Blad 1 INNKALLING TIL MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 13. JUNI 2012 kl. 19.00. STED: Sola menighetssenter (inngang fra vestsiden), Soltunveien 6 TIL: Ole Berner Eriksen Repr. Ræge MR Morten Hodne Repr. Ræge MR Christian Lie Repr. Sola MR (leder) Marianne Hovland Repr. Sola MR Bjørn Magne Espeset Repr. Sørnes MR Edvard Aarsland Repr. Sørnes MR Håkon Inge Sivertsen Repr. Tananger MR Elisabeth Sivertsen Urdahl Repr. Tananger MR (nestleder) Janne Stangeland Rege Repr. Sola kommune Bjørn Brakestad Repr. Stavanger biskop Trygve Torgersen Tore J. Aas Kirkeverge/sekretær for fellesrådet Assisterende kirkeverge Sakliste sendes også til: Øvre prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: trygve.torgersen@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf 51755370 ÅPNINGSORD:
Blad 2 SAKLISTE: 31/2012: Godkjenning av protokoll fra møte 28.03.2013 32/2012: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 13.06.12 33/2012: Orienteringer, skriv og meldinger 34/2012: Endelig godkjenning av årsregnskap 2011 35/2012: Økonomirapport januar april 2012 36/2012: Budsjettforslag 2013 innspill og innledende drøfting 37/2012: Revisjon av Kirkegårdsvedtekter for kirkegårdene i Sola endelig fastsettelse 38/2012: Søknad om utvidelse av sekretærstillingen i Tananger menighet fra 40 60 % 39/2012: Status på oppfølging av opplæring / kursrunde for nytt fellesråd 40/2012: Møteplan 2.halvår 2012 41/2012: Eventuelt * * * * * * *
Blad 3 SAKLISTE: 31/2012: Godkjenning av protokoll fra møte 28.03.2013 Protokoll fra fellesrådets møte 28.03.12 godkjennes. 32/2012: Godkjenning av innkalling og sakliste til møte 13.06.12 Innkalling og sakliste til møte 13.06.2012 godkjennes. 33/2012: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv: 03/12 Ansvarsforsikring og ulykkesforsikring 2012 b. Tildelingsbrev trosopplæring 2012. FR s ansvar å vedta samlet budsjett for trosopplæringsmidlene. Ref. FR-sak 23/2012 pkt. B. Frist 15.05.2012 c. Personalsituasjonen i fellesrådet d. Vedr. FR-sak 28/2012: Orientering om gammelt maleri i Sola kirke. Muntlig orientering e. Vedr FR-sak 26/2012: Sønad fra IMI Tananger om leie av speiderhuset ved Tananger kapell. Muntlig orientering. f. Forespørsel april 2012 fra Sola kommunes psykososiale innsatsteam om godkjenning til bruk av kirkene som pårørendesenter når det er behov for det. g. Møte 30.05.12 vedr godkjenning tilbygg Sørnes kirke. Ref. FR-sak 23/2012 pkt.h. h. Møte 01.06.12 vedr orgelsak Tananger kirke i. Status på vedlikeholdstiltak kirkene i Sola: - Oppgradering ringeanlegg kirkeklokker Sola kirke. Arbeidet utføres uke 24. - Pågående oppussingsarbeid / vedlikehold ytterdører, vinduskarmer og glassfelt koret Sola kirke - Orgelservice og rehabilitering Sørnes kirke: Planlegges 1.kvartal 2013 j. Planlagt dialogmøte 25.oktober mellom fellesrådet og menighetsrådene
Blad 4 34/2012: Endelig godkjenning av årsregnskap 2011 SAKSDOKUMENTER Regnskapsoversikt 2011 Revisorberetning fra Rogaland Revisjon IKS av 07.05.2012. SAKSFORELEGG Fellesrådet behandlet og godkjente årsregnskap 28.03.2012 under sak 24/12 med følgende vedtak: a. Under forutsetning av at det avgis positiv revisjonsberetning, godkjenner Sola kirkelige fellesråd regnskapet for 2011. b. Fellesrådet disponerer regnskapsoverskudd 2011 på følgende måte: Årets overskudd 1 169 940 1. Avsetning til disp.fond 169 940 2. Rengjøring/behandling utvendige vinduskarmer Sola kirke 80 000 3. 5 hjertestartere inkl. opplæring 100 000 4. Styrke menighetene / kompetanseheving 90 000 5. Rengjøring orgel Sørnes kirke 250 000 6. Oppgradering server/programvare/hardware 100 000 7. Oppgradering/utskift av ringeanlegg Sola kirke - Olsen Nauen 80 000 8. Generell styrking av vedlikeholdstiltak/alarm i kirkene 2012 100 000 9. Utskift vinduer Tananger menighetsbarnehage 100 000 10. Oppgradering av styringsystem varme/ventilasjon Tananger krk 50 000 11. Stoler/bord Ræge/Sørnes 50 000 **Sum 1 169 940 Revisorberetning for 2011 med årsoppgjørsnotat er utstedt av Rogaland Revisjon IKS 07.05.12, og følger vedlagt. Årsregnskap 2011 med fullstendig dokumentasjon for og Ræge, Sola, Sørnes og Tananger menigheter er under trykking og blir delt ut i fellesrådets møte. Menighetenes regnskaper er godkjent i respektive menighetsråd/årsmøter. På grunnlag av utstedt revisorberetning godkjenner fellesrådet endelig årsregnskapet for 2011.
Blad 5 35/2012: Økonomirapport januar april 2012 SAKSDOKUMENT Økonomioversikt januar april 2012 SAKSFORELEGG Kommentarer til regnskap pr. april 2012 Regnskapet for januar april 2012 er gjort opp med et merforbruk på kr 56.818 mot budsjettert merforbruk på kr 494.823. Lønn & sos.utgifter. Et par langtidssykemeldinger som delvis ikke er erstattet. 100 Kontormateriell og 120 Annet forbruksmateriell Må sees i sammenheng. Budsjettert poster er generelt fordelt med månedlig. 140 Annonser Merforbruk ifm annonsering etter personell; sekretær, diakon, kateket. 170 Transport Overbudsjettering og feilperiodisering. 180 Energi Langsiktig gunstige strømpriser pga. en mild vinter 200 Inventar og utstyr En omlegging av bokføring fra kommunen ifm avregning og oppgjør vedr vielser i Ruinkirken. Se også post 620 Salg av varer/tjenester 230 Vedlikehold bygg/anlegg Utfordrende budsjettering ifm faktisk påløpt. 270 Konsulenttjenester Merutgifter ifm oppgradering av orgel i Tananger 620 Salg av varer/tjenester Omlegging av rutinene for avregning i Ruinkirken. Tidligere praksis var ved årsoppgjøret, når avregnes inntekter fra vielsene fortløpende. 800 Tilskudd fra staten Tilskudd ifm diakon og kateketstilling. Beregnes etter årsoppgjøret og har således et etterslep på et år.
Blad 6 Framlagt forslag til økonomirapport januar-april 2012 for tas til orientering. 36/2012: Budsjettforslag 2013 innspill og innledende drøfting SAKSDOKUMENTER Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke (Se: http://lovdata.no/for/sf/fa/ta-20030925-1215-004.html#4-1) Budsjettskriv fra til rådmann, Sola kommune, 03.09.2011 Skriv fra kirkevergen 17.04.2012 til menighetsrådene vedr Budsjettprosessen 2013 for Sola kirkelige fellesråd Budsjettinnspill 2013 fra Tananger MR v/au Budsjettinnspill 2013 fra Sørnes MR (under utarbeidelse - leveres ut i møtet) SAKSFORELEGG A. Innledning og historikk Fellesrådet sender årlig inn budsjettforslag til Sola kommune for kommende budsjettår. Forslaget skal inneholde en klargjøring av nødvendige utgifter for å gjennomføre de aktiviteter som er omtalt i kirkelovens 15 første og tredje ledd, samt peke på behovet for prioriterte midler til kirkelige tilbud og aktiviteter i menighetene. Formålet med fellesrådets stillinger er å sikre gode og tjenlige menighetstilbud og tjenester i de lokale menighetene, der menighetsrådenes strategi og utøvende virksomhet skal gjennomføres. Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke har følgende bestemmelse vedr budsjettarbeidet: 4-1. Fremstilling av kirkelig fellesråds budsjettforslag til kommunen Kirkelig fellesråd, og menighetsråd i ettsoknskommuner, skal hvert år fremme et samlet forslag til kommunen om bevilgninger over kommunens budsjett til den kirkelige virksomhet i kommunen, samt forslag til bevilgninger i økonomiplanperioden. Forslaget skal bygge på rådets vedtatte budsjett/økonomiplan. Det enkelte fellesråd skal i økonomireglementet fastsette hvordan fremstillingsprosessen skal legges opp slik at medvirkning fra menighetsrådene sikres. Fellesrådets prioriterte innspill til Sola kommune høsten 2011 til 2012-budsjettet var som følger: 1. Behov for økte driftsmidler: - 50 % stilling til ungdomskoret CONFESSION kr. 200 000 - Vedlikehold av 5 kirkebygg kr. 100 000
Blad 7 2. Behov for investeringsmidler: - Nytt tak Sola kirke kr. 725 000 - Ferdigstillelse av lødd natursteinmur ved Tananger k.gård kr. 500 000 B. Rammetilskudd 2012 fra Sola kommune spesifisert oversikt Fellesrådets budsjettbehandling for 2012 (18.01.2012) fordelte følgende rammetilskudd fra Sola kommune: Utgangspunkt, ordinært driftstilskudd for 2011 før uttrekk momskompensasjon (ekskl. øremerket tilskudd) 10 863 000 Generell prisstigning varer/tjenester 30 000 Sjablonmessige årlige merutgifter til klokkere/kirketjenere (generell lønnsvekst) 15 000 Forhandlinger i 2011, faktiske merutgifter ved mellomoppgjøret, årseffekt i 2012 209 000 Uttrekk momskompensasjon menigheter -210 000 Uttrekk momskompensasjon Kirkelig fellesråd -410 000 Ordinært driftstilskudd 10 497 000 K.sak 144/05, videreført øremerket tilskudd til menighetsvakten 150 000 - omstilling (kun reduksjon for 2011) -75 000 - reversert omstilling (kun reduksjon for 2011) 75 000 Vedlikeholdsreserve (avgrenset fra investering) 200 000 Netto/brutto utbetalt i januar 2012 10 847 000 Lønns- og pensjonsreserve i 2012 691 000 Samlet budsjettert tilskudd til kirkelig fellesråd i 2012 11 538 000 Overført fra menighetene til Kirkelig fellesråd(???) 210 000 For 2012 fikk fellesrådet i rammetilskuddet fra Sola kommune kompensert for tariffbestemte lønnsmerkostnader og for generell prisstigning for varer og tjenester. Det ble ikke gitt økte tilskuddrammer ut over det. C. Menighetenes innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger Kirkevergen skrev i brev 17.04.2012 til menighetsrådene / daglige ledere (utdrag): Menighetsrådene og kirkelig fellesråd er likestilte og likeverdige råd med hver sine ansvarsområder og adskilte økonomier. Fellesrådet er arbeidsgiver og økonomisk ansvarlig for tilsatte medarbeidere som er stilt til disposisjon for menighetenes staber. Det er samtidig nyttig at menighetsrådene drøfter behov og ønskede prioriteringer for de kommende budsjettår. Dette gjelder bl.a. for kirkene, som er soknenes eiendom (KL 17). Fellesrådet ønsker i budsjettprosessen å være kjent med menighetsrådenes synspunkter og ønsker. En ønsker imidlertid ikke med dette brevet å skape urealistiske forventninger om store økte rammer til drift og investering for kommende år. Erfaringsvis vet vi at
Blad 8 rammetilskuddet fra kommunen sjelden økes ut over avtalte justeringer for lønnsmerutgifter. De henvises til følgende mottatte budsjettinnspill fra: - Tananger menighet - Sørnes menighet (ettersendes/utleveres i møtet) D. Kirkevergens innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger a. Nytt tak Sola kirke Behovet for nytt tak på Sola kirke (bygget 1955) har vært kjent gjennom nærmere 10 år. Fra saksforelegget til fellesrådets møte i juni 2011 gjengis følgende: Fellesrådet har gjennom en del år pekt på behovet for å legge nytt tak på Sola kirke. Nåværende tak er fra byggeår 1955. Det er behov for ny papp og ny lekting. Nåværende takskifer forutsettes brukt på nytt. Gjennom en del år har det løsnet og sklidd ned løsnede takskifer fra taket. Disse kan være livsfarlige for publikum og besøkende til kirken og nærliggende kirkegårdsområde. Årsaken til det er at spikrene som skal holde skiferen på plass ruster og slipper taket. Det ble derfor for en del år siden montert skiferfanger på begge sider av taket for å fange disse opp slik at de ikke er en direkte fare for publikum og besøkende. Kirkevergen vil spesielt peke på behovet for nytt tak på Sola kirke i lys av lekkasjer, løse takskifer m.v. Prisoverslag pr. desember 2008 var kr. 725 000 + mva fra lokalt byggefirma. Det er behov for ny papp og nye taklekter mv., mens takskiferen kan brukes på nytt. Det er nå av eksternt byggteknisk rådgiverfirma (Varde Byggeadministrasjons AS) utarbeidet en faglig vurdering av takets beskaffenhet, som følger vedlagt. Dette bekrefter tydelig behovet for nytt tak på Sola kirke, og bekrefter usikkerhet på kvalitet på eksisterende skiferfester. Rådgiverfirmaet har på kirkevergens oppfordring avgitt et estimert kostnadsoverslag. Følgende prisestimater er utarbeidet: 1. Prisestimat 2010 (Byggservice AS, Sola) : 725 000 kr. eks. mva. 2. Prisestimat 2011 Varde Byggeadministrasjon AS : 750 000 kr. eks. mva 3. Prisestimat 2012 Byggmester BOB : 1 120 000 kr. eks. mva. Kirkevergen ser at et viktig og varig energisparende tiltak for Sola kirke vil være å etterisolere taket med 10-15 cm. isolasjon og vindtett-duk. Dette vil medføre høyere rehabiliteringskostnader men vil i et tidsperspektiv på 40-60 års levetid for taket på Sola kirke medføre varig reduserte oppvarmingskostnader. Ordningen med rentekompenasjon for kirkebygg gjeninnføres etter en kort pause i ordningen ifm. behandlingen av revidert statsbudsjett for 2012, og administreres av Husbanken. For mer
Blad 9 info, se: http://www.husbanken.no/tilskudd/tilskudd-rentekompensasjon/rentekompensasjonkirker/ En heving av taket på Sola kirke på 10 15 cm. må sannsynligvis godkjennes av Stavanger biskop, ihht. kirkelovens 21 Oppføring av nye kirke m.v. b. Midler til arkitektkonkurranse for ny kirke Sola sentrum 1. BAKGRUNN FOR SAKEN Planleggingskomiteen for ny kirke i Sola sentrum ble oppnevnt av høsten 2007. Sola kommune har i flere år arbeidet med utarbeidelse av ny reguleringsplan for Sola sentrum. Det har imidlertid vært betydelige utfordringer med å få ferdigstilt og vedtatt reguleringsplanen. Dette har forsinket komiteens framdrift i arbeidet for ny kirke i Sola sentrum. Sola kommunestyre vil høsten 2012 få seg forelagt høsten 2012 endelig forslag til Reguleringsplan 0442 Sola sentrum. Reguleringsplanen legger grunnlaget for form og funksjon for Sola sentrum, som er Sola kommune sitt kommunesentrum. I planen inngår også tomt for ny kirke, som vil være soknekirke for Sola sokn, og også en hovedkirke for Sola kommune. 2. FORESLÅTT TOMTELOKALISERING Planen viser en sentralt lokalisert kirketomt i den nordlige delen av sentrumsgaten, som også skal styrke dette området som kulturelt tyngdepunkt. Sola kulturhus og Sola rådhus er kirketomtens nærmeste naboer. Fra REGULERINGSBESTEMMELSER FOR REGULERINGSPLAN 0442 SOLA SENTRUM- OMRÅDEREGULERING datert: 04.11.2011 6 OFFENTLIG ELLER PRIVAT TJENESTEYTING - 6.1 T01 gjengis følgende: Tillatt underformål: Religionsutøvelse. Området kan bebygges med inntil følgende BRA (m2) = 7300. Bygget skal være inntil 4 etasjer. Deler av bygningskroppen (spir, klokketårn, minaret eller lignende)kan gå over nevnte byggehøyde. Hovedinngangsparti skal vende mot S1 (Torg). Det stilles krav om arkitektkonkurranse. Tomten er plassert i et miljø med kommunens rådhus på den ene siden og Kulturhuset på den andre. Plasseringen vil kreve et kirkebygg som står til sine omgivelser og som tydelig signaliserer hva slags bygg det er og hva bygget fylles med. Særlig forholdet til Rådhuset utfordrer kirkebyggets utforming. I tråd med foreslått reguleringsbestemmelser skal det gjennomføres arkitektkonkurranse. Planleggingskomiteen for ny kirke Sola sentrum vil påpeke at kommende arkitektutlysing for Sola nye kirke bør foregå i tett samarbeid med kommunens arkitektarbeid for nytt rådhus. Den nye kirken skal stå som et signalbygg i minst 100 år, og må ha bygningsmessige kvaliteter som gjenspeiler dette sammen med nytt rådhus og eksisterende kulturhus. Det foreslås derfor en åpen arkitektkonkurranse for utforming av plan og design. Arkitektkonkurransen bør starte så fort som mulig og forankres i kommende HØP.
Blad 10 En arkitektkonkurranse kan gjøres på flere måter og medfører ulike kostnadsnivå. Norske Arkitekters Landsforbund (NAL) har lang erfaring med å bistå og har laget et regelverk og definisjoner. Når planleggingskomiteen nå foreslår en åpen arkitektkonkurranse er det for å få et så godt tilfang av ideer som mulig. Mer informasjon på hjemmesiden til NAL www.arkitektur.no Informasjonsbrosjyre finnes på denne lenken: http://www.arkitektur.no/?nid=215862 Konkurranseveileder finnes på denne lenken: http://www.arkitektur.no/?nid=155271 Konkurranseregler finnes på denne lenken: http://www.arkitektur.no/?nid=6357 3. KORT HISTORIKK FOR KIRKE I SOLA SOKN - SOLA KIRKE I arbeidet fram mot ny soknekirke i Sola sentrum er det viktig å peke på de eksisterende kirkelokalitetene for Sola menighet. Det fremgår av forarbeidene til Sola kirke at dette kirkebygget var i hovedsak tenkt som gravkapell, men skulle fungere som kirkebygg frem til ny kirke kunne bygges på andre siden av flyplassen, mer sentralt i forhold til kommunesenter og bebyggelse. Sola kirke stod ferdig i 1955, og ble vigslet 06.11.1955. Kirkebygget ligger i dag usentralt til ved Nordsjøveien, på høyden over Stavanger lufthavn Sola, i ca. 3 km avstand fra Sola sentrum. Bygget er tegnet av arkitekt Gustav Helland, samme arkitekt som tegnet Sola Rådhus, Sandnes Rådhus mv.steinhogger Arne Myhre stod for hogging av steinene til konstruksjonen, og Tore Salte sørget for oppmuringen. Kirken har ca. 260 sitteplasser totalt. Foruten kirkeskip og kor er det en dåpssakristi, et prestesakristi. I 1998 ble det bygget menighetssal/kirkestue med kjøkkenkrok og toaletter, samt tilliggende bårerom. Bårerommet ble avviklet i 2007, og menighetssalen ble noe utvidet. Men kirkestuen har begrensede bruksmuligheter, særlig for plasskrevende tiltak for barn og ungdom. Sola kirke er på grunn av sin utforming en tradisjonell gudstjenestekirke i langkirke-form. Selve kirkerommet har svært begrensede bruksmuligheter til annet enn gudstjenester og kirkelige handlinger. Det e krevende når det gjelder å bruke ulike kulturuttrykk. Sola kirke egner seg dermed først og fremst for høymesser, vielser, begravelser og for voksentiltak. Sola menighet har i dag begrensede muligheter for å drive moderne menighetsarbeid innenfor mange av de arbeidsgrener som kirkelig virksomhet ønsker å drive. Kirkebygget er tilnærmet ubrukelig med tanke på ungdomsarbeid, diakoni, kirkelig undervisning, fellesskapsbyggende samværsformer og kunst og kultur. Brutto grunnflate for kirken er 413 m2. Kirkebygget er på ett plan og har to hovedrom; kirkerommet og kirkestuen. Det er omfanget av de fasiliteter Sola sokn rår over.
Blad 11 Det er godt kjent at tilgjengelig bruksareal for Sola menighet er betydelig mindre enn for de 3 andre menighetene. 4. TILRÅDING TIL FELLESRÅDET Når den foreslåtte kirketomten i Solakrossen kommende høst etter all sannsynlighet blir regulert til kirkelig formål må fellesrådet og Sola menighet være parat til massiv innsats for å få realisert det nye kirkebygget. Sola menighet har et sterkt behov for nye, tidsmessige og sentrale lokaliteter. Det første skrittet er å utlyse arkitektkonkurranse. Dette krever betydelige midler. Det er derfor viktig å peke på og dokumentere behovet overfor Sola kommune ifm. budsjettprosessen for 2013 som nå pågår. Med et budsjettvedtak som avsetter nødvendige midler kan og Sola menighet be kommunen utlyse arkitektkonkurranse. Komiteen har allerede utarbeidet grunnlagsmateriell for en slik konkurranse. Dette arbeidet er i sluttfasen og blir lagt fram for fellesrådet over sommeren. Kirkebyggkonsulent i Kirkerådet, Ove Morten Berge opplyser at arkitektkonkurransen for nye Våler kirke, som var en åpen arkitektkonkurranse hadde utgifter på 1,2 mill.kr. Av dette av 750 000 kr. avsatte til premier til innkomne forslag. Det er realistisk å regne med at kostnadene til arkitektkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum vil ha en kostnad som er større enn det, fordi det vil være behov for et større kirkebygg i Solakrossen. E. Budsjettprosess 2013 overfor kommunen Kirkevergeadministrasjonen leverte i 2011 sitt budsjettskriv til Sola kommune i begynnelsen av september for å gi rådmann oversikt over fellesrådets budsjettbehov overfor kommunesn budsjettprosess. Kirkevergeadministrasjonen legger opp til at fellesrådets budsjettskriv for 2013 er rådmann i hende like etter fellesrådets foreslåtte møte 29.08.2012. Det er fellesrådets og kirkevergeadministrasjonens ansvar at budsjettinnspillet gir kommunens administrasjon, saksbehandlere og politikere et godt grunnlag for vurdering av hvor stor ramme som bør tildeles kirkesektoren i kommunen. Fellesrådet må på sin side sørge for å være kjent med kommunens økonomiske situasjon, krav til effektivisering, statlige tilskuddrammer og nødvendige prioriteringer. Kirkevergen henviser til budsjettskriv av 09.09.11 med innspill til budsjett 2012, og minner om viktigheten av at disse prioriteringene vurderes medtatt i videre budsjettprosess for kommende år. Fellesrådet vil være kjent med at nærmere 80 % av dets totale budsjettmidler fra år til år er bundet til personalrelaterte utgifter. Fellesrådet har ansvar for 4 menighetsstaber (ca. 15 årsverk
Blad 12 + trosopplæringsstillingene) og 5 kirkebygg mv. som skal forvaltes og videreføres på en best mulig måte. Det er en felles erkjennelse av at en del ønsker og behov vil være større enn tilgjengelige økonomiske midler. Fellesrådets overordnede budsjettansvar innebærer bl.a. å tenke helhetlig overfor de kirkelige tilbudene i kommunen. Det er derfor ønskelig at rådet bruker nødvendig tid til å grundig drøfte ønskede tiltak og investeringer for neste år og kommende budsjettår. Det vil være en viktig og nødvendig debatt som gir nødvendige føringer for det videre budsjettarbeidet og endelig budsjettvedtak. Kirkevergeadministrasjonen ønsker ikke til å bidra til en budsjettprosess som setter i gang urealistiske forventninger om tildeling av nye friske budsjettmidler. Fellesrådet bør samtidig dokumentere og synliggjøre behov og ønsker for lokalt kirkeliv i en ekspanderende og sterkt voksende kommune. a. Fellesrådet tar budsjettdrøftinger og innspill fra menighetene og ber om at disse innarbeides i endelig budsjettforslag som legges fram for behandling på neste møte 29.08. b. Fellesrådet vektlegger sterkt behovet for at ordinært driftsramme fra Sola kommune for 2012 framskrives for 2013 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. c. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2013: - Kr. 2 000 000 Arkitektkonkurranse ny kirke Sola sentrum - Kr. 800 000 Nytt tak Sola sentrum - 38/2012: Revisjon av Kirkegårdsvedtekter for kirkegårdene i Sola endelig fastsettelse TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 27/2012: revisjon av Vedtekter for kirkegårdene i Sola (vedlagt) SAKSDOKUKUMENT Brev 03.04.2012 fra vedr revisjon av kirkegårdsvedtektene i Sola Brev fra Stavanger biskop 02.05.2012 vedr Godkjenning av revisjon av kirkegårdsvedtektene i Sola SAKSFORELEGG behandlet 28.03.2012 sak om revisjon gjeldende kirkegårdsvedtekter med spesielt fokus på 4 Grav og gravminne. Det er ønskelig å utforme disse bestemmelsene som
Blad 13 bl.a. omhandler størrelsen på gravminner på barnegraver med ytre mål så håndterbare og så langt som mulig i samsvar med reelle behov og ønsker. 40 cm. bredde som er nåværende maksimale mål vurderes av gravminneleverandører og kirkevergen som noe lite i forhold til behov for plass til inskripsjon mv. og ønsker fra pårørende / gravfestere. Ved en gjennomgang av barnegravfeltene på Ræge og Sola kirkegårder har det vist seg at det er noen gravminner som faktisk har 50 cm. bredde. Det er svært viktig at også denne delen av kirkegårdsforvaltningen er nøye preget av likebehandling overfor publikum og grav-festerne. Det er kirkevergens vurdering at en gravminnebredde på 50 cm. er forsvarlig i forhold til gravbredde på 90 cm. Kirkedepartementets kirkegårdskonsulent har i sitt brev til Stavanger bispedømme 30.04.2012 heller ingen innvendinger mot det. Kirkegårdskonsulenten kommenterer videre og stiller konkret spørsmål om hvorfor gravminnene på barnegravfelt ikke kan være høyere enn 50 cm. På bakgrunn av dette foreslår kirkevergen at maksimal høyde på gravminner på barnegravfelt på kirkegårdene i Sola settes til 70 cm. Avslutningsvis tilrår kirkegårdskonsulenten i sin tilbakemelding til Stavanger bispedømme i brev av 30.04.2012 at nåværende 11 Diverse som har med den delen av de lokale politivedtektene som gjelder gravplassene i kommunen er ivaretatt gjennom gravferdsforskriftens 9 Adferd på kirkegård. Kirkevergen foreslår derfor at nåværende 11 Diverse tas ut av fellesrådets kirkegårdsforskrifter. Framlagt forslag til revisjon av Vedtekter for kirkegårdene i Sola pr. 13.06.2012 godkjennes. 39/2012: Søknad om utvidelse av sekretærstillingen i Tananger menighet fra 40 60 % SAKSFORELEGG Tananger menighet ønsker å utvide sekretærstillingen fra 40% til 60%. Dels for å avlaste daglig leder samt arbeide med utleie av kirken. Utvidelsen dekkes av Tananger menighet gjennom utleieinntekter og betaling for tjenester til barnehagen. Utvidelsen ble fattet i vedtak Tananger MR 17/1-2012 sak 6/12. Utskrift av protokoll for Tananger menighetsråd 17.01.12. 6/12 Utlysning av sekretærstilling. Inger Marie Nordhagen har sagt opp sin stilling som sekretær i Tananger menighet. Stillingen er lyst ut internt og ligger på menighetens hjemmeside. Den blir nå lyst ut i pressen. Menighetsrådet må ta stilling til om sekretærstillingen skal utvides og i tilfelle hvor midlene skal tas fra.
Blad 14 vedtak: a. Sekretærstillingen utvides fra 40% til 60%. Ti prosent dekkes inn ved å bruke inntekter fra utleie av kirken. Ti prosent dekkes inn ved at barnehagen betaler for vaktmestertjeneste. b. Sekretærstillingen utvides fra 40% til 60%. Ti prosent dekkes inn ved å bruke inntekter fra utleie av kirken. Ti prosent dekkes inn ved å bruke klokkermidler som overføres fra fellesrådet. Klokkertjenesten utføres av frivillige og midlene ca.50 000 kr går nå til å lønne ungdomsleder. Vedtak:: Sekretærstillingen utvides fra 40% til 60%. Ti prosent dekkes inn ved å bruke inntekter fra utleie av kirken. Ti prosent dekkes inn ved at barnehagen betaler for vaktmestertjeneste. Menighetsrådet har en realistisk plan for finansiering av stillingsutvidelsen, og har ansvar for å følge dette opp. Lønnsutbetaling og personaladministrasjon vil bli håndtert som for øvrige andre fellesrådsansatte. Det er fellesrådet som iht. kirkelovens 14 pkt d. har ansvar for opprettelse og nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett. Kirkevergen anbefaler å imøtekomme Tananger MRs søknad om utvidelse av sekretærstillingen. a. godkjenner utvidelse av sekretærstillingen med 20 % til 60 % i Tananger menighet. b. Tananger menighet er økonomisk ansvarlig for alle relaterte personalutgifter knyttet til sin andel av sekretærstillingen, inkludert løpende og framtidige pensjonsforpliktelser, telefongodtgjørelse, reisegodtgjørelse mv. c. Tananger MRs andel av sekretærstillingen vil være forpliktet på fellesrådets gjeldende regelverk og generelle retningslinjer for ansatte i KA-sektor. 40/2012: møteplan 2.halvår 2012 SAKSFORELEGG De siste årene har fellesrådets på siste møte før sommerferien samt første møte i høstsemesteret hatt fokus på neste års budsjettrammer. Budsjettprosessen i Sola kommune som rådmannen har ansvar for bør være kjent med fellesrådets budsjettinnspill så tidlig som mulig, og senest i månedsskiftet august/september. Formannskapet har budsjettmøter 13.- 14.november og mye av rammer og prioriteringer vil være fastsatt ifm. dette møtet.
Blad 15 Årets siste møte i Sola kommunestyre er fastlagt til 13.desember. Kommunens rammetilskudd til fellesrådet fastsettes formelt i årets siste møte, men innspill, justeringer og prioriteringer i kommunens budsjettprosess, også overfor kirkelig fellesråd, skjer i realiteten tidligere på høsten. Når kommunens tilskuddramme til kirkelig fellesråd er formelt fastsatt skal fellesrådet behandle og vedta driftsbudsjett 2013, formelt sett innen nyttår, som økonomiforskriften for fellesråd og menighetsråd fastsetter. Dette skal legger til rette for at menighetsrådene kan få fastsatt sine budsjetter for nytt budsjettår på et så tidlig tidspunkt som mulig på nyåret. Det foreslås med dette 3 ordinære møter i fellesrådet for høstsemesteret: Onsdag 29.08. - endelig behandling av budsjettinnspill til Sola kommune Onsdag 31.10. Onsdag 19.12. - behandling budsjett 2013 a. Framlagte forslag til møteplan for fellesrådet høsten 2012 godkjennes. b. Møter i administrasjonsutvalget fastsettes i utgangspunktet til samme datoer som fellesrådets møter, og innkalles ellers ved behov. c. Møteplan for 2013 fastsettes for hele året. 41/2012: Eventuelt Vel møtt! Sola, 06.06.2012 / 08.06.2012 Christian Lie (sign.) Trygve Torgersen Leder kirkeverge Neste ordinære møte i Sola kirkelig fellesråd: iht r. FR-sak 39/2012: Onsdag 29.08.2012 kl. 19.00