Konkurransegrunnlag Anskaffelse av veghøvel Åpen anbudskonkurranse Sak: 16/4357 Tilbudsfrist: onsdag 01.02.2017,kl.12:00
1 Oppdragsgiver Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Hamar kommune, Postboks 4063, 2306 Hamar Informasjon om Hamar kommune finnes på kommunens hjemmeside www.hamar.kommune.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Hamar kommune, Kommuneentreprenøren skal anskaffe en ny/demokjørt veghøvel. 1.3 Leveringstidspunkt Veghøvelen ønskes levert så snart som mulig i 2017. 1.4 Økonomisk omfang Økonomisk omfang anslås til mellom 3 000 000 3 500 000 kroner. 1.5 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Lovdatas nettsted (http://www.lovdata.no/) inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter, om offentlige anskaffelser. 1.6 Kontraktsvilkår Som kontraktsvilkår legges Kjøpekontrakt Næringskjøp, Nye og brukte biler, til grunn. 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin og TED-databasen. 1.8 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktpersoner Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes til: Daglig leder Vidar Jacobsen, vidar.jacobsen@hamar.kommune.no 97 53 95 51 Spørsmål av teknisk faglig karakter kan rettes direkte til: Materialforvalter Odd Erik Andersen, odd.erik.andersen@hamar.kommune.no 95 20 41 19 1.9 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal primært være på norsk eller et nordisk språk. Side 2 av 7
2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III Anskaffelser over EØSterskelverdiene. 2.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom forespørselen om å delta i konkurransen avvises, tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig til alle leverandørene som fortsatt deltar i konkurransen. De leverandørene som er blitt avvist under konkurransen vil ikke bli tilskrevet. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandørene for en eventuell klage over beslutningen. 3 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav) Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille kvalifikasjonskravene som framgår nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. All etterspurt dokumentasjon skal leveres som en del av tilbudet. Krav Tilbyder skal ikke ha utestående restanser for skatt og merverdiavgift Ledere og ansatte hos tilbyder skal ha høy etisk standard Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget Tilbyders beskrivelse av tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon Attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder Egenerklæring på lønns- og arbeidsvilkår Firmaattest Kredittvurdering ikke eldre enn 6 mnd med minimum rating kredittverdi. Dette skal være utstedt av bank eller godkjent kredittinstitusjon Beskrivelse av kvalitetsstyringssystem knyttet til produktet og tilhørende leveranse, samt en redegjørelse av tilbyders organisasjon og kompetanse. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: onsdag 01.02.2017, kl 12:00 Side 3 av 7
4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren skal stå ved sitt tilbud: 90 kalenderdager fra tilbudsfrist. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i lukket innpakning, merket Tilbud veghøvel, til: Hamar kommune Postboks 4063 2306 Hamar eller leveres serviceskranken: Hamar rådhus, Vangsveien 51. Ved innlevering i serviceskranken må leverandørene selv påse at servicepersonalet påfører innleveringstidspunktet på innpakningen. 4.4 Omkostninger Omkostninger som leverandøren pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet per elektronisk post, eller telefaks. Tilbudet skal leveres i komplett elektronisk pdf-format på minnepenn, samt ett komplett utskrevet og signert eksemplar. På minnepenn skal det også leveres en versjon av tilbudet sladdet for forretningshemmeligheter. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil utskrevet og signert versjon gjelde før elektronisk. Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Del A: Del B: Del C: Del D: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Dokumentasjon av Kvalifikasjonskriteriene 1: Attest for betalte skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift 2: Egenerklæring på lønns og arbeidsvilkår 3: Firmaattest 4: Kredittvurdering 5: Beskrivelse av kvalitetsstyringssystem, organisasjon og kompetanse Leverandørinformasjon 1: Redegjørelse av leverandørens tilbud ift tildelingskriterier og kravspesifikasjon Øvrig informasjon 1: Kataloger, brosjyrer og lignende 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Side 4 av 7
4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.8 Forbehold Det må opplyses om hvilke forbehold tilbyder tar. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Kriterier for tildeling av kontrakt Det eller de økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende vektede tildelingskriterier: Pris, herunder også pris på innbyttemaskin 40 % Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 35 % Resultat av prøvekjøring 25 % 5.2 Pris Det bes om at tilbyder oppgir pris for veghøvelen iht kravspesifikasjonen i vedlegg A. Det bes videre om at pris for innbyttemaskin iht oppsett i vedlegg B oppgis. Pris for veghøvelen minus innbytteprisen for den aktuelle innbyttemaskin brukes som evaluering og vektes med 40 % i den totale endelige evaluering. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å sette pris på eventuelle forbehold tilbyder må ha ift kravspesifikasjonens vedlegg A. Laveste totale pris vil bli gitt karakteren 10 og høyere priser vil få forholdsmessig karakter. 5.3 Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering av alle krav som framgår i kravspesifikasjonens vedlegg A. Dersom alle krav er innfridd vil det bli gitt karakter 10. 5.4 Resultat av prøvekjøring Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering på bakgrunn av prøve kjøring. Det framgår i vedlegg C hva som vil bli vektlagt. Best mulig karakter vil være 10. 5.5 Eksempel på endelig poeng Laveste pris (eksempelvis 100) gis karakteren 10 på en skala fra 1 til 10 (hvor 10 er beste) som igjen multipliseres med vekttallet. Karakter for pris vil bli: Laveste pris (100)/Laveste pris (100) x 10 x 0,4 = 4,00 poeng. Nest laveste pris (eksempelvis 120) gis følgende poeng: Laveste pris (100)/Nest laveste pris (120) x 10 x 0,4 = 3,33 poeng. Hvis beste karakter på kriteriet resultat av prøvekjøring er 10, oppnås følgende poeng: 10/10 x 10 x 0,25 = 2,50 poeng. Hvis nest beste karakter på dette kriteriet er 8, oppnås følgende poeng: 8/10 x 10 x 0,25 = 2,00 poeng. Side 5 av 7
6 Vedlegg A: Kravspesifikasjon B: Innbytte maskin C: Skjema for prøvekjøring D: Lønns- og arbeidsvilkår egenerklæringsskjema E: Generelle innkjøpsbetingelser for Hamar kommune Side 6 av 7
Side 7 av 7