Kristiansand kommune 1 KRISTIANSAND KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KONKURRANSE OM AVTALE FOR EKSTERN PRINT AV FAKTURABLANKETTER April 2011 Saksnr. 201107036
Kristiansand kommune 2 < INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Kontaktperson... 3 1.3. Konkurransen gjelder... 3 1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten... 3 1.5. Avtalens varighet... 3 1.6. Anskaffelsesprosedyre... 4 1.7. Avtaletype... 4 1.8. Kunngjøring... 4 1.9. Innlevering av tilbud... 4 1.9.1. Tilbudsfrist... 4 1.9.2. Krav til tilbudets utforming... 5 1.9.3. Informasjon om tilbyder... 5 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen... 5 1.11. Saksbehandling og innsynsrett... 5 1.11.1. Saksbehandling... 5 1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 6 1.12. Tilbudsåpning... 6 1.13. Avvisning... 6 1.14. Vedståelsesfrist... 6 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget... 6 1.16. Presentasjon / demonstrasjon... 6 1.17. Avlysning/forkastelse... 6 1.18. Kvalifikasjonskrav... 6 1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)... 8 2. NÆRMERE OM TJENESTEN... 9 2.1. Tjenestekvalitet... 9 2.2. Miljøhensyn... 10 2.3. Pris... 11 3. SJEKKLISTE... 12 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG... 14
Kristiansand kommune 3 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune, Regnskapstjenesten ved Nina Hauge. Informasjon om Kristiansand kommune finnes på www.kristiansand.kommune.no 1.2. Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Ingrid Skaim Telefon: 38 07 50 30 E- post : Ingrid.skaim@kristiansand.kommune.no 1.3. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av ekstern print og utsendelse av fakturablanketter og purreblanketter, som i hovedsak består av print og utsendelse av kommunale gebyrer for Kristiansand kommune. Se del 2 for nærmere informasjon om tjenesten. Alle enheter hos oppdragsgiver omfattes av avtalen. Det skal også være anledning for andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, til å knytte seg til avtalen. Den juridiske kontraktpart vil være Kristiansand kommune. 1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten Volumet er anslått til ca. 300 000 utgående fakturaer (inkludert varsel avtalegiro) og ca. 30 000 purrenotaer pr. år. Det kan bli aktuelt å utvide avtalen med andre typer dokumenter. Se nærmere beskrivelse av tjenesten og omfanget i del 2. Ovennevnte volum medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at ovennevnte volum for årlig avrop er beheftet med usikkerhet. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Bruk av underleverandører er akseptert, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig, og skal være avtalepart overfor kommunen. 1.5. Avtalens varighet Avtalen skal gjelde i to - 2 - år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på 1 + 1 + 1 år. Planlagt oppstart av avtale er 1.9.2011.
Kristiansand kommune 4 Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 3 måneder før opsjonen skal tre i kraft. 1.6. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en Åpen anbudskonkurranse under terskelverdi, etter forskriftens del I og II, ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav. 1.7. Avtaletype Rammeavtale, viser til vedlegg 4 Avtale 1.8. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN - database for offentlige anskaffelser 1.9. Innlevering av tilbud Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i 1 original og 4 komplette kopier (hvorav 1 elektronisk) i lukket nøytral forsendelse merket: Tilbud - 201107036 - Ekstern print av fakturablanketter til følgende adresse: Leveringsadresse: Kristiansand kommune Att.: Ingrid Skaim v/byhallen Rådhusgt. 18 4611 Kristiansand Postadresse: Kristiansand kommune Innkjøpstjenesten Att.: Ingrid Skaim Postboks 417 Lund 4604 Kristiansand 1.9.1. Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er satt til mandag, 16.5.2011, kl 14.00. Tilbudet skal være oppdragsiver i hende på oppgitt leveringsadresse, før utløpet av fristen. Tilbudet kan sendes i posten, men tilbyder er ansvarlig for å sende det tidsnok, og at det rekker frem. Tilbud levert på e-post aksepteres ikke. For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. Prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.)
Kristiansand kommune 5 1.9.2. Krav til tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Tilbyder skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig. Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 3 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i elektronisk format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, produkt- og prisskjema skal lagres i excel-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover. Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbyderer. 1.9.3. Informasjon om tilbyder Følgende informasjon skal følge tilbudet: tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell Internett-adresse. Vedlagte skjema, vedlegg 1 Tilbyderopplysningsskjema, for opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet. 1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktperson, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget. Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 6 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart. 1.11. Saksbehandling og innsynsrett 1.11.1. Saksbehandling Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen.
Kristiansand kommune 6 1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. 1.12. Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.13. Avvisning Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.14. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedståes i 5 måneder fra tilbudsfristen. 1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget. Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema, vedlegg 2) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot de generelle avtalevilkårene, viser til vedlegg 5. 1.16. Presentasjon / demonstrasjon Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn leverandører til presentasjon, demonstrasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. 1.17. Avlysning/forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 1.18. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor, for å få sitt tilbud vurdert. For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i DOFFIN:
Kristiansand kommune 7 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Tilbyder og eventuelle underleverandører Krav til å fremlegge skatteattest skal ikke ha restanser på skatter og for merverdiavgift (Mva-attest). avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt (Skatteattest for merverdiavgift en nedbetalingsavtale for med skatte- og skrives ut av skattefogden i det avgiftsmyndighetene fylket hvor leverandøren har sitt hovedkontor.) Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest). (Skatteattest skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor) Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften Felles for begge attester: Attester, ikke eldre enn 6 måneder. Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 3 HMS - egenerklæring Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har et lovlig Firmaattest (Norske firmaer) etablert foretak Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert ( utenlandske firmaer) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god soliditet Foretakets siste 2 års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste 2 årsregnskap
Kristiansand kommune 8 Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers Dokumentasjon som kreves som bevis for kvalifikasjonskrav: at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har god Oversikt over foretakets totale gjennomføringsevne og kapasitet bemanning Det kreves at tilbyder har En oversikt over foretakets viktigste tilstrekkelig kompetanse og erfaring leveranser fra tilsvarende oppdrag de fra tilsvarende oppdrag siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Minimum 1 og maksimalt 3 skriftlige referanser fra tilsvarende oppdrag siste 2 år. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal inneha navn, telefon og e-post adresse som kan Det kreves at tilbyder har et velfungerende kvalitetssikringssystem kontaktes. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyrings system Øvrige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves: Oppdragsgivers Dokumentasjon som kreves som bevis for kvalifikasjonskrav: at de stilte krav er oppfylt: Det kreves at tilbyder har utarbeidet Dokumentasjon som beskriver en miljøpolicy for foretaket bedriftens miljøpolicy 1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier i ikke prioritert rekkefølge: Tjenestekvalitet(som beskrevet i pkt. 2.1) Miljøhensyn (som beskrevet i pkt. 2.2) Pris (som beskrevet i pkt. 2.3) Nærmere opplysninger om hva oppdragsgiveren legger til grunn i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene fremgår av beskrivelse i del 2.
Kristiansand kommune 9 2. NÆRMERE OM TJENESTEN Oppdraget omfatter ekstern print og utsendelse av ca. 300 000 utgående fakturaer (inkludert varsel avtalegiro) og ca. 30 000 purrenotaer pr. år. Ca. 99 % av alle fakturaene er ensidig. Det kan bli aktuelt å utvide avtalen med andre typer dokumenter. 2.1. Tjenestekvalitet Tilbyder skal dokumentere at tjenestene som tilbys tilfredsstiller kravene til tjenestekvalitet nedenfor. Krav til leverandør En kontaktperson ingen kontakt mellom kommunen og eventuelle underleverandører som benyttes. Må kunne motta og printe data fra Visma Enterprise Økonomi og Visma Enterprise Fakturering. Krav til forsendelses- og printtid Faktura/purring skal være sendt ut innen 4 dager etter mottak mottaksdag regnes som dag 0 Krav vedr print av faktura /purrenota Kommunen forventer at leverandøren presenterer løsning på hvordan blanketter skal utvikles Mulighet for forskjellig typer logo/grafikk leverandøren presenterer hvordan denne legges på blanketter Logo overføres ikke i printfila Mulighet for å skille enheter (oppdragsgivere) innenfor hvert selskap Navn på enhet skal fremkomme på blanketten Faktura/purrenota med flere sider Mulighet for baksidetrykk/vedlegg som kan følge fakturaen/purrenotaen Oppdragsgiver ønsker ikke pretrykte blanketter. Konvoluttering Faktura/purrenota på mer enn en side skal i samme konvolutt Oppdragsgiver benytter ikke egne konvolutter og har ikke noe krav til at konvoluttene skal merkes. Det skal på konvolutten vises hvem som er mottaker og hvem som er avsender. Utsendelse er B-post Returer skal tilbake til oppdragsgiver Fakturafil som overføres elektronisk Fil produseres i Visma Enterprise Økonomi eller Visma Enterprise Fakturering Filoverføringen vil skje kontinuerlig, men nødvendigvis ikke hver dag. Det vil avhenge av behovet. Filene kommer som strukturerte datafiler, de kan ligne litt på XML. Det er viktig å merke seg at de ikke holder denne standarden En fil kan bestå i alt fra 1 til 30 000 blanketter
Kristiansand kommune 10 Muligheter for å skille jobber og å sende filer fra flere oppdragsgivere pr dag. Det vil i si å kunne sende flere faktura pr oppdragsgiver pr dag Håndtering av faste konstanter pr oppdragsgiver/pr faktura. Med det menes opplysninger som skal påføres fakturaen hvilken enhet som er avsender, telefonnr. ved henvendelser m.m. Teknisk spesifikasjon for overføringer av fakturaer til trykk For overføring stilles det følgende krav Det benyttes Windows plattform med standard printsystem Systemet skal kunne overføre kontinuerlig Må kunne angi blankettype som skal brukes Systemet skal ha en enkel logg på overføring, kvittering på mottatt fil (overføring fullført eller feilet). Dette kommer i tillegg til system/feil loggen. Ansvarlig fakturering skal få en tilbakemelding på mottatte fakturaer som er klare til print Overføringen må være kryptert. 256 bit nøkkel. Support for systemet og utvikling skal ha responstid på maks en dag Support skal kunne koble seg via vårt supportverktøy (webex / livemeeting) for å nå serveren All trafikk skal initieres fra serveren som er plassert hos oss Hvis systemet trenger server eller en tjeneste som skal være plassert hos oss så må den være stabil og fleksibel med tanke på porter og omstart av maskinvaren Mulighet for overføring av testdata Løsning/gjennomføringsplan Leverandøren skal presentere løsning i form av prosess/dataflyt Tilbudet skal inneholde en gjennomføringsplan/løsning Andre tjenester Opplistningen er ikke fullstendig. Dersom deres firma tilbyr andre tjenester skal dette fremgå av tilbudet. 2.2. Miljøhensyn I Stortingsmelding nr 46 (1988-89) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter». Oppdragsgiveren ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det bl.a. vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinnings potensial er også forhold som tas i betraktning. Leverandøren bes om å: Beskrive sin miljøprofil både for materialvalg, produksjonsprosess og distribusjon av sine produkter.
Kristiansand kommune 11 Oppgi hvilke av produktene i denne tjenesten, for eksempel papir eller trykksverte som oppfyller kravene til Svanemerking, EU- blomsten eller merket med tilsvarende merkeordning. Dersom produkter med andre miljømerkinger tilbys, må kriteriene for denne merkingen oppgis. Oppgi også andre forhold som er av betydning for miljøvurderingen. Senest ved kontraktsinngåelse fremlegge dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 2.3. Pris Alle kostnader knyttet til de tilbudte tjenester skal angis i tilbudet. Kostnader for tjenester som ikke er spesifisert av oppdragsgiver, men som tilbyder vet vil tilkomme, oppfattes som inkludert i de oppgitte priser hvis ikke annet spesifiseres av tilbyder Kostnader ved eventuelle forbehold til konkurransegrunnlag med vedlegg føres inn i avviksskjemaet vedlegg 2 Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Samtlige priser skal være netto, inkl alle avgifter bortsett fra mva. Elektronisk faktura Kristiansand kommune ønsker å motta inngående fakturaer elektronisk i det til enhver tid gjeldende format. Leverandøren må opplyse om sin mulighet og sine rutiner for elektronisk fakturering i dette formatet.
Kristiansand kommune 12 3. SJEKKLISTE Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for leverandør, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for leverandør og oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt. Dokumentasjon som bes levert med tilbudet Vedlagt: ja/nei? Vedlegg nr. 5 eksemplarer av tilbudet (1 original og 4 kopier, hvorav 1 elektronisk) Tilbudsbrev, signert Tilbyderopplysninger (Vedlegg 1) Avviksskjema (Vedlegg 2) Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves ref. pkt. 1.18 Skatteattest MVA-attest HMS-egenerklæring (Vedlegg 3) Firmaattest (Norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert ( utenlandske firmaer) Foretakets siste 2 års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste 2 årsregnskap Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for nystartet selskap Oversikt over foretakets totale bemanning En oversikt over foretakets viktigste leveranser fra tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Minimum 1 og maksimalt 3 skriftlige referanser fra tilsvarende oppdrag siste 2 år. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal inneha navn, telefon og e-post adresse som kan kontaktes. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem Dokumentasjon som beskriver bedriftens miljøpolicy Tilbudte tjenester ref. del 2 pkt. 2.0 2.3 2.1 Tjenestekvalitet 2.2 Miljøhensyn 2.3 Pris Elektronisk faktura Det er svært viktig at tilbyder leverer den etterspurte dokumentasjonen og svarer på alle forhold som er bedt om i konkurransegrunnlaget slik at vi kan
Kristiansand kommune 13 vurdere tilbudene på en best mulig måte. Dersom obligatorisk eller annen vesentlig informasjon mangler, kan tilbudene blir avvist.
Kristiansand kommune 14 4. OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Tilbyderopplysningsskjema Avviksskjema HMS-egenerklæring Avtale Generelle avtalevilkår for tjenester Ingrid Skaim Kristiansand 18.4.2011