Prsjektmandat P4 Digitalisering
Innhald 1 Bakgrunn... 3 1.1 Om gjennmføring av prsjektet piltering sm kunnskapingsgrunnlag... 3 Innspel til strategiprsessen... 4 2 Organisering av prsjektet... 4 Prsjektgruppe... 4 3 Delprsjekt... 5 P4.1: Digital infrastruktur målretta IKT-rganisasjn g infrastruktur... 5 P4.2: Digital samhandling felles prsessar g kmpetanse... 5 Digital samhandling g nye arbeidsprsessar... 6 Digital kmpetanse g kultur... 6 Oversikt ver ptensial fr digitalisering av administrasjnen... 6 P4.3: Digitalt handlingsrm i undervisning, læring g frsking... 6 Krleis rganisere støttefunksjnar til- g frsking knytt til digital undervisning g læring?... 7 4 Finansiering g budsjett... 7 4.1 Finansiering... 7 4.2 Budsjett... 7 2
1 Bakgrunn Dette mandatet gjeld prsjektet P4 Digitalisering, sm skal realisere viktige digitale satsingar fr HVL. Mandatet baserer seg på rapprten frå frprsjektet fr digitalisering. Satsingane sm er skildra i dette mandatet skal bidra til at HVL kan realisere måla fr den digitale satsinga sm er frmulert i fusjnsavtalen: «Høgskulen på Vestlandet si digitale satsing skal vere i kunnskapsfrnten. Satsinga skal sikre effektiv kunnskaps- g infrmasjnsdeling g utvikle framtidsretta utdannings-, arbeids- g læringsfellesskap. Høgskulen på Vestlandet skal imøtekme g vere tett på trendane, behva g dei nye teknlgiane ein ser innanfr høgare utdanning.» Dei tilrådde satsingsmråda skildra i sluttrapprten til frprsjektet er: 1. Digital samhandling g nye arbeidsprsessar 2. Prsjektgjennmføring g endringsarbeid 3. Knslidere g vidareutvikle eksisterande IKT-prtefølje 4. Utvikling av undervisning g læring 5. Strategisk leverandørutvikling 6. Frsking på nye læringsprsessar/fleksibel læring 7. Overrdna styring g leiing av digitalisering 8. Strategi fr digitalisering i HVL 9. Digital kultur g kmpetanse 1.1 Om gjennmføring av prsjektet piltering sm kunnskapingsgrunnlag Prsjektet skal både arbeide med krtsiktige g knkrete digitaliseringstiltak, samstundes sm ein arbeider med å gje innspel til strategiprsessen g dei andre pririterte tiltaka kr effektane først vert synlege på nk lengre sikt. Dei første ppgåvene digitaliseringsprsjektet tar til med er å gjennmføre en pilt på digitalt støtta undervisning på tvers av campus 1, g følgje ei utdanning sm har studiestart hausten 2017. Ressursar frå digitaliseringsprsjektet skal, saman med fagmiljøet, nytte si erfaring g kmpetanse til å leggje praktisk g pedaggisk til rette fr at studiet vert gjeve på best mgeleg vis, samstundes sm HVL lærer så mykje sm mgeleg frå pilten. Tilsvarande vil ein gjennmføre piltar knytt til administrative prsessar. Digitaliseringsprsjektet skal ikkje verta styringa på planarbeid g førebuingar, men hjelpe til der fagmiljøet har trng fr det, vera med å rettleia g sikre at HVL lærer av denne måten å rganisere utdanning på. Under er nkre av dei tema digitaliseringsprsjektet skal arbeide saman med fagmiljøa m: Kva eigenskapar ved utdanninga sm avgjer m den er eigna fr digitalisering Bruk av teknlgi Dispnering av rm/areal 1 Utdanninga sm digitaliseringsprsjektet skal arbeide saman med er master i klinisk sjukepleie med spesialisering i Intensiv g Operasjn (IO). Utdanninga vert frå hausten 2017 tilbydd i alle tre nærreginar. Alle følgjer Bergen sin studieplan, alle emneplanar blir like g det blir felles eksamen. Leveransen frå piltarbeidet vil vere køyrebøker fr krleis ein går fram fr å få pp undervisning på denne måten, samt ein rapprt kr prsjektet med utgangspunkt i pilten skildrer krleis HVL på best mgeleg vis kan nytta teknlgi fr å distribuere g støtte undervisning. 3
Pedaggikk i digital undervisning Digital kmpetanse hs dei sm skal undervise g hs studentane Juss g etikk Øknmi Kvalitet i nettstøtta utdanningar Prsjektgruppa i digitaliseringsprsjektet arbeider saman med å følgje pp utdanninga, sjølv m me frventar at det vil verte størst bruk fr kmpetansen i delprsjekt 1 g 3. Innspel til strategiprsessen Arbeidet med piltar vil bidra til å identifisere tema g spørsmål sm ikkje vil finne si løysing i digitaliseringsprsjektet, men sm må verte løfta til handsaming i strategiprsessen. I tillegg vil digitaliseringsprsjektet identifisere tema til sm må verte løfta i anna prsjektarbeid. Det er vidare fleire frhld sm vart identifiserte i frprsjektet sm digitaliseringsprsjektet skal arbeide vidare med, g spele inn til strategiprsessen. Det viktigaste temaet frprsjektet identifiserte fr gd framtidig digital utvikling av HVL er styring g leiing i av digitalisering. Styrka styring g leiing av digitalisering i HVL vil verte drøfta i strategiprsessen, men sm ein mellmbels rdning vil i 2017 vil styringsbehvet verte løyst gjennm strukturane i OU prgrammet. Digitaliseringsprsjektet skal g spele inn til strategiprsessen krleis målbiletet fr digitaliseringsarbeidet bør være på krt, mellmlang g lang sikt fr brukargruppene studentar, lærarar g leiarar. Prsjektet vil g spele inn til strategiprsessen eit vegkart fr krleis ein skal arbeide fr å realisere målbileta. 2 Organisering av prsjektet Prsjektet er en del av OU - prgrammet med ei prsjektgruppe g tre delprsjekt sm dekker satsingsmråda frprsjektet peiker på. OU - prgrammet handsamar leveransar frå prsjektet i sine etablerte styringsstrukturar. Dei tre delprsjekta er P4.1: Digital infrastruktur målretta IKT-rganisasjn g infrastruktur Knslidering g vidareutvikling av IKT-prteføljen ved HVL P4.2: Digital samhandling felles prsessar g kmpetanse Digital samhandling g nye arbeidsprsessar Digital kultur g kmpetanse P4.3: Digitalt handlingsrm i undervisning, læring g frsking Utvikling av undervisning g læring Frsking på nye læringsprsessar/fleksibel læring Prsjektgruppe Prsjektgruppa skal førebu saker til OU - prgrammet, samt støtte delprsjekta g sikre framdrift i arbeidet. Prsjektgruppa møtest kvar veke fr å sikre at dei ulike delprsjekta har tett dialg med kvarandre g med det andre utviklingsarbeidet sm går føre seg i OU-prgrammet. 4
Samansetting av prsjektgruppa: Namn Rlle Representerer Sigurd Lven Kirkebø Prsjektleiar Delitte Frde Rønning Delprsjektleiar 4.1 IT nærregin S&F Lene Pilskg Delprsjektleiar 4.2 Adm nærregin SH Aslaug Grv Almås Delprsjektleiar 4.3 Fag nærregin SH Prsjektstøtte frå OU-prgrammet Det meste av aktiviteten i prsjektet skal finne stad i delprsjekta. Delprsjekta skal krdinerast g følgjast pp av prsjektleiar. Denne skal ha dialg med delprsjekta m status g framdrift, g leggje til rette fr rapprtering til rganisasjnsutviklingsprsjektet. OU-prgrammet vert styrt etter avviksrappreringsprinsippet. Det er prsjektleiar sitt ansvar å melde til prgramleiar ved avvik frå plan. 3 Delprsjekt P4.1: Digital infrastruktur målretta IKT-rganisasjn g infrastruktur Digitaliseringsprsjektet vil arbeide saman med dagens IKT rganisasjn i alt frbetringsarbeid. Dette inkluderer å frbetre g vidareutvikle IKT prteføljen til HVL, både når det gjeld infrastruktur g applikasjnar. Delprsjektet vil arbeide med å gjere frbetringstiltaka sm vil gje effekt fr flest på krt sikt, nk sm inkluderer ppgradering av møterm g undervisningsrm, g bistand til arbeid med å etablere nye felles løysingar på fleire mråder. I tillegg vil digitaliseringsprsjektet saman med IKT rganisasjnen førebu prsessar fr krleis IT skal leverast i HVL i åra sm kjem. Vi frventar str etterspurnad etter IKT ressursar i HVL, g IKT rganisasjnen vil dele si tid mellm dagleg drift, frbetring i eige ansvarsmråde g ny aktivitet. Ei heilskapleg priritering av denne innsatsen vil vere viktig fr at HVL skal nå sine mål. Dette delprsjektet samlar aktiviteter sm til dels er planlagt i andre prsjekt g i linja, g det kan sjå ut sm at det er verlapp. Det vil ikkje vere verlapp på ppgåve g aktivitetsnivå, men behv fr krdinering på styringsnivå, g prsjektet vil ha tett dialg med KA IKT når det gjed krtsiktige tiltak. Leveransen frå prsjektet er ein samla g priritert versikt ver frbetringstiltak. Tidsramme: Mai 2017 Desember 2017 P4.2: Digital samhandling felles prsessar g kmpetanse I framtida vil den digitale utviklinga kunne setje menneske på prøver, g fr nkre kan det verte meir krevjande å halde følgje. Det er grunn til å tru at endring vil vere den nye nrmaltilstanden. Gd digital kmpetanse g ein kultur fr samhandling g deling vil leggje frhlda til rette fr at HVL kan vekse g ha ei gd utvikling i slike mgjevnader. Delprsjektet skal utnytte g utfrdre tekniske samhandlingsløysingar g sjå krleis desse kan nyttast til å utvikle g utnytte administrativ kmpetanse på tvers av studiestader. Delprsjektet vil samhandle tett med hvudprsjekt «Administrativ rganisering» si prsesskartlegging. Om det vert identifisert gde kandidatprsessar skal delprsjektet gså utvikle ein pilt på autmatisering av prsessar med bruk av rbtar, g målet er å kunne vise fram ei rbt sm arbeider i HVL sine prsessar g i HVL sine miljø på frsmmaren 2017. Delprsjektet vil vidare arbeide med: 5
Digital samhandling g nye arbeidsprsessar Arbeidskvardagen til stre grupper av tilsette er i endring, g ny teknlgi, sm digitalt støtta arbeid på distanse, autmatisering g sjølvbetening gjer at det kan etablerast nye arbeidsprsessar. Dei fysiske mgjevnadane får ei ny g annleis rlle. HVL skal ha drift på fem campus, g fr å få gd drift må det leggast til rette fr at ein kan ha effektiv samhandling mellm tilsette på alle campus. Dette er ei prblemstilling sm må få ei heilskapleg løysing. På krt sikt skal Digitaliseringsprsjektet medverke til betre digital samhandling gjennm pplæring i- g infrmasjn m dei verktøya sm allereie er i bruk i HVL. Det skal g etablerast kjøreregler g etiske retningslinjer fr digitalt samarbeid. Fr å etablere ei heilskaplig løysing på lengre sikt skal delprsjektet sjå nærare både effektivisering av drift g mgelegheiter fr å utvikle nye arbeidsprsessar. Dette vil verte gjrt i samarbeid med prsjektet «Felles arbeidsprsessar», sm er eit delprsjekt i OU prgrammet sitt Prsjekt 3 Administrativ rganisering. Når skildringane av krleis ein skal arbeide er på plass, vil det neste steget vere å etablere eit løp fr vidareutvikling av dei digitale løysingane sm skal gjere det mgeleg å arbeide effektivt saman på tvers av campus, g på kvar av dei fem campusane. Den viktigaste leveransen frå prsjektet er innspel til strategiprsessen m krleis digital samhandling g arbeidsprsessar skal utviklast i HVL. Skildringar av knkrete prsjekt (sm til dømes innføring av nye verktøy) vil vere ein del av innspelet, g prsjekta skal verte drøfta i strategiprsessen g priritert i tråd med dei nye prsessane fr styring g priritering. Tidsramme: Mai 2017 Desember 2017 Digital kmpetanse g kultur Det er eit mål fr OU-prgrammet å auke den digitale kmpetansen hjå tilsette fr betre bruk av digitale medier g digital infrastruktur, til dømes gjennm pplæring i samarbeids- g læringsteknlgiar (nett/vide) g prsjektverktøy, samskriving g fildeling. Tiltaket skal sjå heilskapleg på pplæring, mellm anna må det avklarast krleis digital kmpetanse kan innarbeidast i pplæringsplanar, medarbeidarsamtalar g tilsettingsprsessar. Det skal g verte etablert ei pplærings- g infrmasjnsbank med utgangspunkt i dagens løysingar. Prsjektet skal levere ein plan fr krleis kmpetansen på samarbeid på tvers av campus kan verte styrka på krt sikt. Prsjektet skal g levere ein heilskapleg plan fr krleis den digitale kmpetansen skal verte styrka i HVL g krleis det skal rganisatrisk frankrast. Tidsramme: Mai 2017 Desember 2017 Oversikt ver ptensial fr digitalisering av administrasjnen I arbeidet med prsjektet vil prsjektgruppa ha ei brei kntaktflate med heile HVL. I desse dialgane frventar vi å få samla inn versikt ver løysingane sm er i bruk i dag, krleis desse vert brukt g mråder kr digitalisering kan gje meir effektiv drift g gevinstar fr HVL. P4.3: Digitalt handlingsrm i undervisning, læring g frsking Delprsjektet skal arbeide fr at HVL på best mgeleg måte kan utnytte g utfrdre dei mulegheitene digitalisering i undervisning g frsking i UH-sektren står framfr. Delprsjektet vil samhandle tett med Prsjekt Fagleg rganisering si vurdering av samkøyring av utdanningar 6
Delprsjektet vil mellm anna arbeide med samkøyring av verktøy fr nettstøtta undervisning g arbeidsfrmer, i dette verktøy fr streaming av undervisning, verktøy fr nettmøter, verktøy fr videprduksjn/pptaksrm, verktøy fr samskrivingsdkument g skylagring. Delprsjektet vil mfattar gså ein eigen delaktivitet knytt til prsjektet innføring av nytt LMS. Eit anna viktig tema fr delprsjektet er verktøy fr digital eksamen, g bruk av dette. Prsjektet skal sjå på struktur i satsinga, g krleis ein kan invlvering av tilsette i ulike avdelingar. Prsjektet vil tidleg etablere dialg med ny prrektr fr utdanning, fr å sikre gd frankring fr arbeidet. Sluttleveransen frå prsjektet er innspel til strategiprsessen, samt ei rapprt sm skildrar krleis HVL skal arbeide med digitale verktøy fr å frbetre kvaliteten i undervisning, læring g frsking. Krleis rganisere støttefunksjnar til- g frsking knytt til digital undervisning g læring? Eit viktig funn i frprsjektet var behvet fr støttefunksjnar knytt til digital undervisning g læring, både pedaggisk støtte, g IT - teknisk støtte. Eit utviklingstrekk har vre at høgskular g universitet etablerer einingar fr utvikling av undervisning g læring. Ei eining fr utvikling av undervisning g læring kan verte rganisert etter mange ulike mdellar, ta hand m ulike funksjnar g arbeidsppgåver, g representere ulike typar kmpetanse. Støttefunksjnane kan g rganiserast på andre vis, g Digitaliseringsprsjektet vil spele inn krleis dette kan verte løyst fr HVL. Digitaliseringsprsjektet frventar at piltarbeidet vil kaste lys ver kva behv sm er dei sterkaste i HVL i fasen høgskulen går gjennm n, g kva sm kan vere gde løysingar fr HVL Vidare vil det at den nye høgskulen er lkalisert på fem campus, gjere at både n- g ffcampusbaserte utdanningar treng ei frnying. Denne frnyinga må vere frskingsbasert, g eit frskingsmiljø med aktive frskarar på dette feltet kan bidra inn i prsjekta både ved å ved å gje metdisk rettleiing, støtte g evaluere utviklingsarbeid. Leveransen frå prsjektet er innspel til OU prgrammet sitt arbeid med senterstruktur, samt til strategiprsessen. Tidsramme: Hausten 2017 4 Finansiering g budsjett 4.1 Finansiering Prsjektet er finansiert gjennm OU prgrammet, g eventuelle knkrete investeringar skal handsamast i styringslinja til OU - prgrammet. Ut ver dette er ei av ppgåvene til prsjektgruppa å identifisere eksterne finansieringskjelder. 4.2 Budsjett Den største kstnaden i denne fasen av prsjektet er tida til prsjektdeltakarane, g innleige av prsjektleiar. Andre kstnader knytt til prsjektet er knytt til reiser i samband med fysiske møter i gruppene, samt følgjefrsking m det vert etablert. 7