-1 Konkurransegrunnlag og instruks til tilbyder fra Finnmark fylkeskommune OM LEVERING AV Magasinet Drømmefanger`n 2011-2012
Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INTRODUKSJON... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen... 3 2. INSTRUKS TIL TILBYDER... 3 2.1 Forespørselsdokumenter... 3 2.2 Kommunikasjon... 3 2.3 Kunngjøring... 3 2.4 Regler for konkurransen... 3 2.5 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.6 Oppdragsgivers forbehold... 4 2.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget... 4 2.8 Konfidensialitet... 4 2.9 Tilbudsfrist og tidsplan... 4 2.10 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 4 2.11 Vedståelsesfrist... 4 2.12 Tilbud på deler av leveransen... 4 2.13 Tilbyders generelle plikter... 4 2.14 Kontraktsbetingelser... 4 2.15 Kvalifikasjonskrav... 5 2.16 Tildelingskriterier... 6 2.17 Forbehold og avvik... 6 2.18 Alternative tilbud... 6 2.19 Språk... 6 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD... 6 3.1 Tilbudets innhold og struktur... 6 3.2 Format og antall kopier av tilbudet... 7 3.3 Leveringsadresse og merking av tilbud... 7 4. ÅPNING AV TILBUDENE... 7 5. AVVISNING AV TILBUD... 7 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 7 VEDLEGG A. LEVERANSEBESKRIVELSE B. PRISSKJEMA C. KONTRAKT D. SLADDING AV TILBUD
Side 3 av 12 1. GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgiver Finnmark fylkeskommune er en av fylkets største arbeidsgivere. Vi har åtte videregående skoler, en folkehøgskole, 19 tannklinikker, to bibliotek og en musikkinstitusjon. Virksomhetene er spredd over hele fylket. 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Finnmark fylkeskommune skal utgi magasinet Drømmefanger n for de to kommende årene 2011 og 2012. Det vil si årgang 6 og 7. Magasinet, som er et redaksjonelt produkt, skal gjennom gode historier og nye bilder bidra til et godt omdømme av Finnmark, og utgis til relevante målgrupper. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til vedlegg A - Leveransebeskrivelse. 2. INSTRUKS TIL TILBYDER 2.1 Forespørselsdokumenter Dette dokumentet er konkurransegrunnlaget for anskaffelsen. Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av: Tilbudsinvitasjon kunngjort på DOFFIN Denne forespørsel med instruks o Generelle vilkår o Vedlegg A - Leveransebeskrivelse o Vedlegg B - Pris skjema o Vedlegg C - Kontrakt 2.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig via e-post. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig via DOFFIN for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Trond Magne Henriksen E-post : trond.magne.henriksen@ffk.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til forespørselen. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN databasen den 07.10.2010 2.4 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. Anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II 2.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter åpen anbudskonkurranse.
2.6 Oppdragsgivers forbehold Side 4 av 12 Det tas forbehold om fylkestingets godkjenning ved budsjettbehandling/økonomiplan. 2.7 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på DOFFIN og sendes til de som har tilkjennegitt sin interesse til kontaktperson oppgitt i 2.2. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli publisert på DOFFIN og sendt i anonymisert form til de som har tilkjennegitt sin interesse til kontaktperson oppgitt i 2.2. 2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.9 Tilbudsfrist og tidsplan Utsendelse av forespørsel 07.10.2010 Tilbudsfrist Tirsdag 09.11.2010 kl. 12.00 Tilbudsåpning 09.11.2010 Evaluering 10.11.2010 Evaluering ferdigstilt 16.11.2010 Interngodkjenning 17.11.2010 Estimert dato for tildeling 18.11.2010 Kontraktsinngåelse 02.12.2010 2.10 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 2.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist. 2.12 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 2.13 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.14 Kontraktsbetingelser Avtaleforholdet reguleres av vedlegg C kontraktsbestemmelser:
Side 5 av 12 2.15 Kvalifikasjonskrav 2.15.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 2.15.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring 2.15.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Rating fra offentlig godkjent ratingselskap
Side 6 av 12 2.15.4 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må være faglig kompetent til å gjennomføre oppdraget Tilbyder må være økonomisk i stand til å gjennomføre oppdraget Dokumenteres ved: En navngitt relevant referanse publikasjon med kontaktperson. Samme som punkt 2.16.3 2.16 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det tilbudet med lavest pris. Prisskjema fylles ut med samlet pris for anskaffelsen. Tilbyder står fritt til selv å prise og utnytte den disponible annonseplassen. I prisen til oppdragsgiver skal annonseinntekter medregnes. Det bes om at prisen oppgis som en totalpris for hele anskaffelsen (2011 og 2012) Alle priser oppgis eks mva. 2.17 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta forbehold. Tilbud som inneholder forbehold vil bli avvist. 2.18 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 2.19 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 3.1 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Med vedståelse av tilbud og tidsfrister, signert av daglig leder eller annen med prokura iht. firmaattest eller rating 2. Vedlegg A - Leveransebeskrivelse Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens spesifikasjoner. 3. Vedlegg B - Pris Tilbyder skal fylle ut samtlige matriser i Vedlegg 2 4. Vedlegg C Sladdet leveransebeskrivelse og prisskjema Sladdet utgave av leveransebeskrivelse og prisskjema som kan offentliggjøres. Sladdet versjon skal leveres elektronisk. Se vedlegg D for mer informasjon
Side 7 av 12 5. Skjema for nominering av underleverandører Skatteattest, MVA attest, HMS-egenerklæring 6. Teknisk kompetanse Referansepublikasjon 7. Økonomisk stilling Rating fra offentlig godkjent ratingselskap 8. Organisatorisk og juridisk stilling Samme som punkt 7 3.2 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, en kopi og en sladdet kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 3.3 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet skal merkes med: Forespørsel nr: 10/01550-1 Drømmefanger`n Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudet sendes til: Finnmark fylkeskommune v/trond Magne Henriksen Fylkeshuset 9815 Vadsø 4. ÅPNING AV TILBUDENE Åpningen er ikke offentlig. 5. AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.
Side 8 av 12 Vedlegg A Leveransebeskrivelse Antall utgivelser: Tre per år. Magasinet skal være på 24 sider. Layout/ombrekking. Elektronisk billedbehandling/fotoredigering. Tilrettelegging for internett, dvs magasinet leses i pdf-format på www.ffk.no Størrelse: 240 mm x 325 mm (presset/trimmet tabloid) Trykking og papir: Alle sider i 4-farger, miljøvennlig papir som oppfyller kravet til Svanemerket. Hvithet, jf ISO/Brigthness-skala: 75-78 Innmat: 52-60 gram. Omslagssidene skal være glanset papir 100-110 gram. Papirkvalitet dokumenteres med prøvepapir som sendes med tilbudet. Opplag: 33.000 Fremdriftsplan for hver enkelt utgivelse Deadline Trykkedato Distribusjonsdato Settes av Oppdragsgiver Settes av Oppdragsgiver Skal være distribuert til mottakerne innen 10 virkedager etter trykking. Tilbyder er ansvarlig for å organisere og bekoste transport fra trykkeri til nærmeste norske postterminal. Oppdragsgiver organiserer og bekoster distribusjon til husstandene i Finnmark og andre primærmottakere gjennom Posten Norge. Restopplag sendes Oppdragsgiver på Oppdragsgivers regning. Annonser: Magasinet kan ha inntil 30 prosent annonser/maksimum sju sider. Tilbyder kan fritt disponere annonseplassen og bestemme annonsepris. Tilbyder er selv ansvarlig for å selge annonser, motta betaling for annonser, lage annonser eller utføre annonsearbeid på annonsørers anvisning. Ved fastsettelse av pris i tilbudet må leverandøren ta hensyn til denne finansieringsmuligheten. Annonsene skal være relevante i henhold til magasinets formål, og skal godkjennes av redaktøren.
Side 9 av 12 Vedlegg B Prisskjema Tilbyder: Total pris for oppdrag beskrevet i vedlegg A er Nok: eks mva. Dato Signatur
Side 10 av 12 Vedlegg C Kontrakt Dags dato er følgende avtale inngått mellom Finnmark fylkeskommune ved Informasjonsavdelingen, nedenfor kalt Oppdragsgiver, og, kalt Byrået, for oppdraget med produksjon av Finnmark fylkeskommunes magasin Drømmefanger n 2011 og 2012, til sammen seks utgivelser, jamfør spesifikasjon i publisert på DOFFIN 07.10.2010 og pris i henholdt til tilbud mottatt 09.11.2010 og anskaffelsesprotokoll. Kapittel 1 Innledning Finnmark fylkeskommune skal utgi magasinet Drømmefanger n for de to kommende årene, dvs. 6. og 7. årgang. Magasinet, som er et redaksjonelt produkt skal gjennom gode historier og nye bilder bidra til et godt omdømme av Finnmark, og utgis til relevante målgrupper. Dette dokumentet er konkurransegrunnlaget for anskaffelsen. NB: Det tas forbehold om fylkestingets godkjenning ved budsjettbehandling/økonomiplan Kapittel 2 Hva omfatter oppdraget Antall utgivelser: Tre pr år. Magasinet skal være på 24 sider. Layout/ombrekking. Elektronisk billedbehandling/fotoredigering. Tilrettelegging for internett, dvs magasinet leses i pdf-format på www.ffk.no Størrelse: 240 mm x 325 mm (presset/trimmet tabloid) Trykking og papir: Alle sider i 4-farger, miljøvennlig papir som oppfyller kravet til Svanemerket. Hvithet, jf ISO/Brigthness-skala: 75-78 Innmat: 52-60 gram. Omslagssidene skal være glanset papir 100-110 gram. Papirkvalitet dokumenteres med prøvepapir som sendes med tilbudet. Opplag: 33.000 Distribusjon: Leverandøren besørger utsending til alle husstander i Finnmark. Mottakerne må ha magasinet innen 14 dager etter ferdig trykking. (Finnmark fylkeskommune kan avgjøre om distribusjonen kombineres/veksles mellom utsending til universitet/høgskoler innenfor samme kostnadsramme som alle husstander i Finnmark). Restopplag sendes oppdragsgiver på leverandørens regning. Annonser: Magasinet kan ha inntil 30 prosent annonser/maksimum sju sider. Leverandøren får ansvar for å selge annonser, motta betaling for annonser, lage annonser eller utføre annonsearbeid på annonsørers anvisning. Annonsene skal være relevante i henhold til magasinets formål, og skal godkjennes av redaktøren. Kapittel 3 Pris For oppdraget betaler Finnmark fylkeskommune, eksl mva. Porto/distribusjon betales av Finnmark fylkeskommune. Dersom redaktøren bestemmer om antall sider skal utvides, vil Finnmark fylkeskommune påta seg kostnader ved dette.
Side 11 av 12 Kapittel 4 Tidsplan Partene er enige om å gjøre sitt til at produksjonen skal bli ferdig til avtalt tid, og etter følgende tidsskjema: 1. utgivelse til påske 2. utgivelse til sommeren, 3. til høsten/før jul. Oppdragsgiver avgjør deadline, trykkingsdato og utgivelsesdato(distribusjonsdato). Stoff og bilder (digitalt og per papir) sendes Byrået fra/via Oppdragsgiver innen avtalte tidspunkt. Frist for ferdigstillelse til trykking settes av Oppdragsgiver. Fristen gjelder også for det annonsemateriellet Byrået produserer/medvirker til de annonser Byrået selger. Kapitel 5 Øvrige betingelser Sidekorrektur utføres av Byrået og Oppdragsgiver som har det endelige redaktøransvaret. Oppdragsgiver gir Byrået anledning til å selge annonser Byrået finner hensiktsmessig å produsere. Byrået foretar fakturabehandling/oppgjør for annonser. Oppdragsgiver har utgiveransvar innenfor de lover som gjelder. Ved forsinkelse som ikke skyldes Oppdragsgiveren, eller som ikke kan henføres under force majeure (fritaksgrunner), skal Oppdragsgiveren kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot), uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Enhver person- og/eller tingskade, også overfor tredjemann, som måtte oppstå under produksjonen, er Oppdragsgiver uvedkommende. Byrået garanterer at eventuelle beskyttede verker som Byrået bidrar med til produksjonen fritt kan brukes i henhold til denne avtale. Copyright tilhører Oppdragsgiver, eller annen journalist/fotograf der dette er avtalt, på levert stoff fra Oppdragsgiver. Byrået er forpliktet til å levere stoff/sider/bilder tilbake til Oppdragsgiver, samt pdf-fil eller annet høvelig format for utgivelse på Oppdragsgivers internett-side. Rettsvalg: Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Verneting er Varanger Tingrett. Lov og tvister: Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvinklinger av avtalen, skal disse først søkes løst ved forhandlinger. Avvik eller endringer i denne avtale skal gjøres skriftlig og undertegnes av begge parter. Denne avtale er utferdiget i to -2- eksemplarer, hvorav hver av partene beholder ett. Vadsø, den 12. mars 2009 Oppdragsgiver Byrået
Side 12 av 12 Vedlegg D Sladding av tilbud Jamfør 3 og unntak i 23, lov 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, vil Oppdragsgiver på forespørsel gi innsyn i protokoller og tilbudsdokumenter. Med hjemmel i Forvaltningslovens 13, første ledd nr. 2 vil informasjon som er å anse som forretningshemmeligheter unntas fra innsyn. Samlet tilbudspris vil være å finne i anskaffelsesprotokollen og er dermed offentlig. Tilbyder skal i samsvar med reglene over levere en sladdet elektronisk utgave av tilbudet. Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk. Det skal tydelig framgå i dokumentet hva som er sladdet og hvor mye. Det er med andre ord ikke nok bare å slette informasjon og tekst.