Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Ann Kristin Sørvik Nestleiar SP

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 100, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:30 Protokoll nr: 7/12 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Knut Anders Oskarson Leiar H Trond Hansen Riise Medlem V Per Helge Nordstrand Medlem SL/TVP Rolf Bergmann Medlem FRP Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Ann Kristin Sørvik Nestleiar SP Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer Mellvin Steinsvoll Ann Kristin Sørvik AP Frå administrasjonen møtte: Namn Finn Åge Ødegård Tonje Skarvøy Stene Heidi Nerland Gudmund Lode (sak Ko-42 og 48/12) Gro Kosberg (sak Ko-42/12) Jane Anita Aspen (sak Ko-41/12) Kari Volden (sak Ko-41/12) Øyvind Støle Stilling Fylkesrevisjonssjef Rådgivar, fylkesrevisjonen Rådgivar, fylkesrevisjonen Juridisk sjef Økonomisjef Seksjonsleiar, utdanningsavdelinga Rådgivar, utdanningsavdelinga Manager, KPMG Sekretariat: Namn Hans Blø Stilling Kontrollsjef Leiaren sette møtet. Det var ikkje merknader til innkallinga, som vart godkjend.

2 Leiaren nemnte at han ville ta opp til drøfting ei henvending han hadde fått frå styreleiaren for Revisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, Torbjørn Rødstøl. Rolf Bergmann bad om å få ta opp til drøfting ei sak han hadde merka seg. Kontrollsjefen ønskte å orientere medlemene om planlegginga av ein studietur for kontrollutvalet til Oslo mars Fylkesrevisjonssjefen ønskte å orientere om nokre tilhøve som revisjonsarbeidet hadde avdekka. Det var semje om å ta drøftings- og orienteringssakene på slutten av møtet. Med desse tillegga vart saklista godkjend. Det var ikkje kome merknader til protokollen frå møtet den 3. okt. 2012, og den vart godkjend. Følgjande saker vart behandla: Saksnr Innhold Uoff KO-41/12 Forvaltningsrevisjonsrapport 4/2012: Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring. KO-42/12 Kontrollutvalet - melding om utført selskapskontroll i 2012 KO-43/12 Prosjektskisse, forvaltningsrevisjonsprosjektet "Omdømmebygging og identitet" KO-44/12 Forvaltningsrevisjon i 2013, prioritering av rekkefølgja i utføring av valde prosjekt. KO-45/12 Utdanningsutvalets oppfølging av rapporten "Strategiar for å rekruttere lærarar, og behalde dei vi har" KO-46/12 Samferdselsutvalets oppfølging av rapporten "Samhandlinga med Statens Vegvesen - bestillarfunksjonen og kontraktsoppfølging" KO-47/12 Oppfølging av prosjektet "Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål" (3/2012). KO-48/12 Vikarordning for kontrollsjefen ved ev. langtidsfråver KO-49/12 Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan RS-3/12 Rekneskapsavslutninga 2012 RS-4/12 Finansrapport pr KO Forvaltningsrevisjonsrapport 4/2012: Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring. Seksjonsleiar Jane Anita Aspen og rådgivar Kari Volden kom til møtet. Frå revisjonsselskapet KPMG møtte manager Øyvind Støle. Støle gav ein presentasjon av rapporten, om datagrunnlaget, hovudfunna særleg om avvik frå lovverk og retningslinjer, og om kva tiltak KPMG tilrår. Aspen orienterte om utdanningsavdelinga si vurdering av rapporten, og presiserte nokre av punkta i rapporten der utdanningsavdelinga har medverka, og om korleis utdanningsavdelinga vil følgje opp konklusjonane og tilrådingane i rapporten. Representantane frå utdanningsavdelinga og KPMG svara på spørsmål frå medlemene.

3 Kontrollsjefen orienterte om si vurdering av rapporten og fremma den førebelse tilrådinga. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak i samsvar med tilrådinga. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet Fylkestinget tar rapporten Spesialundervisning innan vidaregåande opplæring til vitande og ber om at konklusjonar og anbefalingar i rapporten blir følgde opp. KO Prosjektskisse, forvaltningsrevisjonsprosjektet "Omdømmebygging og identitet" Rådgivar Tonje Skarvøy Stene, fylkesrevisjonen, presenterte forslaget til prosjektskisse, med forslag om problemstillingar, metode og kriteria. Ho svara på spørsmål frå medlemene. Etter ønske blir presentasjonen sendt medlemene. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak i samsvar med tilrådinga. Kontrollutvalet sluttar seg til fylkesrevisjonens forslag til prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Omdømmebygging og identitet, og viser elles til vurderingane i saka. Kontrollsjefen får fullmakt til gjere presiseringar m.m. om innhald og gjennomføring, med melding tilbake til kontrollutvalet. KO Kontrollutvalet - melding om utført selskapskontroll i 2012 Økonomisjef Gro Kosberg og juridisk sjef Gudmund Lode kom til møtet. Båe kommenterte meldinga og svara på spørsmål frå medlemene. Leiaren foreslo følgjande tillegg til tilrådinga: Fylkestinget føreset at det snarast blir gitt eit tilbod om styreopplæring til fylkestingets medlemer og andre som representerer fylkeskommunen i styre for selskap, stiftingar m.m. Tilrådinga saman med forslaget frå leiaren vart samrøystes vedtatt. Samrøystes tilråding frå Kontrollutvalet Fylkestinget tar kontrollutvalets melding om utført selskapskontroll i 2012 til vitande. Fylkestinget føreset at det snarast blir gitt eit tilbod om styreopplæring til fylkestingets medlemer og andre som representerer fylkeskommunen i styre for selskap, stiftingar m.m.

4 KO Vikarordning for kontrollsjefen ved ev. langtidsfråver Juridisk sjef Gudmund Lode var etter oppmoding frå kontrollutvalet til stades i møtet ved behandling av saka. Spørsmåla saka reiste vart drøfta mellom medlemene og juridisk sjef, der dei ulike alternativa for vikarordning vart avklara. På førespurnad opplyste juridisk sjef at juridisk avdeling kunne stille ein medarbeidar til rådvelde for kontrollutvalet på dei vilkåra eit slikt vikariat kravde. Leiaren foreslo at kontrollutvalet retta ei henvending til fylkesrådmannen med ønskje om at det vart lagt til rette for ei slik vikarordning, og fremma følgjande forslag til vedtak: Kontrollutvalet ber administrasjonen gå vidare med ei vikarordning for kontrollsjefen basert på at ein medarbeidar ved juridisk avdeling skal tre inn ved ev. langtidsfråver i kontrollsjef-funksjonen. Før ei ev. vikarordning trer i kraft skal kontrollutvalet ha seg førelagt ein avtale mellom medarbeidaren, fylkesrådmannen og kontrollutvalet som regulerer medarbeidarens arbeidstilhøve. Ved kortare fråver ser kontrollutvalet for seg ei ordning i samarbeid med kontrollutvalssekretariatet i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Rolf Bergmann fremma følgjande forslag: Det vert kjøpt inn ekstern kompetanse til hjelp for kontrollsjefen. Ved alternativ røysting mellom forslaga fekk forslaget frå leiaren 4 røyster (H, SL/TVP, V og A), og forslaget frå Bergmann 1 røyst (FRP). Vedtak frå Kontrollutvalet Kontrollutvalet ber administrasjonen gå vidare med ei vikarordning for kontrollsjefen basert på at ein medarbeidar ved juridisk avdeling skal tre inn ved ev. langtidsfråver i kontrollsjef-funksjonen. Før ei ev. vikarordning trer i kraft skal kontrollutvalet ha seg førelagt ein avtale mellom medarbeidaren, fylkesrådmannen og kontrollutvalet som regulerer medarbeidarens arbeidstilhøve. Ved kortare fråver ser kontrollutvalet for seg ei ordning i samarbeid med kontrollutvalssekretariatet i Sogn og Fjordane fylkeskommune. KO Forvaltningsrevisjon i 2013, prioritering av rekkefølgja i utføring av valde prosjekt. Kontrollutvalet legg til grunn følgjande rekkefølgje i gjennomføringa av forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2013: 1. Tilskottsforvaltninga innan kulturområdet og næringsområdet. 2. Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring, handtering av fråfallsproblematikk samt oppfølgingstenestas medverknad. 3. Reiselivsnæringa utfordringar og fylkeskommunens medverknad, resultat og effekt. 4. Klima- og miljøsatsinga, kva gjer fylkeskommunen, kva blir oppnådd og ev. kva kan gjerast betre? Kontrollutvalet tar avgjerd om utforming og gjennomføring.

5 KO Utdanningsutvalets oppfølging av rapporten "Strategiar for å rekruttere lærarar, og behalde dei vi har" Leiaren foreslo følgjande tillegg til tilrådinga:..og sender saka tilbake til utdanningsutvalet. Tilrådinga saman med forslaget frå leiaren vart samrøystes vedtatt. Kontrollutvalet viser til merknadene i saksutgreiinga til tilbakemeldinga frå utdanningsutvalet til anbefalingane i rapporten Strategiar for å rekruttere lærarar, og behalde dei vi har, jf. sak Ud-35/12. Kontrollutvalet meiner anbefalingane ikkje i tilstrekkeleg grad er følgde opp etter fylkestingets føresetnader og sender saka tilbake til utdanningsutvalet. KO Samferdselsutvalets oppfølging av rapporten "Samhandlinga med Statens Vegvesen - bestillarfunksjonen og kontraktsoppfølging" Kontrollutvalet tar tilbakemeldinga frå samferdselsutvalet i sak Sa-91/12 om oppfølginga av rapporten Samhandlinga med Statens Vegvesen bestillar-funksjonen, kontraktsoppfølging til vitande. Kontrollutvalet er samd i at ein i det vidare ser oppfølginga av rapporten i samanheng med rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar til vegformål. KO Oppfølging av prosjektet "Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål" (3/2012). Samrøystes vedtak i /tilråding frå Kontrollutvalet Kontrollutvalet oversender rapporten Mindreforbruket av budsjetterte midlar innan vegformål til samferdselsutvalet, og ber om tilbakemelding om på kva måte konklusjonane og anbefalingane i rapporten og fylkestingets vedtak blir følgde opp. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding innan 8. februar KO Økonomirapport pr for Sentrale kontrollorgan Kontrollutvalet tar økonomirapporten pr 31. okt til vitande.

6 RS 3-12 Rekneskapsavslutninga 2012 Referatsaka blir tatt til orientering. RS 4-12 Finansrapport pr Referatsaka blir tatt til orientering. Orienteringar m.m. Ev. samarbeid mellom fylkesrevisjonen og Revisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal Leiaren orienterte om at han hadde mottatt ein epost frå styreleiaren i Revisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, Torbjørn Rødstøl, datert , med førespurnad om mogleg samarbeid/samordning mellom revisjonseiningane, for å få til ei større og meir robust eining. Medlemmene drøfta saka, m.a. med bakgrunn i synspunkt frå fylkesrevisjonssjefen, og var samde om å få utgreidd eit ev. samarbeid m.v. med revisjonsdistriktet. Kontrollsjefen viste til koml. 78 og rådde til at ein først fekk klarsignal frå fylkestinget om ev. ønske om endring i revisjonsordning, noko medlemene slutta seg til. Det var semje om å få lagt fram ei sak for fylkestinget i april 2013 med bakgrunn i utgreiinga, der fråsegner frå involverte partar vart innhenta. Medlemmene oppmoda om at resp. kontrollutval i kommunar i revisjonsdistriktet sytte for tilsvarande avklaring i sine kommunestyre. Medlemmene meinte det i tillegg var naturleg å sondere om revisjonseininga ev. kunne utvidast vidare ut over dei aktuelle kommunane i distrikt 2. Brev frå fylkeskommunen datert til Sandøy og Haram kommunar vedr. kommunalt tilskott til finansieringa av Nordøyvegen. Rolf Bergmann viste til brevet som vart omdelt, og stilte spørsmål ved denne formuleringa i brevet: Frå fylkestingets talarstol blei det teke til orde for at desse midlane kunne og burde utbetalast ved byggestart, og vi legg derfor dette til grunn i den vidare handsaminga av Nordøyvegprosjektet. Medlemmene fann at formuleringa frå fylkestingets talarstol var vanskeleg å forstå sett i samanheng med det øvrige innhaldet, og ønskte å få tilbakemelding frå fylkesrådmannen om kva som er meint. Orientering om nokre tilhøve som fylkesrevisjonen har merka seg. Fylkesrevisjonssjefen viste til at fylkesrevisjonen i haust har gjennomført nokre kartleggingsbesøk, og ved besøka har funne nokre tilhøve som han ønskte å orientere kontrollutvalet om. Tilhøva ville elles bli omtalt i ein rapport frå kartleggingsbesøka til neste møte i kontrollutvalet. Medlemene tok orienteringa til vitande.

7 Studietur til Oslo mars I samarbeid med dei fylkeskommunale kontrollutvala på Vestlandet er det planlagt ein studietur for medlemmene til Oslo i mars (utsett frå våren 2012). Kontrollsjefen orienterte kort om moglege programinnslag, m.a. om det var ønske frå medlemmene å besøke Stortinget. Medlemmene meinte dette ikkje var nødvendig dersom dette sette til side andre meir interessante innslag. Møtet slutt kl