KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 17/00016 Adressater etter liste Arkivkode: 174031 Saksbehandler: Jon A. Drøpping Deres referanse: Dato: 06.04.2017 Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr. 174031: Lederutfordringer i digitale omstillingsprosesser KS ønsker tilbud på et FoU-prosjekt om god håndtering av rollen som arbeidsgiver ved digitale omstillingsprosesser, og hvilke muligheter og utfordringer arbeidsgiver møter i arbeidet med å oppnå ønskede gevinster av digitaliseringen. Bakgrunn Digitalisering står høyt på dagsorden i kommunal sektor og på den nasjonale samfunnsagendaen. I lys av utfordrende økonomiske framtidsutsikter, er det viktig at kommunesektoren utnytter mulighetene digitalisering gir for å tilby gode og effektive innbyggertjenester. KS legger frem en ny digitaliseringsstrategi for kommunal sektor våren 2017, og har behov for kunnskap om hva som kreves av ledere på strategisk nivå for at hele organisasjonen lykkes med digital omstilling. Å digitalisere betyr bl.a. å erstatte manuelle eller fysiske oppgaver med digitale løsninger, ved hjelp av kunstig intelligens og maskinlæring. I praksis innebærer det for eksempel at manuelle rutineoppgaver, regelstyrt saksbehandling kan automatiseres og at innbyggere og næringsliv benytter selvbetjente løsninger. Det gir muligheter for at ressurser kan frigjøres og omdisponeres. Kommuner med erfaring fra digitaliseringsprosjekter mener det er spesielt viktig å se og forstå digitalisering som store organisasjonsutviklingsprosesser. Håndtering av denne type digital transformasjon krever modenhet til å forstå omfanget, evne til å tenke nytt, holdninger og forstå konsekvenser av digitalisering. Det handler ikke om små justeringer, men om grunnleggende og omfattende endringer i organisasjonsstruktur, planprosesser, samhandling og andre måter å løse oppgavene på. Det stiller krav til omstilling, nytenking, hurtighet, risikovillighet og prøving og feiling. Eierskap til nye løsninger gjennom involvering, dialog og kompetanseheving blir viktig for å forstå mulighetene i digital tjenesteutvikling. Side 1 av 5
KS, som landets største arbeidsgiverorganisasjon i offentlig sektor, trenger kunnskap om hvilke utfordringer ledere på strategisk nivå møter i arbeidet med omlegging til en digital arbeidshverdag, og hvilken kompetanse som vil kreves av lederne. Digitalisering og innovasjon er prioriterte tema for KS. Målet er at digitalisering av den kommunale forvaltningen skal gi høyere kvalitet på tjenestene til brukerne og skape effektive arbeidsprosesser slik at ressurser kan frigjøres og omdisponeres. I KS sin langtidsplan for 2016-2019, under attraktive arbeidsgiver står bl.a.; - Kunnskap om ledelse utnyttes aktivt i kommunens arbeid med digitalisering, innovasjon og omstilling - Kommunen har arbeidsgivere med tilstrekkelig strategisk IKT-kompetanse Ansattes kompetanse er en vesentlig ressurs for å levere gode tjenester. Om lag 70 prosent av kommunenes budsjett er lønns- og pensjonskostnader. Arbeidsgiver har ansvar for å sørge for at de ansatte har tilstrekkelig og relevant kompetanse for å utføre oppgavene. Kunnskapsutviklingen går raskt og kompetanse er i dag «ferskvare». Et sentralt lederansvar i årene som kommer er derfor å lykkes med å rekruttere riktig kompetanse og stimulere egne ansatte til å tilegne seg tilstrekkelig digital kompetanse i jobben. Den økende digitaliseringen vil medføre store endringer fremover og må gjøres i samarbeid mellom ledere og ansatte. Tillitsvalget vil også kunne ha en rolle. Denne utviklingen skal skje innenfor rammene av lovog avtaleverket for sektoren. Riksrevisjonen har gjennomført en undersøkelse som viser at norske kommuner generelt har kommet kort i digitaliseringen av kommunale tjenester. Rundt halvparten av kommunene har utfordringer med å tiltrekke og beholde tilstrekkelig teknisk og strategisk IKT-kompetanse for å bestille og utvikle gode digitale tjenester i tråd med kommunens behov. Et flertall av kommunene oppgir at de ved digitalisering av kommunale tjenester ikke arbeider systematisk med å hente ut gevinstene dette gir muligheter for. Nærmere om prosjektet og problemstillinger Hensikten med prosjektet er å få kunnskap om hva som er god håndtering av arbeidsgiverrollen, hva forventes og kreves av ledere, og hvilke utfordringer opplever de ved digitale omstillingsprosesser? Det er også behov for kunnskap om hvordan ledere sørger for egen læring og utvikling av digitale ferdigheter, samt hvordan ledere legger til rette for nødvendig kompetanseutvikling hos sine medarbeidere. Problemstillinger som skal belyses i prosjektet: Hvilke utfordringer og muligheter opplever ledere i arbeidet med å gjennomføre digitale organisasjonsutviklingsprosesser? Hva er suksesskriterier for å lykkes? Hva kan læres fra gode eksempler? Hvordan kan digitalisering integreres i lederskapet og bli strategisk nyttig? Hvilke utfordringer opplever ledere i arbeidet med å hente ut forventede gevinstene av digitaliseringen eksempelvis økonomi/effektivisering, kvalitet, forbedret produkt/tjeneste, innovasjon, etc.? Side 2 av 5
Hvordan kan lederen skape trygghet og motivasjon/endringsvillighet hos medarbeidere som må omstilles for andre jobber i kommunen? Og hvordan omstille i tråd med lovog avtaleverk? Hva gjør ledere som skaper et lærings- og omstillingsklima som sørger for digital kompetanseheving i hele virksomheten? Gi eksempler på kommuner og virksomheter som benytter tids- og kostnadseffektive læringsmetoder for kontinuerlig digital fagutvikling og kompetanseheving. Denne listen over problemstillinger er ikke nødvendigvis uttømmende; interesserte tilbydere står fritt til å supplere og/eller kommentere problemstillingene. Prosjektet må også gi en presentasjon av gode eksempler på virksomheter som har utviklet en digital profil og identitet. Eksemplene kan være fra både kommunale, statlige og private virksomheter, men må ha overføringsverdi til kommunal sektor. Gjennomføring Tilbyder må synliggjøre oppdatert kunnskap på feltet, og redegjøre for metodevalg. Tid for de ulike aktivitetene i prosjektet angis i en framdriftsplan, og kostnadene for prosjektet (inkl. mva.) spesifiseres, fordelt på aktiviteter. Prosjektet skal ha en faglig prosjektleder, og CV for alle deltakere i prosjektet skal vedlegges. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. Vi ønsker referanser til tidligere gjennomførte oppdrag som har relevans for gjennomføring av oppdraget, og som dokumenterer tilbyders kompetanse på temaområdet, samt CV for prosjektledelse/medarbeidere. KS' standardkontrakt for oppdragsforskning (vedlagt) vil bli lagt til grunn for prosjektet. Rådmannsutvalget i Akershus vil være KS referansegruppe for prosjektet. Det forutsettes at Oppdragstaker deltar i møter med referansegruppa ved behov. Leveranser/rapportering Prosjektet skal gi kunnskap om lederutfordringer i arbeidet med omstilling til en digital kommunal sektor. Etter nærmere avtale mellom KS og Oppdragstaker skal foreløpige kunne formidles ved KS Arbeidslivskonferanse 26. september 2017. Endelig prosjektavslutning er 5. desember 2017, med leveranse av en samlet dokumentasjonsrapport fra prosjektet. Resultatene skal presenteres på en leservennlig måte, med oversiktlige og tydelige framstillinger. KS vil kunne ønske å bruke resultatene fra prosjektet inn i medlemsrettede aktiviteter, for eksempel som grunnlag for læringsseminarer, verksteder, web-seminarer etc. KS ønsker å drøfte forslag til mulige formidlings- og bruksaktiviteter med aktuelle tilbydere. Rammer for oppdraget Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr 1 200 000,- inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Prosjektet vil ha oppstart i mai 2017, og det skal sluttrapporteres innen 5. desember 2017. Evt. spørsmål Side 3 av 5
knyttet til denne tilbudsforespørselen rettes pr e-post til KS kontaktpersoner: Fagansvarlig Eva Margrethe Kvalvaag (eva.margrethe.kvalvaag@ks.no) eller FoU-ansvarlig Jon A. Drøpping (jon.dropping@ks.no). Vi ber om tilbud på prosjektet innen onsdag 10. mai 2017 kl. 15.00 per e-post til KS kontaktpersoner, med kopi til ks@ks.no. NB! Ved innsending av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med KS kontaktpersoner per e-post dersom mottaket ikke blir bekreftet. Relevant bakgrunnsstoff: En digital arbeidshverdag «Innføring av velferdsteknologi i sentrumsbydeler i Oslo» «Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing» Sjekkliste for kommuner digitale konsekvenser av kommunesammenslåing «Velferdsteknologiens ABC» Kokebok for gevinstrealisering Guide til god ledelse Arbeidsgiverpolitikken «Skodd for framtida» Veikart for tjenesteinnovasjon - velferdsteknologi Prosjektveiviser fra Difi Ønsker krafttak i digitalisering i kommunesektoren Side 4 av 5
Adressater: AFI Arbeidsforskningsinstituttet Agenda Kaupang Asplan Viak BDO De regionale forskningsinstituttene Deloitte Forskningsstiftelsen Fafo Fürst og Høverstad Handelshøyskolen BI Ideas2evidence InFuture Institutt for samfunnsforskning KPMG Menon Business Partner NIBR Norsk institutt for by- og regionforskning Nord universitet Norsk senter for bygdeforskning NORUT NOVA NTNU NTNU Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse NTNU Samfunnsforskning AS Oslo Economics Oxford Research PriceWaterhouseCoopers Proba Samfunnsanalyse Rambøll Management Consulting Ressurssenter for omstilling i kommunene Samfunnsøkonomisk analyse SINTEF Teknologi og samfunn SNF SØF Senter for økonomisk forskning UIA UIB UIB, Inst. for administrasjon og organisasjonsvitenskap UIO UIS UIT UNI Rokkansenteret Vista Analyse Side 5 av 5