INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Gerd Syverstad Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Marianne Grinnbo, Katrin Åsbø, Berit Torptangen Meldt forfall: Gerd Myhren Åpningsord: Kari Mangrud Alvsvåg 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Forslag til vedtak: innkalling og saksliste godkjennes. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Forslag til vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte godkjennes. KF 06/17: Avlegging av årsrapport, fremlegging og fastsettelse av regnskap for Orientering om regnskapsarbeidet for fellesrådets virksomhet: I Halden er forholdet det at kontering og anvisning foregår ved fellesrådets administrasjon. Selve punchingen av bilag inn i regnskapssystemet, rapport skriving, avstemminger og regnskapsavslutning foregår ved kommunens økonomiavdeling. Underveis i året har økonomiavdelingen og fellesrådets administrasjon hatt jevnlige møter for å ha best mulig oversikt og kontroll på regnskapsarbeidet. Det arbeides videre med å forbedre rutinene for å kvalitetssikre regnskapsarbeidet. Framlagte forslag til regnskap er derfor et produkt av dette arbeidet. Årsrapport og regnskap: Vedlagt innkalling følger årsrapport og regnskap for Fellesrådet skal innen første kvartal avlegge årsrapport for rådets virksomhet siste kalenderår. Årsrapporten skal gi en beskrivelse av fellesrådets virksomhet og vurderinger. Økonomiforskriften legger til grunn at det skal være en sammenheng mellom regnskap, årsrapport og revisjon. Revisor skal derfor ha årsrapporten tilgjengelig når revisjonsberetningen avgis. Når det gjelder regnskapet for foregående år, skal dette fremlegges i fellesrådet. Fellesrådet skal i neste omgang fastsette dette før revisor avlegger sin revisjonsberetning. I tillegg til fellesrådets regnskapsavleggelse for 2016, skal det legges ved en uttalelse fra ledelsen som følger regnskapet til revisor. 2

3 Forslag til vedtak: 1. Framlagte forslag til årsrapport for 2016 godkjennes. 2. Framlagte forslag til årsregnskap for 2016 fastsettes som fellesrådets avlagte regnskap for Årsresultatet for regnskapsåret 2016 viser et merforbruk på Kr , Inndekking av merforbruket på kr ,93 behandles under sak KF 10/07. KF 07/17: Spesifikasjon av egenkapitalen regnskapsmessig mindre/merforbruk i driftsregnskapet. I 2013 hadde fellesrådet et regnskapsmessig merforbruk som skulle dekkes inn over to år. Kr , 57 hvert år. Siste del av merforbruket ligger udekket i regnskapet. Det er avsatt midler til inndekking på disposisjonsfond. I 2014 viste regnskapet et mindreforbruk på kr ,25. Mindreforbruket er ikke disponert, noe som bør gjøres. Ved å gjøre disse to føringene vil disposisjonsfondet øke med kr ,68. Forslag til vedtak: Andelen av merforbruket i 2013 på kr ,57 avregnes mot tilsvarende beløp som er avsatt på disposisjonsfond. Det regnskapsmessige mindreforbruket i 2014 på kr ,25 avsettes til disposisjonsfond. KF 08/17: Reduksjon i tilskudd til statlige finansierte kateket- og diakonstillinger Det henvises til brev fra Borg bispedømmeråd av hvor det redegjøres for utbetaling etter bispedømmerådets tildelte ramme. Kateketstillingene dekkes med 90 % av stillingens totale lønnskostnader. 3

4 Beskjeden kom sent, og for fellesrådet i Halden betyr det at kr ,- må dekkes via egne midler. Kirkevergelaget har tatt opp forholdet i møte med bispedømmerådet, og hvor også bispedømmerådet har gitt et svar den Se vedlagt korrespondanse. Forslag til vedtak: Fellesrådet tar tildelingen for 2016 til etterretning, og avventer mer informasjon rundt saken. Fellesrådet vil framover følge ekstra med på utviklingen i finansieringen av den halve kateketstillingen som fellesrådet får statlig tilskudd til. Den utviklingen som beskrives i svarbrevet fra bispedømmerådet må følges opp i det videre budsjettarbeidet, og det må jobbes med inndekking av kostnadene, og på sikt en evt. bemanningsendring. KF 09/17 Anke på vedtak i sak KAD 02/17, Ansettelse i saksbehandlerstilling i 20 %. Jfr. Reglement for KAD 5 ligger det ankemulighet for kirkevergen i mindretallssaker. Kirkevergen er uenig i KAD sitt vedtak, og har derfor benyttet anledningen til å anke beslutningen. Anken sendes som egen e-post, og den er gjort unntatt offentlighet. Kirkevergen ber om at møtet lukkes under behandlingen av denne saken. Kirkevergen ønsker å få fratre møtet under behandlingen, men kan ikke påberope seg inhabilitet. Dersom fellesrådet gir kirkevergen tillatelse til å fratre møtet, ber kirkevergen om at fellesrådets leder oppnevner en av fellesrådets medlemmer til å føre møteprotokoll på ankesaken i kirkevergens fravær. KF 10/07 Regulert budsjett 2017 Etter at fellesrådet utsatte behandlingen av regulert budsjett for 2017, er det gjennomført drøftingsmøte med de tillitsvalgte. Det er også etter januarmøtet avdekket formelfeil i økonomirapporten som fellesrådet gjennom året er holdt orientert etter. Heldigvis har dette endt med et mindre merforbruk enn hva som ble presentert på forrige møte. I vedlagte forslag til regulert budsjett er det også gjort en oppstilling som 4

5 viser en bedre oversikt over hvor de foreslåtte endringene kommer. Som fellesrådets medlemmer vil se, er det avvik mellom hva kirkevergen foreslår og hva Fagforbundet og Delta foreslår. Utfallet av behandlingen av sak 09/17 vil også påvirke reguleringen. Fellesrådet må også ta stilling til inndekking av merforbruket på 2016 på kr ,93 skal dekkes inn. Orienteringssaker: Likekjønnet vigsel i Dnk, vedtak i Kirkemøtet Kirkelig fellesråd gjorde i 2016 en henvendelse til organister/kantorer og kirketjenere på bakgrunn av Kirkemøtet sak KM 06/17 pkt.6. Kirkemøtet gav der uttrykk for at også andre kirkelige tilsatte bør ha en tilsvarende «mulighet til ikke å medvirke» Dette gjenspeiler prestenes lovhjemlede adgang til å reservere seg. For Halden kirkelige fellesråds anliggende, er det en kantor og to kirketjenere som har sagt ja til å medvirke. Alle øvrige organister/kantorer og kirketjenere ønsker ikke å medvirke. Daglig leder for menighetene vil jfr. arbeidsbeskrivelse sørge for å bemanning av organist/kantor og kirketjener ved likekjønnet vigsel. Det kan bli aktuelt å innhente andre (vikarer) dersom vigselen ikke kan dekkes ved egne ansatte. Søknad om støttet til nytt orgel på Os kapell er sendt til Sparebankstiftelsen og Berg sparebank. Arbeidshelseundersøkelse I samarbeid med Halden felles Bedriftshelsetjeneste innkalles det til helsekontroll og arbeidsmiljøkartlegging. Dette er et ledd i avtalen fellesrådet som den største arbeidsgiveren i Den norske kirke i Halden har. Kostnadene dekkes over den årlige kontingenten. Undersøkelsen gjennomføres i løpet av februar og mars17. Alle faste ansatte og prestene er invitert til å delta. Evt: Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 5

6 6