsprodukter Det ble i månedsskiftet august-september foretatt endringer i sortimentet på avtalen med Norengros. Endringen ble gjort etter innspill fra faggruppen, og på bakgrunn av statistikk over produkter med stor omsetning. Produktene med stor omsetning ble lagt inn i ehandelskatalogen, for å gjøre det enklere å bestille. Se nyhetsbrev av 5. oktober for mer informasjon. 3.1.3 Elektrikertjenester BTV Innkjøp mottok en del henvendelser i forbindelse med bruk av elektrikeravtalen. Henvendelsene dreide seg i all hovedsak om fakturering av oppdrag. Etter flere leverandørmøter kom vi frem til en felles enighet om faktureringsrutiner. Faktureringsrutinene ble lagt inn som særlig informasjon i rammeavtaleoversikten (EKF) og oppsummert i nyhetsbrev av 1. desember. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 5 av 9

3.1.4 Multifunksjonsmaskiner Rammeavtalen med Ricoh utløp 12.09.2016. Det ble jobbet mye med en god utfasing av denne kontrakten for å sikre gode betingelser for de deltakerne som hadde inngått leiekontrakter med varighet utover utløpsdato. Dette er beskrevet i nyhetsbrev 1. september. 3.1.5 Næringsmidler Ved inngåelse av nye næringsmiddelavtaler gikk vi over til nye leverandører på flere områder. Dette medførte en stor og krevende omstillingsprosess for både bestillere og BTV Innkjøp. Bl.a. gjaldt dette innføring av nye bestillingsrutiner og tilrettelegging for god logistikk. Ehandelskataloger var på plass ved avtalestart for alle gruppene, med unntak av fersk frukt og grønt som på grunn av tekniske problemer hos leverandøren først kom på plass i desember. Videre har vi brukt en del ressurser på å følge opp leverandør som leverer varer ved hjelp underleverandører med ulikt sortiment. Dette skapte utfordringer mht. ehandelskatalogene. Vi har i samarbeid med leverandøren jobbet med å forbedre sortimentet i katalogene. 3.2 Analysearbeid og besparelser Det ble i 2016 startet et langsiktig prosjekt med å skaffe rutiner rundt forskjellig analysearbeid. Blant annet ønsker BTV innkjøp å benytte KPI-er både internt og eksternt, og vi ønsker flere faste nøkkeltall for å vise hvordan driften utvikler seg over tid. For avtaler vi mener det er hensiktsmessig har vi gjort et lite uttrekk og foretatt en relativt nøktern beregning av besparelse for hele BTV-samarbeidet. BTV-avtale Omsetning 2016 Besparelse* Kontorrekvisita 18099040 22623800 Mobiltelefoner og tilleggsutstyr 16287691 11890015 Renholds-, papir-, plast-, og storhusholdningsprodukter 37668852 10547278 Tannlegeuniter, -stoler, autoklaver og røntgenapparater 9181262 10099388 Total 81236845 55160481 *Ved å sammenligne vinners pristilbud med det høyeste pristilbudet i konkurransen finner vi et forholdstall som viser prisforskjellen i prosent. For å beregne en besparelse har vi deretter funnet differansen mellom «rammeavtalens omsetning multiplisert med denne prosentsatsen» og «rammeavtalens faktiske omsetning». 3.3 Brukerundersøkelser Kontraktsteamet gjennomfører evalueringer på bakgrunn av spørreundersøkelser. Vi har gjennomført 7 undersøkelser dette året. Noen av rammeavtalene som har blitt evaluert på denne måten er avtaler for rørleggertjenester, leie og vask av arbeidstøy for tannklinikker og renhold-, papir-, plast-, og storhusholdningsprodukter. Resultatet av spørreundersøkelsene har gitt BTV Innkjøp et visst grunnlag for oppfølging av både leverandører og deltakere på avtalene. Svarprosenten var imidlertid noe lavere enn ønsket, og vi jobber med å forbedre undersøkelsene, slik at vi kan få opp svarprosenten. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 6 av 9

3.4 Leverandørundersøkelser I februar sendte BTV Innkjøp ut en spørreundersøkelse til alle leverandører på rammeavtalene. Resultatene fra undersøkelsen ga innsikt i hvordan leverandørene opplever samarbeidet med deltakerne og med BTV Innkjøp. Leverandørene viste stort engasjement med en svarprosent på over nitti. Leverandørundersøkelsene sendes normalt ut en gang per år, omtrent samtidig med innhenting av statistikk. Vi ser at denne type undersøkelser er et godt verktøy for BTV Innkjøp i kontraktsoppfølgingen, og gir grunnlag for analyser som igjen bidrar til bedre avtaler i fremtiden. 4. Ehandel BTV Innkjøp tilbyr alle deltakere en støttefunksjon for ehandel. Støttefunksjonen bidrar når nye deltakere starter opp med ehandel, ved aktivering av nye kataloger, feilsøking, forbedringer og kontakt mot leverandører, med samlinger, nettverk og som koordinator ved felles utfordringer. BTV Innkjøp bemanner også en supportfunksjon som er tilgjengelig på epost og telefon, hvor vi svarer på henvendelser fra brukere og innkjøpskontakter. I 2016 løste vi 1500 saker og besvarte 600 telefonanrop. Hovedtyngden av saker var knyttet til drift. Dette er ofte saker som det tar noe tid å løse. Driftsoppgavene omfattet bl.a. katalogoppdateringer, aktivering av nye kataloger og bistand til ehandelskontaktene og bestillerne våre. Vår oppfatning er at det generelt har vært tilfredshet med responstiden og hjelpen man får via både støtte- og supportfunksjonen. Videre er det grunn til å fremheve at det er lagt ned et betydelig arbeid med opprettelse, aktivering og vedlikehold av ehandelskataloger. Ved utgangen av 2016 hadde BTV Innkjøp 29 aktive ehandelskataloger. 4.1 Oppstart av ehandelsprosjekt I oktober 2016 startet Lier kommune med ehandelsprosjekt i kommunen med bistand fra BTV Innkjøp. Allerede 1. november var 21 kataloger importert fra BTV Innkjøp, og i desember var implementeringen i gang ut mot de ulike virksomhetene. 4.2 Omsetningstall Det har i løpet av 2016 blitt gjennomført i overkant av 30.000 bestillinger via ehandel av alle våre deltakere totalt. Bestillingene hadde en samlet verdi på 485 millioner kroner. Sammenlignet med fjoråret er dette en nedgang på 2.000 bestillinger og 100 millioner kroner, og skyldes mest trolig et opphold mellom en del gamle og nye kataloger. Vår klart største deltaker er Drammen kommune, som alene står for 55 % av både bestillingene og omsetningen i kroner. Buskerud fylkeskommune I Buskerud fylkeskommune ble det foretatt i underkant av 3.000 bestillinger for til sammen 18 millioner kroner i 2016 og viser en stabil bruk av ehandel sammenlignet med årene før. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 7 av 9

Telemark fylkeskommune Telemark fylkeskommune har hatt en liten økning i bruken av ehandel de siste årene, og gjennomførte 2.000 ordre for 39 millioner kroner i 2016. Vestfold fylkeskommune Vestfold fylkeskommune har gjennomført 950 ordre for til sammen nesten 6 millioner kroner i 2016. Det er en dobling fra i fjor og vi ser en klar økning på slutten av året. 5. Enkeltanskaffelser (BFK) BFK Innkjøp ivaretar alle anskaffelser over kr 100.000 eks mva. i Buskerud fylkeskommune. For anskaffelser under kr 100.000 bistår innkjøperne fylkeskommunen med rådgivning. 5.1 Bemanning BFK Innkjøp har hatt 3 fulltidsstillinger i 2016. Ved utgangen av 2016 besto BFK Innkjøp av Christian Paulsen Hazeland, Magnus Holm og Steffen Wahlund (vikar). 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Besparelser per år 2013 2014 2015 2016 Besparelser 4,4 1,6 4,5 4,4 Kontraktsverdi 13,2 8,4 10,2 21,5 Besparelser Kontraktsverdi (Tallene er eksklusive bygg- og eiendomsanskaffelser) www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 8 av 9

5.2 Gjennomførte anskaffelser og besparelser I 2016 gjennomførte BFK Innkjøp 44 anbudskonkurranser, hvorav ca. 60 % var på vegne av administrasjonen. For 2016 kan BFK Innkjøp vise til prisbesparelser på MNOK 4,4. Besparelsene har vært beregnet på bakgrunn av differensen mellom kontraktspris og høyeste pristilbud i hver konkurranse. 5.3 Innkjøpsstrategi med handlingsplan BFK Innkjøp har i 2016 vært ansvarlig for utarbeidelse av en felles, overordnet innkjøpsstrategi som skal gjelde for alle innkjøp som gjøres i Buskerud fylkeskommune. Arbeidet med innkjøpsstrategien har pågått gjennom hele 2016, og det har parallelt vært påbegynt arbeid med en tilhørende handlingsplan med konkrete retningslinjer og tiltak. Ved utarbeidelse av strategien er det lagt vekt på bred brukermedvirkning i organisasjonen, bl.a. for å sikre god forankring når de mer konkrete tiltakene skal utformes og etterleves. Ett av satsingsområdene i innkjøpsstrategien er å sikre god etterlevelse av vårt samfunnsansvar som offentlig oppdragsgiver. Buskerud fylkeskommune har et overordnet mål om å forvalte menneskelige -, natur- og miljøressurser på en helhetlig og fremtidsrettet måte. Denne målsetningen ble innarbeidet som et gjennomgående tema i innkjøpsstrategien. Blant temaene som omhandles spesielt er; etisk handel, lønns- og arbeidsvilkår og forebygging av arbeidslivskriminalitet, samt grønn vekst og innovasjon. Satsingen på klima- og miljøvennlige innkjøp er styrket i tråd med politiske vedtak og endringer i regelverket for offentlige anskaffelser. Det er blant annet lagt sterkere vekt på vurderingen av klima- og miljøhensyn tidlig i planleggingsfasen. Innkjøpsstrategien skal samtidig ivareta fylkeskommunens ansvar mht. å forvalte de offentlige midler på en økonomisk måte, ved å gjennomføre kostnadseffektive innkjøp som gir besparelser og økt handlingsrom for hele organisasjonen. Det vil i arbeidet med handlingsplanen bli lagt vekt på å balansere livsløpsperspektiv og økologisk bærekraft opp mot behovet for mer kortsiktige besparelser, slik at kostnadseffektivitet og sosial, miljø- og klimamessig bærekraft ses i sammenheng. www.bfk.no/innkjop Filnavn: Årsrapport 2016 versjon 2.docx Side 9 av 9