PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13.

Transkript

1 Dato: DEN NORSKE KIRKE Halden kirkelige fellesråd Os allé 13, 1777 Halden Tlf: Fax: Org.nr: PROTOKOLL FRA MØTE I KF Tirsdag kl i Os alle 13. Fra samarbeidsenhet Halden, Berg og Rokke: Berg menighet Halden menighet Rokke menighet Hanne Grethe Mosen Anne-Brit Bjørk Gerd Myren Fra samarbeidsenhet Idd, Enningdalen, Tistedal og Asak: Asak menighet Enningdalen menighet Idd menighet Tistedal menighet Rolf Odberg John-Evert Vestbakke Bjørg Johansen Bodil Flø Halden kommunes representant Biskopens representant Ansattes representant Administrasjonens representant Marte M.L. Akerbæk Klanderud Kari Mangrud Alvsvåg Morten Lager Jan Ivar Andreassen Andre: Meldt forfall: Svein Ystehede Åpningsord: Anne-Brit Bjørk 1

2 SAKSLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste. Vedtak: Innkalling og saksliste ble godkjent. Godkjenning av protokoll fra fellesrådets møte Protokoll ble sendt ut den , det var ikke kommet noen bemerkninger til denne. Vedtak: Protokoll av ble godkjent KF 23/17: Økonomirapport pr Økonomirapport er vedlagt. Rapporten viser et foreløpig mindre-forbruk på kr ,- Vedtak: Økonomirapporten tas til etterretning. KF 24/17: Forslag til driftsbudsjett for Forslag til driftsbudsjett for 2018 lå vedlagt. Forslag til vedtak: 1.Vedlagt forslag til driftsbudsjett for 2018 godkjennes. Halden kirkelige fellesråd ber om en driftsramme på kr ,- 2.Det vedtatte forslaget oversendes Halden kommune innen utgangen av august. Til møtet hadde det i tillegg kommet inn to forslag til: Forslag 1 fra leder om nytt pkt. 2. Forslaget vedlegges protokollen, og omhandler kommunens ansvar for fastsettelse av avgifter knyttet til bruk av gravkapell, kremasjon og feste av grav. 2

3 Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven), 21 Vedtekter og avgifter, andre avsnitt sier: «Avgifter for bruk av gravkapell, kremasjon og feste av grav fastsettes av kommunen etter forslag fra fellesrådet.» Forslag 2 fra kirkeverge. Forslaget vedlegges protokollen og er et endringsforslag i forhold til beregning av pensjonskostnaden. Fellesrådet gikk enstemmig inn for å forslaget til vedtak justert med de to endringsforslagene som ble forelagt fellesrådet. Vedtak: 1.Vedlagt forslag til driftsbudsjett for 2018 godkjennes med følgende endring: Etter råd fra Halden kommune endres pensjonskostnaden fra 12.22% til 15,2%. Det medfører en merutgift på kr ,-. Halden kirkelige fellesråd ber om en driftsramme på kr ,-. 2. Fellesrådet foreslår ingen endringer i avgiftene vedtatt for 2017, for kalenderåret 2018: Bruk av gravkapell/kirke: Gratis (uendret) Kremasjonsavgift: For personer bosatt i Halden kommune: kr (uendret) For personer som ved sin død ikke var registrert bosatt i Halden: kr (uendret) Festeavgift (kreves inn for 10 år av gangen): Kistegrav per gravnummer og år: 240 kr (uendret) Urnegrav per gravnummer og år : 240 kr (uendret) 3.Det vedtatte forslaget oversendes Halden kommune innen utgangen av august. KF 25/17: Frigjøring av midler for å finansiere midlertidig Orgel-løsning i Os kapell. Fellesrådet har som kjent søkt Berg Sparebank og Sparebankstiftelsen om midler til å installere et elektronisk orgel i Os kapell. Til sammen fra 3

4 de to, har det blitt bevilget kr ,-. Fellesrådet har behov for om lag kr ,- for å kunne gjennomføre prosjektet, og har i søkeprosessen tatt høyde for å egenfinansiere kr ,-. For å sikre finansieringen slik at vi kan komme videre med prosjektet, foreslår kirkevergen en omprioritering av følgende fond og avsetninger: Disp. fond Nye møbler til spiserom Os kr , Kirketjenerskolen kr , Utbedringstiltak driftsbygn. Os kirkegård kr , Utbedringstiltak Os krematorium kr 6 440, Innkjøp av teknisk utstyr kr ,40 Total kr ,60 Forslag til vedtak: Fellesrådet bifaller kirkevergens forslag, og frigjør til sammen kr , 60 til prosjektet. Med bakgrunn i en usikkerhet omkring orgelet i Idd kirke som har stoppet, foreslo biskopens representant å utsette behandlingen av denne saken til septembermøtet. Det ble deretter votert over de to forslagene. Biskopens representants sitt forslag fikk 3 stemmer, kirkevergens forslag fikk 6 stemmer. Dermed falt biskopens sin representant sitt forslag. Vedtak: Fellesrådet bifaller kirkevergens forslag, og frigjør til sammen kr , 60 til prosjektet. KF 26/17: Kirkegårdsutvidelsen på Idd endret anbefaling. Den var det regionalt planmøte i Østfold fylkeskommune hvor utvidelsen av Idd kirkegård var en av sakene. Hva er et regionalt planmøte? I PBL 5-3 gis det en oppfordring til fylkeskommune, som regional planmyndighet om å ta ansvar for ledelse og sekretariat for «Regionalt planforum». I Østfold har dette fått navnet «Regionalt planmøte». 4

5 Dette er et forum hvor statlige, regionale og kommunale interesser klarlegges og søkes samordnet i forbindelse med arbeidet med regionale og kommunale planer. Hensikten med møtet er gjensidig informasjon, drøftinger og avklaring av planspørsmål og sektorinteresser mellom kommuner, fylket og sektormyndigheter. Regionalt planmøte kan bidra til bedre samordning av forskjellig interesser og syn, raskere avklaring og en mer samstemt praksis i plansakene i fylket. Regionalt planmøte har ingen besluttende myndighet, og det har heller ingen formell meklingsfunksjon. Det ble i møtet bestemt at fylkeskonservatoren skulle sende over kommunens illustrasjoner til riksantikvaren for å få deres tilbakemelding på de ulike alternativene. Illustrasjonene ligger vedlagt. Halden kommune som har ansvar for prosjektet oversendte fellesrådet tilbakemeldingen fra RA og FK den ***************** De fire alternativene det har blitt arbeidet med, ble i møtet presentert og visualisert. Halden kommune med bistand fra konsulentfirmaet Cowi sto for dette. Alternativ A Kirkegård, driftsgård og parkering vest for gårdsveien Alternativ B - Kirkegård, parkering og driftsgård syd for eksisterende kirkegård. Alternativ C Kirkegård syd for eksisterende kirkegård, beholder eksisterende p-plass, og etablerer ny p-plass ved fv. 22 øst for kirken. Alternativ C2 - Kirkegård og driftsgård vest for gårdsveien. Parkeringsplass øst for kirken langs fv. 22 øst for kirken. Fellesrådets og Idd menighetsråds oppfatning, og som flere ganger er fremmet i forhold til dette prosjektet, er at området vest for gårdsveien er det som er mest ønsket for utvidelse. Dvs. Alt. A evt. C2. Argumentene har vært at det er kortere vei for gravfølget å gå fra seremonilokalet/kirken, og det er kirken som stort benyttes. Parkeringen vil være i nærheten av kirken. Dette er trolig gunstig for å få orden på den «villparkeringen» som gir trafikale utfordringer i dag ved større arrangement. I forhold til driften av gravplassen, har vi også ment at det vil være enklere å drifte denne i forhold til transport av maskiner og utstyr. I dialogen underveis med Halden kommune, har fellesrådet fremmet usikkerhet om parkeringsområdet langs fv. 22 øst for kirken er det rette. ***************** 5

6 Riksantikvaren sier i sin tilbakemelding, at de vil sterkt fraråde å gå videre med alternativ A og C2, og vil dersom disse fremmes, vurdere innsigelse til planen. Det anbefales at Halden kommune av hensyn til det nasjonalt viktige kulturminnet Idd middelalderske kirke og kirkegård, går videre med alternativ B. Alternativt kan man også jobbe med alternativ C, men hvorvidt parkeringsløsningen vil være optimal med hensyn til bruk må man vurdere. Fylkeskonservatoren melder tilbake til kommunen at man står fast ved tidligere uttalelse og er samstemt med Riksantikvaren. Østfold fylkeskommune v/fylkeskonservatoren har tidligere varslet at de vi komme med innsigelse dersom alternativ A fremmes ved offentlig ettersyn. ***************** Fellesrådet som gravplassforvalter har fremmet behovet for at en gravplassutvidelse på Idd bør komme i løpet av få år. Halden kommune har startet opp med planarbeidet og samarbeider med fellesrådet om dette. Dersom opparbeidelsen av nytt gravplass areal ikke snart påbegynnes, fryktes det at gravplassen går tom for ledige graver om få år. Dersom gravplassen går tom, og utvidelsen ikke er klar, vil tilbudet være gravlegging på andre gravplasser i kommunen. Menighetsrådet på Idd har tidligere tatt sterkt til orde for at en slik løsning ikke er ønskelig. Kirkevergens vurdering: Riksantikvaren og fylkeskommunen ved fylkeskonservatoren er samstemte i at de ikke ønsker en utvidelse vest for gårdsveien. RA og FK ivaretar viktige kulturminnehensyn, og deres syn kan være avgjørende for at planene om utvidelse vest for gårdsveien stopper opp. Dette mener kirkevergen kan få uheldige følger, ved at kommunen ikke får utvidet gravarealet i tide. Gravplassen på Idd går full, og de som ønsker å bli gravlagt der, må henvises til andre gravplasser. Det primære for fellesrådet, er at det gjennom kommunikasjonen med Halden kommune har blitt påpekt at det bør en utvidelse av gravplassen til på Idd. Kommunen har utredet synspunktene og budsjettforslag, og tatt beslutning om at en slik utvidelse skal komme ved Idd kirke. Prosjektet er påbegynt, og befinner seg foreløpig i planstadiet. Med de sterke signalene som har kommet fra både RA og FK, mener kirkevergen at det ikke er riktig å fastholde rådets ønske om en utvidelse vest for gårdsveien. Kirkevergen ser at dette kan få uheldige konsekvenser for grunneier, og et verdifullt landbruksareal går tapt dersom utvidelsen kommer mot syd. Dersom dette blir utfallet, mener kirkevergen at det bør arbeides for å etablere skjermende tiltak mot 6

7 grunneiers boligeiendom og gårdsbruk. Gårdsveien bør gjøres kommunal for å sikre veivedlikeholdet fram til gravplass og parkering. Kirkevergen mener veien bør skiltes slik at adkomsten ikke sperres. Kirkevergen mener at fellesrådet bør åpne for at også alternativ C kan vurderes, dersom alternativ B ikke er gjennomførbart. Kirkevergen anbefaler at: 1. Fellesrådet ber kommunen om å gå videre med planene med gravplassutvidelsen på Idd. 2. Fellesrådet fraviker ønsket om en plassering vest for gårdsveien, og ber kommunen om å jobbe for å realisere alternativ B utvidelse syd for eksisterende gravplass. 3. En utvidelse i tråd med alternativ B, innebærer opparbeiding av parkeringsareal. Fellesrådet mener det er viktig at eksisterende gårdsvei gjøres kommunal for å sikre vedlikehold fram til parkeringsplassen. 4.Dersom det blir kommunal vei, mener fellesrådet at denne må skiltes slik at adkomsten til eiendommene innenfor og gravplassen ikke blir sperret av feilparkerte kjøretøy. 5.Dersom alternativ B blir realisert, anbefaler fellesrådet at det etableres et skjermende tiltak mot nærmeste gårdsbruk. Det bør legges til rette for et samarbeid med grunneier om et slikt tiltak. 6. Dersom alternativ B ikke fører fram bør C vurderes. Informasjonsplikten til Idd menighetsråd anses ivaretatt gjennom invitasjon til møte om denne saken den Vedtak: Kirkevergens anbefaling følges. Dvs. 1. Fellesrådet ber kommunen om å gå videre med planene med gravplassutvidelsen på Idd. 2. Fellesrådet fraviker ønsket om en plassering vest for gårdsveien, og ber kommunen om å jobbe for å realisere alternativ B utvidelse syd for eksisterende gravplass. 3. En utvidelse i tråd med alternativ B, innebærer opparbeiding av parkeringsareal. Fellesrådet mener det er viktig at eksisterende gårdsvei gjøres kommunal for å sikre vedlikehold fram til parkeringsplassen. 4.Dersom det blir kommunal vei, mener fellesrådet at denne må skiltes slik at adkomsten til eiendommene innenfor og gravplassen ikke blir sperret av feilparkerte kjøretøy. 7

8 5.Dersom alternativ B blir realisert, anbefaler fellesrådet at det etableres et skjermende tiltak mot nærmeste gårdsbruk. Det bør legges til rette for et samarbeid med grunneier om et slikt tiltak. 6. Dersom ikke alternativ B fører fram, bør C vurderes. KF 27/17: Innsynsrett i ansettelsessaker Det er kommet endringer i kirkeloven pr som utløser spørsmål knyttet til innsynsrett ved tilsetting- og oppsigelsessaker mv. Det henvises til rundskriv fra KA 07/2017. KA anbefaler at gjeldende praksis som er i dag videreføres og nedfelles i særskilt vedtak. KA foreslår at fellesrådet gjør følgende vedtak: «Fellesrådet beslutter at saker om ansettelse, oppsigelse eller andre personalsaker av fellesrådet behandles som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og at Kapittel 5 i forskrift 15. desember 2006 nr til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften) kommer til anvendelse». Vedtak: Fellesrådet følger KAś anbefaling om vedtak. Dvs. Fellesrådet beslutter at saker om ansettelse, oppsigelse eller andre personalsaker av fellesrådet behandles som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og at Kapittel 5 i forskrift 15. desember 2006 nr til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften) kommer til anvendelse. Orienteringssaker: Lokale lønnsforhandlinger Disse skal være ferdig innen Kommunestyrets behandling av Økonomiplan for Se vedlegg om investeringsprosjekter kirken Gjennomført tilstandsundersøkelse på alle kirker. 8

9 I samarbeid med Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon KA, er det gjennomført tilstandsundersøkelse på alle våre kirker. Tilstandsresultatet er rapportert inn i sentral database. Evt. Ingen. Jan Ivar Andreassen Kirkeverge 9