Funksjons- og bemanningsplan for IT del 1: Funksjonsplan

Transkript

1 v Høgskulen på Vestlandet vert etablert med deling sm drivkraft, ideal g metde. Kunnskap veks når den blir delt. Det vi gjer, skal støtte pp m vekst fr ei berekraftig utvikling av samfunns-, arbeids- g næringslivet g fr einskildmenneske. Funksjns- g bemanningsplan fr IT del 1: Funksjnsplan Prsjekt P3 Administrativ rganisering Delprsjekt P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur

2 OU-prgrammet Innhald Bakgrunn g målsetting fr P3 Prsjekt Administrativ rganisering Mandat fr P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur Prsjektrganisering g -prsess... 4 Del 1 Funksjnsplan fr IT Målbilete fr funksjnsmrådet IT Utfrdringsbilete... 5 Nasjnale føringar... 5 Fusjn... 5 Tap av strategisk frankring g innflytelse... 5 Digitalisering... 5 Generelle utfrdringar... 5 Gråsner Organisering av IT Leiing Einingar g delfunksjnar Prsjekt g utvikling linje brukerstøtte Infrmasjnstryggleik/CSIRT Opplæring, rådgiving g dkumentasjn Avtaler, innkjøp g lisens Integrasjn (dataflyt, infrmasjnsflyt) Klientdrift AV Nettverk Serverdrift

3 OU-prgrammet Bakgrunn g målsetting fr P3 Prsjekt Administrativ rganisering Hvudmålsettinga med P3 Prsjekt Administrativ rganisering er å leggje til rette fr gde g invlverande prsessar, kr resultata av disse prsessane saman med vedtekne prinsipp fr administrativ rganisering dannar grunnlag fr etablering av felles administrative løysingar fr Høgskulen på Vestlandet. Prsjektet mhandlar alt sm er knytt til den administrative delen av leiaransvaret delegert frå rektr til underliggjande einingar; det vil seie administrative ppgåver sm ligg i linja til prrektrar, direktørar, dekanar g vidare utver i rganisasjnen. Delprsjekta i P3 Administrative tenester er: P3.1 Identifisering av administrative funksjnar P3.2 Felles praksis (Dkumentasjn av administrative kjerneprsessar) P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur (Kpling av funksjnar, prsessar g rller til rganisasjnseiningar, studiestader g stillingar) P3.4 Delegasjnsreglement knytt til funksjnar g rller Overrdna tidslinje fr prsjektarbeidet i P3 ser slik ut: Hvudaktivitet Mar April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nv Des Jan Feb P3.1 Identifisering av administrative funksjnar P3.2 Felles praksis P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur P3.4 Delegasjnsreglement 2

4 OU-prgrammet 1. Mandat fr P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur Delprsjektet skal levere planverk sm skal danne grunnlag fr etablering av ei felles administrativ verksemd fr HVL. Planane skal skildre administrative funksjnar både i felleseiningar g i fakultetsadministrasjnane, g består av funksjns- g bemanningsplanar fr dei administrative funksjnsmråda. Ei slik samla etablering av fakultets- g fellesadministrasjn vil gi ein heilskapleg administrasjn, med gd kntrll på grenseflater g kstnadar. Arbeidet i delprsjektet byggjer på prinsippa fr administrativ rganisering i Fusjnsplattfrma, tidlegare prsjektarbeid i delprsjekt Administrativ rganisering i Fusjnsprgrammet g påfølgjande styrevedtak i sak 17/17. I tillegg kjem førande avgjerder m administrativ rganisering frå rektr, sm utvida strategisk leiargruppe utarbeider avgjerdsgrunnlag fr. 1 Den føreslegne rganiseringa skal leggje til rette fr ein effektiv g prfesjnell administrasjn med høg kvalitet i tenester g frvalting. Organiseringa skal bidra til tydelege styringslinjer, avklåra rller g prsesseigarskap, g samsvar mellm ansvar g mynde. Løysingane skal bidra til effektivisering g avbyråkratisering av verksemda, i tråd med gjeldande krav frå styresmaktene. I prsjektet skal ein søkje å kme fram til ei ptimal dispnering av høgskulen sine administrative ressursar, g skildre satsingsmråde med tanke på høgskulen sin universitetsambisjn. Delprsjektet sine leveransar er definert slik: Delprsjektet skal levere planverk (funksjns- g bemanningsplanar) fr den samla administrative verksemda ved HVL, ifølgje felles mal. Funksjnsplanane skildrar rganisering av administrative funksjnsmråde ved høgskulen, med skildringar av mellm anna: Målbilete fr funksjnsmrådet Overrdna prsesseigarskap, ppgåver g ansvar sm ligg til funksjnsmrådet Kva slags undereiningar funksjnsmrådet vert rganisert i Kva slags ppgåver sm skal løysast i dei ulike undereiningane Estimert ressursdispnering på einingsnivå Utfrdringsbilete g utviklingsbehv fr funksjnsmrådet Utarbeidinga av funksjnsplanane utgjer første fase i delprsjektet sitt arbeid. Funksjnsplanane skal leverast innan Bemanningsplanane skildrar detaljert ressursdispnering g dei enkelte stillingane innanfr einingane i funksjnsmrådet, med til dømes stillingskategri, stillingskde, stillingsprsent, kvalifikasjnskrav, ansvar g ppgåver, rapprteringslinje etc. Bemanningsplanane vil danne rammeverk fr den vidare prsessen med innplassering av administrative medarbeidarar i ny rganisasjnsstruktur. 1 Sjå mandat g prsesskildring fr dette arbeidet he 3

5 OU-prgrammet Utarbeidinga av bemanningsplanane utgjer andre fase i delprsjektet sitt arbeid, g tek til etter at funksjnsplanane er gdkjende. 2. Prsjektrganisering g -prsess Deltakarar i underprsjektgruppe IT er: Ingvild M. Berthelsen (arbeidsleder, IT i Bergen) Knut Erling Øien (IT-leiar, Sgn g Fjrdane) Svein Bjarne Brandtsgård (senirrådgiver IT på Strd, fagfreningsrepresentant) Aasmund Kvamme (høgsklelektr, fakultetsrepresentant) Lene Pilskg (fasilitatr) Idar M. Flemmen (drifts- g it-sjef, Strd/Haugesund). Det vert vist til prsjektplanen fr P3.3 Administrativ rganisasjnsstruktur fr eit versyn ver den ttale rganiseringa av delprsjektet. Del 1 Funksjnsplan fr IT 1. Målbilete fr funksjnsmrådet IT IT skal planlegge, utvikle g drifte HVL sin digitale infrastruktur 2 så effektivt g gdt sm mulig. IT skal støtte pp under studentanes læring. IT skal støtte pp under undervisning, frsking, frmidling g administrasjn. IT skal støtte pp under de mstillingar, mål g strategiar sm er vedtatt. IT skal være en knstruktiv, effektiv g verdifull samarbeidspartner fr alle deler av høgskulen g våre samarbeidspartnarar. IT skal være et fagmiljø fr HVLs arbeid med digitalisering, infrmasjnssikkerhet g GDPR. IT skal være nyskapande g tilpassingsdyktig. IT skal være en spennande, utviklande g engasjerande arbeidsplass. IT skal gi gd service. IT skal ha eit avklart servicenivå. 2 digital infrastruktur er t.d. fysisk kabling, hardware, sftware g integrasjnar 4

6 2. Utfrdringsbilete OU-prgrammet Nasjnale føringar Det finnast ein rekke styringssignaler g initiativ sm raskt eller meir gradvis får verknadar fr HVL g IT: Digitaliseringsstrategi fr-universitets g høyskulesektren Meld. St. 27 ( ) Digital agenda fr Nrge Nasjnal IKT-strategi fr UH-sektren Omrganiseringa av UNINETT g støtteapparatet BOTT-samarbeidet g KDs føringar m sentralisering Infrmasjnssikkerhet g GDPR Fusjn Fusjnsarbeidet har beslaglagt ein str del av endringskapasiteten i den perative delen av ITrganisasjnen ver lengre tid. Det har gitt mindre kapasitet til å støtte undervisning, frsking g frmidling. Det er på tide å skifte fkus frå slike eigentleg interne frhld ver til de betydelige utfrdringane HVL møter frå ytre påverkningar, samfunnsmessige g teknlgiske frhld. Tap av strategisk frankring g innflytelse HVLs kmpetanse innanfr infrmasjnssikkerhet, persnvern, prsjektstyring, styring av system- g prsjektprteføljar, systemarkitektur g it-strategi må prfesjnaliseras. IT har føresetnadar g kmpetanse til å være knkurransedyktig g førande i det arbeidet. Samtidig har IT heile tida hatt ein knapp bemanning, eit perativt fkus g lite tradisjn g apparat fr marknadsføring. Kmbinasjnen kan føre til tap av innflytelse på avgjerande interne g strategiske prsesser. Digitalisering a) Digitalisering sm paradigmeskifte: Digitalisering har sm eit teknlgidrevet samfunnsfenmen gitt mveltingar i mange bransjar. Når det treffer UH-sektren vil det i ytste knsekvens kunne påverke HVLs eksistens. HVL burde være meir pptatt av det enn av mengd fakultet. Dei beste g mest effektive platebutikkane er óg brte. b) Digitalisering sm reiskap fr effektivisering, frnying g frbetring, med OU attpå: ITs kjernekmpetanse er nettpp å planlegge, skaffe g drifte teknlgi, system g prgramvare fr å frnye, effektivisere g frbetre HVL. IT ser en effektiv rganisering g gd kmpetansefrvaltning innanfr det digitale mrådet sm avgjerande fr ITs g HVLs gjennmføringsevne g sjanse til å lykkes. Generelle utfrdringar Krleis får IT rett g tilstrekkeleg innflytelse på viktige vegval fr HVL? 5

7 OU-prgrammet Ha tilgjengeleg tilstrekkeleg ressursar fr å kunne være knkurransedyktige på digitalisering g IT-støtte HVL har en (svært) liten it-teneste samanlikna med andre institusjnar i sektren med same størrelse Den perative IT-tenesta manglar et gdt utviklet marknadsføringsapparat. Endringstakten innan IT-mrådet er høg. Krleis sikre nk pplæring av eksisterande medarbeidarar i IT-gruppa. Rekruttere til- g behalde kmpetente medarbeidarar i IT-gruppa. Det er str etterspurnad etter dyktige IT flk. Syte fr at vi kntinuerlig frbetrar ss g dei tenestene vi tilbyr Styre prsjekt på ein gd g effektiv måte. Prsjekt kan frt ta lang tid å gjennmføre eller strande før dei er ferdige m ein ikkje har gde rutinar fr prsjektgjennmføring. I kr str grad skal IT sitt servicenivå være likt på tvers av våre fem campus? Krleis få til gdt samarbeid på tvers av campus samtidig sm vi beheld gdt miljø g samarbeid internt på den einskilte campus (kan fr strt fkus på samarbeid på tvers øydelegge nk av det lkale miljøet?) Gd styring av interne ressursar kr mykje ressursar er tilgjengeleg til ulike prsjekt, når er desse brukt pp? Gjensidig uavklart frventningsnivå. Kva frventa andre av IT g kva frventar IT av andre? Gråsner Det er en rekke mråder der ansvar g ppgåver ikkje er eintydig frdelt. Det gjeld mellm anna: Funksjn; verrdna prsesseigarskap, ppgåve eller ansvar Drift av skrivarar E-læring Læringsplattfrm Litteratur Tilsetting g pplæring av lærlingar Tilgangskntrll dører Krtprduksjn Opptak/streaming Av-utstyr i Mimes brønn (eit enkelt rm på Krnstad) Tilgangsstyring it-system (bestemme kven sm har tilgang til kva) IT-tryggleik FOU prsjekter sm krev ressursar frå IT Integrasjner FS g SAP IT-system sm er kjøpt inn av andre enn it, men sm fte/av g til invlverer it (eks: TimeEdit) Ansvar fr websider (webmaster, teknisk drift) Brukarstøtte fr studentar (rakelteneste Bergen) Uklar grenseflate til funksjnsmråde(r)/eining(ar) Drift Senter fr nye medier / Ulike fagmiljø (på fakulteta) Fagmiljø på fakultet Biblitek Persnal Drift Drift Senter fr nye medier Drift Persnal, leiare, Studieadministrasjn etc Persnal, Leiinga, Alle? Fagmiljø Persnal, Studieadministrasjn Ulike faglige g administrative miljø Kmmunikasjn Biblitek 6

8 IT-strategi Infrmasjnstryggleik IT-avtaler IT-lisensar AV LMS (Canvas) IT-brukerstøtte Prsjekt g utvikling IT-kmpetanse/intern pplæring Digitalisering Nytenking Effektivisering Digital eksamen Eksterne fagsystem (FS, P360 ++) Opplæring/brukarstøtte i aktuell pedaggisk prgramvare fr studentar g lærarar Innkjøp, strategigruppe OU-prgrammet Arkiv, persnal, drift (ansvar, rganisatrisk plassering, fagmiljø, ressursar) Innkjøp, brukarmiljø Innkjøp, brukarmiljø (kstnadsfrdeling, behvsprøving) Innkjøp, Senter fr nye media Prsjekt, studietenesta Senter fr nye media Ulike faglige g administrative miljø Persnal, Senter fr nye media, kmmunikasjn Ulike faglige g administrative miljø Ulike faglige g administrative miljø Ulike faglige g administrative miljø Eksamenskntr/studadm Brukarmiljø Persnal, Senter fr nye medier, ulike faglige g administrative miljø. 7

9 OU-prgrammet 3. Organisering av IT Krleis skal den valte rganiseringa bidra til å nå målsettingane g møte utfrdringane? Skildring av føremålet med rganiseringa. IT skal være til stades på alle fem campus med tilstrekkeleg kapasitet fr drifts- g beredskapsfrmål. IT-tilsette på alle campus skal ha gd g lik mglegheit til fagleg utvikling. Arbeidet rganiserast i 11 funksjnsbaserte team, uavhengig av campus (jamfør kapittel 5). Å være med i et team er uavhengig av campus, g tilsette kan være med i meir enn eitt team. Vi freslår å gruppere team i tre seksjnar ut frå faglege hvudmråde. Fr å støtte endring, prsjektgjennmføring g styringa av prsjektprteføljen, pprettar vi seksjn fr prsjekt, endring g digitalisering. Team går i smme høve på tvers av seksjnane, men kan grvt sett frdelast slik: 8

10 Frdeling av årsverk: OU-prgrammet Seksjn fr brukarnære tenester 16 årsverk inkludert seksjnsleiar Sum: 36 årsverk IT- g digitaliseringsleiar 1 årsverk Seksjn fr IT infrastruktur 15 årsverk inkludert seksjnsleiar Seksjn fr prsjekt, endring g digitalisering 4 årsverk inkludert seksjnsleiar Denne eininga vil g trekke på ressursar frå dei andre seksjnane Generelt har IT ved HVL lågare bemanning enn andre institusjnar det er naturleg å samanlikne med i sektren. Ein bør vurdere å auke bemanninga på IT spesielt fr å ha fleire ressursar tilgjengeleg fr prsjekt, endring g digitalisering. 9

11 4. Leiing 3 OU-prgrammet IT- g digitaliseringsleiar: budsjett/øknmiansvaret persnalansvar fr seksjnsleiarar på IT verrdna fagansvar/kmpetansefrvaltning møte ved behv i leiargruppe eller andre fra Seksjn fr brukarnære tenester Seksjn fr IT infrastruktur Seksjn fr prsjekt, endring g digitalisering Seksjnsleiar har Seksjnsleiar har persnalansvaret fr tilsette på persnalansvaret fr tilsette på seksjnen g fagansvar. seksjnen g fagansvar. Seksjnsleiar har persnalansvaret fr tilsette på seksjnen g fagansvar. Arbeidet vert gjrt i team g prsjektgrupper på tvers, g med deltaking frå andre einingar i HVL. IT-krdinatr på kvar campus (utan frmelt persnal, fag eller øknmiansvar) Arbeidsfrdeling Mrgnmøte Kvalitetsarbeid Kundedialg på campus Oppmøte/ferie Bestilling av IT-utstyr 3 Fr punkt 4 g 5 (med underpunkt) gjeld at prsjektgruppe Organisasjn Persnal vil utarbeide frslag til stabs- g leiarstøttefunksjnar på nivå 1, 2 g 3 i samråd med leiarane. Dette må arbeidast inn i funksjnsplanane fr kvar enkelt funksjn. 10

12 OU-prgrammet 5. Einingar g delfunksjnar Her skildrast dei ulike einingane/delfunksjnane under funksjnsmrådet, inkl. skildring av kva slags ansvar, ppgåver g prsessar sm ligg til eininga/delfunksjnen, kva slags ppgåver sm skal løysast på studiestadsnivå, grenseflater mellm fellestenester g fakultetsadministrasjn g frslag til rganisering fr å ta hand m dette: 5.1 Prsjekt g utvikling Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga 4 Mål: IT skal delta i prsjekter i rganisasjnen sm krev IT kmpetanse IT skal gjennmføre prsjekt g utvikling fr å ptimalisere g vidareutvikle dei tenesta IT tilbyr IT skal gjennmføre prsjekt g utvikling fr å tilby nye tenester sm er etterspurt i rganisasjnen IT skal bidra til den digitale satsinga til HVL Utfrdringar: Sikre at det vært sett av tilstrekkeleg ressursar til dette arbeidet. Prsjekt g utvikling er eit viktig satsingsmråde fr at IT skal kunne dekke dei behva sm finst i rganisasjnen. Ekstra viktig er dette n med fkuset vi har på digitalisering. Dette er ein heilt avhengig av IT ressursar til. IT ressursar har lett fr å bli eten pp av driftsppgåver m ein ikkje er særskild merksam på å sette av ressursar til prsjekt, utvikling g strategisk arbeid. Det er naudsynt med ein betre balanse mellm drift/brannslukking g meir langsiktig endrings- g utviklingsarbeid. Om vi set av ein knkret kapasitet til prsjekt g utvikling, vil vi få betre styring på etterspørselen g den samla prteføljen av endringsprsjekt. Finne ein gd måte å balansere IT ressursane våre inn i denne delfunksjnen. Det vil truleg både være ønske frå den einskilde tilsette g behv fr at dei fleste tilsette på IT deltek i arbeid med prsjekt g utvikling. Få til gdt samarbeid med dei frå andre rganisatriske einingar sm treng å bidra i dei ulike prsjekta. Få til eit gdt samarbeid på tvers av rganisatriske einingar fr å sikre at IT blir spurt g kjem inn i prsjekt sm treng IT kmpetanse på eit tidleg tidspunkt. Sikre at me har gde malar g rutinar fr gjennmføring av IT prsjekt. Vi har ingen mal g rutine fr gjennmføring av IT prsjekter, ne sm fte fører til litt uklare rller g «katisk» gjennmføring av prsjekter, utan krav til sjekklister, testing, kvalitetssikring, dkumentasjn,.l. Frhåpentligvis kan evt. framtidige teamleiarar/seksjnsleiarar få kurs i prsjektleiing. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering 4 Jf. pkt 1 g 2, kr verrdna mål- g utfrdringsbilete fr det samla funksjnsmrådet vert skildra. Her vert dette skildra på einings-/delfunksjnsnivå 11

13 OU-prgrammet Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Deltaking avheng ikkje av campus. Deltaking frå g i andre einingar ved behv. Organisering lkalt eller på tvers av fleire campus avgjerdas fr dei einskilde prsjekta linje brukerstøtte Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: 1-linja skal tilby brukarvenlege IT-Støtte tenester sm fyller behva til tilsette, studentar g andre sm kntaktar IT (til dømes gjestar) Det skal være lett fr dei sm kntaktar IT g andre 1-linje tenestar ved HVL g vite kven dei skal kntakte g kr dei kan få hjelp til kva. Utfrdringar: Vi treng gde rutinar fr å fange pp, handsame g priritera frslag sm kjem til IT 1-linja frå brukarar Vi treng gde rutinar fr å handtere klagar frå brukarar Vi treng ei gd g samkøyrd 1-linje teneste. Dei sm er i kntakt med 1-linja skal få lik teneste g service på alle campus. Kva pningstider g service nivå skal 1-linja IT tilby? Krleis sikre at dei sm kntaktar IT 1-linja ikkje (fte) treng å bli bedt m å kntakte nkn andre (til dømes nei skal du ha hjelp med Canvas kan du ikkje snakke med ss, då må du snakke med den eller den) Krleis sikre pplæring/brukarstøtte i aktuell pedaggisk prgramvare fr studentar g lærarar. Suparbrukarar eller IT? Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering It-hjelp Installere prgram Støtte i undervisningsrm Rettleiing Ansikt utad Kntaktpunkt fr hjelp med alle type IT tekniske prblem Hjelpe studentar, tilsette, gjester g eksterne Kble pp arbeidsplass Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Orakeltenesta i Bergen gir 1-linje støtte til studentar. Denne er rganisert under Biblitek i dag men bør flyttast til IT. Gdt samarbeid g samkjøring med andre einingars 1-linje g suparbrukarar må på plass slik at studentar, tilsette g andre ikkje treng å leite i ein jungel av ulike kntaktpunkt når dei treng hjelp. (Til dømes FS, LMS, Drift, Superbrukarar, Biblitek, Student g Service trg etc) Deltaking frå alle campus Svar på e-pst, chat g telefn, kan sentraliserast 12

14 OU-prgrammet Vi treng flk på alle campus sm kan rykke ut m det er nk sm treng at ein er fysisk tilstade. 5.3 Infrmasjnstryggleik/CSIRT Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Skal handtere både kritiske hendingar g langsiktige strategiske saker. Utfrdringar: Sikre ei gd balanse mellm tryggleik g brukarppleving Frnte uppulære avgrensingar Grenseflate mt endringsprsjektet infrmasjnstryggleik/gdpr IT tryggleik er ne sm heile rganisasjnen må ta ansvar fr, IT kan ikkje gjere dette arbeidet aleine. Vi må sikre gdt samarbeid g gd bredde i arbeid med infrmasjnstryggleik i HVL Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Implementere tryggleiksskrav Serversikring Klientsikring Backup-plicy Sikre IT-anlegg frå truslar Sikre data Overvaking Infrmera g eventuelt halde kurs Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? CSIRT trenger representasjn på alle campus, g må ha tilstrekkelege lkale ressursar til å kunne takle ein trusselsituasjn. 5.4 Opplæring, rådgiving g dkumentasjn Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Gje gd g tilstrekkeleg infrmasjn m kva IT-tilbyr tenestekatalg. Tilby gde brukarrettleiingar fr vanlege IT prblem Gje gd g tilstrekkeleg infrmasjn m hendingar, nedetid (planlagd g ikkje) Syte fr tilstrekkeleg system dkumentasjn (krleis er eit system satt pp, krleis utfører ein dagleg vedlikehald g krleis heng dei ulike systema saman med kvarandre) Gje gd rådgjeving i IT tekniske spørsmål Utfrdringar: Tilgang til tilstrekkeleg gde/effektive kanalar fr infrmasjn Krleis infrmera på ein måte sm når dei sm treng infrmasjn Grenselinjar mellm kva pplæring IT skal syte fr å kva andre skal gje. Ofte kan ein suparbrukar fr eit system eller prgram sm dagleg sjølv brukar prgrammet gje 13

15 OU-prgrammet betre støtte enn IT på bruk av systemet/prgrammet. Når det er tekniske prblem med eit system eller prgram er det IT sm best kan løyse det. Det er behv fr betre pplæring av tilsette i IT system g prgram. Krleis løyser med det best? Fleire superbrukarar? Skal IT halde kurs fr pplæring av tilsette g studentar? Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Utarbeide brukarrettleiingar Opplæring av tilsette g studentar (?) Gje rådgjeving i IT tekniske spørsmål Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Infrmasjn leggas ut sentralt, kurs kan måtte utføres lkalt men da enten med tilreisande kurshaldar eller med videverføring 5.5 Avtaler, innkjøp g lisens Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Sørge fr effektive rutinar sm sikrar gde prsessar rundt innkjøp, avtalar g lisenshandtering. Ha gd versikt g lett tilgjengeleg dkumentasjn ver våre lisensar g avtalar. Utfrdringar: Anbd g innkjøpsprsessar kan være tidkrevjande g ligger gjerne litt på sia av dei tilsette på IT si kmpetanse. Vi treng fte hjelp av jus g innkjøpskmpetanse. Krleis kan vi sikre gdt samarbeid g arbeidsdeling? Det er viktig at vi har gd kntrll på våre lisensar g avtalar slik at vi er sikre på å følgje dei retningslinjer sm finnes. Vi må sikre at vi ikkje bryt lisensavtaler g andre avtalar g har gd g lett tilgjengeleg dkumentasjn i tilfelle revisjn. Klare linjer fr kven sm avgjer m eit innkjøp skal gjennmførast Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Passe på at utstyret vi kjøper er gdt nk Frnye lisensar i tide Frnye serviceavtaler g garantiar Syte fr infrmasjn m kva system vi har Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Fr avtalar g lisens trengs deg ikkje lkal representasjn Kvar campus bør sjølv kunne bestille nkre typar utstyr (pc, headset, mus, tastatur sv) Samarbeid med persnar med spesial kmpetanse på avtalar g innkjøp trengs i nkre tilfelle. Kanskje bør eigne persnar med særskild kmpetanse handtere større anbdsprsessar g innkjøp fr IT. 5.6 Utskrift Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga 14

16 Utfrdringar: OU-prgrammet Det har vre ulike løysingar på kven sm har ansvar fr nkre ppgåver tilknytt utskrift på dei ulike nærreginane. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Drifte fysiske skrivarar (bytte tnar, fylle på papir, melde feil til leverandør) Drifte system fr utskrift (til dømes fllw me print g betalingssystem) Drifte print serverar Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Drifte fysiske skrivarar er ein typisk lkal jbb, mest mgleg ansvar bør være lkalt på campus. Drift har utført drift av dei fysiske skrivarane på nkre av nærreginane g det bør være drift sm gjer dette. Drift av sjølve utskriftssystema g serverar kan derimt sentraliserast g må ligge under IT 5.7 Integrasjn (dataflyt, infrmasjnsflyt) Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Sikre gd infrmasjnsflyt mellm system g gde autmatiserte løysingar fr mellm anna brukarhandtering Sikre at ein bare treng å legge infrmasjn inn ein plass g de andre systema sm treng den same infrmasjnen får den autmatisk. Utfrdringar: Mange ulike system med ulike løysingar fr integrasjn gjer at løysingar fte er kmplekse g tidkrevjande å utvikle. Ved utvikling av nye løysingar er det viktig at persnar frå andre einingar sm nyttar systema sm skal integrerast er invlverte g har eit gdt samarbeid med IT Autmatisering av ei løysing gjer at unntak ikkje er like lette å handtere sm i manuelle prsessar. Ein må sikre gd pplæring av dei sm legg inn data sm inngår i autmatiserte løysingar g unntak bør ein unngå så langt det er mgleg. Fr unntak ein ikkje kan kmme unna treng ein gde rutinar Når mange system heng saman g utvekslar infrmasjn vil ein endring i eit system føre til endringar i mange andre. Det er naudsynt å halde versikt ver kva ein endring i eit integrert system kan føre til i andre før ein gjer endringa. Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Utvikle nye integrasjnsløysingar mellm hvl system Drifte eksisterande integrasjnsløysingar Sikre at systema ved HVL snakkar gdt i lag g at infrmasjn flyt mellm ulike system frå få kjelder. Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Vi treng ikkje ha persnar sm arbeidar med dette på alle campus 15

17 OU-prgrammet Samarbeid med dei sm arbeidar med systema sm inngår i g er kjelder fr infrmasjn er naudsynt. Persnal (SAP), Studieadministrasjn (FS), Drift, kmmunikasjn, areal, biblitek sv. 5.8 Klientdrift Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Tilby brukervennlige applikasjner g ikt-tjenester sm gir støtte fr undervisning, frskning g administrative ppgaver Tilby brukarvennlege klient-applikasjnar g it-verktøy sm gir støtte fr undervisning, frsking g administrative ppgåver Utfrdringar: Utvikle gde løysingar g rutinar slik at sikkerheten er gd samstundes sm tilsette g studentar føler at dei har gde g effektive verktøy. Syte fr at ein ikkje brukar mange ulike prgram sm gjer det same, då dette er lite ptimalt når ein skal drifte dei. Syte fr gd tilgang til IT-verktøy fr frskarar 5.9 AV Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Prgramvarepakking Drift g vedlikehald av system fr utrulling g patching (SCCM) Støtte tilrettelagt eksamen Grup Plicy Grundig testing Implementering Vedlikehald g ppretting av Image fr Installasjn på Klientar Driver OS Standard SW Spesial SW Windws Update Drift g vedlikehald av student labbar g publikumsmaskinar Drift g vedlikehald av tilsette sine datamaskinar Merking Installasjn Utplassering Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Systema sm nyttes, SCCM, prgramvarepakking g Grup Plicies bør driftas av eit spesialisert team. Bruk av system, drift av klientar g kartlegging av behv hs brukarar krev nærleik til brukarane g trengs på alle campus. Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Tilrettelegge fr gd samhandling mellm studentar g tilsete på tvers av campus 16

18 OU-prgrammet Ha utstyr g rm sm sikrar gd samhandling mellm studentar g tilsette g at undervisning g møter kan gå på tvers av campus. Gje gd g rask støtte når det ppstår prblem. Gje rask respns g gd hjelp med utstyr i undervisningsrm Utfrdringar: Mykje ulikt utstyr med ulik kvalitet på dei ulike campusane per i dag Hjelp med utstyr i undervisning samanheng krev ftast (svært) krt respnstid Lage felles løysingar slik at brukarar ikkje treng å sette seg inn i fr mange ulike system viss ein har lært seg å bruke utstyret i eit rm bør ein kunne gjenbruke kunnskapen i dei andre rmma uavhengig av campus. Det er g mykje lettare fr IT å hjelpe når utstyret er likt i ulike rm Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Frelesingspptak Streaming Rigging av rm Videprduksjn (SFN) Opplæring i gd bruk Enkel mntering Brukerstøtte Drift g vedlikehald av AV-utstyr Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Vi treng persnar på alle campus fr dei fleste ppgåvene Einskilde funksjnar innanfr mrådet treng ikkje ha fast persnell på alle campus 5.10 Nettverk Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Trådlaus g kabla nettverksinfrastruktur Brannmur g sikkerheit IP Styring/planlegging Lgganalyse Overvaking Løysningar fr brukarautentisering Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Fr fysiske nettverksting; lkalt. Fr prgrammering/ppdatering g planlegging: Uavhengig av campus Serverdrift Mål- g utfrdringsbilete fr delfunksjnen/eininga Mål: Tilby IT system med tilstrekkelig ppetid, tilgang, kapasitet g tryggleik. Utfrdringar: 17

19 OU-prgrammet Kva nivå fr ppetid g redundans skal HVL ha? Høge nivå fr ppetid gir dyrare g meir kmplekse løysingar. IT treng å vite kva nivå HVL skal ligge på når vi skal sette pp IT system. Sikre tilstrekkeleg vervaking av server ressursar. Gd vervaking gjer at prblem kan løysast raskare, nkre gngar før det har fått større knsekvensar Finne riktig balanse mellm skytenester g lkale tenester Ansvar g ppgåver, inkl. prsessar sm eigast av delfunksjnen/eininga g dimensjnering Drift av fysiske servere Overvaking (SCOM/PRTG.) Drift av intern DNS/DMCP Drift av filtjeneste student ansatte Drift av skytenester (Office 365/Bx etc) Drift av virtualiseringsmiljø Drift av lagringsystem Syte fr backup Drift av Skype Drift av Exchange Drift av AD Drift av utskrift system Drift av web serverar Drift av databasar Drift av andre IT system Organisering: krleis skal eininga/delfunksjnen rganiserast fr å løyse ppgåvene? Dette er eit mråde der vi kan g bør sentralisere til eit mindre, spesialisert miljø. Servere kan driftas utan fysisk nærleik, men det bør være avgrensa kr mange sm skal ha tilgang til viktige servere. Bare dei sm er spesialistar bør få tilgang. 18