Til Møte nr 03/2017 Sak 10-12/ 2017 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET I VANG KOMMUNE Møtested : Møterom Skutshødn Vang kommune. Møtedato : Tirsdag 09.05.17 Møtetidspunkt : Kl.09.00-12.15 Følgende deltok i møtet for Vang: Bjørn Bjørneseth - leder av K-utvalget Håkon Offergaard Jevne - nestleder Jorun Karlsen - medlem Reidar Thune - Rådmann Vang kommune Remi Nilsen - Økonomisjef Vang kommune (sak 10/2017 og sak 11/2017) Tor Masdal - Daglig leder Vang E-verk (sak 10/2017) Jon Teodor Lyster - Økonomisjef Vang E-verk (sak 10/2017) Åge Sandsengen - Kommunerevisor Kommunerevisjonen IKS Anders Myrvang - revisor Kommunerevisjon IKS (sak 10/2017 og sak 11/2017) Finn Helge Lyster - Kontrollutvalgssekretariat Godkjenning av innkalling Enstemmig godkjent Før møtets start ble sekretærens habilitet under sak 10/2017tatt opp. Bakgrunn er nært slektskap med økonomisjefen i Vang E-Verk. Kontrollutvalget vedtok enstemmig at sekretæren var habil som møtesekretær i sak 10/2017. Godkjenning av møtebok fra møte i Vang 14.03.17 Enstemmig godkjent Godkjenning av møtebok fra fellesmøte i Valdres 20.03.17 Enstemmig godkjent Kommende møter i KU Vang: - fellesmøte på Fagernes med utvalgslederne 09.06.17, kl. 09.00. Tema: Sekretariatsordningen. - felles KU- møte for Valdres på Fagernes 31.08.17, kl. 09.00 13.00. - eget møte 24.10.17. - eget møte i månedsskifte august/september. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 1
Orienterings- og diskusjonssaker: - Orientering fra rådmann o Ikke noe spesielt ble tatt opp - Orientering fra revisjonen o Ikke noe spesielt ble tatt opp - Årsrevisjonsbrev til VKR med svar fra selskapet - Brev til NAK Branntilsyn Valdres - Mulige forvaltningsrevisjonsoppgaver o Ingen nye oppgaver p.t. Orienteringene ble tatt til etterretning Sak 10/2017: K-utvalgets uttalelse til regnskapet for Vang Energiverk KF for 2016 Dokumenter i saken Årsregnskap, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev, ettersendes. Saksopplysninger Vang Energiverk KF er et kommunalt foretak (KF). Virksomheten er en del av kommunen som juridisk person. På grunnlag av tilsynsansvaret etter kommuneloven skal kontrollutvalget gi uttale til årsregnskapet for virksomheten. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 9. mai 2017 behandlet årsregnskapet til Vang Energiverk KF for 2016 som sak 10/2017. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskap med noter og styrets årsmelding, revisjonsberetning datert 24. april 2017, og brev datert 7. april 2017. I tillegg ble årsregnskapet til Jotun Kraft AS, som er 100 % eid av Vang Energiverk KF, gjennomgått i den hensikt å få en fullstendig oversikt over kraftforvaltningen til Vang Energiverk KF. tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for Vang Energiverk KF sin økonomiske situasjon for2016. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 24. april 2017 og brev datert 7. april 2017, og har ut over dette ingen merknader til Vang Energiverk KF sitt årsregnskap for 2016. Behandling i møtet Daglig leder Tor Masdal tok en kort oppsummering av årsmeldinga og orienterte om hovedtrekk i utviklinga siste år. Økonomisjef Jon Teodor Lyster orienterte kort om de økonomiske utviklingstrekkene i og resultatet for 2016. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 2
Vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 9. mai 2017 behandlet årsregnskapet til Vang Energiverk KF for 2016 som sak 10/2017. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskap med noter og styrets årsmelding, revisjonsberetning datert 24. april 2017, og brev datert 7. april 2017. I tillegg ble årsregnskapet til Jotun Kraft AS, som er 100 % eid av Vang Energiverk KF, gjennomgått i den hensikt å få en fullstendig oversikt over kraftforvaltningen til Vang Energiverk KF. tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for Vang Energiverk KF sin økonomiske situasjon for2016. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 24. april 2017 og brev datert 7. april 2017, og har ut over dette ingen merknader til Vang Energiverk KF sitt årsregnskap for 2016. Enstemmig vedtatt. Sak 11/2017: K-utvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2016 Dokumenter i saken Årsregnskap, årsmelding, revisjonsberetning og revisjonsbrev. Saksopplysninger Iht. 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret, jf. også kommunelovens 48. Forslag til vedtak Kontrollutvalget har i møtet 09.05.2017 behandlet Vang kommune sitt årsregnskap for 2017 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef 17.03.2016 på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egen regi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 3
Merknader til årsregnskapet 2016 fra revisor er fulgt opp Revisor har i løpet av 2016 ikke rapportert merknader til regnskapet til Vang kommune som kontrollutvalget har ansett kvalifiserte for videre oppfølging. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i 2016. Kontrollutvalgets uttale til Vang kommune sitt årsregnskapet for 2016 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Vang kommune for 2016, samt revisjonsberetning 2016. Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr. og 31.12.2016. tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget anmoder om at mindreforbruk i 2016 på kr. 6.265.120,-. i sin helhet avsettes til disposisjonsfondet. Kontrollutvalget anmoder rådmannen til å utarbeide en konkret plan på hvordan, over hvor lang tid, og med hvilke midler man vil tilbakeføre hovedstol en til næringsfondet på 91,3 millioner justert til dagens kroneverdi. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Vang kommune godkjennes. Behandling i møtet Økonomisjef Remi Nilsen orienterte om resultatet som i år var meget bra med et netto driftsresultat på 15,9 mill. som var på 7,53 % av driftsinntektene. Gikk gjennom ulike punkter som i store trekk påvirket resultatet. Selv om resultatet i år er bra, påpekte økonomisjefen at det fortsatt er behov for innsparinger. Ser en bort fra næringsfondet og kraftinntektene, går kommunen med underskudd. Vedtak Kontrollutvalget har i møtet 09.05.2017 behandlet Vang kommune sitt årsregnskap for 2017 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef 17.03.2016 på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 4
Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egen regi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Merknader til årsregnskapet 2016 fra revisor er fulgt opp Revisor har i løpet av 2016 ikke rapportert merknader til regnskapet til Vang kommune som kontrollutvalget har ansett kvalifiserte for videre oppfølging. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i 2016. Kontrollutvalgets uttale til Vang kommune sitt årsregnskapet for 2016 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Vang kommune for 2016, samt revisjonsberetning 2016. Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr. og 31.12.2016. tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget anmoder om at mindreforbruk i 2016 på kr. 6.265.120,- i sin helhet avsettes til disposisjonsfondet. Kontrollutvalget anmoder kommunestyre om å utarbeide en konkret plan på hvordan hovedstolen i næringsfondet over tid skal bygges opp igjen. Hovedstolen var i sin tid på 91,3 millioner ved kraftutbygging for fallrettigheter og vannmagasin. Tanken var at erstatningen skulle komme alle fremtidige generasjoner i Vang til nytte. Denne ble i sin tid hovedsakelig benyttet til bygging av nye Vangsheimen. For at disse verdiene skal være i behold bør fondet bygges opp igjen i takt med verdiforringelsen av bygget justert til dagens kroneverdi. Saldo pr 31.12.16 var 42 millioner noe som tilsier en plan som skisserer hvordan 50 millioner skal finansieres over byggets gjenværende levetid justert til dagens kroneverdi. Kontrollutvalget presiserer at årlige konsesjonsavgifter bør kunne brukes årlig til det beste for Vang kommune etter næringsfondets retningslinjer. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Vang kommune godkjennes. Enstemmig vedtatt Sak 12/2017: Forvaltningsrapport vedr IKT Valdres Dokumenter: Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonen IKS av 18.04.2017. Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Valdres IKS. Saksopplysninger: Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 5
Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT Valdres. Det vises til rapporten, og spesielt hovedkonklusjoner på side 6, 11 og 13. Totalkostnadene til Valdres kommunene for IKT på et overordnet nivå er ikke uhensiktsmessig høye sammenlignet med kommunene i Hallingdal og Nord Gudbrandsdalen jf. tabellen på side 5. Revisjonen stiller spørsmål ved om eierne bør påse at det av de styrende dokumentene for IKT Valdres tydelig fremgår at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, ansvar for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKT-kompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. IKT Valdres IKS er eid av kommunene i Valdres og rådmennene sitter i representantskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at selskapets styrende dokumenter sikrer at IKT-Valdres, hvor kommunenes IKT-kompetanse er samlet, tar ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, ansvar for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Behandling i møte: Revisjonssjefen orienterte kort om innholdet i rapporten. Vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at selskapets styrende dokumenter sikrer at IKT-Valdres, hvor kommunenes IKT-kompetanse er samlet, tar ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, ansvar for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Enstemmig vedtatt. Vang, 09.05.2017 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørneseth Håkon Offergaard Jevne Jorun Karlsen Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 6