Møtebok. Blad 1 Kommune Sola kommune. Fra kl Til kl Møtedato Til stede på møtet: Karim Saffaran (leder) Medlemmer

Transkript

1 Blad 1 Møtedato Fra kl Til kl Til stede på møtet: Medlemmer Ræge MR Ræge MR Tananger MR Tananger MR Sola MR Sørnes MR Sørnes MR Stavanger biskop Karim Saffaran (leder) Trine Tjelta Olav Kylland Helga Frøyland Trygve Tjora (nestleder) Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Knut Svindland Varamedlemmer Andre Kirkeverge Assisterende kirkeverge Trygve Torgersen Kai Rune Byberg Behandlede saker Sak 47/16 59/16 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Signatur:

2 Blad 2 SAKLISTE: FR-sak 47/16 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Innkalling og sakliste til møte godkjennes med følgende sak til Eventuelt: Henvendelse fra leder I Karmøy kirkelige fellesråd Svein Magnus Munkejord med forslag om å etablere et samarbeidsutvalg / kontaktforum for de kirkelige fellesrådene I bispedømmet. FR-sak 48/16 Godkjenning av møtebok fra møte Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. 49/2016: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv b. 04/16 Tariffrevisjonen pr Det anbefalte forslaget er vedtatt og resultatet kan iverksettes 05/16 OU-trekk november 2016 c. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon d. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg Stadige lekkasjeproblemer Sørnes kirke. E-post fra daglig leder - Anmodning om hastemøte med avd. Eiendom, vedr lekkasjeutfordringene. e. Kontaktmøte mellom og f. Oppstartsmøte av arbeidet med vedr eiendomsoverdragelse av kirkelige eiendommer (oppfølging av Sak 29/15: Igangsetting av prosess vedr overføring av kirkelige eiendommer vedtatt Møte med Stavanger kirkelige fellesråd og Stavanger kommunes repr. i tilsvarende prosess g. Sola menighetsblad: Bytte av distributør fom nr. 01/2017 h. Brev fra Stavanger bispedømmeråd vedr tilsetting sokneprest i Tungenes prosti med Sola sokn som særskilt arbeidsområde: Morten Sandland begynner i stillingen i. IA-avtale inngått mellom og NAV

3 Blad 3 j. «Arbeid på leir» - avtale inngått mellom og arbeidstakerorganisasjonene k. Prosess vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 1. Befaring Tananger kapell med fagdirektør Oddbjørn Sørmoen, KA og møte med stab Tananger kirke 2. Brev til vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 3. Brev fra : Svar vedrørende framtidig forvaltning av Tananger kapell 4. Nytt drøftingsmøte mellom kirkevergen og O. Sørmoen, KA 5. Planlagt møte mellom Tananger MR og kirkevergen om saken l. Under planlegging: Dialogmøte mellom fellesrådet og menighetsrådene torsdag i Sørnes kirke m. Møte om krise/beredskapsarbeid på Statens hus: Beredskapsansvarlige, proster og kirkeverger i Stavanger, Sola og Randaberg kommuner n. Prosess vedr ny kirke i Sola sentrum- muntlig orientering v/kirkevergen: 1. Skriv fra : Melding om politisk vedtak prosjekt Ny kirke Sola sentrum - resultat av arkitektkonkurranse 2. Politisk / budsjettmessige (HØP) prosess i 3. Prosess vedr avklaring av framtidig bruk av nåværende Sola kirke Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 50/16 Økonomirapport januar oktober 2016 for Fellesrådet takker for og tar framlagt driftsrapport per for med kommentarer til orientering.

4 Blad 4 FR-sak 51/16 Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola a. Fellesrådet ber om at det utarbeides en oversikt over eksisterende AV-anlegg i kirkene i Sola. b. fastsetter følgende retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola: 1. Fellesrådet har ihht. kirkelovens 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirkerommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens 18 4.ledd. 2. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys og bildeutstyr. 3. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak. 4. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i totalentreprisen. 5. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AVanlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget. 6. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger 7. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg.

5 Blad 5 FR-sak 52/16 Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser fastsetter fom følgende satser ifm. eksterne vielser og utenbygds gravlegginger i Sola: Vielser Pris Pris Intern vielse Ekstern vielse Sola kirke Ræge kirke Sørnes kirke Tananger kirke Sola ruinkirke Tananger kapell Pris Solainnbyggere Pris utenbygds Begravelser Leie av kirke når seremonien er etter den norske kirkes ordning Leie av kirke når seremonien ikke er etter den norske kirkes ordning Betaling for organist når seremonien ikke er utført etter den norske kirkes ordning Tilrettelegging av kistegrav Tilrettelegging av urnegrav Kremasjonsavgift 0 *) *) Dekkes av pårørende eller hjemkommune

6 Blad 6 FR-sak 53/16 Plan for fellesrådets ressurs og stillingsutvalg sitt arbeid legger følgende tiltak til grunn for ressurs og stillingsutvalgets arbeid i : 1. Forbedring og videreutvikling av fellesrådets personell og fordelingsmatrise for menighetene med utgangspunkt i en definert grunnbemanning i menighetene. 2. årlige oppfølgings og drøftingsmøter mellom ressurs og stillingsutvalget og menighetenes daglige ledere, det ene møtet også sammen med MR-lederne. 3. Solakirkenes servicetorg: Videre overføring av administrative oppgaver fra menighetene og utvikling og optimalisering av tjenestene og bruk av nye digitale løsninger. 4. Ressursutvalget bør overfor fellesrådet vurdere fordelingen av trosopplæringsmidler, også i forhold til stillinger, med tanke på best mulig utnyttelse av ressurser, aktiviteter, kompetanse og økonomiske midler i samarbeid mellom alle menighetene og om nødvendig på tvers av menighetenes tradisjonelle arbeidsmåter. 5. Menighetenes staber utfordres til konkret samarbeid og ressursutnyttelse mellom Solamenighetene på flest mulig fagområder, inkludert trosopplæring; jfr. samtaler om dette ifm stabsturen juni Fellesrådet ønsker å bruke det årlige dialogmøtet / fellesmøtet mellom fellesrådet og menighetsrådene som en viktig og utfordrende arena for både strategisk og praktisk samarbeid.

7 Blad 7 FR-sak 54/16 Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjonsarbeid 1. vedtar følgende målsetting for HMS-arbeidet i virksomheten: Målsetting for HMS-arbeidet Motiverte og engasjerte medarbeidere med god fysisk og psykisk helse er fellesrådets viktigste ressurs. Vårt mål er derfor at hensynet til sikkerhet og arbeidsmiljø blir i varetatt på en best mulig måte, og skal inngå som en naturlig del av arbeidsprosessen. Dette skal skje ved å arbeide mot følgende målsettinger: Et aktivt arbeidsmiljø som utvikler involvering, kreativitet, motivasjon og jobbtilfredsstillelse det er et mål at medarbeiderne opplever arbeidsmiljøet på denne måten. Arbeidet med helse miljø sikkerhet er likestilt med andre lederoppgaver. Det skal legges særlig vekt på tiltak som fremmer samarbeid og trivsel. Det skal ikke forekomme branner eller branntilløp Arbeidsulykker som medfører fysisk skade eller fravær skal ikke skje. Sykefravær skal være på maksimalt 4%. Av dette skal maksimalt 3% være korttidsfravær og arbeidsrelatert sykefravær skal ikke forekomme. Gifter og helsefarlige stoffer skal behandles på en trygg og sikker måte. Avfall skal ikke tømmes, etterlates, oppbevares eller transporteres slik at det kan virke skjemmende eller være til skade eller ulempe for miljøet. (Forurensingsloven 28, første ledd.) Dette skal ligge til grunn for all behandling av spesialavfall og utslipp til jord, luft og vann. Fellesrådet skal ha en miljøforsvarlig behandling av sitt avfall som innebærer kildesortering og levering til resirkulering og gjenbruk der det er mulighet for dette. Avfallsmengden skal reduseres, og mest mulig skal gå til gjenvinning og deponering. Alle relevante HMS-avvik skal innrapporteres og følges opp / løses etter gjeldende regler. Menighetsrådene v/daglig leder har ansvar for at det er framskaffet politiattest for alle frivillige medarbeidere blant barn og ungdom, og at dette oppdateres årlig. Det utarbeides i 2017 ROS-analyse for. Alle bygg skal være universelt utformet, og arrangement utenfor egne lokaler skal finne sted i lokaler som har universell utforming. 2. tar den fremlagte statusrapport for arbeidet med HMSdokumentasjon til orientering.

8 Blad 8 FR-sak 55/16 Orientering om og vurdering av framtidig dataleverandør til Sola kirkelige fellesråd tar saken til orientering. FR-sak 56/16 Suppleringsvalg: Valg av nytt medlem til Administrasjonsutvalget Trine Tjelta velges som nytt medlem til fellesrådets administrasjonsutvalg fra d.d. og ut inneværende valgperiode. FR-sak 57/16 Valg av leder og nestleder for 2017 a. Karim Saffaran velges som leder av fellesrådet for perioden b. Trygve Tjora velges som nestleder av fellesrådet for perioden FR-sak 58/16 Møteplan 2017 a. Framlagte forslag til møteplan for fellesrådet for 2017 godkjennes med følgende møtedatoer: - Onsdag 25.januar - Onsdag 29.mars (i Tananger kirke) - Mandag 29.mai - Onsdag 06.september (i Sola kirke) - Mandag 04.desember b. Møter i administrasjonsutvalget fastsettes i utgangspunktet til samme datoer som fellesrådets møter og innkalles når det er saker til behandling.

9 Blad 9 FR-sak 59/2016: Eventuelt a. E-posthenvendelse til vedr forslag om etablering av et samarbeidsutvalg for de kirkelige fellesrådene i Stavanger bispedømme. Oppfølging fra KA-møtet i Stavanger 14.november 2016 a. ser nytten av at det etableres et samarbeidsutvalg for de kirkelige fellesrådene i Stavanger bispedømme, og finner det tjenlig å delta i dette, hvis og når det etableres. b. Leder i fellesrådet og kirkeverge utformer i fellesskap svar til initiativtaker. Neste ordinære møte i : Onsdag 25.januar 2017 kl på Sola menighetssenter