ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling SAKSLISTE: ARBEIDSMILJØUTVALET. PS 16/13 Godkjenning av protokoll frå forrige møte. Saksnr.

ÅMLI KOMMUNE Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET Rådhuset Dato: 02.06.2016 Tidspunkt: 09:00 Møteinnkalling Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde via webskjema på kommunen si nettside. Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling. SAKSLISTE: Saksnr.: Innhald: PS 16/13 Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 16/14 Rådmannens forslag til strukturelle endringer 2016 PS 16/15 Opphør av fast ordning med stedfortredertjeneste i enhetene PS 16/16 Forslag til nytt delegasjonsreglement PS 16/17 inndeling av verneområder etter omorganiseringen PS 16/18 Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing PS 16/19 Prosedyre for håndtering av rusmisbruk og spilleavhengighet hos ansatte i Åmli kommune PS 16/20 Budsjettregulering pr. mai 2016 PS 16/13 Godkjenning av protokoll frå forrige møte

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/11 02.06.2016 Ungdomsrådet 16/14 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet 16/19 06.06.2016 Administrasjonsutvalet 16/33 06.06.2016 Formannskapet 16.06.2016 Kommunestyret 16/11 06.06.2016 Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Arkivref: 2016/397-7 Saksbeh.: Christina Ødegård, Rådmann Eining: Rådmannen Dir.tlf.: 37185203 E-post: christina.odegard@amli.kommune.no Saksordførar: # Rådmannens forslag til strukturelle endringer 2016 RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rådmannen tilråder følgende strukturelle endringer: Rådmannens stab: 1. Redusert åpningstid for sentralbord og ekspedisjon ved informasjonssenteret. Åpningstid 10:00-14:00 alle dager fra 1.9.16, jf. pkt. 1.1. 2. Redusere andel fastrentelån til ett minimumsnivå, jf. pkt. 1.2. Budsjettmessig innsparing på ca. kr 99 000 i 2017, 216 000 i 2018 og 294 000 i 2019. Kr 3 000 000 av regnskapsoverskuddet for 2015 avsettes til disposisjonsfond merket rentefond. 3. Reduksjon av overføring til Kirkelig fellesråd med kr 100 000 fra 2017, jf. pkt 1.3. Budsjettmessig innsparing kr 100 000 i 2017 og ut økonomiperioden. Samfunn 4. Åmli kommune forsøker å selge/avhende Brustad og Valhall, jf. pkt. 2.1. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 100 000 i året. 5. Det foretas en dreining av arbeidsoppgavene i forbindelse med nyrekruttering innenfor uteteam drift, jf. pkt 2.4. Budsjettmessig innsparing ca. kr. 50 000 fra 2017. 6. Teknisk drift dreier driften mer direkte mot rene drifts- og vedlikeholdsoppgaver, dette kan gi en reduksjon i stilling på 40%.Stillingen avvikles ved naturlig avgang, jf. pkt. 2.4. Budsjettmessig konsekvens ca. kr 200 000. 7. En ser på mulighetene i for å gjennomføre ett LEAN-prosjekt i uteavdelingen i løpet av høsten 2016/våren 2017, jf. pkt. 2.4. 8. Kulturskolen organiseres inn under oppvekst, jf. pkt 2.5. Oppvekst 9. Dersom det ikke er ledige plasser i Beveborga barnehage, blir det tilbudt plass på Dølemo så lenge det er ledige plasser for best mulig personalutnyttelse før man vurderer å bemanne opp i Beverborga, jf. pkt 3.1. 10. Det tilsettes to lærlinger i barnehagen under forutsetning av at KS dekker halve lønna etter søknad, jf. pkt. 3.1. Budsjettmessig konsekvens 0. 11. Totaltbudsjettet til skolen reduseres med 3%, med halvårsvirkning fra 2017, og full virkning fra 2018, jf. pkt. 3.2. Budsjettmessig konsekvens kr 330 000 i 2017 og kr 660 000 i resten av økonomiplanperioden. 12. Rådmannen kommer tilbake med en sak om 5 dagers skole for alle i løpet av høsten 2016, jf. pkt. 3.2. 13. Det opprettes en mottaksklasse fra høsten 2016, utgiftene vil bli dekket gjennom tilskuddsordninger, jf. pkt. 3.2. Budsjettmessig konsekvens kr 0. 14. Rådmannen kommer tilbake med en sak vedrørende opprettelse av en egen stilling som to-språklig assistent, jf. pkt. 3.2.

15. Det tilsettes en koordinator/arbeidsleder for oppfølging av språkpraksis som ett prøveprosjekt frem til 1.6.2017, jf. pkt. 3.3. Lønnsmidlene dekkes av integreringstilskuddet. Budsjettmessig konsekvens kr. 0. 16. Badevakten blir plassert under rektor på skolen, jf. pkt. 3.5 Habilitering og ressurs 17. Det reduseres med 50% stilling innenfor Habilitering og ressurs innen 2018. Budsjettmessig konsekvens ca. kr 300 000. Helse og velferd 18. Det ses på mulighet til å starte opp frisklivssentral innenfor eksisterende budsjett, jf. pkt. 5.3. 19. Ved naturlig avgang reduseres det med 30% stilling innenfor kjøkken og vaskeri, jf. pkt. 5.4. Budsjettmessig konsekvens ca. kr 120 000 pr. år. 20. Fratrekk ved boutgifter for langtidsplass reduseres fra 6 til 3 mnd. Det gis heller ikke fratrekk for ektefelle ved langtidsplass, jf. pkt. 5.5. Budsjettmessig konsekvens vil bli en merinntekt på ca. kr 30 000 pr. år fra 2017. 21. Kostnadene til trygghetsalarmene dreies mot selvkostprinsippet slik at kommunen ikke får merkostnader på disse, jf. pkt. 5.6. Selvkost legges inn for budsjettet 2017. 22. Det foretas en gjennomgang av kriteriene for tildeling av tjenester innenfor hjemmesykepleien i løpet av høsten 2016. Total reduksjon: 2017 2018 2019 Ca. kr 669 000 Ca. kr 1 726 000 Ca. kr 1 804 000

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: # KORT OM SAKA: Samfunnet er i konstant endring. Det er viktig at vi som kommune er smidige og til enhver tid klarer å tilpasse oss. Det er viktig med en dynamisk organisasjon, og at enhetene minimum en gang i året tar en gjennomgang på hvilke tilpasninger og strukturelle endringer som er nødvendige for å opprettholde ett godt tjenestenivå. Når rådmannen legger frem en sak vedrørende strukturelle endringer for tjenesteenhetene er det ikke bare det økonomiske aspektet som er i fokus, noe av hensikten er også å synliggjøre hva tjenesteenhetene ser på som viktige å arbeide med fremover. Samtidig ser vi at det på enkelte tjenesteområder har blitt store endringer på kort tid, og at det er behov å gjøre om tjenesten i forhold til dagens drift. Mye av det som fremkommer i saken må utredes nærmere dersom det er ett politisk ønske at administrasjonen skal arbeide videre med dette. Rådmannen ønsker å presisere at det i saken opereres med ca. tall og at endelig budsjettmessig konsekvens ikke er konstant da det er flere faktorer som kan påvirke det endelige resultatet. MERKNADER/VURDERING: 1. Vurdering av mulige strukturelle endringer - rådmannens stab 1.1 Redusert åpningstid for sentralbord og ekspedisjon Redusert åpningstid vil frigjøre tid til saksbehandling og merkantile oppgaver. De ansatte på sentralbordet og i ekspedisjonen kan også utenom åpningstid utføre andre arbeidsoppgaver ett annet sted på rådhuset. Selv om ekspedisjon og sentralbord har redusert åpningstid vil det være mulighet timeavtaler med de ansatte og ringe ansatte direkte. Alle telefonnumre til de ansatte står på kommunens hjemmeside. En alternativ omlegging kan være at sentralbord og ekspedisjon ved informasjonssenteret er åpent alle dager fra 10:00-14:00. Sammenliknet med andre kommuner er det litt ulik praksis Gjerstad, Vegårshei og Tvedestrand har følgende ekspedisjons- og åpningstider ved kommunesentrene gjennom hele året: Gjerstad, Vegårshei og Tvedestrand har følgende ekspedisjons- og åpningstider ved kommunesentrene gjennom hele året: Gjerstad: Ekspedisjon og sentralbord er betjent fra kl. 10.00 14.00 mandag, tirsdag, torsdag og fredag. Onsdag er det stengt. Ytterdør til kommunehuset er kun åpen fra 10.00 14.00 alle dager med unntak av onsdager hvor ytterdør er stengt.

Vegårshei: Ekspedisjon og sentralbord er betjent fra kl. 09.00 15.00 mandag, tirsdag og fredag. Stengt på onsdag og torsdag. Ytterdør til kommunehuset er åpen alle dager fra 09.00 15.00. Har metallgitter som trekkes ned når ekspedisjon/sentralbord er stengt. Tvedestrand: Både ytterdør til kommunehuset og service- og dokumentsenter (ekspedisjon og sentralbord) er åpent fra mandag fredag fra 09.00 15.00. 1.2 Forslag om reduksjon av andel fastrente på kommunens låneportefølje Åmli kommune sitt finansreglement ble vedtatt i K-sak 134/10. Reglementet gir rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Finansforvaltningen har som overordnet mål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Kapittel 7 omhandler forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og andre finansieringsavtaler. Et av punktene forvaltningen skal legges opp i forhold til, er at kommunen skal ha minimum 20 % og maksimum 60 % av gjeldsporteføljen i fastrentelån. Åmli kommune har nå i overkant av 50 % av låneporteføljen i fastrentelån og kan spesifiseres som flg: Spesifikasjon av lån med fastrente Lånenr. Långiver Mill.NOK Rente % Bindingstid Utløp av bindingstid 2 4719 200 Nordea 27,0 2,46 4 år Des 2019 2 4519 209 Kommunalbanken/Nordea 20,0 2,07 4 år Mar 2020 2 4519 290 Kommunalbanken/Nordea 20,0 2,53 3 år Juni 2018 2 4519 212 Kommunalbanken/Nordea 25,5 2,27 4 år Mar 2017 2 4519 214 Kommunalbanken 7,05 1,82 3 år Des 2017 Total investeringsgjeld for kommunen pr 31.12.15 var ca. kr 190 mill. Teori og praksis tilsier at flytende rente over et lengre tidsperspektiv skal være billigere enn fast rente. I kortere perioder har det likevel vist seg at fastrente kan være gunstigere enn flytende rente. Sannsynligheten for at lån med flytende rente er billigere enn lån med fast rente er økende jo lengre rentebindingsperioden er. Tåler man rentesvingninger må man kunne si at den alminnelige oppfatningen er at man bør velge flytende rente. Er man ute etter trygghet og forutsigbarhet velger man fast rente. Åmli kommune sine lån med flytende rente er pr dato priset til 1,72 % p.a. Vektet gjennomsnittlig rente på fastrentelånene er 2,30 % p.a. Vi har da en rentekostnad på disse lånene på snaut 0,6 % p.a. over dagens rentenivå på flytende rente. Merkostnaden på fastrentelånene er i tråd med det man kan forvente i et slikt marked. Rentekostnadene til kommunen belastes direkte i driftsregnskapet. Ved en renteoppgang på de lånene som i dag løper til flytende rente får man umiddelbart en negativ virkning i regnskapet dersom renteutgiftene er budsjettert med en lavere rentesats enn den faktiske renten er. En renteoppgang på 1 % på disse lånen vil føre til en renteøkning på ca kr 900 000 i året for Åmli kommune. På fastrentelånene har vi ikke denne renterisikoen, men som sagt betaler vi mer for disse lånene. Rådmannen ønsker derfor aksept for at vi reduserer andelen av fastrentelånen ned mot minimusgrensen i finansreglementet. 20 % i fastrente vil ut fra dagens gjeld utgjøre ca. kr 40 mill. i fastrentelån. Reduksjonen vil skje etterhvert som fastrenteavtalene forfaller for å unngå innbetaling av overkurs.

Forutsetningen for forslaget er at det blir satt av penger til et rentefond som kan brukes om renten skulle stige, slik at den øvrige driften ikke blir berørt av en slik situasjon. Størrelsen på dette fondet bør være på kr 3 mill. Begrunnelsen for dette er at vi bør tåle en renteoppgang på 1 % p.a. på en låneportefølje til flytende rente på ca kr 150 mill over 2 år. Beløpet og tidsperspektivet bør være tilstrekkelig til at man eventuelt kan endre strategi om markedet skulle endre seg vesentlig. Forslaget vil innebære en besparelse for inneværende økonomiplanperiode som kan illustreres som flg. sett i forhold til budsjettåret 2016 og under forutsetning av at fastrenteavtalene hadde blitt fornyet til same vilkår som i dag: (jfr. tabellen over) Beløp Mill kr Fastrente % Flytende rente % Rentedifferanse % Innsparing 2016 i kr Innsapring 2017 i kr Innsparing 2018 i kr Innsparing 2019 i kr 20 2,53 1,75 0,78 0 0 78 000 156 000 25,5 2,27 1,75 0,52 0 99 000 133 000 133 000 7 1,82 1,75 0,07 0 0 5 000 5 000 Sum innsparing 0 99 000 216 000 294 000 Det er rådmannen sin oppgave å inngå avtaler i tråd med finansreglementet. Likevel kommer denne saken som en del av strukturelle endringer da forslaget krever vedtak fra kommunestyret om styrka fondsavsetninger til dekning av eventuell renteoppgang for at rådmannen skal fremme forslaget om redusert andel fastrentelån. Det foreslås derfor at rådmannen reduserer andelen fastrentelån ned mot minimumsnivået i finansreglementet og at kommunestyret setter av kr 3 mill. av regnskapsoverskuddet for 2015 til et rentefond. På denne måten blir vi i større grad «selvassurandør» mot rentesvingninger i stedet for at vi betaler/ «forsikrer» oss hos finansinstitusjonene på dette området. Budsjettmessig konsekvens: Ved å redusere andelen fastrentelån ned mot ett minimumsnivå vil det gi en innsparing på kr 99 000 i 2017, 216 000 i 2018 og 294 000 i 2019. 1.3 Forslag til endring av budsjettpost under tjeneste 1001 (kommunestyret m.m.) Rådmannen foreslår å øke posten til formannskapets disposisjon fra kr 40 000 til 50 000, og ta ut posten til ordførerens disposisjon på kr 35 000. Begrunnelsen for dette er at det er naturlig at forespørsler om støtte og tiltak avklares i formannskapet. Budsjettmessig konsekvens: Innsparing på kr 25 000 i 2017. 1.4 Kirkelig fellesråd Det er i vedtatt budsjett lagt inn innsparingstiltak både i forhold til enhetene, rådmannens stab og i forhold til Kirkelig Fellesråd. Driftstilskuddet til Kirkelig Fellesråd for 2016 ble redusert med 107.500,- i forhold til rammen for 2015 (5,3% i forhold til budsjettramme 2015). Som en del av innsparingstiltakene har Kirkelig Fellesråd vedtatt å si opp 20% av stillingen som kirkeverge. Endringen gjennomføres med virkning fra 17.06.2016. Stillingen som organist vil også bli redusert fra 60% til 55% stilling fra 01.10.2016.

Kirkevergen opplyser også at det ikke vil bli tatt inn noen sommervikarer i 2016 og flere oppgaver vil også bli overtatt av kirketjener/kirkegårdsarbeider i 100% stilling. Det må også nevnes at Åmli har to sokneråd og tre kirker. Nabokommunene har ett sokneråd og også færre kirker. Bemanningen i Åmli er følgende fra 01.10.2016: Kirkeverge 80% stilling Sekretær inkl. trosopplæring 63,5% Organist 55% Kirketjener/kirkegårdsarbeider 100% Kirketjener 7,5% Kirketjener 6,5% ------------ Sum årsverk: 3,125 Nabokommunene Nissedal, Gjerstad og Vegårshei har følgende bemanning ved de kirkelige fellesråd: Nissedal: Kirkeverge 80% stilling Kirketjener 100% Organist 60% Klokker 4% Klokker 3% ---------- Sum årsverk: 2,47 Gjerstad: Kirkeverge 60% Organist 40% Kirketjener/kirkegårsarbeider 100% Trosopplærer 50% Menighetssekretær 10% Gravstellsansvarlig 10% Redaktør menighetsblad 10% (Uthevet skrift: 1.stilling på til sammen 80%) ---------- Sum årsverk: 2,80 Vegårshei: Kirkeverge 75% Graver/kirketjener 100% Kantor 38% ---------- Sum årsverk: 2,13 Merknad: Klokkertjeneste har vært utført å dugnad siden 2003. Var da på 10% stillingsressurs. Rådmannen foreslår at det legges inn et tiltak på ytterligere innsparing på 100.000,- kr. i 2017 og med en føring om at det er naturlig å se på stillingsressursene ved kontoret. Budsjettmessig konsekvens: Innsparing på kr 100 000 i 2017 og resten av økonomiplanperioden. 2. Vurdering av mulige strukturelle endringer Samfunn 2.1 Ingeniørteamet Ingeniørteamet består av Plan- og byggesaksbehandler inkl. drift og vedlikehold kommunale bygg, Kart og oppmålingsingeniør, Senioringeniør Kommunal drift og Prosjektleder bygg. Ressursene er fordelt slik: Plan- og byggesaksbehandling 0,7 årsverk, Drift og vedlikehold kommunale bygg 0,3 årsverk, Kart og oppmåling 1 årsverk, Kommunal drift 1 årsverk og Prosjektledelse bygg fra 0,7 årsverk til 1 årsverk.

Strukturelle endringer/hovedfokus fremover er å få ingeniørteamet opp å gå i sin helhet og dreie ressursene slik at vi løser de oppgavene vi er satt til å løse på en tilfredsstillende måte. Andre strukturelle endringer en ser for seg er følgende: 1. Selvkostprogrammet Momentum er brukt på beregning av selvkost for vann- og avløp. Programmet blir vurdert brukt på Plan- og byggesak og Kart og oppmåling for å kvalitetssikre tidligere beregninger for selvkost. Erfaring viser at prisene satt ut i fra selvkostutregninger som gjøres i kommunen ofte er for lave. 2. Vaktordningene Teknisk vakt og Brøyteberedskap evalueres vinteren 2017. 3. Det er igangsatt en evaluering av ØABV-samarbeidet. 4. Salg av grendehusene Brustad og Valhall I driftsbudsjettet for 2016 er det budsjettert med følgende beløp: Brustad kr 3 579,- dette dekker forsikring. Det er en egen avtale mellom Åmli kommune og Tovdal bygdelag om tilskudd til drift av Brustad i likhet med de andre grendehusa i kommunen. Dette ivaretas av kulturrådgiveren. I 2015 var tilskuddet 15 000,- til Brustad. Vallhall er budsjettert med kr 55 727,- til forsikring og drift. Åmli kommune hadde følgende driftsutgifter inkl. lønnskostnader til vedlikehold i 2015: Brustad: kr 9 174,- Vallhall: kr 103 223,- Ved salg av Gjøvdal skule og Mosberg barnehage, ble bygningene solgt til vel-laga for kr 0,-. Åmli kommune tok alle omkostninger ved salget. Det ble ikke inngått noen form for avtale om midler til fremtidig drift. Fra tidligere er det et kommunestyrevedtak som sier at Åmli kommune skal selge eller gi vekk gamle skolehus. Utgangspunktet var at tidligere grunneiere skulle ha førsterett til bygningene og deretter vellaget. Dette har i praksis vist seg vanskelig og tidkrevende å få gjennomført. Budsjettmessig konsekvens: Dersom Åmli kommune selger Brustad og Valhall vil det være ett innsparingspotensiale på ca. kr 100 000 i året. 2.2 Rådgiverteamet Rådgiverteamet består av landbruksrådgiverne, kulturrådgiveren og en næringsrådgiver. Ressursene er fordelt slik: 1,6 årsverk innen landbruk, 0,8 årsverk innen næring og 0,5 årsverk innen kultur (i tillegg har kulturrådgiver 0,5 årsverk bundet opp mot Elvarheim og kulturskolen). I 2015 ble landbruket redusert med 1 person som tilsvarte 0,4 årsverk. Arbeidet ble fordelt på de to landbruksrådgiverne. Ved omorganiseringen pr 1.1.2016 ble næringsarbeidet redusert med 0,6 årsverk da leder Plan og næring ble tilsatt som leder for den nye Samfunnsenheten. Det jobbes godt på tvers av fagområdene etter omorganiseringen, men vi ser at det ikke er mulig å erstatte 0,6 årsverk innen generelt næringsarbeid innenfor dagens bemanning av teamet. Dette fører til lengre saksbehandlingstid og mindre tilstedeværelse i næringsarbeidet. Strukturelle endringer/hovedfokus fremover blir å gå i dybden på teamets næringsoppgaver og totale ressurser og vurdere hvilke tiltak som er nødvendig ut i fra politikernes prioritering av næringsarbeidet. Det vil også bli vurdert om ingeniørteamet kan bidra på noen av oppgavene som i dag ligger til næringsrådgiverne. 2.3 Renholdsteamet Renholdsteamet har i dag 6,1 årsverk. Arbeidsmiljø og trivsel er i daglig fokus og er grunnen til lite gjennomstrømming av personal og lavt sykefravær over tid.

78 timer/år brukes på renhold utenfor kommunale bygg og inntekten er kr. 52 500,-. Strukturelle endringer/hovedfokus fremover blir å avlaste renholderne og se på mulighetene for effektivisering ved hjelp av stadig bedre produkter og maskiner. 2.4 Uteteam drift og vedlikehold Det er 7 årsverk i Uteteamet i dag for å drifte og vedlikeholde kommunale bygninger og anlegg. Leder Samfunn hadde i januar og februar en arbeidsdag ute med hver av de 7 i teamet for å bli litt kjent med «gutta» og for å få et innblikk i hvordan teamet fungerte, utfordringer og muligheter. Teamet fungerer i dag greit og samarbeider på tvers når det er behov for det. I forslag til strukturelle endringer for 2015 lå bl. a. følgende punkt: «Driftspersonalet ved teknisk avdeling bruker i dag ca. 40 % av et årsverk på å utføre service oppgaver som ikke er direkte knyttet til drift og vedlikehold av kommunale bygninger og anlegg. Ved å gå igjennom oppgaveporteføljen, og spisse teknisk avdeling sin virksomhet til kun å omfatte oppgaver som gjelder drift og vedlikehold kan en redusere bemanningen på avdelingen på sikt.» Strukturelle endringer/hovedfokus fremover: 1. Samtlige ansatte i teamet har gjort en arbeidstidskartlegging i mars og april 2016. På bakgrunn av dette vil vi se på om vi gjør de oppgavene vi skal og om ressursene er riktig fordelt. Tiltak blir iverksatt ut i fra resultatet av kartleggingen og sett i sammenheng med punktene under. 2. En av de ansatte går trolig av med pensjon 1.10.16 og i forbindelse med nyrekruttering og krav til kompetanse vil det også skje en dreining av arbeidsoppgavene slik at f. eks. grøntanleggene kan driftes av kommunens egne ansatte. Foreløpig budsjettmessig innsparing: 50 000,-/år 3. I løpet av høsten 2016 vil vi vurdere å gjennomføre et LEAN-prosjekt i uteteamet for å se på mulighetene for en effektivisering av flyten i arbeidsoppgavene. Det er i dag mye tid i denne sammenhengen som bl. a. går til kjøring mellom ulike oppgaver. Budsjettmessig konsekvens: Mulighet for reduksjon av 40% stilling på sikt, og innsparing på grønt med kr 50 000 fra 2017. 2.5 Kulturskolen Lærerressursen i kulturskolen utgjør 1,19 årsverk. Rektor utgjør 0,3 årsverk. Det jobbes mot gruppeundervisning og mindre undervisning av enkeltelever i kulturskolen. Det er allikevel slik at noen instrumenter, f. eks. pianoundervisning ikke lar seg gjennomføre i grupper. Når det er sagt jobbes det også med ensembler og samarbeid på tvers der man samler flere instrumenter for samspill. Strukturelle endringer/hovedfokus fremover er innføringen av ny rammeplan. I tillegg til dette vil vi se på organisering av kulturskolen. Lederne av Samfunn og Oppvekst ønsker å organisere kulturskolen under Oppvekst. Bedre utnyttelse av tid, muligheter for musikkundervisning på SFO og bedre utnyttelse av ressursene ligger bakom. Rektor for kulturskolen stiller seg bak denne endringen og det blir fremmet en politisk sak om dette våren 2017. 3. Vurdering av strukturelle endringer Oppvekst 3.1 Barnehagen Det har dette året vært en økning på 16 plasser, noe som tilsier økt bemanning med 2 3 stillinger. En ser for seg følgene strukturelle endringer innenfor barnehagen. Vi må drifte og tilsette etter til en hver tid gjeldende bemanningsnorm og behov for pedagogisk personale jfr. barnehageloven. Dersom det ikke er plasser i Beverborga blir det gitt tilbud om plass på Dølemo så lenge det er ledige plasser.

Barnehagen arbeider videre med planene om å opprette ei utegruppe for å kunne utnytte kapasiteten enda bedre samt å gi et mer variert og attraktivt tilbud. En må påregne netto økte utgifter i størrelsesorden 1,5 mill. Mye av dette må og sees i sammenheng med integrering, dette fremkommer av tabellen under. Barnehagestyrer påser at åpningstidene for Beverborga og Dølemo er mest mulig sammenfallende ut i fra reelle behov og god personalutnyttelse. Barnehagestyrer ser på praktiske løsninger ved spesielle behov. Det er store vikarutgifter i barnehagen Med å tilby flere lærlingeplasser vil en sørge for en mer stabil drift der det vil bli mindre vikarutgifter. Lønn to lærlinger er 380.000,- og reduserte vikarutgifter anslått til minimum 250.000,- Utgiftene kan bli enda mindre da KS kan dekke halve lønna til lærlingen etter søknad. 3.2 Skolen Grunnet flere flyktninger med ulike behov ser en for seg alt fra skolestart å opprette en mottaksklasse 15 timer. Dette vil medføre en økt lønnskostnad på kr 375 000. Alle utgifter vil bli tatt fra tilskudd. Fra høsten 2017 vil det bli reduksjon av ei klasse på barnetrinnet. Dette vil bety en netto innsparing på om lag kr 660.000 på årsbasis, noe som vil tilsvare en reduksjon av totalbudsjett med ca 3 %. Rådmannen ønsker å fremme en sak om 5 dagers skole for alle fra 2017. Dette vil trolig medføre en utvidelse av timeantallet, alternativt flere dager med midtskyss. 3.3 Flyktningetjenesten For å kunne drifte flyktningetjenesten forsvarlig er det viktig at det opprettes stillinger i tråd med utfordringene vi står over for. Dette for å sikre forsvarlige og gode tjenester for brukerne. Tjenesten har lenge klart seg med knappe ressurser i forhold til oppgaver og utfordringer. Nye kvoteflyktninger har vist at vi er sårbare med den bemanningen vi har i dag. Tjenestene har gått med et solid overskudd. Tiltak som vil bli satt i gang blir dekt gjennom tilskudd og statlige ekstrabevilgninger etter søknader. Rådmannen ser følgende behov innenfor flyktningetjenesten: a) Koordinator / arbeidsleder til oppfølging av språkpraksis. Dette er et samarbeidsprosjekt sammen med samfunnsavdelingen og habilitering og ressurs. I første omgang som et prøveprosjekt til sommeren 2017. b)to-språklig assistent med oppgaver innen barnehage, skole, voksenopplæring og boveiledning. Dette er en stilling vi kan søke om noe eksterne lønnsmidler til. Tiltakene vil sikre oss bedre tjenester og være viktige for hvor godt vi lykkes i det videre integreringsarbeidet. Budsjettmessig konsekvens: Stillingene blir dekket gjennom integreringstilskuddet og eksterne midler. 3.4 Helsestasjonen Det ble i budsjettvedtaket for 2016 fattet følgende vedtak: Når den nye bemanningsplanen er ferdig utarbeidet, ønsker vi at det blir sett på muligheten for å øke helsesøster-stillingen fra 90%- 100%. Dette med tanke på å styrke helsearbeidet for flyktningbarn og deres familie i barnehage og skole. Hvis stillingen blir økt som ønsket, bør den dekkes av flyktning fondet. Etter en helhetsvurdering ønsker ikke rådmannen på nåværende tidspunkt å øke opp helsesøsterressursen. 3.5 Badevakt I dag ligger badevakt under samfunnsavdelingen. Rådmannen mener det er mer hensiktsmessig at badevakt blir lagt inn under rektor på skolen, siden rektor har ansvar for utleie av bygg og svømmehall.

4. Vurdering av strukturelle endringer Habilitering og ressurs 4.2 Tjeneste for funksjonshemmede Ut fra et fremtidig perspektiv vil behovet for kvalifisert bemanning være økende innen tjeneste for funksjonshemmede, 10,9 årsverk. Det er planlagt utbygging av to nye boliger som skal være ferdig høsten 2017. Her vil det bli vurdert total drift av Timmerodden opp mot planlagte nye stillinger i økonomiplanperioden. Tjenesten ser ingen mulighet for reduksjon av allerede eksisterende drift i 2016. Det er gjennomført interne fordelinger innenfor budsjett av tilgjengelige ressurser for å få til faglig forsvarlig drift inneværende år. Det er fokus på å kunne gi miljøarbeidertjeneste til aktuell målgruppe for kortere og lengre perioder. 4.3 Psykisk helse og rus Psykisk helse og rus arbeid i kommunen har tilgjengelig 2,5 årsverk. Det er 2 årsverk som disponeres til faget i dag. Det er mulig å redusere inntil 0,5 årsverk under forutsetning av naturlig avgang. Mulig innsparing 300.000,-. Det er ønskelig å ha et større fokus på forebyggende arbeid i avdelingen. Det blir satt inn ekstra ressurser i forhold til bl.a. kommunalt rusarbeid og folkehelse på bakgrunn av tildelte midler fra fylkesmannen i perioden juni desember 2016. Budsjettmessig konsekvens: Mulig innsparing på kr 300 000 ved naturlig avgang. 4.4 Dagsenter Dagsenteret har god progresjon. Det er godt samarbeid mellom habilitering og ressurs, helse og velferd og oppvekst enheten for best mulig utnyttelse av lokalene og begrensede ressurser, 0,3 årsverk. Det er ønskelig å få til bedre samarbeid mellom frivilligsentral og dagsenter for best mulig utnyttelse av tilgjengelige ressurser kommunalt og frivillig. 4.5 NAV NAV kommunal del har mange arbeidsoppgaver fordelt på 1,5 årsverk innen sosialhjelp, økonomi- og gjeldsrådgivning, bostøtte, startlån og tilskudd frå husbanken. Det er utfordrende å rekrutere kvalifisert arbeidskraft til 0,5 årsverk vakant stilling. Det er foretatt interne disponeringer for å dekke behovet midlertidig for å få til en stabil varig løsning på sikt. Her er det allerede foretatt innsparinger og ikke mulig å redusere ytterligere. 5. Vurdering av mulige strukturelle endringer Helse og velferd 5.2 Legekontor På legekontoret har vi 2 leger og en turnuslege. Ved å si opp avtalen med fylke om turnslegeordningen vil kommunen kunne spare kr. 475.000,- pr år. Ved å ha turnuslege har positive sider og noen utfordringer. Utfordringene er de få gangen vi opplever å få en turnuslege som må ha mer veiledning enn det som ansees som normalt. Noen turnuskandidater er mer usikre enn andre. De positive sidene er at dette er en berikelse for legekontoret å ha en turnuslege. Kandidaten hjelper i ferierer og i perioder der det er mye å gjøre. Turnuslegen har ved mang tilfeller vært den som har hatt tilsyn ved sykehjemmet når det har vært fravær av leger. Rådmannen ønsker ikke å se på reduksjon av turnuslegestillingen på nåværende tidspunkt og viser til tidligere sak der dette er vurdert (K-sak 2013/198) 5.3 Fysioterapi Kartlegging av tjenesten vil skje i løpet av våren/sommeren 2016. Det arbeides med å finne mulighet til å starte opp med frisklivssentral.

5.4 Kjøkken og vaskeri Ved naturlig avgang i avdelingen vil det være mulig å kunne redusere med 20% stilling. Dette utgjør kr. 80.000,- pr år i lønnsmidler. Det er mulig å ha vaskeriet oppe 3 dager pr uke mot 4 dager i dag. Samt at det kan være mulig å se på turnusen å spare inn 10% ved naturlig avgang. Kr. 40.000,- pr år. I 2016 vil vi arbeide med å innføre ny døgnrytme ifht middag, vi ønsker å bli bedre på ernæring. Det å innføre middag kl 15.00 evt kl. 15.30 vil gjøre at vi også kan forskyve kveldsmaten, og det vil da ikke bli så mange timer mellom kveldsmat og frokost. Budsjettmessig konsekvens: Reduksjon av 30% stilling på sikt, dette vil utgjøre ca. kr 120 000 pr. år. 5.5 Langtidsavdeling/skjermet avdeling Det er mulighet til å se på fratrekk for boutgifter ved egenbetaling ved langtidplass. I dag gir Åmli kommune fratrekk for 6 mnd og det er mulighet til å gi 3 mnd. Dette vil gi økt egenbetaling på kr. 20.000,- pr år. Dette gjelder bare nye beboere. Samt at kommunen har mulighet til å ikke gi fratrekk for ektefelle ved langtidsplass, dette vil gi en økt inntekt på kr. 10.000,-. Dette vil gjelde for nye langtidspasienter. Budsjettmessig konsekvens: Økt merinntekt på ca. kr 30 000 pr. år. 5.6 Ambulerende vaktmester Kommunene har nå mulighet til å gi 2 typer alarmer. Analog trygghetsalarm og GSM trygghetsalarm. GSM trygghetsalarm gir kommunen større utgifter pr mnd. i data bruk, som kommunen har mulighet til å fakturere bruker for. Det er ønskelig å ha en mnd. leie for den analoge på kr. 250,- og en mnd leie for GSM på kr. 300,-, med mulighet til å fakturere den faktiske bruk om der er brukere som bruker GSM alarmen mye slik at det kan bli databruk opp mot kr. 1000,- pr. mnd. 5.7 Hjemmehjelp Det er ønskelig ved ny fast tilsetting å tilsette helsefagarbeider, slik at det vil være mulig å utnytte ressursene bedre på tvers av hjemmehjelp og hjemmesykepleien. 5.8 Hjemmesykepleien Der er behov for en gjennomgang av kriterier for tildeling av tjenester. Samt en oppgavegjennomgang rundt hver bruker. Dette vil kunne føre til frigjøring av tid til nye brukere som vil kunne være krevende.

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/11 18.04.2016 Administrasjonsutvalet 16/15 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet 16/20 06.06.2016 Administrasjonsutvalet 16.06.2016 Kommunestyret Arkivref: 2016/226-4 Saksbeh.: Christina Ødegård, Rådmann Eining: Rådmannen Dir.tlf.: 37185203 E-post: christina.odegard@amli.kommune.no Saksordførar: # Opphør av fast ordning med stedfortredertjeneste i enhetene RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Retningslinjer for fast ordning med stedfortreder i enhetene opphører. Åmli kommune benytter seg av hovedtariffavtalens 13 vedrørende stedfortredertjeneste/konstituering. BEHANDLING I ADMINISTRASJONSUTVALET DEN 18.04.2016 Framlegg i møtet: Saken utsettes og sendes til arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse. Saken behandles også i Arbeidsmiljøutvalet. Avrøysting: Enstemmig for forslaget i møtet. VEDTAK I ADMINISTRASJONSUTVALET DEN 18.04.2016: Saken utsettes og sendes til arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse. Saken behandles også i Arbeidsmiljøutvalet.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Innføring av fast ordning med stedfortreder i resutateiningane. 2 Vedteke retningslinjer for stedfortreder for leiar 3 13 i hovedtariffavtalen om Stedfortredertjeneste/konstituering. 4 Opphør av stedfortrederordning i Åmli kommune SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: # KORT OM SAKA: I K-sak 2009/471 ble det vedtatt retningslinjer for fast stedfortreder i enhetene. Rådmannen ønsker at Åmli kommune forholder seg til Hovedtariffavtalen 13 vedrørende stedfortredertjeneste/konstituering, og ikke operer med særavtaler utenom Hovedtariffavtalens bestemmelser. Retningslinjene foreslås derfor å opphøre. Saken var oppe i Adminsitrasjonsutvalget 18.04.2016, der det ble fattet følgende vedtak: «Saken utsettes og sendes til arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse. Saken behandles også i Arbeidsmiljøutvalet.» Saken ble sendt til arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse den 28.04.16, med svarfrist 13.05.16. Det har kommet inn innspill fra Delta og NITO. MERKNADER/VURDERING: I K-sak 2009/471 ble det vedtatt retningslinjer for fast stedfortreder i enhetene. Ordningen har fungert tilfredsstillende på noen enheter men ikke i alle. Stedfortrederordningen i Åmli kommune har fungert slik at de som har vært utpekt som stedfortredere har hatt ett ekstra kronetillegg for å stille seg til disposisjon for denne oppgaven uavhengig av om man faktisk har fungert som stedfortreder i løpet av året eller ikke. I tillegg til at man har fått ett ekstra tillegg for å være stedfortreder har det også vært en trend i organisasjonen at noen av stedfortrederne har ligget høyt lønnsmessig. Rådmannen er av den formening at en stedfortrederordning skal være lystbetont og ikke være motivert av ett ekstra tillegg for å inneha funksjonen. På den måten får man motiverte medarbeidere til å påta seg oppgaven. Som følge an ny organisasjonsstruktur 01.01.16. mener rådmannen at det er viktig at hver enkelt enhetsleder har frihet til å selv organisere sin enhet uten å være bundet av særavtaler. Hovedtariffavtalen 13 har bestemmelser vedrørende stedfortredertjeneste/konstituering. Rådmannen ønsker at Åmli kommune forholder seg til Hovedtariffavtalen 13 vedrørende stedfortredertjeneste/konstituering, og ikke operer med særavtaler utenom Hovedtariffavtalens bestemmelser. Retningslinjene foreslås derfor å opphøre.

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/12 02.06.2016 Ungdomsrådet 16/16 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet 16/21 06.06.2016 Administrasjonsutvalet 16/34 06.06.2016 Formannskapet 16/12 06.06.2016 Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 16.06.2016 Kommunestyret Arkivref: 2016/497-2 Saksbeh.: Christina Ødegård, Rådmann Eining: Rådmannen Dir.tlf.: 37185203 E-post: christina.odegard@amli.kommune.no Saksordførar: # Forslag til nytt delegasjonsreglement RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Delegasjonsreglementet vedtas.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Rådmannens forslag til delegasjonsreglement 2 Gjeldende delegasjonsreglement SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: # KORT OM SAKA: I hver folkevalgtperiode skal det foretas ett delegeringsvedtak innen utgangen av det kalenderåret valget har blitt holdt. Å delegere myndighet er en viktig side ved å utforme en organisasjon. Gjennom delegeringsvedtaket får kommunestyret ett aktivt forhold til organisasjonen og sitt eget maktgrunnlag. Delegering av myndighet til andre politiske organer er også avgjørende for gode politiske prosesser. MERKNADER/VURDERING: Det må være ett klart mål at man skal ha ett delegasjonsreglement som skal være et godt og effektivt styringsverktøy i det daglige, og som samtidig bidrar til åpne og demokratiske prosesser. Det betyr at ett delegasjonsreglement skal være enkelt å finne frem i, både for politikere og ansatte. Forslaget til delegasjonsreglement har en litt annen struktur enn det som ble vedtatt av kommunestyre 27.02.2014. Reglementet er forsøkt forenklet og strukturert etter utvalg med tilhørende lover og lovhjemler. Dette delegasjonsreglementet tar utgangspunkt i at det bare er kommunestyret som kan delegere til rådmannen og til andre folkevalgte organer, og at det bare er rådmannen som delegerer videre internt i organisasjonen. Delegasjonen fra det tidligere reglementet er stort sett videreført med de nødvendige endringer det har vært i forhold til endring av lov og tilhørende forskrifter, med unntak av at rådmannen nå foreslår å selv kunne ansette enhetsledere. Rådmannen har imidlertid ett ønske om at en på sikt kan vurdere full delegasjon. Bakgrunnen for dette er ett ønske om at avgjørelsen skal komme nærmest mulig brukeren/innbyggerne.

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/17 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet Arkivref: 2016/7-10 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksordførar: # Inndeling av verneområder etter omorganiseringen RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Justerte verneområder i Åmli kommune etter omorganiseringen blir godkjent slik de er lagt fram.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Arbeidsmiljøutvalget skal etter forskrift til arbeidsmiljøloven fatte vedtak om inndeling av verneområder i kommunen. Det er behov for noen endringer i verneområdene etter omorganiseringen, og det er derfor blitt foretatt en justering av verneområda. Inndelingen har vært oppe til drøfting i vernetjenestens møte den 28. januar og 2.mai. Inndelingen har også vært drøftet med ledere. MERKNADER/VURDERING: Etter å ha drøftet inndelingen av verneområder på vernetjenestens møter i 2016, er følgende verneområder foreslått med hvert sitt verneombud: Verne - område A B C D E F G H Benemning Skule ÅPOS Heimebaserte tenester og Helsehuset Barnehage Uteavdeling Samfunn Administrasjon Habiliteringog ressurs Reinhald Beskriving Hovedverneombud er Normann Sivertstøl. Åmli skole omfatter alt personell ved skolen, SFO og voksenopplæringen, gymsal og svømmebasseng da det drives undervisning der, Åmlihallen (ungdomsarbeider) og badevakt. ÅPOS omfatter alt personell ved pleie- og omsorgssenteret; lokalar, uteområde og tilsette. Hjemmebaserte tjenester omfatter alt personell tilhørende hjemmebaserte tjenester (hjemmesykepleie og hjemmehjelp) samt legekontor, fysioterapien og helsestasjonen. Biler som brukes av Hjemmesykepleia faller inn under dette verneområdet. Barnehage omfatter alt personell i Beverborga barnehage og Dølemo oppvekstsenter omfatter alle ansatte ved Dølemo oppvekstsenter, både skole og barnehage. Uteområde til Beverborga og Dølemo oppveksenter faller også inn under dette verneområde. Personell ved uteavdeling gamle teknisk omfatter alt utepersonell ved Samfunn og vaktmester tjenesten. Administrasjon omfatter alt kommunalt personell i Rådhuset samt ansatte ved Åmli bibliotek, kommunebilen og bil til flyktninger. Timmerodden omfatter alt personell ved Tjenesten for funksjonshemma, rus/psykiatri og NAV kommunal del. Renhold omfatter alle ansatte i renholdsavdelingen. Bøttekott og ellers de områdene som vedkommer renholdere. Vernerunder med tema inneklima / orden og renhold skal alltid renholdsleder eller verneombud renhold delta på. Verneombud Camilla Opaas mob. 95 19 19 93 Anlaug Askland mob. 95 19 93 28 Laila Kollane mob. 900 34 479 Gunn Evy Homdal mob. 90 89 85 08 Fred Boye Gundersen mob. 91 67 00 16 Ingeborg Heltzer Anderssen mob. 41 55 54 78 Normann Sivertstøl mob.99 01 51 88 Ellen Lavrantsen Mob 90 95 68 75

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/18 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet Arkivref: 2016/428-2 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksordførar: # Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Prosedyren godkjennes slik den foreligger.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen KORT OM SAKA: Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering / mobbing er fra 2010 og det var på tide med en gjennomgang. Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for å legge til rette for et fult forsvarlig arbeidsmiljø jfr. Arbeidsmiljøloven 4-1, også i forhold til trusler, vold og trakassering/mobbing. Kommunestyret er arbeidsgiver, men dette ansvaret er delegert til rådmannen og i den daglige driften videre til den enkelte leder. Rådmannen er ansvarlig for at denne prosedyren er implementert i kommunens ledergruppe, og ansvarlig for at denne prosedyren vedlikeholdes. Prosedyren er revidert med hjemmel i Arbeidsmiljølovens 7-2 AMU e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1. Revidert Prosedyre for håndtering av vold, trusler og trakassering / mobbing er blitt behandlet på vernetjenestens møte 02.05.2016. MERKNADER/VURDERING: Dette er en overordnet prosedyre og gjelder alle ansatte og alle avdelinger i Åmli kommune. Vold, trusler og trakassering/mobbing på arbeidsplassen er ingen privatsak, men hendelser som angår alle som arbeider i Åmli kommune. Det er en arbeidsmiljøutfordring dersom ansatte blir utsatt for vold, trusler og/eller trakassering/mobbing på arbeidsplassen. Å bli utsatt for enkeltepisoder med alvorlige hendelser, eller langvarig å oppleve gjentatte større og mindre hendelser, kan resultere i slitasje, utrygghet, mistrivsel og sykdom. Dette kan igjen lede til sykefravær, varige mèn og/eller at ansatte slutter i jobben. Selv om overgrep som vold, trusler og/eller trakassering/mobbing kan defineres generelt, er det subjektivt hva som oppleves som overgrep. Derfor må det tas hensyn til hvordan den enkelte selv opplever situasjonen. Det er personen som blir utsatt for eksempelvis trakassering/mobbing som har definisjonsretten i forhold til om dette faktisk oppleves som nettopp trakassering/mobbing. Formålet med prosedyren er å sette rammer for forebygging av og forebygging og håndtering av vold, trusler og trakassering/mobbing i Åmli kommune. Videre å sikre høyt nærvær og en stabil personalgruppe.

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/19 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet Arkivref: 2016/496-2 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: 37185208 E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Saksordførar: # Prosedyre for håndtering av rusmisbruk og spilleavhengighet hos ansatte i Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Prosedyren godkjennes slik den foreligger.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Prosedyre for håndtering av rusmisbruk og spilleavhengighet hos ansatte i Åmli kommune SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen KORT OM SAKA: Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for å legge til rette for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jfr. Arbeidsmiljøloven 4-1. Kommunestyret er arbeidsgiver, men dette ansvaret er delegert til rådmannen og i den daglige driften videre til den enkelte leder. Rådmannen er ansvarlig for at denne prosedyren er implementert i kommunens ledergruppe, og ansvarlig for at denne prosedyren vedlikeholdes. Dette er en overordnet prosedyre i Åmli kommune og gjelder alle ansatte og alle avdelinger. Prosedyren har vært oppe til gjennomgang på vernetjenestens møte den 02.05.2016. MERKNADER/VURDERING: I Åmli kommune har enhver leder og medarbeider ansvar for å bidra til en rusfri arbeidsplass og bistå kolleger som har et rusproblem. Denne prosedyren skal være et hjelpemiddel i denne forbindelse. Prosedyren omhandler også spilleavhengighet, da dette er et økende problem i samfunnet som styres av de samme mekanismene som rusmiddelavhengighet. Åmli kommunes holdning til rusmidler og spilling er nulltoleranse i arbeidstiden og at rusmidler eller spilling ikke skal nyttes slik at det går utover arbeidet, jfr. Åmli kommunes arbeidsreglement punkt 11. Formålet med prosedyren er å oppnå et rusfritt arbeidsmiljø og angi fremgangsmåten i rusmisbrukssaker og spilleavhengighetsproblematikk blant ansatte. Prosedyren skal bidra til større åpenhet når det gjelder rus- og spilleproblemer i arbeidslivet og samtidig bidra til å forebygge misbruk og avhengighet ved å skape en klar holdning til rus og spilling.

ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/14 02.06.2016 Ungdomsrådet 16/20 02.06.2016 Arbeidsmiljøutvalet 16/24 06.06.2016 Administrasjonsutvalet 16/36 06.06.2016 Formannskapet 16/16 06.06.2016 Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 16.06.2016 Kommunestyret Arkivref: 2016/490-6 Saksbeh.: Vidar Kyrdalen, Økonomisjef Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: 37185212 E-post: vidar.kyrdalen@amli.kommune.no Saksordførar: # Budsjettregulering pr. mai 2016 RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rådmannen sitt framlegg til budsjettregulering for einingane vert vedteke slik den ligg føre. Netto driftsrammer endrast som følgjer; Eining Budsjett 2016 Endringsframlegg rådmannen Revidert budsjett 2016 Rådmannen sin stab 18 977 433 200 000 19 177 433 Oppvekst 45 814 417-220 000 45 594 417 Helse og velferd 34 546 400 847 000 35 393 400 Habilitering og ressurs 18 532 050-477 000 18 055 050 Samfunnsavdelinga 16 185 700 0 16 185 700 Økonomisjef/Skatteoppkrever -134 056 000-350 000-134 406 000 Sum 0 0 0 Udisponert rekneskapsoverskot frå 2015 på kr 3 643 228 vert avsett til disposisjonsfond.

SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Notat fra rådmannens stab - budsjettregulering 2016 2 Budsjettregulering - notat frå oppvekst 3 Notat vedr budsjettregulering helse og velferd 2016 4 Budsjettregulering notat fra habilitering og ressurs 2016 5 Notat fra Samfunn - budsjettregulering 2016 SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen KORT OM SAKA: I tråd med gjeldande økonomireglement skal kommunestyret orienterast om verksemda drivast innanfor dei vedtekne økonomiske rammene. Dersom det ikkje er tilfellet må det settast i verk tiltak for å vinne tilbake budsjettbalansen. Det er i saka teke omsyn til dei vedtaka som er fatta i løpet av året samt andre kjente eksterne og interne forhold som påverkar budsjettbalansen. MERKNADER/VURDERING: I rådmannen sitt framlegg til budsjett for 2016 vart overføringane til Tvedestrand kommune for skatteoppkrevjarfunksjonen redusert med kr 200 000 som følgje av varsla reform om overføring av skatteoppkrevjarfunksjonen til staten. Kommunestyret vedtok følgjande i budsjettmøtet 17.12.2015; «Tiltak 58: Frp og Høyre ønsket gjennom statsbudsjettet å få gjennomslag for å gjøre skatteoppkreverfunksjonen statlig. Det er det ikke flertall for på Stortinget, og dermed kan den ressursen tilbakeføres til det kommunale budsjettet.» Nettoeffekten av dette er justert i totalbudsjettet, men er budsjettert feil mellom frie inntekter(skatt og rammetilskot) og rådmannen sin stab. Dei frie inntektene skulle ytterlegare ha vore auka med kr 200 000, medan posten overføringar til andre kommunar i rådmannen sin stab skulle ha vore auka tilsvarande. Formannskapet vart i møte 14. mars 2016 orientert om utfordringar i eining for helse- og velferd med omsyn til pasientadferd. Ein konsekvens av dette er at ein har måtte auke bemanninga på skjerma avdeling for å avhjelpe situasjonen. Situasjonen vert fortløpande evaluert, men slik det ser ut no, er det eit behov som er kostnadsrekna til kr 1 175 000 for 2016. I tillegg er der behov for ei mindre justering på kr 20 000 innanfor tenesta heimehjelp. Oppsummert har vi følgjande situasjon som vi må finne dekning for: Korrigering lokal skatteoppkrevjar kr 200 000 Auka bemanning skjerma avdelinga kr 1 175 000 Overtid heimehjelp kr 20 000 Sum utgiftsauke/inntektsreduksjon kr 1 395 000 Dei frie inntektene (skatt og rammetilskot) i kommunebudsjettet er budsjettert med kr 125 950 000,-.

Inntektsprognosa, som er i tråd med vedteke statsbudsjett og folketalet pr. 01.01.2016 i Åmli, viser frie inntekter på kr 126 300 000. Kr 200 000 av meirinntekta på kr 350 000 skuldast framleis lokal skatteoppkrevjarfunksjon (jfr. korrigering i rådmannen sin stab) medan resterande auke er som følgje av at folketalet som låg til grunn på budsjetteringstidspunktet var 1832 innbyggjarar medan det faktiske talet pr. 01.01.16 vart 1847 innbyggjarar. Tilskotet til private barnehagar vart budsjettert til kr 4 900 000 i opprinneleg budsjett for 2016. Barnetalet pr. 01.08.15 låg til grunn for budsjettet for 2016. I berekninga som vart gjort ut frå barnetalet pr 15.12.15 skal kommunen yte eit tilskot på kr 4 680 000 i 2016. Ein gjer merksam på at tilskotet skal bereknast på nytt ut frå barnetalet pr 01.08.16 i tråd med kommunen sine gjeldande retningsliner for berekning av tilskot til private barnehagar. Ordninga kring tilskot ressurskrevjande brukarar er slik at søknaden til staten vert sendt frå kommunane året etter rekneskapsåret ut frå faktiske utgifter i rekneskapsåret. I rekneskapsavslutninga bokfører vi eit anslag på tilskotet. Tilskotet for 2015 vart høgare enn det rekneskapsførte beløpet og dette gir utslag på budsjettsituasjonen for 2016 i positiv forstand. Legesituasjonen i 2015 var utfordrande. Situasjonen no er at vi har 2 legar samt ein turnuslege. Slik det ser ut kan ein auke posten for eigenbetaling. Ein person på eining for habilitering og ressurs har vore langtidssjukemeldt i ei 50 % stilling utan at det er sett inn vikar. Sjukepengane for vedkomande er dermed ei meirinntekt. Rådmannen foreslår dermed at budsjettet for 2015 vert regulert som følgjer og at dei ulike avdelingane sine driftsbudsjett vert endra i tråd med rådmannen sitt framlegg til vedtak; Tiltak Beløp i kr Eining Lokal skatteoppkrever 200 000 Rådmannen sin stab Auka bemanning skjerma avd. 1 175 000 Helse og velferd Heimehjelp 20 000 Helse og velferd Sum utgiftsauke/inntektsreduksjon 1 395 000 Tilskot privat barnehage -220 000 Oppvekst Refusjon ressurskrevjande brukarar -169 000 Helse og velferd Auka tilskot dagsenter demente -29 000 Helse og velferd Brukerbetaling legekontor -150 000 Helse og velferd Refusjon sjukeløn - 186 000 Habilitering og ressurs Refusjon ressurskrevjande brukarar -291 000 Habilitering og ressurs Rammetilskot -350 000 Skatt, overføringer, renter og avdrag Sum inntektsauke/utgiftsreduksjon 1 395 000 Rekneskapsoverskotet for 2015 vart kr 3 963 228. I K-sak 16/9 blei det sett av kr 320 000 av overskotet til nødvendig oppgradering av driftskontroll VA innanfor eining for samfunn. I saka om strukturelle endringar for 2016 foreslår rådmannen reduksjon av andel fastrente på kommunen sin låneportefølje. Føresetnaden for dette er at det vert sett av pengar til eit rentefond under hovudposten disposisjonsfond i balansen. Det vert i saka om strukturelle endringar tilrådd eit beløp stort kr 3 000 000 i høve til dette. Resterande beløp av overskotet kr 643 228 vert foreslått sett av til disposisjonsfond for å styrke den økonomiske handlefridomen til kommunen. Ut over ovannemnde viser ein til dei ulike einingane sine notat kring budsjettreguleringa som ligg som vedlegg til saka.