7.1 Innkjøpsteamet Innkjøpsteamet skal etterstrebe å fungere som team etter følgende beskrivelse:

Transkript

1 STRATEGIDOKUMENT 7 INNKJØPSTEAMET 7.1 Innkjøpsteamet Innkjøpsteamet skal etterstrebe å fungere som team etter følgende beskrivelse: Team er en samhandlingsform hvor gruppen utvikler samhandlingskompetanse på tvers av oppgaver, og hvor identitet er knyttet til teammedlemmene mer enn til den spesifikke oppgaven. Medlemmene i et team skal være opptatt av å dyktiggjøre hverandre og fremstå som en kompetent samling av individer og ikke kun som en samling av kompetente individer. Innkjøpsteamet skal ha høy prestasjon og høyt energinivå. I våre leveranser skal vi nyttiggjøre oss teamets kompetanse. Vår virksomhet og vår samhandling skal preges av kreativitet og lojalitet. Vi skal ha stor grad av forpliktelse i forhold til hverandre. Innkjøpsteamet skal fremstå med stor grad av integritet og lojalitet både til fylkeskommunen som organisasjon og til omverden. Vi skal i all vår aktivitet være bevisst vår rolle, det ansvar og den påvirkningsmulighet som rollen gir oss. 7.2 Innkjøpstjeneste Innkjøpsteamet utgjør fylkeskommunens sentrale innkjøpstjeneste og har en felles mailadresse: innkjop@tromsfylke.no. Felles mailadresse bidrar til at problemstillinger som meldes innkjøpstjenesten fanges bedre opp samtidig som det gir økt informasjon i teamet. 7.3 Strategi for innkjøpstjenesten - målhierarki og tidsperspektiv Innkjøpstjenestens strategidokument er bygd opp rundt følgende målhierarki: Overordnet mål: Beskriver begrunnelsen til innkjøpstjenestens eksistens. Den overordnede målsettingen vil derfor være gjeldende nå og i uoverskuelig fremtid. Mål I og II: Tiltak: Aktivitetsplan: I tillegg til den overordnede målsettingen har vi ytterligere to mål som danner ramme for vår virksomhet. Målene har samme rang og vil gjelde i uoverskuelig fremtid. Tiltakene er innkjøpstjenestens kortsiktige mål (ett til tre år) som viser veien vi skal gå, gjøremål som skal iverksettes i kommende periode. Tiltakene er ingen detaljert beskrivelse, men forteller hvilke oppgaver som skal ivaretas og kan i noen grad skissere hvordan tiltakene skal nås. Aktivitetsplanene er mål på et detaljert nivå. Aktivitetsplanen vil inneholde oppgaver på alle målområder, dvs. hva vi skal gjøre for å nå overordnet mål, mål I og II samt Tiltak.

2 7.4 Innkjøpstjenestens overordnede målsetting Innkjøpstjenesten skal bidra til- og påse at fylkeskommunens anskaffelser skjer innenfor gjeldende regelverk, reglement og rammer. Med regelverk menes alle relevante lover og forskrifter, f.eks: Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Lov om innsyn i offentlig forvaltning Forskrift om klageorgan for offentlige anskaffelser Forskrift mot sosial dumping Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Med reglement og rammer menes f.eks: TFK`s vedtatte anskaffelsesreglement del I og II Rutiner og maler for innkjøp i TFK TFK`s vedtatte budsjett Ulike pålegg fra departementet og andre overordnede myndigheter Tiltak for å nå den overordnede målsettingen Målsettingen fastslår at vi skal bidra til- og påse at fylkeskommunens anskaffelser skjer innenfor gjeldende regelverk, reglement og rammer. Tiltak for Å bidra til at anskaffelser skjer i henhold til ovennevnte: Sørge for at innkjøpstjenesten har den nødvendige kompetanse Gi opplæring og økt kompetanse - både for de som skal gjennomføre anskaffelser selv og for de som skal foreta avrop Informere Bistå med aktiv rådgivning Utvikle rutiner, maler og systemer Tiltak for Å påse at anskaffelser skjer i henhold til ovennevnte: Foreta kontroller og gi instruksjoner - både i forbindelse med enhetenes særanskaffelser og for avrop på fellesanskaffelser Kvalitetssikre anskaffelser innkjøpstjenesten selv gjennomfører Sørge for at kontroll, instruksjon og kvalitetssikring gjelder alle faser i anskaffelsesprosessen Aktiviteter som skal gjennomføres for å nå den overordnede målsettingen 1. Anskaffelsesreglementet del II beskriver hva de enkelte tiltakene innebærer av oppgaver som må løses samt hvilke aktiviteter som må til for å løse dem. Der anskaffelsesreglementet del II viser seg å være mangelfullt, skal vi med jevne mellomrom revidere det og om nødvendig besørge det politisk godkjent. 2. Troms fylkeskommunes hjemmeside utvikles med hensyn på fortløpende oppdatering av rutiner, maler og veiledere for beskrivelse av hvordan de enkelte oppgaver skal løses. Konkrete aktiviteter som beskrives skal være forankret i Anskaffelsesreglementet del I og II. Der det er hensiktsmessig skal det ha foretas høringer i organisasjonen.

3 3. Innkjøpsdatabasen (IDA) vedlikeholdes med hensyn på administrering av kontrakter og avtalerelevantinformasjon. 4. Ta i bruk hensiktsmessige kanaler og metoder for aktiv rådgivning, bekjentgjøring, informasjon, opplæring, kompetanseheving, jf. beskrivelse i Anskaffelsesreglementet del II. 5. Årlig skal det utarbeides årsplan som plotter inn tiltak og aktiviteter med tidsangivelse og ansvar. Årsplanen skal brukes aktivt som styringsverktøy. 7.5 Mål I Innkjøpstjenesten skal i all sin anskaffelsesvirksomhet ivareta fylkeskommunens samfunnsansvar. Forklaring til mål I: Det er vårt samfunnsansvar å ivareta hensynet til et bærekraftig miljø og til etiske forhold i alle ledd, stimulere til utvikling av lokalt næringsliv, bidra til leverandørutvikling, unngå monopoldannelser, bidra til god distriktspolitikk og håndtere hensynet til ILO s menneskerettighetskonvensjoner i arbeidslivet. Samfunnsansvaret gjelder hensynet til bl.a.: leverandører produsenter innbyggerne i fylket brukerne av anskaffelsen Tiltak for å nå mål I Målsettingen fastslår at vi i alt vi gjør skal ivareta fylkeskommunens samfunnsansvar. Dette innebærer at innkjøpstjenesten skal ha en bevisst holdning og innta en aktiv rolle i forhold til å implementere fylkeskommunens vedtatte innkjøpspolitikk (Anskaffelsesreglementet del I) i alle anskaffelser vi selv gjennomfører, i alle anskaffelser hvor vi deltar sammen med andre, og i alle faser av anskaffelsesprosessen. Fylkeskommunens vedtatte innkjøpspolitikk omfatter: Etikk Miljø Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter ILO-konvensjonene Universell utforming Lærlinger Fast ansatte (kontraktørklausul) Lagerhold, leveringstid og leveringshyppig Hovedprinsipper for innkjøp Hovedprinsipper for valg av avtaleform Aktiviteter som skal gjennomføres for å nå mål I 1. Anskaffelsesreglementet del II beskriver hvordan de innkjøpspolitiske målene kan innarbeides i konkurransegrunnlagene.

4 2. Troms fylkeskommunes hjemmeside utvikles med hensyn på fortløpende oppdatering av rutiner, maler og veiledere for beskrivelse av hvordan de enkelte oppgaver skal løses. Der det er hensiktsmessig skal det ha foretas høringer i organisasjonen. 3. Innkjøpsdatabasen (IDA) vedlikeholdes med hensyn på administrering av kontrakter og avtalerelevantinformasjon. 4. Ta i bruk hensiktsmessige kanaler og metoder for aktiv rådgivning, bekjentgjøring, informasjon, opplæring, kompetanseheving, jf. beskrivelse i Anskaffelsesreglementet del II. 5. Innkjøpstjenestens årsplan skal vise fremdrift og beskrive for aktivitetene under pkt 1, 2 og Mål II Innkjøpstjenesten skal vedlikeholde-, videreutvikle og utøve samarbeid med omverden ut over det som skjer i forbindelse med de konkrete anskaffelsene. Forklaring til mål II: Innkjøpstjenesten har et utstrakt samarbeider med omverdenen, bl.a. med: Fylkeskommunalt-/kommunalt Innkjøpssamarbeid i Troms (FKIT) Fylkeskommunene Nord (FKN-samarbeidet) Fylkeskommunalt Innkjøpsforum (FI) Fylkesmannen i Troms Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) NHO Ulike miljøfora Noen av de ovennevnte har vi mye kommunikasjon med, mens andre bare sporadisk. Samarbeidet omfatter først om fremst: felles anskaffelser erfaringsutveksling kompetansebygging utgjøre felles forum i relasjon til statlige enheter (departement, DIFI) Tiltak for å nå mål II Samarbeidet med omverden er i noen grad nedfelt og skriftlig formalisert. Anskaffelsesregelverket del I utdyper de formaliserte samarbeidsfora. På de områder hvor samarbeidet ikke er tilstrekkelig formalisert skal vi være pådriver for å få dette gjennomført. Tiltak i forhold til FKIT Sette i system og gjennomføre jevnlige samarbeidsmøter med FKIT Vurdere om det er hensiktsmessig å utvide FKIT til også å omhandle rådgivning og ev. forelegge sak for fylkestinget Revidere samarbeidsavtalen. Gjennom rådmannsutvalget ta opp og eventuelt rekruttere flere kommuner til samarbeidet.

5 Tiltak i forhold til FKN Være pådriver for å få i havn en samarbeidsavtale som også ivaretar fordeling av erstatningsansvar i forhold til brudd på regelverket Gjennomføre anskaffelse på vegne av FKN Målbære nødvendigheten av aktiv kommunikasjon i forbindelse med anskaffelsene Tiltak i forhold til FI Sette Troms på kartet gjennom aktiv og solid faglig deltakelse i møter og e-samarbeid Ta til ordet for faglig kompetanseheving og erfaringsdeling på samlingene, bl.a. gjennom gruppearbeid. Tiltak i forhold til fylkesmannen Besørge samarbeidet formalisert Lede knutepunktprosjektet for iverksetting av regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser i all offentlig virksomhet i Troms. Tiltak i forhold til DIFI Være aktiv pilot for uttesting av miljøkriterier Være aktiv i forbindelse med høringer m.m. Tiltak i forhold til leverandørsammenslutninger og ulike andre eksterne grupperinger Standardisere en foredrag-/ innlegg til bruk i deres interne fora Innkjøpstjenesten skal på relativt kort varsel kunne møte og presentere TFK i eksterne fora. Alle i innkjøpstjenesten må kunne ta slike oppdrag. Innta en aktiv og solid faglig fremtreden på vegne av vår profesjon og fylkeskommunen Være bevisst vår rolle som regional utviklingsaktør Aktiviteter som skal gjennomføres for å nå mål II Tiltakene som beskrives i forrige kapitel (7.6.1) skal i den grad det er mulig nedfelles innkjøpstjenestens årsplan. Ut over dette vil vårt samarbeid med omverden dreie seg mye om holdninger og bevissthet. Dette skal holdes i hevd og ivaretas slik som beskrevet i starten av vårt innkjøpstjenestens strategidokument, hvor det står: Innkjøpsteamet skal fremstå med stor grad av integritet og lojalitet både til fylkeskommunen som organisasjon og til omverden. Vi skal i all vår aktivitet være bevisst vår rolle, det ansvar og den påvirkningsmulighet som rollen gir oss.