Bedre bestillerkompetanse av digitale løsninger

Transkript

1 Bedre bestillerkompetanse av digitale løsninger Et tilbud for organisasjonsutvikling og digital transformasjon til kommuner i Møre og Romsdal 3. september 2018

2 Oppgaver som ligger foran oss Offentlig sektor må gå foran i å løse de store samfunnsutfordringer Det daglige arbeidet i kommunen blir ikke som før selv om endringene tar tid.. kommunesammenslåinger, nye regioner forventninger fra innbyggere (nedenfra) og myndigheter (ovenfra) Digitale løsninger gjør endringene mulig, men potensialet ligger i transformasjonen

3 Innovasjonskapasitet kommer (også) til å handle om evne til digital transformasjon Utvikle og endre samtidig som vi drifter Sannsynligvis mest med de folkene vi har I stedet for å øke antall folk (med oppgave å endre), må vi øke evnen / kapasiteten hos de folkene vi har

4 Digital transformasjon kommune Yter tjenester på «skjerm» Fra analog til digital driftsmodell Kommune 2025: har ikke rådhus, «alle» tjenester er tilgjengelige «på skjerm», ingen behandler søknader lenger = automatisert, innbyggerne bestemmer mer Digitale muligheter er den viktigste enkeltfaktor som bidrar til endring For å lykkes med digital transformasjon Må være forankret strategisk Må være brukerorientert Må ha kompetanse og ferdigheter på individ- og virksomhetsnivå: ha lov til (kultur), egen evne (vilje, lyst), evne til endring og læring Må ha kunnskap blant lederne Må gjennomføre anskaffelser på en annen måte

5 Intensjonsavtale for Nye Ålesund kommune: ha større tyngde som pådrivar for å styrkje fors kings- og utdanningsinstitusjonane arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringslivet og nyskaping i regionen få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping Den nye kommunen skal ha ein ny, effektiv og innovativ organisasjon Den nye kommunen skal vere ein føregangskommune i digitalisering og teknologibasert utvikling av tenestene. Metodisk og systematisk bruk av ny teknologi som stimulerer til nye arbeidsformer, effektiviserer arbeidsmetodar, og intern så vel som ekstern kommunikasjon. Forankre innovative anskaffelser i ledelsen nye Ålesund prioritere følgjande strategiar: Miljøstrategi i samsvar med det grøne skiftet. Folkehelsestrategi i samsvar med dagens og framtida sine utfordringar om levekår. Tenesteutviklings- og innovasjonsstrategi som møter framtida sine demografiske utfordringar. Legge til rette for nyskaping i næringslivet. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på innovasjon og utvikling, og tydeleg næringspolitikk. Den nye kommunen skal ha ei tydeleg satsing på offentleg innovasjon og

6 Hvorfor er innovative anskaffelser viktig i den digitale transformasjonen? Å endre måten anskaffelser blir gjennomført på er et tiltak i den digitale transformasjonen og som bryter ned en barriere for digital transformasjon Tradisjonell måte å gjennomføre anskaffelser på vil ikke fungere Anskaffelsene må gjennomføres mer fleksibelt og vi må lage og bruke nye kontraktsformer Smidige utviklingsprosesser må inkluderes og mer fleksible leveringer -> kommuner og leverandørene må være samarbeidspartnere -> lettere tilgang til markedet Mindre anskaffelser under terskelverdi, mer bruk av utviklingskontrakter (FoU-unntaket i regelverket) Selve konkurranse-gjennomføringen blir av mindre betydning, mens måloppnåelse, gevinster, brukerperspektivet og selve innovasjonen vil få større betydning

7 Hva er det viktigste vi gjør for å endre eller videreutvikle en kultur? Handling, å gjøre noe, øve oss og lære av det Kontinuerlig lære-prosess Organisasjonskulturen endres eller utvikles mest gjennom ny atferd

8 HVORDAN SKJER LÆRING? 70 % 20 % 10 % GJENNOM ARBEID GJENNOM RELASJONER GJENNOM KURS 8

9 Learning by doing

10 Grip enhver sjanse til å øve på endring Øving er mange gjentagelser over lengre tid, og tar aldri slutt øvelse gir Mester

11 Innovasjon Digital transformasjon Innovative anskaffelser

12 Nytt Innovasjon Nyttig Nyttiggjort

13 Innovative anskaffelser Innovative anskaffelser har fokus på å oppnå mål, effekter og resultater gjennom anskaffelse og implementering av nye eller bedre løsninger.

14 Hva er innovative anskaffelser? Åpne for innovasjon Etterspørre innovasjon Ta ut gevinsten av innovasjon

15 Når vi gjennomfører innovative anskaffelser Definerer vi behovet bedre og utforsker problemet vi setter brukerne og interessentene i fokus Vi setter behovet inn i en strategisk sammenheng (ledelsesforankring) Vi jobber tverrfaglig og på tvers av interne og eksterne «siloer» Vi involverer andre kommuner og leverandører mer (tidligere og tettere) Er utvikling en del av prosessen Har vi fokus på «tjenesten» og forbedringer (effekter og gevinster) Innovative anskaffelser er en øvelse i innovasjon (og ikke et håndverk for innkjøpere i hvordan bruke lov-verket)

16 Bedre bestillerkompetanse av digitale løsninger er et bidrag til å utvikle innovasjonskultur og kapasitet fordi deltakerne får praktisk læring en kombinasjon av praksis, teori og verktøy, og veiledning underveis, samt at det etablerer et nettverk som øker læringsutbytte Prosessuell risikoavlaster Involverer deltakerne med eksempler fra kommunene (fortelle om eget arbeid) 3 samlinger à 2 dager og frivillig veiledning imellom, forslag til datoer: Oktober November Januar

17 Tema Planlegg endringsreisen intro og grunnleggende tema Innovative anskaffelser steg for steg Hvordan er den digitale fremtiden? Hva digitaliseres og hvordan digitaliseres det? Hvordan utarbeide strategier som sier noe om hvordan vi skal utnytte muligheter digitalisering gir oss (digitaliseringsstrategier). Kort horisont og lang horisont. Hvordan starte NÅ med transformasjonen vi har vært igjennom etter år. Innovasjon, medarbeiderdrevet innovasjon og læring Prosess- og endringsledelse: utviklingsløp, samhandling, involvering og engasjement, fremdrift Utforske behov Tjenestedesign, behovskartlegging, brukerreiser og samskaping Behovsbeskrivelser Utfordre markedet og samspill med eksterne Formidle behov ut i markedet og hvordan samhandle med eksterne for å løse behovene, tidlig leverandørinvolvering Digitale målbilder Utviklingsprosjekter sammen med andre Fellesprosesser med andre kommuner/behovseiere Prioritering av behov og investeringsmidler, porteføljestyring

18 Verktøy og øvelse i å bruke dem praktiske eksempler ulike verktøy som øker forståelsen, bidrar til systematikk i arbeidet og til endring Steg-for-steg-metodikk / «oppskrift» ADKAR-modellen en modell for endring Skjema, diagram, rammeverk Kjente og tilgjengelige verktøy, maler og beskrivelser Difi prosjektveiviser KS samveis-verktøy Håndbok for medarbeiderdrevet innovasjon Aktør-kart, visualisering tjenesteforløp, intervjuguide, hvordan beskrive personas

19 Hvem bør delta?

20 Hvem bør delta? Hvorfor er det aktuelt for ledere? Øker kompetansen på innovasjon og digitalisering på en rask og praktisk måte Gir kjennskap til og evne til å bruke ulike verktøy i arbeidet Deltakelse av ledere skaper forankring for endringene som organisasjonen trenger Kjennskap til utfordringer hos «endringsagentene» og hvordan de jobber Legge forholdene bedre til rette for å lykkes

21 Lederutfordringer i digitale omstillingsprosesser (KS FoU nr ) Ledelsen ta aktivt eierskap til den digitale omstillingsprosessen Alle ansatte må involveres i utviklingsprosessen Digitale utviklingsprosesser er kontinuerlig læring Digitale utviklingsprosesser er å vurdere arbeidsprosesser, styringsmodeller og organisering på nytt Ta ut gevinstene på kort og lang sikt Innovasjon som en del av utviklingsprosessen (dvs går bort fra strukturerte og nøye planlagte prosesser) «IT-avdelingen» må sørge for at systemene henger sammen

22 Tilbakemeldinger og erfaringer 5,11 i snittkarakter (6 best) for hele opplegget 5 i utbytte virksomheten Det mest positive: innleggene har bidratt til refleksjon, fått gode verktøy, avmystifisering av innovative anskaffelser, «vi har ansatt en ny innkjøper som en delvis konsekvens av dette», gitt oss en bedre metodikk for tjenesteutvikling Veiledningen imellom samlingene har fått en score på 5,25 Forbedringspotensiale: Mer om ledelsesforankring og engasjement av ledere

23 Resultater Igangsatt 3 prosesser for ny «ekommune-strategi» -> digitaliseringsstrategi -> organisasjonsutviklingsstrategi Fosenregionen, Værnesregionen, Levanger kommune Gitt grunnlag for felles prosess (og anskaffelse) av nytt saks- og arkivsystem Inkludere leder-trening i innovasjon (learning by doing) Værnesregionen og Trøndelag fylkeskommune gått sammen om nytt ERP-system Erkjennelse om behov for bedre verktøy for gevinstplanlegging og gevinstrealisering -> nasjonalt innovasjonsinitiativ

24 Hvordan få mest mulig utbytte av å delta Ta med og jobb med et konkret case ila forløpet Arbeidet relateres til konkrete oppgaver, utfordringer, anskaffelser etc i kommunen Hvis det er uklart før første samling så kan samlinga bidra til å konkretisere en oppgave En gruppe fra kommunen deltar, alle «interessenter» i caset (horisontalt og vertikalt) som kan påvirke løsningen og arbeidet med drøft ev case og hvem som bør være med meg før påmelding Bruk veiledning imellom eller etterpå, sørg for å jobb videre med caset på en god måte etterpå / videreføring av arbeidet i egen kommune Alle deltar på alt

25 Et lavterskeltilbud for kommuner i Møre og Romsdal - tilnærmet gratis

26 Togene går hele tiden vi må øve og øve..

27 Mange som jobber for at innovative anskaffelser kan skje

28 Programmets rolle og funksjon Pådriver for innovative anskaffelser 1. Introdusere offentlige innkjøpere for innovative anskaffelser 2. Veiledning og råd om gjennomføring 3. Tilrettelegge møteplasser der behov kan møte løsninger 4. Formidle læring og erfaringer

29 ..noen hindringer manglende lederforankring manglende kompetanse manglende risikoavlastning dette jobbes det mye med, og dette har vi fokus på i dag men startprogrammet gir deg den kunnskapen og verktøyene du trenger for å komme i gang, men du kan få bistand til gjennomføring fra programmet og det jobbes med et finansielt verktøy

30 ..men betydelige resultater for mange! Bedre tjenester for innbyggere og kunder Mer for mindre budsjetter Miljøgevinster Dokumenterte resultater fra gevinstanalyser

31 innovativeanskaffelser.no