INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: INNKALLING TIL MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Britt Bjørk Gerd Myhren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Svein Ystehede Bodil Greaker Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Alvsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Lars Vidar Hennum Hansen til sak KF 05/16 og Marianne Grinnbo Meldt forfall: Åpningsord Kari Alsvåg 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Forslag til vedtak: Protokoll fra fellesrådets møte godkjennes. KF 05/16: Avlegging av årsrapport, fremlegging og fastsettelse av regnskap for Orientering om regnskapsarbeidet for fellesrådets virksomhet: I Halden er forholdet det at kontering og anvisning foregår ved fellesrådets administrasjon. Selve punchingen av bilag inn i regnskapssystemet, rapport skriving, avstemminger og regnskapsavslutning foregår ved kommunens økonomiavdeling. Underveis i året har økonomiavdelingen og fellesrådets administrasjon hatt jevnlige møter for å ha best mulig oversikt og kontroll på regnskapsarbeidet. Gode rutiner har bidratt til å kvalitetssikre regnskapsarbeidet. Framlagte forslag til regnskap er derfor et produkt av dette arbeidet. Årsrapport og regnskap: Vedlagt innkalling følger årsrapport og regnskap for Fellesrådet skal innen første kvartal avlegge årsrapport for rådets virksomhet siste kalenderår. Årsrapporten skal gi en beskrivelse av fellesrådets virksomhet og vurderinger. Økonomiforskriften legger til grunn at det skal være en sammenheng mellom regnskap, årsrapport og revisjon. Revisor skal derfor ha årsrapporten tilgjengelig når revisjonsberetning avgis. Når det gjelder regnskapet for foregående år, skal dette fremlegges i fellesrådet. Fellesrådet skal i neste omgang fastsette dette før revisor avlegger sin revisjonsberetning. I tillegg til fellesrådets regnskapsavleggelse for 2015, skal det legges ved en uttalelse fra ledelsen som følger regnskapet til revisor. 2

3 Forslag til vedtak: 1. Framlagte forslag til årsrapport for 2015 godkjennes. 2. Framlagte forslag til årsregnskap for 2015 fastsettes som fellesrådets avlagte regnskap for Årsresultatet for regnskapsåret 2015 viser et mindreforbruk på Kr , Mindreforbruket fra 2015 på kr ,48 avsettes til disposisjonsfond. KF 06/16: Tildelingsbrev investeringsmidler 2016 Kommunestyret vedtok den investeringsmidler til prosjekter kirkelig fellesråd hadde fremmet ønske om i forslag til økonomiplan for kommende fireårs periode. Det henvises til tildelingsbrev av fra Halden kommune kommunalområde teknisk. Kommunestyrets vedtak er styrende i fohold til de formål fellesrådet må bruke midlene til. Forslag til vedtak: Kr ,- brukes til videre oppgradering av Asak kirke. Kr ,- brukes til bevaring av Høyden på Os kirkegård. Det tas forbehold om Fylkesmannens godkjenning av Halden kommune sitt vedtatte budsjett. KF 07/16: Rebevilgning oppgradering Asak kirke Det henvises til vedtak av sak KF 07/15 hvor det ble vedtatt brukt kr ,- av ubundet investeringsfond til rehabilitering av Asak kirkes yttervegger. Likeledes henvises det til vedtak av sak KF 17/15 hvor det ble vedtatt brukt kr ,- som følge av overføring fra Halden kommune til samme prosjekt. 3

4 Det henvises også til fellesrådets AU som den som gav kirkevergen mandat til å gjøre rebevilgning på investeringsprosjekter inn i Når årsregnskapet for 2015 er gjort opp, gjenstår det ubrukte midler på kr ,19,- som var vedtatt på bruk til dette prosjektet. Vedtak: Kirkevergen har derfor besluttet at kr ,19 rebevilges til bruk til investeringsprosjektet med rehabilitering av Asak kirke i KF 08/16 Regulering av betalingssatser Fellesrådet har tidligere utarbeidet betalingssatser for utleie, omvisninger og div. tjenester knyttet til gravferdsforvaltningen. Siste regulering ble gjort Vedlagt ligger forslag til regulering av betalingssatsene. Det er også gjort noen endringer i reglementet. Fellesrådets behandling av denne saken vil påvirke sak KF 09/16. Forslag til vedtak: Framlagte forslag til betalingssatser i reglement for utlån/utleie/av kirkelige bygg i Halden godkjennes. KF 09/16: Regulering av budsjett for Se vedlagte forslag til kutt for å regulere fellesrådets budsjettforslag for Fellesrådets budsjettforslag for 2016 til Halden kommune var på Kr ,00 Kommunestyret bevilget kr ,- Differansen er derfor kr ,- Forslag til vedtak: Vedlagte forslag til regulering av budsjett, og som bringer balanse mellom inntekter og utgifter godkjennes. Det tas forbehold om biskopens godkjennelse av midlertidige kutt i gudstjenesteforordningen. 4

5 KF 10/16: Orienteringssaker Fellesrådet har tegnet avtale med TONO. Vedlagte avtale omfatter all fremføring av musikk på konserter og andre arrangementer og virksomhet i regi av menighetsråd og kirkelige fellesråd i Den norske kirke. Hensikten med avtalen er å regulere retten til fremføring av og betaling av vederlag for fremføring av musikkverk i Den norske kirke som TONO forvalter. Se også vedlagte rundskriv fra KA. Ny kirkeordning Det arbeides nå med en forvaltningsreform for et tydelig skille mellom kirke og stat. Reformen skal etter planen gjennomføres i arbeidet har bakgrunn i regjeringsplattformen for regjeringen Solberg og vedtak i Kirkemøtet. Stortingsproposisjon 55 L som omhandler endringer i kirkeloven, beskriver den store endringen der det i Den norske kirke på sentralt nivå opprettes et eget rettssubjekt. I første omgang vil virkningen av dette være at staten overfører arbeidsgiveransvaret for prestene til kirken selv. Bygningsskade ved Immanuels kirke Den blåste glasskuppelen på Immanuels kirke av. Dette resulterte i at driftsleder etter tillatelse fra kirkevergen iverksatte et akutt sikringstiltak på kirken og kirkens omgivelse. Dette er en forsikringssak og dekkes egenandelsmessig som naturskade. Skaden medførte messefall i Immanuels kirke. Rehabiliteringen er beregnet ferdig innen Skaden er foreløpig taksert til kr ,-. Kompetanseutvikling jfr. HTA Fellesrådet som arbeidsgiver er forpliktet på tariffsystemets bestemmelser. I ovennevnte henvisning til Hovedtariffavtalen (HTA), står det at; Kompetanse og kompetanseutvikling har stor betydning for den enkelte ansatte, virksomheten og samfunnet. Vi er derfor glad for å kunne orientere om at kantor i Immanuels kirke og Halden menighet Marie Håkensen våren 2016 gjennomfører kurs i liturgisk spill for de andre organistene vi bruker her i Halden. Se vedlagt kursinfo. Vi kan også informere om at våre to nye kirketjenere i løpet av februar startet opp med Kirketjenerskolen. Vår økonomikonsulent fortsetter videre på Høgskolen i Buskerud/Vestfold med saksbehandling i offentlig forvaltning. 5

6 Utgjevningsmidler trosopplæringen (TOL). «Utjevningsmidler trosopplæringen» det er kommet statlige midler via bispedømmet. Bispedømmet har gjort vedtak om en fordeling av disse med ca. kr ,- til hvert prosti. Med midlene følger det krav om at disse midlene i skal kanaliseres som lønnsmidler, som igjen skal generere til kompetansehevende tiltak. BKVL har bedt om en utredning av dette. Lokalt tenkes det foreløpig at Sarpsborg krk. fellesråd mottar midlene og utvider en stilling for en av sine kateketer. Virkningen for Halden vil først og fremst være kompetansehevende tiltak. Det er nå avklart at bispedømmerådets vedtak blir stående. Stillingsutvidelsen kommer i Sarpsborg kirkelige fellesråd. Diakonal stilling i 10 % av hel stilling - finansiering. Dette er en stilling som siden den ble opprettet er blitt finansiert med innsamlede midler via menighetene. Kirkevergen sendte tidligere i år ut en oppfordring til menighetsrådene i forhold til å drøfte hvordan det enkelte menighetsråd hvordan best kan ivareta menighetens andel i denne. Det er fellesrådets som ivaretar arbeidsgiveransvaret, og bakgrunn for henvendelsen er at fellesrådet har behov for å ha forutsigbarhet i forhold til finansieringen av denne med tilhørende «arbeidskapital». Årlig behov er ca. kr ,-. Det er iverksatt en frivillig givertjeneste hvor enkeltpersoner gir i overkant av kr ,- pr år. Således gjenstår det om lag kr ,- å dekke. Pr d.d. har de ulike menighetsrådene forpliktet seg slik: Rokke kr 4000,- Berg kr 8500,- Tistedal kr 4000,- Asak kr ,- Enningdalen kr 1500,- Halden har meldt at man venter på en fordelingsnøkkel fra kirkevergen Idd har drøftet saken, og bedt kasserer finne inndekning. Flyktningeutvalg. Foreløpig består utvalget av representanter fra Berg, Idd og Enningdalen. Halden og Rokke menighetsråd støtter tanken om å opprette et flyktningeutvalg, men ønsker at fellesrådet drøfter mandat og struktur. Menighetsrådet vil på grunnlag av en tilbakemelding fra fellesrådet på dette punktet arbeide videre med å finne aktuelle kandidater. 6

7 Ledersamling i Ski nye kirke 16.april Borg bispedømme inviterer til ledersamling i Ski på nevnte dato. Invitasjon er gått til sogneprester menighetsrådsledere, fellesrådsledere, menighetenes daglige ledere og kirkeverger. Bl.a. vil tidligere fylkesmann og nyvalgt nestleder i bispedømmerådet Anne Enger foredra om emnet «Brytningstid i folkekirken, Lokalkirkens betydning i lokalsamfunnet. Evt: Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 7