Insights Grants. Søknadsportal for BUFDIR og Fordelingsutvalget

Like dokumenter
Søknad om driftstilskudd for Tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner

1. Kontaktpersonens rolle i søknadsportalen Hva er forskjellen på kontaktperson og virksomhetsadministrator?... 2

Brukerutvalg 28. oktober 2015

Målbildet for digitalisering arkitektur

Digitalisering gjennom standardisering og bruk av felleskomponenter. Lars Tveit Direktør Collaboration & Business Solutions Regional Consulting

Søknad om driftstilskudd for Tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner

Bidrar tjenestebeskrivelser og elektroniske skjema til bedre kvalitet, bedre styring og bedre service i kommunen?

Forventninger til digitalisering. Sentrale byggeklosser for digitalisering av plan- og byggesaksprosessen.

Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene

Endringer og viktige punkter i estil og kart. Sole, Ragnhild Skar

Ny innholdsplattform i Helsedirektoratet. Veiledende kunngjøring ny CMS-løsning, underlag for leverandører

Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen

Strukturert omstilling - verktøy og tips fra KS

Brukermøte i e-tinglysingsprosjektet, 19. januar 2016

Beste praksis Bergen kommune

DIGITALISERING AV SKOGFORVALTNINGEN

Atea ebyggsøk - et samarbeid med Skanska Digital og TAG arkitekter Basert på tjenestekonsesjon og krav fra DIBK

Effektive HR-prosesser ved bruk av Ressursforvaltning på Web

Statens legemiddelverk. Generelt om Altinn. EYRA - Digital samhandling med Statens legemiddelverk

Søknad om driftstilskudd 2020

VEIVISER INNSENDING DIREKTE TIL ALTINN FRA HOGIALØNN FOR REGNSKAPSKONTOR

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet

ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte

Program for digitale anskaffelser

«Nå kommer kommunene» -Fra innovasjonsprogram til praktisk realitet. Lisbet Nederberg og Håvard Wiik, Skedsmo kommune Altinndagen, 3.

FAM En brukerrettet søknadsprosess. Tiltak og gevinster

ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende

EVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD

Søknadsprosess og årsplan. Vedlegg til rundskriv 01/2015 Nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom søknad om støtte for 2015

VEIVISER INNSENDING DIREKTE TIL ALTINN FRA HOGIALØNN FOR ETT FIRMA

Registrer firma og bruker

Brukerveiledning SvarUt

Oppgaver og prioriteringer i Kathy Haugen Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Kontaktforum nov. 2016

TILGJENGELIGGJØRING AV INFORMASJON BYGGESAKSARKIVET I ARENDAL

ESTIL - NYTT ELEKTRONISK SKJEMA FOR RMP OG OBB

Brukerhjelp for foretak. ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd

Bookingbasen. Aktørbasen. Tilskuddsbasen

servicetorg24:7 Bli best på kundeservice

Regjeringens digitaliseringsprogram & kommunesektoren

Agros fagsystem for tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv.

KS SvarUt Kontaktkonferanse 2014, Grand Hotel mai 2014

Søk regionale miljøtilskudd elektronisk

Digitalt førstevalg. Digital postkasse som en del av digitalt førstevalg i forvaltningen. FINF 4001 høst 2016

Saksbehandlingsrutiner og forvaltning av "Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i landbruket, Vestfold"

SIKT setter brukerne i sentrum. v/grete Orderud, avdelingsdirektør i Husbanken

Brukerhjelp for foretak til søknad om produksjonstilskudd og søknad om tilskudd til avløsning, ferie og fritid

SvarUt. Astrid Øksenvåg, prosjektleder KS SvarUt Steinar Carlsen, Bergen kommune

Effekter av digital konkurransegjennomføring

Digitaliseringsstrategien for kommunesektoren og Meldingsformidleren «SvarUT» Ellen Karin Toft-Larsen Spesialrådgiver, Digitalisering, KS

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Felleskomponenter vanvittig enkelt eller vanvittig dyrt!

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til

RF-1243 Oppgave over gaver til visse frivillige organisasjoner, gaver til tros- og livssynssamfunn og tilskudd til vitenskapelig forskning

Arkitektum. Nasjonale prosjekter på bygg. Digitaliseringskonferansen Vest-Telemark September Hallstein Søvik Daglig leder Arkitektum

Søknad om driftstilskudd for Tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner

Søk regionale miljøtilskudd elektronisk

Rundskriv 2013/8. Fylkesmannsembetene Kommunene. Utbetaling av regionale miljøtilskudd (RMP)

Digitalt verktøy for administrasjon av skoleskyss.

Resultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte PA Consulting Group

Målbilde for en effektiv elektronisk saksbehandling og samhandling

Digital strategi for HALD Februar 2019

Offentlig digitalisering i siget

Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked?

Rundskriv 12/ Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd

Hvordan søke RMP - elektronisk

Plan, bygg og geodata - Kommunal geomatikkonferanse 2018

Presentasjon KPR plan, bygg og geodata ebygg-prosjektet. Foto: Carl-Erik Eriksson

Egenerklæring uten penn og papir. 27. april 2011 Unni Solås

Samordning av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor KS FIKS. Astrid Øksenvåg

Utfordringsbildet «det gamle» møter «det nye»

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Spørsmål. #brukar

DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DDV-SAMARBEIDET

Kommunale fellesløsninger Fra visjon til virkelighet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt

Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Hvordan søke elektronisk? Søknad i Altinn for Regionalt miljøtilskudd

Søknadsprosess og årsplan

Søknadsprosess og årsplan

Tilskudd til generelle miljøtiltak - generelt

RF-1241 Oppgave over betaling for pass og stell av barn

Krav til digitalisering i nytt regelverk og konsekvenser

Skybasert søknadsportal for byggesøknader. Tor Olav Almås, Produkteier GIS

Brukerhjelp for foretak. ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd

ebyggesøknad Larvik 22. april 2016 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder Plan, bygg & geodata

Prosjekt E-skjema fase 3. Kundeinformasjon

Brukerveiledning for rapportering av Utenrikshandel med tjenester samt kjøp og salg av varer utenfor Norge (RA-0692) i Altinn

Følg nasjonale krav og tilpass til situasjonen

Prosjektet E-tinglysing

KOMMUNESAMLING. 21. mars 2017, Buskerud

Altinn og sluttbrukersystemene (SBS) et papirløst ekteskap

Bergen kommune Kjetil Århus Direktør digitalisering og innovasjon Mai 2017

Søknadsprosess og årsplan. Vedlegg til Rundskriv 02/2018 Barne- og ungdomstiltak i større bysamfunn søknad om støtte for 2018

Disposisjon. Digitalt førstevalg

ebyggesak 360 «Fagsystem for digital byggesaksbehandling» Knut-Erik Gudim Produktsjef Tieto, Software Innovation

Søknadsprosess og årsplan. Vedlegg til Rundskriv 01/2017 Nasjonal tilskuddsordning mot barnefattigdom søknad om støtte for 2017

Konsesjon og elektronisk tinglysing. Bø, 2. mars 2017 Karen Kavli Setnes, juridisk rådgiver

Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem

Elektroniske tjenester for profesjonelle brukere

BOTT økonomi og HR. Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017

Transkript:

Insights Grants Søknadsportal for BUFDIR og Fordelingsutvalget

Hvor var vi i 2006? Søknader på papir Kunne forsvinne i posten eller lagres feil i arkivsystem Manuell saksbehandling med excel-ark, ephorte, e-poster og noen sjekklister Forskjellige saksbehandlingsstandarder, manglende etterprøvbarhet og manuell punching av data fra søknadene til excel/database Én Access-database med «manuelle» sjekklister som kunne likne en saksbehandlingsløsning Automatisk utmåling av tilskudd, fletting av brev og utbetalingsbilag (riktignok via word), gode statistikkmuligheter, bedre datasikkerhet Nest sisteplass i DIFI kåring over digital modenhet i staten

Behovsrunde 1 For søkerne: Forenklet søknadsprosess (gjenbruk av data, kortere utfyllingstid ) Bedre «data»-sikkerhet (levering av søknadene, registrering og kvittering ) Bedre "datakvalitet" - validering av data i søknadsskjemaer, mulighet for løpende hjelpetekster/feedback under utfylling Bedre rettsikkerhet (søknadsfrister mm) Enklere kommunikasjon For oss: Enklere saksbehandling Standardiserte saksbehandlingsrutiner Bedre datasikkerhet

Først mellomløsning - Altinn Fordeler: Elektronisk signatur Elektroniske skjemaer Overføring av data fra skjemaene til excel Oppfylte krav til digitalisering og bruk av Altinn i staten Ulemper: Bruk av eksterne firmaer til å produsere både skjemaer og webløsning dyrt og tidkrevende Altinn-systemet til tider komplisert både for oss og brukerne Roller, delegering, oppdatering av Enhetsregisteret, tjenesteeiers arkiv, skjemaer for produksjonssetting mm på word og e-post

Behovsrunde 2 For søkerne: Enklere søknadsprosess med mindre bruk av Altinn For oss: Ett system for søknader og saksbehandling Lage skjemaer selv Standardiserte saksbehandlingsrutiner Enda bedre datasikkerhet (hindre at data forsvinner på vei fra søkeren til oss) Enklere arkivløsning Kostnads- og tidsbesparende Fra fire til to aktører Kan gjøre all brukerveiledning selv

Utvelgingsprosess Behovsanalyse ved hjelp av Bouvet Hvilke behov har vi egentlig (nå og i fremtiden)? Hyllevare vs egenutvikling Kravspesifikasjon - skisserte «funksjonelle krav», dvs. eksempler på problemstillinger/oppgaver som vi ønsket systemet kunne løse for oss. RFI i markedet Åpen anskaffelse Konkurranse mellom 5 tilbydere (Capgemini, Columbus, Innovit, Machina og Mesan)

Valg Pris Innkjøp Drift Support Integrasjoner Opsjoner Kvalitet Funksjonelle krav og integrasjon Tekniske krav / sikkerhet Vedlikehold / oppetid

Valg av leverandør Machina as Best på kvalitet Tredjebest på pris Lite firma med høy grad av kundeservice og -fokus Hyllevaresystem som kunne tilpasses og konfigureres av superbrukere i Bufdir

Så langt Vår 2015: oppstart opplæring/utvikling Vår 2016: første tilskuddsordninger på nett Mars 2017: 30 tilskuddsordninger på nett Pris så langt: ca. 3,5 millioner (fordelt på utvikling, lisenser og support)

Bufdirs søknadsportal https://soknadsportal.bufdir.no Hjelpeside: https://www.bufdir.no/tilskudd/hjelpeside_soknadsportal/ Portalen for alle søknader på Bufdirs tilskuddsordninger. Pålogging via ID-porten og gjør oppslag mot enhetsregisteret for å hente kontaktopplysninger. Benyttes til innsending av søknader, rapporter, tilleggsdokumenter, klager og mer, samt vil benyttes til all kommunikasjon knyttet til den enkelte søknad. For å ta portalen i bruk må en søker (organisasjon, kommune, stiftelse mm) opprette en bruker (administrator). Har man en bruker kan man legge til flere enkeltpersoner som har andre roller f.eks. innsender/ansvarlig for én bestemt søknad (søker).

Administrator Godkjenne søkere for sin virksomhet Redigere kontaktinformasjon og kontonummer for virksomheten Lese alle søknader hos virksomheten Lese alle oppgaver og korrespondanse som finnes for virksomheten Administrator har også rettighetene til en søker når hen selv har sendt inn søknaden (se under) Søker Sende inn søknader Rapportere på mottatt tilskudd Klage på vedtak fra Bufdir Redigere egen kontaktinformasjon Lese egne innsendte søknader Motta og svare på oppgaver fra Bufdir i forbindelse med søknad og rapport

Insights live https://soknadsportal.bufdir.no

Gjenbruk av data Enhetsregisteret Bruk av felleskomponenter ID-porten Agresso/regnskapssystem (kommer)

Har vi nådd våre mål - brukerne Skjemaer: brukerne synes at skjemaene er enklere og mer intuitive enn Altinn sine Mindre kostbart å utvikle siden vi lager skjemaene selv Usikkert om vi bruker mindre tid på å lage skjemaene Datasikkerhet Enorm forskjell veldig god oversikt over hvem som har søkt Søkerne får kvitteringer og har tilgang til skjemaene sine i eksternweb Langt mindre sjanse for at data forsvinner på veien Bedre rettsikkerhet Lettere oversikt over søknadsfrister lettere å utvide frister Enklere kommunikasjon kommunikasjon sendes som oppgaver som må løses, med automatisk purring mm

Har vi nådd våre mål internt Bedre saksbehandling Standardiserte oppgaver og arbeidsflyter gjør at saksbehandlere behandler søknader med «høyere kvalitet», mer forutsigbart og med mer gjennomsiktighet Kontroll og transparens Lettere for ledere og andre (dep/riksrevisjon) å ha oversikt over saksbehandlingen av de enkelte søknadene Bedre datasikkerhet Ingen excel-ark Ingen mellomledd som gjør at data kan forsvinne Enklere kommunikasjon med brukerne Enklere arkivløsning søknader, brev, arkivverdig kommunikasjon og oppgaver lagres automatisk i ephorte.

Gevinstrealisering Kortere saksbehandlingstid? Mer tid til veiledning og kontroll? Kvalitet på søknader? Kvalitet i saksbehandling? For tidlig å si ennå!

Hva skal til for å lykkes? Forankre i egen ledelse tidlig Synliggjøre behov og muligheter for gevinstrealisering Dyptgående behovsanalyse og kravspesifikasjon Sjekke ut markedet (RFI mm) Sette av nok interne ressurser Vurdere egenutvikling og hva som kan settes bort (hvor mye tid kan settes av til utvikling og implementering sammenliknet med løpende saksbehandling) Involvere brukere

Spørsmål?