ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset (Ekstraordinært møte) Dato: Tidspunkt: 15:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: ADMINISTRASJONSUTVALET Møtestad: Rådhuset (Ekstraordinært møte) Dato: Tidspunkt: 15:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde via webskjema på kommunen si nettside. Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Innhald: PS 16/30 Oppfølging av sak fra AMU 8. september 2016

3 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 16/ Arbeidsmiljøutvalet 16/ Administrasjonsutvalet Arkivref: 2016/931-3 Saksbeh.: Terje Beruldsen, Leiar Eining: Rådmannens stab Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Oppfølging av sak fra AMU 8. september 2016 AMU-LEDER SITT FRAMLEGG: Bedrifts & Personalpsykologi ved Ann Iren Drivdal engasjeres for å foreta en kartlegging og samtaler med alle ansatte på rådhuset der tema er det psykososiale arbeidsmiljø. Det lages en oppsummering fra kartleggingen og med en plan for oppfølging med konkrete tiltak. Utgiftene dekkes med forebyggings- og tilretteleggingstilskudd fra NAV Arbeidslivssenter og over driftsbudsjettet for rådmannens stab, alternativt ved noe bruk av disposisjonsfond. AMU og Administrasjonsutvalget orienteres om resultatet av kartleggingen og plan for oppfølging. Saksnr: 2016/931-3 Dato: Saksframlegg: Oppfølging av sak fra AMU 8. september 2016 Side 1 av 3

4 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Protokoll fra AMU 8. september Oppfølging av sak fra AMU 8.september 2016 SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Arbeidsmiljøloven med forskrifter Prosedyre for håndtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak Brev fra Arbeidstilsynet av vedr. oppfølging av en tidligere sak KORT OM SAKA: I AMU-møte meldte hovedverneombudet inn sak om det psykososiale arbeidsmiljø på rådhuset. Det ble i møtet satt ned en arbeidsgruppe som fikk i mandat å lage en handlingsplan som skal fremmes for AMU i neste møte. Viser til vedlagte protokoll fra AMU-møte og notat fra nedsatt arbeidsgruppe med forslag til oppfølging/handlingsplan. Både nedsatt arbeidsgruppe og ved gjennomgang i ledermøte er det understreket viktigheten av at kartleggingen blir gjennomført så raskt som mulig. Det er også ulike oppfatninger i rådhuset om det er utfordringer og hvor omfattende utfordringene i forhold til det psykososiale arbeidsmiljø er. Arbeidsgiver har en undersøkelsesplikt og handlingsplikt når slike saker meldes inn fra verneombud og dette er også poengtert i et tidligere skriv i annen sak fra Arbeidstilsynet. Arbeidsmiljøloven kap. 2-4 og gjeldende forskrifter har også regler i forhold til det psykososiale arbeidsmiljø. MERKNADER/VURDERING: Det psykososiale arbeidsmiljø kan defineres som «Sosiale, mellommenneskelige og organisatoriske forhold som påvirker vår arbeidsevne, helse og velferd. Organisatoriske forhold omhandler hvordan dine arbeidsoppgaver er organisert. Dette kan være rutiner, ansvar og krav til den enkelte, avdelingen og hele NTNU.» Sitatet ovenfor er hentet fra NTNU. Åmli kommune har også en intern rutine for varsling i «Prosedyre for håndtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak». Denne ligger også på kommunens ansattportal. Om intern varsling står det her bl.a. følgende: Varsel om kritikkverdige forhold skal som hovedregel følge de retningslinjer som er gitt i denne prosedyren. Om varsling ikke fører frem, eller det ikke er hensiktsmessig, kan det varsles direkte til høyere nivå, til verneombud/hovedverneombud eller til tillitsvalgt. Varsling kan skje på den måten som varsleren finner hensiktsmessig skriftlig eller muntlig. Saksnr: 2016/931-3 Dato: Saksframlegg: Oppfølging av sak fra AMU 8. september 2016 Side 2 av 3

5 Den nedsatte arbeidsgruppen anbefaler at det engasjeres en utenforstående konsulent til å foreta en kartlegging, samtaler med alle ansatte som har sin arbeidsplass på rådhuset der tema er det psykososiale arbeidsmiljø og hvor det lages en plan for oppfølging og med konkrete tiltak. NAV Arbeidslivssenter har gitt muntlig tilsagn om at Åmli kommune vil påregne et forebyggings- og tilretteleggingstilskudd til engasjering av ekstern konsulent med ca ,- kr. Kostnader utover dette kan dekkes over driftsbudsjett for rådmannens stab, alternativt ved bruk av disposisjonsfond. Det siste oppdraget med bruk av Bedrifts & Personalpsykologi i en tidligere sak i en annen enhet kom på ,- kr. Dette omfattet samtaler med alle ansatte, lage oppsummering og konkrete forslag til videre oppfølging. Bedrifts & Personalpsykologi har vi gode erfaringer med fra tidligere sak og det er også et firma som har vært inne i mange andre kommuner. Undertegnede har kontaktet dette firma ved partner og psykolog Ann Iren Drivdal og hun har mulighet for å påta seg et slikt oppdrag i november om det skulle bli vedtatt i Administrasjonsutvalget i ekstraordinært møte den 2. november. Undertegnede vil anta at et slikt oppdrag med samtaler med alle ansatte på rådhuset, lage rapport og komme med konkrete forslag til videre oppfølging vil komme på over ,- kr. Dette er også et konsulentfirma som blir anbefalt til et slikt oppdrag av både NAV Arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten da aktuell konsulent har bred og lang erfaring innenfor dette fagfeltet. Gjennomfører vi samtaler med alle ansatte på rådhuset vil alle få mulighet til å gi sine kommentarer til konsulenten slik at hun kan gjøre seg opp en egen og uhildet oppfatning av saken. Det er således viktig å trekke konklusjoner på et best mulig grunnlag. I møtet i AMU den 8. september ble det også poengtert viktigheten av at verneombud som melder inn slike saker blir tatt på alvor. Saksnr: 2016/931-3 Dato: Saksframlegg: Oppfølging av sak fra AMU 8. september 2016 Side 3 av 3

6

7

8

9

10 Adresse: Gata 5, 4865 Åmli Telefon: E-post: Org.nr.: Bank: Eining: Rådmannens stab «MOTTAKERNAVN» Saksbeh.: Terje Beruldsen «KONTAKT» Direkte tlf.: «ADRESSE» E-post: «POSTNR» «POSTSTED» Vår ref.: 2016/931-2 Lnr.: 6225/2016 Dato: Oppfølging av sak fra AMU 8.september 2016 Bakgrunn: I møte i AMU den meldte hovedverneombudet inn sak om det psykososiale arbeidsmiljø på rådhuset. I AMU-møtet ble det trukket følgende konklusjon etter at saken var diskutert: Det opprettes en arbeidsgruppe som lager en handlingsplan. Det skrives sak til neste møte i AMU ( ). Medlemmer av arbeidsgruppa: Leiar rådmannens stab Terje Beruldsen Rådgjevar HMSK Trine K. Agersborg Verneombud rådhuset Ingeborg H. Anderssen Hovedverneombud Normann Sivertstøl En tillitsvalgt Elin Steen fra bedriftshelsetjenesten Leiar rådmannens stab kaller så raskt som mulig inn til møte i arbeidsgruppa. Det har tatt tid å samle arbeidsgruppen grunnet andre avtaler. Møte i arbeidsgruppen Tilstede: Ingeborg H. Anderssen, John Lien (HTV Delta), Trine K. Agersborg, Elin Steen og Terje Beruldsen. Hovedverneombud Normann Sivertstøl hadde meldt forfall og Gunn Evy Homdal møtte som vara for hovedverneombudet. Det ble tatt utgangspunkt i konklusjonene fra AMU-møte og arbeidsgruppen var enige om følgende HANDLINGSPLAN: Ved slike varsler har arbeidsgiver en undersøkelses- og handlingsplikt, jf. AML og forskrifter til loven. Det engasjeres en utenforstående konsulent til å foreta en kartlegging, samtaler med alle ansatte som har sin arbeidsplass på rådhuset og lage plan for videre oppfølging og tiltak. Det søkes om forebyggings- og tilretteleggingstilskudd fra NAV Arbeidslivssenter Aust-Agder. Viktig at arbeidet kan starte raskt.

11 Det undersøkes uforbindende om Bedrifts & Personalpsykologi ved leder Heidi Foyn har mulighet for å ta et slikt eventuelt oppdrag raskt utfra de erfaringer som ble gjort i sluttfasen på oppfølging av annen sak fra tidligere enhet i kommunen. Alternativt må det undersøkes med Bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenter om det er andre mulige konsulenter som har kompetanse og kan ta et slikt oppdrag raskt. Det lages sak til AMU og Administrasjonsutvalget på oppfølging av saken og engasjering av ekstern konsulent. Saken bør fremmes i ekstraordinært møte i AMU i oktober/november slik at saken kan gå videre til endelig behandling i Administrasjonsutvalget i møte den 14.november. Arbeidstilsynet og bedriftshelsetjenesten holdes orientert om videre oppfølging. Terje Beruldsen referent Likelydande brev sendt til eksterne mottakarar: Hovedverneombud Normann Sivertstøl Delta v/john Lien Elin Steen Stamina Helse Gunn Evy Homdal Vara for HVO Likelydande brev sendt til interne mottakarar: Trine Krossbekk Agersborg Rådmannens stab Ingeborg Heltzer Anderssen Oppvekst Kopi til eksterne mottakarar: Arbeidstilsynet Sør-Norge Postboks 4720 Sluppen 7468 TRONDHEIM Kopi til interne mottakarar: Christina Ødegård Rådmannen Reidar Saga Ordføraren Kristin Mood Samfunn Tore Flottorp Oppvekst Inge Egil Hauge Habilitering og ressurs Laila Nylund Helse og velferd Oppfølging av sak fra AMU 8.september 2016 Vår ref: 2016/931-2 Side 2 av 2