Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet (GKI) KONKURRANSEGRUNNLAG gjelder Rammeavtale asfalt og asfaltlegging Tilbudsfrist: 12.04.2013 klokken 12.00 Konkurransegrunnlag Rammeavtale asfalt og asfalttering 2013
2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Kort om anskaffelsen... 3 1.2 Deltakere på avtalen... 3 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.2 Frister... 3 2.3 Spørsmål til konkurransen... 3 2.4 Innlevering av tilbud... 3 2.5 Tilbudsåpning... 4 Omkostninger... 4 3 KRAVSPESIFIKASJON... 4 3.1 Produkter... 4 3.2 Mengder... 4 3.3 Forbehold fra oppdragsgiver... 4 3.4 Forbehold fra tilbyder... 5 4 KRAV OG BESTEMMELSER TIL UTFØRSEL... 5 4.1 Møter... 5 4.2 Perioden for utlegging av asfalt... 5 4.3 Kryss/avkjørsler... 5 4.4 Tekniske innretninger... 5 4.5 Arbeidsvarsling... 5 4.6 Retningslinjer for asfalt... 5 4.7 Fartsdempere... 5 4.8 Massekontroll... 5 4.9 Vedlegg til faktura... 6 5 PRISER OG BETINGELSER... 6 5.1 Mva-beregning... 6 5.2 Miljøkrav... 6 5.3 Avtaleforutsetninger... 6 5.4 Avtaleperiode... 6 5.5 Leveringsbetingelser... 6 5.6 Betalingsbetingelser... 6 5.7 Statusmøter og statistikk... 6 6 LEVERANDØRENS TILBUD... 7 6.1 Kvalifikasjonsopplysninger... 7 6.2 Tilbudsopplysninger... 7 6.3 Pristilbud... 7 7 KVALIFISERING AV LEVERANDØR... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav... 7 7.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter... 7 7.2 Attest for betalt merverdiavgift... 7 7.3 Økonomisk gjennomføringsevne... 7 7.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 7.5 HMS... 8 8 VALG AV LEVERANDØR... 8 9 KONTRAKT... 9 10 Leverandørens dokumentliste... 10 Vedlegg: Vedlegg 1 Prisskjema Vedlegg 2 Kontrollskjema for kummer og sluk Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Vedlagt liste om rett til opsjon på kontrakten
3 1 INNLEDNING 1.1 Kort om anskaffelsen Grenlandskommunenes innkjøpsenhet, heretter kalt GKI skal inngå en rammeavtale for anskaffelse av asfalt og asfaltlegging. 1.2 Deltakere på avtalen Følgende kommunale medlemmer av GKI deltar på avtalen: Bamble, Drangedal Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien. Offentlige selskap ihht. vedlagte liste skal ha opsjon på kontrakten (vedlegg 4). 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurransen er kunngjort i Doffin og på kommunes internettsider Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr. 1295. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider http://www.dep.no/fad. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: fredag 05.04.2013 Tilbudsfrist: fredag 12.04.2013 kl. 1200 Vedståelsesfrist: fredag 31.05.2013 kl. 1200 For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Kontaktperson: Bjarne Skauen Adresse: Henrik Ibsens gt. 2. 3707 Skien Telefon: 35581241 Telefaks: 35581121 E-post: bjarne.skauen@skien.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Anbudskonkurranse asfaltarbeider 2013 Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat fullstendig tilbud Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD fullstendig tilbud.
4 Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD sladdet tilbud, hvor drifts og forretningshemmeligheter er tatt bort. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: Skien kommune, Drift- og anleggsenheten v/servicesenteret Kontaktperson: Bjarne Skauen Postadresse: Postboks 158 3701, Skien Besøksadresse: Henrik Ibsens gate 2, 3707 Skien Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av GKI. 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 Produkter Asfaltproduktene vil i hovedsak utgjøre massetypene: Ma 11, Agb 8, Agb 11, Agb 16 og Ab 11. Volumet som er angitt i prisskjemaet (Vedlegg nr. 1) er kun et anslag og vi tar forbehold om endringer. Volumsammensetningen vil bli lagt til grunn under evalueringen. 3.2 Mengder Planlagt asfaltvolum i 2013: Kommune Dekkelegging i tonn Bamble kommune 1500 Drangedal kommune 250 Porsgrunn kommune 2000 Siljan kommune 200 Skien kommune 3000 Kragerø kommune 500 Totalt 7450 3.3 Forbehold fra oppdragsgiver Planlagt asfaltvolum ifm dekkelegging i tonn er et anslag og kommunene tar forbehold om endring av volumet ved uforutsette forhold som politiske vedtak eller endringer ifm justerte planer for omlegging av vann- og avløpsledninger og lignende.
5 I denne konkurransen ber vi ikke om pris på henting av asfalt på verk. Det betyr at hver enkelt kommune vil inngå avtale med asfaltleverandør/asfaltleverandører om denne tjenesten. 3.4 Forbehold fra tilbyder Eventuelle forbehold til tilbudet spesifiseres i eget vedlegg. Eventuelle forbehold til tilbudet prises og spesifiseres i eget vedlegg. Forbehold kan føre til at anbudet avvises. 4 KRAV OG BESTEMMELSER TIL UTFØRSEL 4.1 Møter Det skal avholdes oppstartsmøte og byggemøter etter behov, hvor forbruk/kvalitet presenteres, og videre framdrift avtales. 4.2 Perioden for utlegging av asfalt Arbeidene skal fortrinnsvis utføres i perioden 1. mai 1. oktober. 4.3 Kryss/avkjørsler Kostnadene til legging av avkjørsler/ kryss etc. skal være inkludert i pristilbudet og utføres fortløpende. Alle buttskjøter freses og forsegles hvis ikke annet avtales. 4.4 Tekniske innretninger Asfalttykkelse under justerbare kumgods skal være lik dekketykkelsen. Alle kummer blir i utgangspunktet løsnet av kommunene, mens entreprenøren hever og pakker rundt kummene. Dette arbeidet skal være inkludert i pristilbudet. Flytende rammer skal ligge helt jevnt med veidekket. Dersom kummer og sluk blir tilgriset med asfalt skal disse reingjøres og kontrollskjema for dette skal forevises ved forespørsel. (se vedlegg nr. 2) 4.5 Arbeidsvarsling Arbeidsvarsling er entreprenørens ansvar og skal gjennomføres etter Statens Vegvesens, håndbok 051 Arbeidsvarsling. Dette arbeidet skal være inkludert i pristilbudet. Trafikkdirigering avtales mellom partene. 4.6 Retningslinjer for asfalt Utlegging av asfalt skal utføres ihht Statens vegvesens håndbok 018, Vegbygging, kapittel 6, vegdekker. Resirkulert asfalt er vist til i pkt. 622.4. 4.7 Fartsdempere Legging av fartsdempere skal utføres ihht Håndbok 072 Fartsdempende tiltak utgitt av Staten vegvesen. Entreprenøren skal kontrollere utførselen ihht kravene i Håndbok 072. Buttskjøter skal brukes i overgang. 4.8 Massekontroll Reseptene på masser skal oversendes senest 14 dager før oppstart, og senere fortløpende. Entreprenøren skal selv stå for massekontroll. Det skal tas prøve ute på anleggsplassen pr. ca. 1000 leverte tonn (totalt ca. 20 prøver). Resultater fra disse prøvene skal fortløpende fremlegges byggherren. Kommunene står til en hver tid fritt til å ta ut stikkprøver.
6 4.9 Vedlegg til faktura Det skal sendes egen faktura på hvert oppdrag med vegnavn (beskrivelse av sted dersom det ikke foreligger vegnavn) med oversikt over: Massetype Identifisering av resept Leggedato Oppretting i tonn Slitelag i tonn Klebing i areal Merking av faktura med ansvars nr. 5 PRISER OG BETINGELSER Pris på massetyper og tilleggsoppgaver legges inn i prisskjema, vedlegg 1. Tilbudet gis på bakgrunn av oljeprisene pr. 1. januar i avtaleåret og reguleres i løpet av sesongen. Prisene reduseres dersom oljeprisen går ned. 5.1 Mva-beregning Ved evaluering av prisene er det priser eksklusiv moms som blir lagt til grunn ved vurdering av tilbudene. 5.2 Miljøkrav Samarbeidskommunene har som mål å tilføre resirkulert asfalt. Forskriften om offentlig anskaffelse sier at offentlig byggherre skal vektlegge livssykluskostnader og miljø i sine anskaffelser. Dette er også i tråd med myndighetenes krav om nasjonal avfallshåndtering og kommunenes etterlevelse av egne miljøpolyci ved utlysning av anbud. Tilbudet skal inkludere resirkulert asfalt. Det skal i tilbudet oppgis størrelsen på gjenbruksandelen som kan være inntil 10 %. Resirkulert asfalt skal fortrinnsvis benyttes i massetyper Agb og lavere kvalitet. Dersom resirkulert asfalt har steinkvalitet som tilfredsstiller kravene, kan massene også benyttes til asfalt med høyere kvalitet. 5.3 Avtaleforutsetninger GKI forutsetter at det inngås kontrakt med en leverandør. 5.4 Avtaleperiode Kontrakten vil ha en varighet på 2 år, med muligheten til å prolongere med ett-1 år + 1 år. 5.5 Leveringsbetingelser Fritt levert ihht NS 8406 5.6 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 5.7 Statusmøter og statistikk Statistikk Leverandøren skal uoppfordret oversende årlig statistikk, som nevnt nedenfor, til GKI`Statistikken leveres elektronisk i MS Excel format.
7 Statistikken skal inneholde oppdatert oversikt over omsetning på massetype. Statistikken skal gis på tre nivåer; samlet for GKI, pr. kommune og pr. virksomhet. Statistikkutarbeidelsen skal være kostnadsfri for kjøper. 6 LEVERANDØRENS TILBUD Tilbudet skal inneholde (se også kap.10 Leverandørens dokumentasjonsliste). 6.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 7. Kvalifisering av leverandør. 6.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 6.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema (vedlegg 1). Prisene skal oppgis i NOK, eks. mva. Alle leverandørenes kostnader skal være inkludert. 7 KVALIFISERING AV LEVERANDØR Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 7.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest REF 1244 utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 7.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest REF 1244 utstedt av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 7.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som GI kan akseptere.
8 7.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne kontrakten. Kompetanse. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne kontrakten. 7.5 HMS Entreprenøren er å anse som hoved bedrift ved utførelse av arbeidene i denne kontrakt, og har derfor det totale ansvaret for HMS arbeidet knyttet til asfalteringsarbeidene. 8 VALG AV LEVERANDØR Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Pris 95 % Miljø (resirkulert asfalt) 5 % Totalt 100 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Pris 95 % Pris vil bli tillagt høyest prioritet ved tildeling av kontrakt og herunder vurderes priser iht. prisskjema. Miljø 5 % Tilbudet skal inneholde resirkulert asfalt inntil 10 %, se pkt. 5.2. Ved tildeling av kontrakt vil andelen av resirkulert asfalt tillegges vekt.
9 9 KONTRAKT GKIs beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt. 8). Kontrakten utarbeides av GKI og undertegnes av begge parter. Kontrakt inngås iht. NS 8406 som grunnlag og kontrakten vil bli skrevet i Blankett NS 8406 A.
10 10 Leverandørens dokumentliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt. 7. Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 7.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 7.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 7.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 7.4). HMS Erklæring (jfr. pkt. 7.5 og vedlegg 3). Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Prisskjema (Vedlegg 1) Vedlegg nr.