Møteprotokoll. Kontrollutvalet Møtestad: 102, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:00 Protokoll nr: 5/2016

Transkript

1 Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: 102, Fylkeshuset, Molde Dato: Tid: 10:00 Protokoll nr: 5/2016 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Anders Riise Leiar H Knut Flølo Nestleiar FRP Mellvin Steinsvoll Medlem AP Ann Kristin Sørvik Medlem SP Torleiv Rogne Medlem UVS Frå administrasjonen møtte på heile eller delar av møtet: Namn Stilling Bjarne Dyrnes kst. fylkesrevisjonssjef Tonje Skarvøy Stene rådgivar Gro Kosberg spesialrådgivar Sekretariat: Namn Tor Harald Hustad Gunn Elin Nygård Stilling kontrollsjef konsulent

2 2 Kontrollutvalet sitt møte tok til kl på Fylkeshuset i Molde, møterom 102, under leiing av utvalsleiar Anders Riise (H). Møtet vart sett med 5 medlemer. Innkallinga og saklista vart godkjent utan merknader. Sakene vart behandla i den rekkefølgje dei er protokollert. Saksnr Innhald KO 29/16 Orientering om finans- og gjeldsforvaltninga KO 30/16 Diskusjonsmøte - Plan for verksemda til kontrollutvalet KO 31/16 Diskusjonsmøte - Overordna analyse for forvaltningsrevisjon KO 32/16 Effektivisering i sentraladministrasjonen - status og bestilling KO 33/16 Drøfting av prosjekt - drift og vedlikehald av skolebygg KO 34/16 Ny kommunelov - høring KO 35/16 Møre og Romsdal Revisjon IKS - status og konsekvensar RS 13/16 Studietur til Brussel RS 14/16 Finansrapport pr 30. juni 2016 RS 15/16 Kontrollsjef orienterer - oppfølgingssaker Godkjenning av protokoll KO 29/16 Orientering om finans- og gjeldsforvaltninga Kontrollutvalet tar orienteringa om finans- og gjeldsforvaltninga til etterretning. Spesialrådgivar Gro Kosberg gjekk gjennom finans- og gjeldsforvaltninga samt orienterte om risikovurderingar knytt til oppfølginga av denne. Kontrollutvalet tar orienteringa om finans- og gjeldsforvaltninga til etterretning.

3 3 KO 30/16 Diskusjonsmøte - Plan for verksemda til kontrollutvalet På basis av de innspela som kom fram i møtet gis kontrollsekretariatet mandat til å ferdigstille Plan for verksemda og leggje denne fram for endeleg vedtak i neste møte. På basis av de innspela som kom fram i møtet gis kontrollsekretariatet mandat til å ferdigstille Plan for verksemda og leggje denne fram for endeleg vedtak i neste møte. KO 31/16 Diskusjonsmøte - Overordna analyse for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering og basert på dei innspela som kom fram i møtet, skal kontrollsekretariatet utarbeide endeleg plan for forvaltningsrevisjon, med sikte på endeleg behandling i neste møte 28. september Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering og basert på dei innspela som kom fram i møtet, skal kontrollsekretariatet utarbeide endeleg plan for forvaltningsrevisjon, med sikte på endeleg behandling i neste møte 28. september RS 13/16 Studietur til Brussel Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering. RS 14/16 Finansrapport pr 30. juni 2016 Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering. RS 15/16 Kontrollsjef orienterer - oppfølgingssaker Kontrollutvalet tar referatsaka til orientering.

4 4 KO 32/16 Effektivisering i sentraladministrasjonen - status og bestilling Basert på dei innspela som kom fram i møtet, får kontrollutvalssekretariatet mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan og estimert tidsbruk i samarbeid med tenesteleverandøren (fylkesrevisjonen), og sjå til at prosjektet blir sett i verk snarast råd. Rådgivar Tonje Skarvøy Stene gjekk gjennom status i arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet effektivisering i sentraladministrasjonen. Kontrollutvalet fremma følgjande fellesforslag: «Basert på dei innspela som kom fram i møtet, får kontrollutvalssekretariatet mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan og estimert tidsbruk i samarbeid med tenesteleverandøren. godkjenning i møte 28. september 2016.» Votering: Ved alternativ votering over tilrådinga og fellesforslaget frå kontrollutvalet, vart fellesforslaget frå kontrollutvalet samrøystes vedteke. Basert på dei innspela som kom fram i møtet, får kontrollutvalssekretariatet mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan og estimert tidsbruk i samarbeid med tenesteleverandøren. godkjenning i møte 28. september KO 33/16 Drøfting av prosjekt - drift og vedlikehald av skolebygg Kontrollutvalssekretariatet får mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan i samarbeid med tenesteleverandøren (fylkesrevisjonen), og sjå til at prosjektet blir sett i verk snarast råd. Kontrollsekretariatet skal i tillegg sjå til at prosjektplana i tilstrekkeleg grad også tar omsyn til innspela som har kome fram i dette møtet. Kontrollutvalet fremma følgjande fellesforslag: «Kontrollutvalssekretariatet får mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan i samarbeid med tenesteleverandøren. godkjenning i møte 28. september 2016.»

5 5 Votering: Ved alternativ votering over tilrådinga og fellesforslaget frå kontrollutvalet, vart fellesforslaget frå kontrollutvalet samrøystes vedteke. Kontrollutvalssekretariatet får mandat til å ferdigstille endeleg prosjektplan inklusive framdriftsplan i samarbeid med tenesteleverandøren. godkjenning i møte 28. september KO 34/16 Ny kommunelov - høring Kontrollutvalet godkjenner at kontrollutvalssekretariatet ved kontrollsjef kan utarbeide høyringssvar knytta til lovforslaget om ny kommunelov, begrensa til forhold som gjeld kontrollutvalet og sekretariatet. Kontrollutvalet godkjenner at kontrollutvalssekretariatet ved kontrollsjef kan utarbeide høyringssvar knytta til lovforslaget om ny kommunelov, begrensa til forhold som gjeld kontrollutvalet og sekretariatet. KO 35/16 Møre og Romsdal Revisjon IKS - status og konsekvensar 1. Kontrollsekretariatet ved kontrollsjef blir bedt om å igangsette samordning av fylkeskommunen sine behov for revisjons- og liknande tenester og på dette grunnlaget utarbeide fylkeskommunen sitt leveransebehov. 2. I tråd med fylkestingets vedtak og Reglement for kontrollutval, -sekretariat og revisjon i Møre og Romsdal, blir kontrollsekretariatet ved kontrollsjef bedt om å framforhandle ett utkast til leveranseavtale (engasjements- / oppdragsavtale) for kjøp av revisjonstenester m.m. med Møre og Romsdal Revisjon IKS, på grunnlag av leveransebehovet, jfr pkt 1 3. Kontrollsekretariatet ved kontrollsjef blir bedt om å utarbeide forslag til budsjettjusteringar for fylkeskommunale bidrag for den siste 3 månaders perioden når det gjeld 2016 og for heile regnskapsåret 2017 («kjøp av revisjonstenester m.m.) 4. Endeleg utkast blir lagt fram for kontrollutvalet for endeleg godkjenning.

6 6 Kst. fylkesrevisjonssjef Bjarne Dyrnes orienterte om status kring etableringa av Møre og Romsdal Revisjon IKS. 1. Kontrollsekretariatet ved kontrollsjef blir bedt om å igangsette samordning av fylkeskommunen sine behov for revisjons- og liknande tenester og på dette grunnlaget utarbeide fylkeskommunen sitt leveransebehov. 2. I tråd med fylkestingets vedtak og Reglement for kontrollutval, -sekretariat og revisjon i Møre og Romsdal, blir kontrollsekretariatet ved kontrollsjef bedt om å framforhandle ett utkast til leveranseavtale (engasjements- / oppdragsavtale) for kjøp av revisjonstenester m.m. med Møre og Romsdal Revisjon IKS, på grunnlag av leveransebehovet, jfr pkt 1 3. Kontrollsekretariatet ved kontrollsjef blir bedt om å utarbeide forslag til budsjettjusteringar for fylkeskommunale bidrag for den siste 3 månaders perioden når det gjeld 2016 og for heile regnskapsåret 2017 («kjøp av revisjonstenester m.m.) 4. Endeleg utkast blir lagt fram for kontrollutvalet for endeleg godkjenning. Godkjenning av protokoll Samrøystes vedtak Kontrollutvalet Kontrollutvalet gjekk gjennom og godkjente samrøystes protokollen frå møte Møtet slutt kl