Møteinnkalling Kontrollutvalet 16. januar 2013
Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 100, Fylkeshuset, Molde Dato: 16.01.2013 Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf. 71 25 86 19, mob. 411 26 808, epost hans.blo@mrfylke.no. Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Det er sett opp slik tidsplan for møtet: 10.30: Fylkestannlege Anthony Normann Valen orienterer om den offentlege tannhelsetenesta i Møre og Romsdal, organisering, utfordringar, planar m.v. Deretter er det lagt inn eit besøk ved St. Carolus distriktstannklinikk, som ligg i gangavstand frå Fylkeshuset. Fylkestannlegen saman med kst. overtannlege og klinikkleiar Trine Monsen viser rundt. Ev. saksbehandling av sakene Ko-4/13 6/13. 12.00: Lunsj i kantina i Fylkeshuset. 12.30: Saksbehandling av resterande saker../. Vedlagt følgjer saksframlegga i sakene Ko-1/13 7/13 samt referatsakene RS 1/13 2/13. Sak Ko-7/13 er ikkje offentleg og blir berre sendt til medlemene, varamedlemene og fylkesordføraren (offl. 13 1. ledd, jf. koml. 78 nr 7). Møteprotokollen frå møtet den 28.11.12 er og vedlagt. Saksdokumenta i trykt form blir berre sendt medlemene, varamedlemene og fylkesordføraren, dei øvrige mottakarane får møteinnkalling via epost. Det er sett opp slik sakliste: Side1
Saksnr Innhald Uoff KO-1/13 Budsjett 2013 for Sentrale kontrollorgan, disponering av budsjettramma. Aktivitetsplan for 2013. KO-2/13 Oppfølging av rapporten "Spesialundervisning i vgs." KO-3/13 Prosjektskisse - "Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet" KO-4/13 Tilsynsrapport - St. Carolus distriktstannklinikk, Molde KO-5/13 Tilsynsrapport - Rindal distriktstannklinikk KO-6/13 Tilsynsrapport - Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund KO-7/13 Rapport frå kartleggingsbesøk ved vidaregåande skular i 2012 (ikkje. off., offl. 13 1. ledd, jf. koml. 78 nr 7) RS-1/13 Tilskot til Nordøyvegen m.m., svar frå administrasjonen RS-2/13 FKT - Medlemsbrev nr 2/2012 X
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 02.01.2013 38/2013 Hans Blø Finn Åge Ødegård Saksnr Utval Møtedato KO-1/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Budsjett 2013 for Sentrale kontrollorgan, disponering av budsjettramma. Aktivitetsplan for 2013. Bakgrunn Fylkestinget slutta seg i sak T-71/12 til kontrollutvalets framlegg til årsbudsjettramme for 2013 for Sentrale kontrollorgan. Etter vedtaket og korrigert for løns- og prisvekst er det dermed løyvd slike budsjettrammer til Sentrale kontrollorgan i 2013: Fylkesrevisjonen kr 4.103.000 Kontrollutvalssekr. kr 1.196.000 Kontrollutvalet kr 435.000 Sum kr 5.734.000 I tillegg vil kome ev. mindreforbruk frå verksemda i 2012, eller frådrag for meirforbruk. Ved årsskiftet ser den førebelse rekneskapen for 2012 ut til at ein samla for kontrollorgana vil kome ut med eit mindreforbruk på om lag kr 200.000. Vi vil foreslå at mindreforbruket blir stilt til disposisjon og tillagt ramma i 2013. I denne saka blir det gjort greie for korleis løyvingane er tenkt disponerte for fylkesrevisjonen og kontrollutvalssekretariatet, og kva aktivitetar som er planlagt for kontrollutvalet i 2013. Verksemda i 2013 Fylkesrevisjonen Vedtaket i fylkestinget gir midlar på same nivå som tidlegare år. Dette gir oss i stand til å yte revisjonstenester på eit fagleg nivå kontrollutvalet har gitt oss signal om. Det er og rom i budsjettet for nødvendig oppdateringar innan revisjonsfaget, i samsvar med lov og interne retningslinjer. Fylkestinget har i si bestilling av forvaltningsrevisjon for 2013 lagt opp til like mange prosjekt som tidlegare år. Bestillinga vil normalt medføre arbeid for 2 årsverk. To av desse prosjekta er allereie starta opp. Side3
Side 2 For rekneskapsrevisjon er alle stillingane bemanna. Her legg vi opp til å utnytte ressursane effektivt ved og å arbeide med eksterne revisjonsoppdrag. Som vi tidlegare har gjort merksam på er det desse inntektene som gir oss tilstrekkelig med midlar til drift av revisjonen utover lønn og husleige. Vi ser at desse inntektene i 2013 vil bli på same nivå som i 2012. Kontrollutvalssekretariatet I hovudsak er ramma knytt til løn/sos. utgifter til kontrollsjefen og drift av kontoret. Aktivitetane i sekretariatet vil elles i stor grad spegle verksemda til kontrollutvalet, jf. nedanfor. Etter vedtak i fylkestinget skal faste folkevalde organ innan 1. halvår 2013 gå over til papirlause møte og bruk av ipad for møteinnkalling m.m. I tillegg er det planar om å opprette eit fellessekretariat i sentraladministrasjonen for alle folkevalde organ som følgje av omlegginga, til å ta seg av dei meir tekniske sidene ved møteverksemda. Det er førebels ikkje fastsett noko tidspunkt for når omlegginga blir sett i verk for kontrollutvalet sitt vedkomande. Kontrollutvalet må uansett framleis ha eit eige sekretariat, slik regelverket for kontrollutvalet er utforma, for saksbehandling, tilsyn med revisjonsverksemda m.m. Kontrollsjefen ser for seg at sjølve produksjonen av møteinnkallingar og møteprotokollar til kontrollutvalet kan utførast av fellessekretariatet, som i seg sjølv kan innebere ei viss arbeidsavlasting. Erfaringsmessig vil venteleg omlegginga til nye elektroniske løysingar i alle høve i ein overgangsperiode, likevel medføre meirarbeid. Kontrollutvalet Utanom den faste leiargodtgjersla er utgiftene til møtegodtgjersle/tapt arbeidsforteneste og reiseoppgjer rekna ut frå 8 ordinære møte i 2013, og at 4 av medlemene møter i 4 gruppemøte/ fylkestingsmøte kvar. I ramma er det elles lagt inn utgiftsdekning til følgjande andre årvisse aktivitetar: - NKRFs kontrollutvalskonferanse, 6. 7. febr. (alle medlemene, ev. varamedlem). - Årsmøte/fagkonferanse, Forum for Kontroll og Tilsyn, 5. 6. juni (ds.). - Regional kontrollutvalskonferanse i Midt-Norge, veke 39. I 2012 fekk kontrollutvalet ei tilleggsløyving til ulike opplæringstiltak, men som kjent vart eitt av tiltaka, den planlagde studieturen til Oslo, utsett til våren 2013. Den delen av tilleggsløyvinga som var avsett til studieturen vil bli søkt overført til bruk i 2013. Studieturen er planlagt gjennomført den 18. 19. mars. Kostnadene med omlegging til papirlause møte blir dekt av andre budsjettpostar i fylkesbudsjettet. Medlemene må pårekne oppmøte/bruk av tid til opplæring m.v../. Vedlagt følgjer eit utkast til møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2013, der dei nemnde aktivitetane er lagt inn. Det er ønskeleg med innspel frå medlemene til utkastet, om ønske om besøk/synfaringar, orienteringar m.m. For dei ordinære møta er det i tillegg antyda kva saker som kjem til behandling, utan at denne lista er fullstendig. M.a. må kontrollutvalet bruke ein del tid på fleire møte utover året på spørsmålet om ev. omorganisering av revisjonsordninga. Side4
Side 3 Forslag til vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg saka om disponering av budsjettramma for 2013, og godkjenner utkastet til møte- og aktivitetsplan for 2013. Kontrollutvalet legg til grunn at den udisponerte løyvinga i 2012 til studietur til Oslo blir stilt til rådvelde for tiltaket i 2013. Hans Blø Kontrollsjef Finn Åge Ødegård fylkesrevisjonssjef Vedlegg 1 Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet 2013 Side5
Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalet i 2013 Dato Aktivitet Saker/handling Merknad 16. jan. Møte, Fylkeshuset Budsjett 2013 disponering av ramma, møte- og aktivitetsplan 2013. Prosjektplan for forvaltningsrev.prosjekt. Oppfølging av prosjekt behandla av fylkestinget i desember. Rapport frå kartleggingsbesøk ved vgs. i 2012. Tilsynsrapportar. Orientering om tannhelsetenesta, befaring av St. Carolus tannklinikk. (5. -) 6. - 7. febr. NKRFs kontrollutvalskonferanse, Gardermoen Fem medlemer/varamedlem er påmeldt. 13. febr. Møte, Ålesund Tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Tilsynsrapportar. Besøk ved og orientering om Brisk Kompetansesenter AS, Moa/Spjelkavik. Orientering om ny struktur for vgs. i Ålesund. 18. 19. mars Studietur til Oslo Eige program, m.a. med besøk i Riksrevisjonen, KRD, Økokrim, og forelesningar frå KS, TØI, Utdanningsdirektoratet m. fl. Samarbeid med KU i S&Fj., Hordaland og Rogaland fk. 10. april Møte, Fylkeshuset Årsrekneskap/årsrapport M&R fk. 2012 og for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Årsmelding 2012 for kontrollutvalet. Forvaltningsrev.rapport om Omdømme og identitet i M&R fk. Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2012. Ev. samarbeid om revisjonsordning. Vurdering av uavhengigheit (fylkesrevisjonen). Prosjektplan for forvaltningsrev.prosjekt. 22. 23. april Fylkesting, Ålesund Behandling av saker fremja av kontrollutvalet i møte den 10.04.13. 5. juni Møte, Fylkeshuset Forvaltningsrev.rapport Tilskott til kultur- og næringsformål. Oppfølging av prosjekt behandla på apriltinget. Melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar. Økonomirapport pr 30.04.13. Raspport om utført revisjonsarbeid i 2012. Prosjektplan for forvaltningsrev.prosjekt. Bestilling av selskapskontroll i 2013. Medlemene har høve til å møte ved behandlinga. Kollisjon med FKTs fagkonf. 5. 6. juni, sjå nedanfor. Side6
Dato Aktivitet Saker/handling Merknad 5. 6. juni Forum for Kontroll og Tilsyn, fagkonferanse, årsmøte Program ikkje fastsett. Clarion Hotel Airport, Gardermoen. Kollisjon med ordinært møte den 5. juni 17. 18. juni Fylkesting, Geiranger Behandling av saker fremja av kontrollutvalet i møte den 05.06.13. 4. sept. Møte, Kristiansund Tilbakemelding på prosjekt behandla på apriltinget. Oppfølging av prosjekt behandla på junitinget. Forvaltningsrevisjon 2014, overordna analyse. Økonomiplan 2014 2017 med budsjett for 2014 for Sentrale kontrollorgan. Rapport om utført revisjonsarbeid pr 15.08.12. Prosjektplan forvaltningsrev.prosjekt. Medlemene har høve til å møte ved behandlinga. Tilsynsrapport. Byggerekneskap (ev. synfaring av rehab. av bygg 10 ved Kr.sund vgs.) Besøk/orientering ved Bølgen Invest AS ev. Trafikanten M&R AS, Kristiansund. Veke 39 (23. 27. sept.) Midt-norsk konferanse for kontrollutval, Sør- Trøndelag Program, datoar og stad ikkje fastsett. Teknisk arrangør er Konsek IKS. 2. okt. Møte, Fylkeshuset Forvaltningsrev.rapport Gjennomføringsgraden i vgs. Val av prosjekt for forvaltningsrevisjon i 2014. Tilbakemelding på prosjekt behandla på junitinget. Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 1. halvår 2013. Økonomirapport pr 31.08.12 for Sentrale kontrollorgan. 14. -15. okt. Fylkesting, Geiranger Behandling av saker fremja av kontrollutvalet i møte den 02.10.13. 30. okt. Møte,.* Forvaltningsrevisjon 2014 prioritering av rekkefølgja for valde prosjekt. Oppfølging av prosjekt behandla på oktobertinget. Medlemene har høve til å møte ved behandlinga. * Stad og tema ikkje fastsett. Tilsynsrapport. Byggerekneskap. Besøk/orientering ved * Side7
Dato Aktivitet Saker/handling Merknad 27. nov. Møte, Fylkeshuset Forvaltningrev.rapport Reiselivsnæringa. Tilbakemelding på prosjekt behandla på oktobertinget. Økonomirapport pr 31.10.13 for Sentrale kontrollorgan. Prosjektskisse forvaltningsrev.prosjekt (ev. 30. okt.) 9. 10. des. Fylkesting, Ålesund Behandling av saker fremja av kontrollutvalet i møte den 27.11.13. Medlemene har høve til å møte ved behandlinga. 02.01.13/hb Side8
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 03.01.2013 464/2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-2/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Oppfølging av rapporten "Spesialundervisning i vgs." Bakgrunn I samsvar med kontrollutvalets reglement pkt. 8 skal forvaltningsrevisjonsrapportar oversendast vedkomande hovudutval, etter behandlinga i fylkestinget. Meininga er at hovudutvalet skal gi tilbakemelding til kontrollutvalet om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten, ev. tilleggsmoment i fylkestingets vedtak, blir følgde opp. Kontrollutvalet skal sette ein frist for tilbakemeldinga. Oppfølging av vedtak vedr. rapport 4/2012 Spesialundervisning i vidaregåande opplæring./. Rapporten Spesialundervisning i vidaregåande opplæring sine konklusjonar og anbefalingar går fram av kap. 3, jf. vedlagte utdrag. Ved behandlinga av rapporten i kontrollutvalet, sak Ko-41/12, vart følgjande tilråding fremja til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring til vitande og ber om at konklusjonar og anbefalingar i rapporten blir følgde opp. Rapporten vart behandla av fylkestinget i desember, sak T-69/12, som samrøystes slutta seg til tilrådinga frå kontrollutvalet. Vurdering Etter kontrollsjefens vurdering er det utdanningsutvalet i eigenskap av politisk ansvarleg organ for vidaregåande opplæring som bør gi tilbakemelding til kontrollutvalet om oppfølging av vedtaket i fylkestinget. Fristen for tilbakemelding bør settast til 14. mars 2013, som er tilpassa møtet i utdanningsutvalet den 12. mars 2013. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet oversender rapporten Spesialundervisning i vidaregåande opplæring til utdanningsutvalet, og ber om tilbakemelding om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten og fylkestingets vedtak blir følgde opp. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding innan 14. mars 2013. Side9
Side 2 Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Kap. 3 - "Spesialundervisning i vidaregåande opplæring" Side10
Side11
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 03.01.2013 593/2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-3/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Prosjektskisse - "Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet" Bakgrunn Etter forslag frå kontrollutvalet slutta fylkestinget seg i sak T-51/12 til at det i 2013 skulle gjennomførast ei undersøking knytt til tilskottsforvaltninga innan kultur- og næringsområdet. Kontrollutvalet har elles fastsett at undersøkinga skal kome som første prosjekt blant dei som vart valde for 2013../. Kontrollsjefen har bedt fylkesrevisjonen om å utarbeide ei prosjektskisse for undersøkinga. Vedlagt følgjer prosjektskissa med forslag til problemstillingar, kriteria og avgrensingar. Det er og lagt ved eit oversyn over dei aktuelle tilskottsordningane innan kultur- og næringsområdet. Vurdering Kontrollsjefen er samd i at ein i dette prosjektet ikkje evaluerer effektane ved tilskottsordningane, dvs. om verknadene av tilskotta oppfyller forventningane til ordningane. Ei slik problemstilling blir omfattande, og representerer eit prosjekt i seg sjølv. Det kan likevel vere grunn til å få undersøkt om resp. ansvarlege avdelingar/politiske hovudutval gjennomfører eigne effektevalueringar, ev. og om desse er forsvarlege. Det er og etter kontrollsjefens syn ikkje nødvendig i dette prosjektet å evaluere forvaltninga av tilskotta til dei store kulturinstitusjonane, dvs. teateret, musea, faste festivalar m.v. For desse har fylkeskommunen etablert administrative oppfølgingsordningar som går ut over det reint internkontroll-messige. Ei skildring av omfanget av denne oppfølginga kan likevel vere opplysande. Det same gjeld tilskottet til Innovasjon Norge AS, ettersom selskapet har etablert eit eige kontrollopplegg. Selskapet bør likevel kunne gjere greie for korleis oppfølginga av sine engasjement skjer. Innan næringsområdet gjeld eit generelt forbod mot offentleg støtte til næringsformål som kan verke konkurransevridande. Dei fleste tilskottsordningane som blir forvalta av fylkeskommunen er imidlertid innafor regelverket, men det kan vere knytt vilkår til kor stor støtte m.v. som kan ytast i enkelttilfelle. Det kan vere nyttig at undersøkinga nemner eventuelle kontrollmessige utfordringar ved slike Side12
Side 2 meir spesielle problemstillingar, framfor ei generell vurdering av fylkeskommunens oppfølging av statstøtteregelverket. Kontrollutvalet bør elles gi synspunkt på kva for tilskottsordningar som det er ønskeleg å få evaluert, sidan revisjonen foreslår at eit utval av tilskottstypane blir valt for gjennomgang. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til prosjektskissa for prosjektet Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet, med dei merknader som kjem fram i saksframstillinga. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere presiseringar m.m. om innhald og gjennomføring, med melding tilbake til kontrollutvalet. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Prosjektskisse - "Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet" 2 Oversikt over tilskot - kulturområdet 3 Oversikt over tilskot - næringsområdet Side13
Prosjektskisse forvaltningsrevisjonsprosjekt 2/2013 - Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet Bakgrunn: Prosjektet blei i sak KO-35/12 i Kontrollutvalet vedtatt som forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2013. I sak T-51/12 slutta Fylkestinget seg til Kontrollutvalet sitt forslag og prosjektet blei i sak KO-41/12 i Kontrollutvalet prioritert som nummer ein. Møre og Romsdal fylkeskommune yter kvart år tilskott til mange ulike formål innan kultur og næringsområdet, både gjennom faste overføringar og søknadsbaserte ordningar. Løyvingane omfattar både formidling av statlege midlar og tildelingar over fylkeskommunen sine eigne rammer. Kommunelova slår fast at den kommunale forvaltninga av fellesinteressene skal vere tillitvekkande og ha ein høy etisk standard. God eigenkontroll er eitt element i ei tillitsskapande kommunal forvaltning, og internkontroll er ein sentral del av den kommunale eigenkontrollen. Av kommunelova 23 nr. 2 går det fram at administrasjonssjefen skal sjå til at administrasjonen blir driven i samsvar med lover, forskrifter og overordna instrukser, og at den er gjenstand for betryggande kontroll. Det er i tråd med allment etablerte leiingsprinsipp, at ein leiar av ei verksemd har ansvar for å etablere rutinar og system som sikrar at organisasjonen når dei mål som er satt, innanfor dei lovar og reglar som gjeld. 1 Gjennom gode interne kontroll- og oppfølgingsrutinar har ein styrka moglegheit til å førebygge uønskte hendingar og sikre at tildelingane blir brukt i tråd med føresetnadene. Det har omdømemessig verdi og verkar tillitsskapande om rutinane er på plass. Ved ein gjennomgang av dei interne rutinane for tilskottsforvaltninga kan eventuelle veikskapar på området avdekkast og gje grunnlag for forbetringar. Problemstillingar: På bakgrunn av den overordna bestillinga frå Kontrollutvalet foreslår Fylkesrevisjonen følgjande hovudproblemstilling: I kva grad har Møre og Romsdal fylkeskommune etablerte rutinar som sikrar at tilskott til kultur- og næringsformål blir forvalta på ein tillitvekkande måte? Eksempel på underproblemstillingar som kan konkretisere hovudproblemstillinga: 1 Ot.prp. nr. 17 (2008-2009) Side14
1) Har MRFK skriftlege retningsliner for forvaltning av tilskott til kultur- og næringsformål, og i tilfelle korleis blir desse praktisert? 2) Har MRFK interne rutinar som sikrar betryggande kontroll i tilskottsforvaltninga? - Mellom anna om MRFK har rutinar som sikrar at regelverket om habilitet og offentleg støtte blir overhaldt? 3) Kva slags oppfølging og etterkontroll blir gjort for å sikre at bruken av tildelte midlar er i tråd med føresetnadene? Eventuelt seinare behov for å endre problemstillingane vil bli avklart med Kontrollsjefen/ Kontrollutvalet. Avgrensing: På bakgrunn av bestillinga frå Kontrollutvalet, anbefaler Fylkesrevisjonen at prosjektet ser på interne rutinar for tilskottsforvaltninga. At rutinane er på plass vil styrke moglegheita til å førebygge uønskte hendingar og vil gje eit godt grunnlag for tillitvekkande forvaltning av fellesskapets verdiar. Med bakgrunn i omfanget av prosjektet anbefaler Fylkesrevisjonen at effektevaluering ikkje blir gjennomført i denne omgang. Dette kan eventuelt bli eit eiget forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dei ulike tilskotta til kultur- og næringsformål er mangearta og har ulike former. Både kulturavdelinga og regional- og næringsavdelinga forvaltar statlege ordningar i tillegg til å tildele midlar over eigne rammer. Løyvingane har form både som faste overføringar og søknadsbaserte ordningar, og tildelingane kan vere enten administrativt eller politisk fatta. For å gjere prosjektet handterbart anbefaler Fylkesrevisjonen at det blir gjort eit utval blant tilskottsordningane, og at desse blir tidsmessig avgrensa til tildelingar i 2012. Metode: Prosjektet vil bli gjennomført i samsvar med RSK 001 som er ein nasjonal standard for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Standarden er utarbeidd av Norges Kommunerevisorforbund og angir kva som er god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon. Aktuelle metodar å bruke i prosjektet vil vere dokumentanalyse og intervju. Data i prosjektet vil i hovudsak vere dokumentasjon for dei ulike tilskottsordningane, rapportering og saksframlegg frå avdelingane, samt dokumentasjon til eit utval enkelttildelingar som er gitt. Dette kan supplerast med intervjudata av nøkkelpersonar. Side15
Det vil bli gjennomført oppstartsmøte med reviderte avdelingar samt høyringsmøte ved slutten av prosjektet. I tillegg til fortløpande kontakt gjennom heile prosjektet sikrar nemnte møte ein god revisjonsdialog. Revisjonskriterium: Med revisjonskriterium meiner ein dei reglar og normer og/eller standardar som gjelder innanfor det undersøkte området og som resultata i prosjektet skal vurderast opp i mot. Aktuelle kjelder til revisjonskriterium i dette prosjektet kan vere: Kommunelova med forarbeid Rapportar til KRD om internkontroll Etiske retningsliner for Møre og Romsdal fylkeskommune Retningsliner, vedtak og føresetnader for dei ulike tilskotsordningane Reglement for økonomistyring i staten Rapporteringsfrist til Kontrollsjefen: Fylkesrevisjonen tar sikte på at endelig forvaltningsrevisjonsrapport skal vere levert Kontrollsjefen onsdag 22.mai 2013. Kontrollsjefen får kopi av rapportutkast som blir sendt ut til høring i uke 19. Eksterne ressursar: Fylkesrevisjonen planlegg ikkje å nytte ekstern bistand i prosjektet. Side16
Milepælsplan: Uke/dato Uke 48-3 Uke 3 Uke 4-10 Uke 11-16 Uke 17-18 Uke 19: 7/5 Uke 20: 15/5 Uke 21: 22/5 Uke 22: 29/5 Uke 23: 5/6 Uke 25: 17/6 Milepæl Planlegging Førehandsmelding Gjennomføringsfase Rapportskriving Kvalitetssikring av rapport Rapportutkast sendt på høring (kopi til Kontrollsjefen) Høyringsfrist Endeleg rapport levert Kontrollsjef Utsending av rapporten til Kontrollutvalet Behandling i Kontrollutvalet Eventuell behandling i Fylkestinget Side17
Tilskot kulturavdelinga 2011 (Oversikt basert på årsrapport 2011) Tilskot 2011 Faste årlege tilskot (Fast øyremerka post) Museum 16 900 000 Almennkultur (m.a. festivalar, kultur institusjonar m.m.) 15 366 000 Vaksenopplæringsforbundet og studieorganisasjonane 972 000 Interessaorganisasjonar funksjonshemma 932 000 Idrett 2 871 000 God Helse-partnarskap 3 800 000 Filmutvikling i Møre og Romsdal 750 000 Friluftsliv 1 002 000 Sum faste årlege tilskot 42 593 000 Tilskot fordelt etter søknad Driftstilskot - frivillig verksemd 513 500 Prosjekttilskot - frivillig verksemd 707 500 Større idrettsarrangement 118 000 Konsertstøtte 120 000 Reknes Hospitalfond 35 000 Sum tilskot fordelt etter søknad 1 494 000 Sum fylkeskomunale tilskot 44 087 000 Tilskotsordningar kulturavdelinga administrerer, forvaltar og fordeler på oppdrag frå staten Tilskot 2011 KD - spelemidlar 39 591 000 KD - forenkla spelemidlar 773 000 KD - desentralisert ordning for lokale kulturbygg 2 573 845 KD - spelemidlar drift av Kultursekken - grunnskole 6 846 216 KD - spelemidlar drift av Kultursekken - vidaregående skole 2 100 000 KD - Opplevelseskortet (fordeling for 2 år) 600 000 KD - Kulturrabatt for ungdom 550 000 KRD - Regionale utviklingsmidlar 3 500 000 Rikskonsertane - drift til skolekonsertordninga 2 711 778 DN - Tilskot til tilrettelegging og sikring av friluftsområde 1 420 000 Rikantikvaren - tilskot til freda bygg og anlegg og kystmiljø 5 900 000 Riksantikvaren - Tilskot til Verdensarvområde 1 000 000 Riksantikvaren - Skjøtsel og pleie av kulturminner 350 000 Helsedirektoratet - tilskot til utvikling av frisklivssentralar 894 764 Helsedirektoratet - tilskot til lavterskel fyskisk aktivitet (God Helse midlar) 600 000 Integrering- og mangfaldsdirektoratet - tilskot til drift av innvandrerorg. og tiltak til fleirkulturell frivillig verksemd 400 000 Sum statlege tilskotsordningar som kulturavdelinga forvaltar 69 810 603 Sum tilskot kulturavd. 2011 113 897 603 Side18
Verkemidlar i regional- og næringsavdelinga (Oversikt over bevilgningar for 2012) Bev.2012 Tiltaksfondet 9 727 000 Regionale utviklingsmidler frå KRD (kap.551.60) Tildeling til Innovasjon Norge 60 000 000 Kommunale næringsfond 26 510 000 Regional og næringsavd. 39 230 000 Sum kap. 551.60 125 740 000 Næringsretta regionalutviklingsmidlar frå KRD (kap.551.61) Breiband 11 380 000 RDA(Regionalt differensiert arbeidsgiveravgift) 83 370 000 Sum kap. 551.61 94 750 000 Marint- og miljøsikringsfond(engangsbev. i 2009) 21 000 000 Lokal samfunnsutvikling i kommunane(luk, kap. 552.62) 2 700 000 Rekruttering og kompetanseheving i landbruk 1 480 000 Sum verkemidlar regional- og næringsavdelinga 2012 255 397 000 Side19
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 02.01.2013 289/2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-4/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Tilsynsrapport - St. Carolus distriktstannklinikk, Molde Bakgrunn I samsvar med etablert praksis i kontrollutvalet blir rapportar frå statlege tilsynsorgan om utførte tilsyn retta mot fylkeskommunal verksemd, lagt fram til behandling i kontrollutvalet. Utanom å bli orientert om resultatet av tilsynet, skal kontrollutvalet få kjennskap til konkrete pålegg som blir gitt av tilsynsorganet, og om på kva måte pålegga er følgde opp av vedkomande verksemd, og eventuelt om tilsynet sin konklusjon om oppfølginga. Etter kontrollsjefen syn bør kontrollutvalet ta ei aktiv rolle i å sjå til at fylkeskommunen følgjer opp at påviste manglar eller mangelfulle forhold ved tilsyn blir brakt i orden, og at pålegg blir tilfredsstillande følgde opp. Den formelle saksbehandlinga av tilsynsrapportar (rapport tilsvar ev. oppfølging frå tilsynet) inneber at det likevel vil gå ei tid før slike rapportar kjem til behandling i kontrollutvalet. Rapport frå tilsyn ved St. Carolus distriktstannklinikk Arbeidstilsynet har i 2012 gjennomført tilsyn ved tre distriktstannklinikkar i fylket, utanom eit tilsyn ved fylkestannlegens kontor. Rapporten frå tilsynet ved fylkestannlegens kontor vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 23.05.12, sak Ko- 19/12. Arbeidstilsynet har særleg hatt fokus på det førebyggande arbeidet med arbeidsmiljøet ved tannklinikkane for å redusere sjukdom, fråvær og utstøyting, og tatt opp ulike tema knytt til dette../. Ved tilsynet ved St. Carolus distriktstannklinikk den 22.03.12 fann Arbeidstilsynet manglar ved innhaldet arbeidsavtalane med dei tilsette ved klinikken, samanlikna med krava i arbeidsmiljølova 14-6. Fylkeskommunen vart oppmoda om å utarbeide arbeidsavtalar i samsvar med lovkrava innan 02.07.12., jf. vedlagte rapport frå Arbeidstilsynet datert 16.04.12. I motsett fall ville Arbeidstilsynet vurdere å gi pålegg om dette../. Fylkeskommunen ved fylkestannlegen har gitt tilsvar til rapporten den 10.05.12, jf. vedlegg. I svaret meiner fylkestannlegen at innhaldet i den gjeldande arbeidsavtale-malen som blir brukt i fylkeskommunen oppfyller lovkrava, og presiserer dei punkta i avtalen som fylkestannlegen meiner ivaretar dette. Side20
Side 2./. Med bakgrunn i svaret har Arbeidstilsynet funne ikkje å ville gi pålegg knytt til innhaldet i arbeidsavtalen, jf. vedlagte brev av 04.06.12. Fylkeskommunen blir likevel oppmoda om å gjere innhaldet meir presist på enkelte punkt. Vurdering Det ligg dermed ikkje føre noko pålegg frå Arbeidstilsynet knytt til dette tilsynet. Tilsynet gir etter kontrollsjefens syn ikkje grunn til noka vidare oppfølging frå kontrollutvalets side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar rapporten frå Arbeidstilsynet om utført tilsyn ved St. Carolus distriktstannklinikk den 22. mars 2012 til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Arbeidstilsynet - Tilsynsrapport - St. Carolus distriktstannklinikk, Molde 2 Tilsvar til tilsynsrapport - St. Carolus distriktstannklinikk, Molde 3 Arbeidstilsynet - Oppfølging av tilsyn - St. Carolus distriktstannklinikk, Molde Side21
VA Arbeidstilsynet VAR DATO 16.04.2012 DERES DATO VAR SAKSBEHANDLER Mariann Nordal VAR REFERANSE 2012/7617 DERES REFERANSE 1 av 3 FYLKESTANNLEGENS KONTOR 6404 MOLDE Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos FYLKESTANNLEGENS KONTOR den 22.03.2012. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 17.04.2012. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer 2012/7617 hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet ville kontrollere at virksomheten hadde rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi var særlig opptatt av at dere styrker jobbnærværet og bedrer arbeidsmiljøet siden dette er med på å hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Vi ville også undersøke om dere har et internkontrollsystem som er tilpasset virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Tema vi tok opp Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og avklare forventninger dere har til oss. Deretter så vi på hvordan dere jobber forebyggende med arbeidsmiljøet for å redusere sykdom, fravær og utstøting. Vi så nærmere på følgende tema: utfordringer og belastninger ved arbeidsmiljøet arbeidsgivers HMS-opplæring arbeidsgiverens roller knyttet til et inkluderende arbeidsliv verneombudets roller, opplæring og medvirkning knyttet til et inkluderede arbeidsliv tilrettelegging for arbeidstakerne med redusert arbeidsevne sykefraværsrutiner og oppfølging av sykmeldte arbeidstakere samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste (dersom det er aktuelt) arbeidsavtaler POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01 Side22
A VARREFERANSE 2012/7617 2 av 3 Oppsummering av tilsynet Til stede fra FYLKESTANNLEGENS KONTOR: Marianne Sætervik Rudi (verneombud), Trine Monsen (klinikksjef). Til stede fra Arbeidstilsynet: Mariann Nordal (seniorinspektør)ann Lovis Haanes (seniorinspektør) Tilsynet ble gjennomført som et møte mellom de ovennevnte på distriktstannklinikken St Carolus i Molde. Tannklinikken er IA-virksomhet, og er tilknyttet bedriftshelsetjenesten Hjelp24. Det er ikke utarbeidet plan for bedriftshelsetjenestens arbeid ved klinikken for 2012. Hjelp24 har bistått i kartlegging av støy og ergonomi. Verneombudet og overtannlegen går vernerunde og utarbeider handlingsplan i etterkant av kartleggingen. Bedriftshelsetjenesten kommer inn i etterkant for å utdype resultatet med diverse målinger o.l. der det er et behov. Ved tannklinikken er det for tiden 6 tannleger, 3 tannpleiere og 7 tannhelsesekretærer. Det ble opplyst at arbeidsstokken skal utvides med 2 spesialister og en tannhelsesekretær. De har en mannlig tilsett, resten er kvinner og hovedvekten av de ansatte er rundt 50 år. Klinikksjefen har ansvar for oppfølging av sykmeldte, og sykefraværsrutiner finnes ved klinikken. Det har vært utarbeidet oppfølgingsplaner for langtidssykmeldte, og de kan få tilpasset arbeidstid og evt. bytte klinikk som tilretteleggingstiltak. Vi fikk opplyst at de hadde høyt sykefravær i 2011. Noe av fraværet stod tannlegene for, og det var relatert til muskel- og skjelettplager. Det var tilrettelagt for ansatte bl.a. ved å redusere stillingsandelen og tilpasse arbeidstiden. Bedriftshelsetjenesten har foretatt støymålinger og hørselstest av de ansatte, p.g.a. at støy ansees som en risikofaktor ved klinikken. Enkelte av klinikkene i distriktet har blitt slått sammen og noen av klinikkene har blitt stengt p.g.a. dårlig bygningsmasse. Noen er under oppussing, og bygningenes tilstand vurderes fortløpende bl.a. med tanke på ventilasjon. I etterkant av tilsynet har vi mottatt kopi av periodisk plan for bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten for 2012. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet 22.03.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Arbeidsavtale - innhold Arbeidsgiver skal utarbeide utkast til arbeidsavtaler som er i tråd med arbeidsmiljøloven 14-6. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av utkast til arbeidsavtaler som er i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-6 Hjemmel: arbeidsmiljøloven 14-5 første ledd og 14-6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 02.07.2012 Side23
/ VAR REFERANSE 2012/7617 3 av 3 Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsavtalen inneholder opplysninger om forhold av vesentlig betydning for arbeidsforholdet. Minimumskrav til innhold i den skriftlige arbeidsavtalen fremgår av arbeidsmiljøloven 14-6. Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver har inngått arbeidsavtale med sine ansatte. De arbeidsavtalene/mal for arbeidsavtalene som ble vist Arbeidstilsynet, var ikke i tråd med de minimumskrav som fremgår av arbeidsmiljøloven 14-6. Avtalene sa ikke noe om prøvetid slik 14-6 bokstav f krever. Når det gjelder ferie, skal rett til ferie, feriepenger og regler for fastsettelse av ferietidspunkt fremgå av kontrakten. Slik det er fremstilt i fremlagt arbeidsavtale, oppfylles ikke krevene i 14-6 bokstav g. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 14-5 første ledd og 14-6. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret 2012/7617 hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Mariann Nordal seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Virksomhetens verneombud TANNHELSETENESTA I MOLDE, 6400, MOLDE Side24
Arbeidstilsynet Postboks 4720 Sluppen 7465 TRONDHEIM Deres ref: Deres dato: Vår ref: Vår saksbehandler: Vår dato: 2012/7617 16.04.2012 28118/2012/ G40/&58 Morten Larsen,71 25 87 74 10.05.2012 - Tilsvar til tilsynsrapport og varsel om pålegg distriktstannklinikken St. Carolus i Molde Vi viser til Arbeidstilsynets tilsyn ved distriktstannklinikken St. Carolus i Molde 22.3.2012, med tilhørende tilsynsrapport og varsel om pålegg datert 16.04.2012. I e-post 19.4.2012 fra saksbehandler Mariann Nordal i Arbeidstilsynet går det fram at 12.5.2012 er satt som frist for tilbakemelding. Vi ber om at nedenstående merknader blir vektlagt i Arbeidstilsynets endelige vurdering av om pålegget skal iverksettes. Vår tilsvar i denne saken er avklart med den sentrale personalfunksjonen i fylkeskommunen. Innledende merknader Arbeidstilsynet skriver innledningsvis i sin rapport at tilsynet er gjennomført hos Fylkestannlegens kontor, selv om rapporten ellers viser til gjennomført tilsyn ved distriktstannklinikken St. Carolus. Det er også feil at rapporten under avsnittet Oppsummering av tilsynet oppgir at det var representanter fra fylkestannlegens kontor til stede under tilsynet. Dette stemmer ikke. Både Trine Monsen og Marianne S. Rudi er tilsatt ved klinikken. Vi finner også behov for å presisere at ingen av klinikkene i distriktet har blitt slått sammen de siste 5 årene, jfr. nest siste avsnitt under Oppsummering av tilsynet. Distriktstannklinikken på Eide er midlertidig stengt i påvente av nye klinikklokaler, som vil bli tatt i bruk innen utgangen av 2012. Også klinikken på Aukra vil være midlertidig stengt i perioder fra juni 2012 i påvente av bygningsmessige utbedringer. Merknader til varsel om pålegg Pålegget som vurderes gitt etter tilsynet, er knyttet til fylkeskommunens standard-mal for arbeidsavtaler. Denne benyttes i tannhelsetjenesten, så vel som andre enheter i den fylkeskommunale organisasjonen. Vi har vanskelig for å se at fylkeskommunens mal for arbeidsavtaler framlagt under tilsynet ikke tilfredsstiller arbeidsmiljølovens krav. Når det gjelder lovens 14-6, bokstav f, prøvetidsbestemmelser, er situasjonen at Møre og Romsdal fylkeskommune ikke praktiserer prøvetid for sine tilsatte. Dette er følgelig ikke regulert i arbeidsavtalen. Loven krever heller ikke at arbeidstakere skal ha prøvetid, men stiller krav om opplysninger om prøvetid i arbeidsavtalen dersom prøvetid er fastsatt. Varslet om pålegg er videre begrunnet med at arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om rett til ferie, feriepenger og regler for fastsettelse av ferietidspunkt. Det er riktig at dette ikke framgår eksplisitt i arbeidsavtalens ordlyd. Imidlertid inneholder arbeidsavtalen følgende henvisning til lov og tariffavtale som regulerer disse forholdene: Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 87 69 Telefaks: 71 25 89 95 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no Side25
Side 2 Andre arbeidsvilkår: Avtalen byggjer på vilkår i samsvar med lov av 17. juni 2005, iverksett 1. januar 2006 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven), lov av 29. april 1988 nr. 21 om ferie og Hovudtariffavtalen (HTA) mellom Kommunenes Sentralforbund og LO-Kommune, YS-K, UHO Akademikerne-Kommune. Det er vår oppfatning at denne henvisningen samsvarer med arbeidsmiljølovens bestemmelse i 14-6, 2. ledd, som klargjør at Informasjon nevnt i første ledd bokstavene g til k kan gis ved å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene. For kommunalt/fylkeskommunalt tilsatte er det gjennom hovedtariffavtalen for kommunal sektor avtalt bedre vilkår enn det som framgår av ferieloven, jf. hovedtariffavtalen 7. Gjennom at arbeidsavtalen har en generell henvisning til ferielov og hovedtariffavtale, slik arbeidsmiljøloven i 14-6, 2. ledd, åpner for, er vi sikret at det er de til enhver tid gjeldende bestemmelser som kommer til anvendelse i arbeidsforholdet. Vår vurdering er at gjeldende mal for arbeidsavtale fyller arbeidsmiljølovens krav til arbeidsavtale i 14-5 og 14-6. Med vennlig hilsen Anthony Normann Valen fylkestannlege Morten Larsen kontorsjef/adm.nestleiar Kopi: Personalsjef, her Sektorverneombud tannhelsetjenesten, her Konst. klinikkleder DTK St. Carolus, her Side26
VA Arbeidstilsynet var DATO 04.06.2012 DEREs DATO var SAKSBEHANDLER Mariann Nordal VAR REFERANSE 2012/7617 DERES REFERANSE 1 av 2 FYLKESTANNLEGENS KONTOR MøREOG flmsfa FYIKE-,2c7" MR 6404 MOLDE -)ni7 ViL Oppfølging av tilsyn Vi viser til tilsynet hos FYLKESTANNLEGENS KONTOR den 22.03.2012. Vi har mottatt tilbakernelding fra Dere med diverse rnerknader vedrørende tilsyn på Distriktstannklinikken St. Carolus. P.g.a. innføring av nytt datasystem klarer vi ikke å overstyre opplysningene som blir hentet fra Brønnøysundregistrene. Der er Fylkestannlegens kontor overordnet enhet, og dette kommer automatisk inn i brevet. Det arbeides med å rette på dette, men enn så lenge må vi "leve med det". Ellers tar vi merknadene til etterretning. Varslede pålegg som ikke vil bli fulgt opp videre Vi viser til tilbakemelding datert 10.05.2012. I tilbakemeldingen blir det redegjort for arbeidsavtalens innhold. Etter rådføring med en av våre jurister, har vi besluttet å frafalle pålegg om arbeidsavtale - innhold. Arbeidstilsynet vil allikevel anbefale at avtalene gjøres mer spesifikke i forhold til hva det enkelte punkt i arbeidsavtalene henviser til, slik Dere har gjort i punktet om oppseiingsfrister der Dere spesifikt henviser til AML 15-3 og HTA kap I. 3. Det anbefales at Dere spesifiserer punkt om ferie og feriepenger, angir daglig arbeidstid, ikke bare ukentlia og lengde av pauser på samme måte. Følgende varslede pålegg vil ikke bli fulgt opp videre, og anses som avsluttet: Pålegg 1 Arbeidsavtale - innhold Arbeidsgiver skal utarbeide utkast til arbeidsavtaler som er i tråd med arbeidsmiljøloven 14-6. Vi ønsker dere lykke til i det videre arbeidet for et godt arbeidsmiljø. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet. jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud. skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. PosTADRESSEE-POSTTELEFoN Postboks 4720 Sluppenpost@arbeidstilsynet.no815 48 222 7468 Trondheim INTERNETTTELEFAKs Norgewww.arbeidstilsynet.no73 19 97 01 ORGANISASJONSNR 974761211 Side27
A VAR REFERANSE 2012/7617 2 av 2 Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret 2012/7617 hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Trond Reinseth tilsynsleder (sign.) Mariann Nordal seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Verneombud Marianne Sætervik Rudi, distriktstannklinikken St Carolus i Molde Distriktstannklinikken St. Carolus, Bj. Bjørnsonsv. 6, 6412 Molde Side28
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 02.01.2013 351/2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-5/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Tilsynsrapport - Rindal distriktstannklinikk Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte i 2012 tilsyn ved tre distriktstannklinikkar i fylket, m.a. ved distriktstannklinikken i Rindal den 20.03.12. Fokus ved tilsynet var i kva grad klinikken har rutiner som oppfyller krava til internkontroll-system, for å sikre at arbeidsmiljøet er i samsvar med krava i arbeidsmiljølova../. I rapporten frå tilsynet datert 21.04.12 går det fram at Arbeidstilsynet ikkje fann grunn til å gi varsel om pålegg knytt til dette. Vurdering Tilsynet gir etter kontrollsjefens syn ikkje grunn til noka vidare oppfølging frå kontrollutvalets side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar rapporten frå Arbeidstilsynet om utført tilsyn ved Rindal distriktstannklinikk den 20.03.12 til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Arbeidstilsynet - Tilsynsrapport - Rindal distriktstannklinikk Side29
Side30
Side31
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 02.01.2013 365/2013 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-6/13 Kontrollutvalet 16.01.2013 Tilsynsrapport - Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund Bakgrunn./. Arbeidstilsynet gjennomførte den 13.03.12 eit tilsyn ved Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund, knytt til klinikken sitt arbeid med helse, miljø og tryggleik, dvs. i kva grad klinikken har rutiner som oppfyller arbeidsmiljølovas krav om systematiske og førebyggande opplegg på HMT-området. Rapporten frå tilsynet datert 02.05.12 følgjer vedlagt. Rapport frå tilsyn ved Bjørgvin distriktstannklinikk. Det går fram av rapporten at det etter tilsynet blir vurdert å gi varsel om 4 pålegg for å oppfylle krava i arbeidsmiljølova: 1. Arbeidsgivar (dvs. leiaren av tannklinikken) må gjennomføre obligatorisk opplæring i helse-, miljø- og tryggleiksarbeid. 2. Det må gjennomførast ei risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringar i tannklinikken, og sikre at verneombodet har medverka i dette. 3. Arbeidsavtalen med dei tilsette må utformast i samsvar med arbeidsmiljølovas krav. 4. Det må utarbeidast ei skriftleg rutine som sikrar at det blir arbeidd systematisk med førebygging og oppfølging av sjukefråvær, og at verneombodet medverkar i dette. Fylkeskommunen ved fylkestannlegen fekk frist til 02.07.12 om å gi tilsvar, før ev. pålegg ville bli sett i verk../. Fylkestannlegen har gitt tilsvar i brev av 23.05.12 (vedlagt). Til pkt. 1 opplyser fylkestannlegen at klinikkleiaren er i ferd med å gjennomføre den obligatoriske grunnopplæringa i HMT-arbeid, og at opplæringa vil halde fram i 2013. Når det gjeld pkt. 2 er det i svarbrevet lagt ved ei gjennomført risikovurdering av arbeidsmiljøet ved tannklinikken (mai 2012), der også verneombodet har medverka. Side32
Side 2 I svaret til pkt. 3 meiner fylkestannlegen at gjeldande mal for arbeidsavtale i fylkeskommunen oppfyller krava til innhald etter arbeidsmiljølova, jf. tilsvarande svar til rapporten om tilsynet ved St. Carolus distriktstannklinikk. Til pkt. 4 viser fylkestannlegen til gjeldande rutine i fylkeskommunens internkontroll-system for HMT, der rutinen for oppfølging av sjukefråvær er fastlagt og skildra. Tannklinikken kan om ønskeleg dokumentere sitt arbeid vedr. sjukefråværet med oppfølgingsplanar, kontakt med NAV m.m../. Med bakgrunn i tilsvaret frå fylkestannlegen har Arbeidstilsynet i brev av 10.09.12 (vedlagt) fråfalle varselet om pålegg for alle fire punkt og finn de kontrollerte forhold i orden. Vurdering Tilsynet gir etter kontrollsjefens syn ikkje grunn til noka vidare oppfølging frå kontrollutvalets side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar rapporten frå Arbeidstilsynet om utført tilsyn ved Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund, den 13.03.12 til orientering. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Arbeidstilsynet - Tilsynsrapport - Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund 2 Tilsvar til tilsynsrapport - Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund 3 Arbeidstilsynet - Oppføging av tilsyn - Bjørgvin distriktstannklinikk, Ålesund Side33
Arbeidstilsynet A VAR DATOVAR REFERANSE 02.05.20122012/7346 DERES DATODERES REFERANSE VAR SAKSBEHANDLER Ann Lovis Haanes 1 av 5 TANNHELSETENESTA I ALESUND Fjellgata 53 6007 ALESUND MØREOGROMSOAI FYI KF Afi AusaKsIn 1 4 NIA 1012 Tilsynsrapport og varsel om pålegg Ark.koch,P C VY' Ark,kuU8S Avdelin Saksbeh. Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos TANNHELSETENESTA 1 ALESUND den 13.03.2012. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les urundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 23.05.2012. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgineen. Vennligst oppui vårt referansenummer 2012/7346 hvis dere uir tilbakemeldinu. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet ville kontrollere at virksomheten hadde rutiner for å jobbe systematisk ou forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi var særlig opptatt av at dere styrker jobbnærværet og bedrer arbeidsmiljøet siden dette er med på å hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Vi ville også undersøke om dere har et internkontrollsystem som er tilpasset virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Tema vi tok opp Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og avklare forventninger dere har til oss. Deretter så vi på hvordan dere jobber forebyggende med arbeidsmiljøet for å redusere sykdom, fravær og utstøting. Vi så nærmere på følgende tema: utfordringer og belastninger ved arbeidsmiljøet arbeidsgivers HMS-opplæring arbeidsgiverens roller knyttet til et inkluderende arbeidsliv verneombudets roller, opplæring og medvirkning knyttet til et inkluderede arbeidsliv tilrettelegging for arbeidstakerne med redusert arbeidsevne sykefraværsrutiner og oppfølging av sykmeldte arbeidstakere samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste (dersom det er aktuelt) arbeidsavtaler POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norae www.arbeidstilsvnet.no 73 19 97 01 Side34
A VAR REFERANSE 201217346 2 av 5 Oppsummering av tilsynet Til stede fra TANNHELSETENESTA I ALESUND: Aase Steinsbu (klinikkleder). Vibeke Haug (verneombud). Svanhild Brevik (tannhelsesekretær). Til stede fra Arbeidstilsynet: Ann Lovis Haanes (seniorinspektør) og Mariann Nordal (seniorinspektør) Tilsynet ble gjennomført som et mote mellom de ovennevnte ved Bjørgvin tannklinikk. Alesund tannhelsedistrikt. Tanklinikken er IA-virksomhet og er tilknyttet bedrifthelsetenesten Hjelp24. Ved tannklinikken er det 11 ansatte. Verneombudet er verneombud for de 4 tannklinikkene under Alesund tannhelsedistrikt. Det generelle inntrykket etter tilsynet er at klinikken har et bevisst forhold til sine arbeidsmiljøutfordringer og at det blir arbeidet målrettet for å sikre medarbeiderne trygge rammer i sitt arbeid. Vi ser at klinikken også vektelgger medvirkning men ser at de kan bli mer bevisste på dette og involvere verneombudet i noen av de planlagte motene. Klinikklederne deltar på opplærinu i HMS gjennom fylkeskommunen sitt modulsystem, kliinikkleder har ikke fullfort denne opplæringen. Tannklinikken kjenner til og benytter seg av lovverk i forbindelse med sykefaværsoppfølging, men har ikke utarbeidet en egen rutine. Vi fikk opplyst at alle hadde arbeidsavtaler men disse kunne ikke fremlegges under tilsynet. Arbeidstilsynet har senere motatt arbeidsavtaler som benyttes av fylkestannlegen. Disse har noen mangler som skal rettes opp. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. På bakurunn av tilsynet 13.03.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Opplæring - arbeidsgiver Arbeidsuiver Vilkår: skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kursbevis eller bindende påmelding til kurs Hjemmel: arbeidsmiljoloven 3-5 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 02.07.2012 Beurunnelse: Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-5. Hensikten med plikten til opplæring er å tydeliggjøre at lederen i virksomheten skal ha kunnskap om grunnprinsippene i arbeidsmiljøloven og for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Plikten til opplærinu gjelder den øverste lederen i virksomheten, og den er personlig. Loven stiller ikke krav om hvor omfattende opplæringen for arbeidsgiver skal være. Arbeidsgiver må kunne gjennomføre opplæringen på en måte som er tilpasset virksomheten og lederens arbeidssituasjon. Side35