PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Jan Erik Norheim Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Morten Lager Åpningsord: Jan Ivar Andreassen 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Det ble bemerket til innkallingen at mange av saksdokumentene i forslag til regulert budsjett kom sent og helt opp i mot møtet. Det ble derfor liten tid for fellesrådets medlemmer til å forberede seg godt nok. Flere av fellesrådets medlemmer ønsket saken utsatt. Kirkevergen ba allikevel om få en mulighet til å legge fram forslag til regulert budsjett før en utsatt behandling evt. ble vedtatt. Biskopens representant ba om at sak KF 03/17 ble satt opp til behandling som første sak, og at hun etter behandlingen av denne måtte fratre møtet. Ansattes vararepresentant som er sykmeldt, men allikevel ønsket å møte på fellesrådets møte, opplyste at han hadde gjort avtale med NAV om at det ikke skulle utbetales møtegodtgjørelse for ham for dette møtet. De ulike forhold ovenfor ble akseptert. Vedtak: Med de bemerkninger som fremkommer over, ble innkalling og saksliste godkjent. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte ble godkjent. KF 01/17: Forslag til revidert tilsettings- og KAD reglement. Det henvises til behandling i fellesrådet den under sak KF 29/16 hvor det ble bestemt framdriftsplan, og i sak KF 45/16 den hvor saken ble utsatt behandlet til den Reglementene har nå vært under behandling i AMU, referat av var vedlagt. Vedtak: 1. Forslag til revidert tilsettingsreglement ble godkjent. 2. Forslag til revidert KAD reglement ble godkjent. 2

3 KF 02/17: Økonomirapport pr Periode 12 ble stengt , og rapporten er deretter bearbeidet.. Rapporten for periode 12 viser en prognose hvor det kommer fram et merforbruk på kr ,-. Se vedlagte rapport med kommentarer. Vedtak: Regnskapsrapporten pr tas til etterretning. Fellesrådet konstaterer at prognosen viser et merforbruk i 2016 på kr ,-. Fellesrådet gjør vedtak om inndekking av merforbruket i forbindelse med behandlingen av regulert budsjett for KF 03/17: Forslag til regulert budsjett for 2017, og inndekking av merforbruk fra Forslag til regulert budsjett for 2017 balanserer med kr ,- I innkallingen ble det uttalt at det ville være mulighet for noen små justeringer, og at en evt. oppdatering ville komme til fellesrådets møte. Erfaringsmessig kan det også bli noen små endringer når den elektroniske versjonen skal godkjennes på et senere møte. Det er lagt inn noen avgiftsøkninger, og det er tatt i bruk noen avsetninger. Se for øvrig vedlagte underlagsdokumenter. Kirkevergens forslag til vedtak: Regulert budsjett for 2017 godkjennes. Budsjettet balanserer med kr ,-. Fellesrådets leder foreslo utsettelse med følgende ordlyd: Kirkevergens forslag til budsjett 2017 drøftes med de tillitsvalgte, og legges fram for fellesrådets møte i februar. Fellesrådet gikk enstemmig inn for utsettelsesforslaget fra fellesrådets leder, og dermed falt Kirkevergens forslag. Vedtak: Kirkevergens forslag til budsjett 2017 drøftes med de tillitsvalgte, og legges fram for fellesrådets møte i februar. 3

4 KF 04/17: Årsavslutning av investeringsprosjekter for Jfr. regnskapsreglene skal FR avlutte pågående prosjekter i investeringsregnskapet ved årsavslutningen, og deretter rebevilge de som fortsetter. Prosjektene dette gjelder er: P 3065 Oppgradering av Asak kirke Prosjektet videreføres i Restsum for rebevilgning er kr ,50 P 3047 Os kirkegård, Høyden Prosjektet videreføres i Restsum for rebevilgning er kr ,80 P 3067 Soppskade Immanuels kirke Prosjektet ble ferdig i Ved årsavslutningen for 2016 er det oppdaget en feilføring. Kr 8844,77 er belastet på ordinær drift istedenfor på investeringsprosjektet. Dette er det rettet opp på administrativt, men det krever at fellesrådet godkjenner og vedtar inndekning av beløpet. Kirkevergen foreslår at det angitte beløpet dekkes over ubundet investeringsfond Vedtak: Med bakgrunn i kirkevergens delegasjonsfullmakt, foretar Kirkevergen den forskriftsmessige årsavslutning på investeringsprosjektene som har pågått i Kirkevergen foretar rebevilgning på de to prosjektene som er under arbeid og som skal fortsette i Dette er henholdsvis prosjektene P 3065 med kr ,50, og P 3047 med kr ,80. Prosjekt 3067 Soppskade Immanuels kirke korrigeres ved å belaste ubundet investeringsfond med kr 8844,77. KF 05/17 Endring av betegnelse for reglement knyttet til stell av grav. Fellesrådet har fra gammelt av og fram til i dag brukt betegnelsen «gravlegat» på forhåndsbetalt gravstell. Ordningen er slik at gravfestere kan betale inn en valgfri sum til gravplassmyndigheten for at denne skal foreta det årlige stellet av deres gravsted. 4

5 Lovgivningen som regulerer legater, krever at et legat skal ha et styre og forvaltningskapitalen skal være minst kr ,-. Våre «gravlegater» oppfyller ikke denne forpliktelsen, og vi bør derfor fjerne begrepet «gravlegat» i vårt reglement og øvrige registrering. Vedlagt ligger forslag på revidert reglement, og det forslås å endre betegnelsen til «forhåndsbetalt gravstell». Vedtak: Forslag til revidert reglement for gravlegat godkjennes i tråd med vedlagte forslag. Dvs. at betegnelsen «gravlegat» erstattes med «forhåndsbetalt gravstell». Orienteringssaker: Brev fra Kirkerådet Ordning for utpeking av biskoper. Menighetsrådene er høringsinstans, og for å lette menighetsrådenes arbeid er daglig leder for menighetene bedt om å stille i en arbeidsgruppe på to for å gjøre en vurdering av de ulike ordningene som presenteres. Prosten oppnevner en av prestene i Halden som den andre representanten til arbeidsgruppen. Daglig leder for menighetene informerer menighetsrådene om dette, og arbeidsgruppen leverer sin vurdering til menighetsrådene slik at de får god tid til å sette seg inn i dette før høringsfristen som er Det ble stilt spørsmål til kirkevergen om hvem av prestene som er oppnevnt til denne oppgaven. Kirkevergen var ikke informert om hvem det er, og kunne derfor ikke svare. Kirkemusikalsk bemanning. Kantor Rana Ahmadova og kantor Sevinj Mirzayeva har sagt opp sine stillinger og slutter før Med ulike årsaker har de øvrige kirkemusikerne enten sykepermisjon eller annen permisjon. Dette utfordrer på flere områder. Kirkevergen orienterte om at Halden og Rokke menighetsråd i brev til fellesrådet av ber fellesrådet om en gjennomgang og nytenking rundt organiststillingene i Halden. Biskopens besøk blir 6. april Menighetsrådene samles på Karlsholm på Idd. Møtet blir kl Igangsetting av reguleringsarbeid for gang- og sykkelvei fra Asakåsen til gamle Asak skole. Den foreslåtte reguleringen berører kirkestedet på Asak som omfatter kirken, kirkestua/driftsavdeling og kirkegården. 5

6 Reformasjonsjubiléet. Søndag 29. oktober vurderes som en aktuell dato for menighetene å gjøre en felles markering. Se for øvrig info om jubilèet på Det henvises også til informasjon gitt under orienteringer sak KF 31/16. Den norske kirke som eget sentralt rettssubjekt fra Kirken er nå formeldt skilt fra staten, og prestene som tidligere har vært ansatt i staten, er nå overført til Den norske kirke. Sentralt har kirken opprettet et eget rettssubjekt. Det betyr at arbeidsgivermyndigheten ivaretas av dette nye rettssubjektet. Den norske kirke, en evangelisk luthersk kirke, forblir Norges folkekirke og understøttes som sådan av staten. Evt: Ingen. Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 6