RISØR KOMMUNE Rådmannens stab Aktuelle tilbydere Vår ref: Deres ref: Arkiv: G21 Dato: 2012/1827 /SIG Løpenr.: 17482/2014 19.11.2014 1 Anbudskonkurranse - Mulighetsstudie Helsesenter i Risør kommune Kjøp under 500 000,- kr eks. MVA Risør kommune skal utarbeide en mulighetsstudie om Risør helsesenter. Det skal først gjøres vurderinger av behov/konsept før en ser nærmere på to lokasjoner (Tjennasenteret og Kragsgt 48) og vurderer økonomi. Risør bystyre vedtok i sak 103/14 at det skal utarbeides en mulighetsstudie (vedlegg 1). En utredning om samlokalisering av helsetjenester i Risør kommune legges til grunn for arbeidet (vedlegg 2). Det bes om tilbud på arbeidet som beskrives i dette dokumentet. Frist for levering av tilbud til Risør kommune: 18.12.2014 1. Invitasjon Risør kommune ønsker profesjonell bistand til å utarbeide en mulighetsstudie om Risør helsesenter. Mulighetsstudien består av tre deler: 1. Kartlegging av behov. Konsept og organisering 2. Vurdering av to lokasjoner med tanke på framtidig utvikling; Tjennasenteret og Kragsgt 48 3. Økonomiske vurderinger Besøksadresse: Postadresse: Dir.tlf.: Org.nr.: 964 977 402 MVA Postboks 158 4952 Risør Tlf.: Fax.: Bankkonto: E-post: postmottak@risor.kommune.no www.risor.kommune.no
Side 2 av 7 2 Generell beskrivelse Risør kommune ønsker å legge til rette for at det etableres fremtidsrettede og effektive helsetjenester. Det er utarbeidet en utredning (vedlegg 2) som ser på gevinster av samlokalisering og hvilke helsetjenester som eventuelt kan inngå i et samarbeid. En samlokalisering kan styrke det forebyggende arbeidet, øke tilgjengeligheten og brukertilfredsheten og sørge for at det blir lettere å rekruttere helsepersonell. I utredningen foreslås det å etablere et helsesenter i Risør sentrum, men fremdeles er det usikkerhet knyttet til hvem som kan være med, lokasjon og hvordan et senter kan utformes og kostnader fordeles. En mulighetsstudie skal bidra til at kommunen kommer videre i planarbeidet slik at det kan tas politiske beslutninger om oppstart av reguleringsplanlegging. Det er satt av 200 000 kr til mulighetsstudien. 3 Nærmere beskrivelse av oppdraget Risør kommune ligger i Aust-Agder fylke. Kommunen har i underkant av 7 000 innbyggere. Omtrent halvparten bor i byen Risør. Nedenfor omtales oppdragets tre deler: 1. Kartlegging av behov og organisering Til oppdragets del 1 ønsker vi at det sees på hvilke aktører det kan være aktuelt å samlokalisere i et helsesenter. Det må tas utgangspunkt i aktørene som nevnes i utredningen, og det er nødvendig å ha dialog med leger, fysioterapeuter, helsestasjonen, aktuelle legespesialister og Risør kommune. Det kan være aktuelt å inkludere flere aktører. Med unntak av én allmennlege er alle lokalisert i Risør sentrum. Det forutsettes god kommunikasjon med Risør kommune. Det må vurderes hvordan et senter kan organiseres med tanke på arealbehov og fellesløsninger. 2. Vurdering av to lokasjoner; Tjennasenteret og Kragsgt 48 Til oppdragets del 2 må det påregnes befaringer og undersøkelser av eksisterende bygninger, grunnforhold med videre. Begge lokasjonene som ønskes undersøkt ligger i Risør sentrum, se utredningens kapittel 10.3 og 10.4. Arealbehovene som skisseres i del 1 vil ligge til grunn for vurderingene. Det må vurderes hvorvidt arealbehovene kan dekkes inn i eksisterende bygninger, eller om en må bygge på eller bygge nytt. På Tjennasenteret er det en mulighet for å ta i bruk deler av Fredsparken (arealene øst for senteret). Til Kragsgt 48 er det en mulighet for å ta i bruk deler av parkeringsplassen til Risørhuset (mot vest). Det må i tillegg undersøkes hvor mange boliger det kan være hensiktsmessig å bygge i tilknytning til et helsesenter. Det må påregnes noe tegne- og utredningsarbeid for å skissere aktuelle nye løsninger. Anbefaling om alternativ bruk av den ikke-anbefalte lokasjonen må også inkluderes (på et overordnet nivå). 3. Økonomiske vurderinger Til oppdragets del 3 må det gjøres økonomiske beregninger av de ulike alternativene. Det må sees på både investeringskostnader og driftskostnader for Risør kommune, men også leieinntekter. Konsekvenser av Husbankens støtteordninger må synliggjøres.
Side 3 av 7 Utredningen skal være på et overordnet nivå, men tilstrekkelig detaljert til at bystyret kan fatte en beslutning om lokasjon og gå videre med reguleringsplanprosess. 3.1 Medvirkning For et godt resultat er det nødvendig at tilbyder har god dialog med leger, fysioterapeuter, helsestasjonen og aktuelle legespesialister (andre aktører kan bli aktuelt). Det forutsettes at tilbyder har god kommunikasjon med Risør kommune (v/kontaktperson og andre) gjennom hele prosjektet. Det er ønskelig at tilbyder deltar i et felles oppstartsmøte sammen med styringsgruppa (intern gruppe i Risør kommune) og referansegruppene (helsestasjonen, fastlegene, fysioterapeutene, boligkoordinerende enhet (intern gruppe i Risør kommune), Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne og Eldrerådet). Her skal tilbyder presentere sin prosjektbeskrivelse og det vil legges til rette for at deltakerne gir sine innspill. Det er ønskelig med et felles oppsummeringsmøte ved overlevering av prosjektet til Risør kommune. 3.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen har til formål å gi et profesjonelt utarbeidet beslutningsgrunnlag for videre planlegging av Risør helsesenter. 3.3 Kontrakt og organisering Risør kommune er oppdragsgiver, og det vil bli opprettet kontrakt mellom Risør kommune og tilbyder. Kontaktperson for Risør kommune vil være Sigrid Hellerdal Garthe, samfunnsplanlegger i Rådmannens stab. Epostadresse er sigrid.garthe@risor.kommune.no, tlf 938 15 929. 3.4 Framdrift og leveranser Oppstart av arbeidet ønskes så snart som mulig og signert tilbud skal være mottatt innen kl. 12.00 18.12.2014. Tilbudet skal være i lukket konvolutt merket med Tilbud: Mulighetsstudie, Risør helsesenter og adressert til Risør kommune v/sigrid Hellerdal Garthe Postboks 158 4952 Risør Det forutsettes at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Endring i bemanning hos tilbyder underveis i prosjektet skal godkjennes av oppdragsgiver. Prosjektet skal ferdigstilles innen 1. mai 2015, gjerne før. 3.5 Helse, miljø og sikkerhet Tilbyder må kunne dokumentere at vedkommende har internkontrollsystem som sikrer overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Konsulenten er forpliktet til å ha rutiner som sikrer personellets arbeidsmiljø. Denne plikten gjelder også underkonsulenter.
Side 4 av 7 4 Konkurranseregler 4.1 Generelle regler Anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi og skal gjennomføres i henhold til lov om offentlig anskaffelse, forskrift om offentlig anskaffelse og konkurransereglene gitt i dette kapittel. Konkurransen kunngjøres ikke i Doffin, men konkurransegrunnlaget sendes til minimum fem aktuelle tilbydere og offentliggjøres på kommunens hjemmeside. Risør kommune skal sørge for at det ikke finner sted forskjellsbehandling av tilbydere. 4.2 Anskaffelsesprosedyre Oppdragsgivers intensjon er å velge den tilbyder som best kan bistå Risør kommune med en mulighetsstudie innenfor kostnadsrammen. 4.3 Konkurransegrunnlag Språk: Konkurransegrunnlaget er kun utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/bekostes av tilbyder selv. Konkurransegrunnlag: Konkurransegrunnlaget består av alle kapitler i dette dokumentet med vedlegg. Tilbyder må selv kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg inn i alle dokumentene. Omkostninger: Konkurransegrunnlaget sendes til minimum fem aktuelle tilbydere. Alle kostnader ved utarbeidelse og fremsendelse av tilbudet, møter, befaringer, avklaring og lignende, skal bæres av tilbyder. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Endringer og opplysninger: Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av tilbudsdokumentet underveis. Slike endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle på e-post senest tre dager før tilbudsfristen. Relevante opplysninger som gis en enkel tilbyder i tilbudsfasen vil også sendes de andre tilbyderne på e-post. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 30 dager etter tilbudsfristen. Dersom valg av tilbyder påklages, forlenges bindingsfristen til klagen er avgjort. 4.5 Alternativt tilbud Tilbud på alternative løsninger vil ikke bli vurdert. 4.6 Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.7 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt. 4.8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom
Side 5 av 7 resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver betaler ingen godtgjørelse ved avlysning av konkurransen eller totalforkastelse før kontraktsignering. 4.9 Forbehold I utgangspunktet ønsker oppdragsgiver et tilbud uten forbehold. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige. De skal være beskrevet i tilbudsbrevet og det skal klart fremgå hvilke økonomiske og fremdriftsmessige konsekvenser disse har for oppdragsgiver. 4.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og tilbyder skal forhindre at andre enn de som har behov for det får informasjon om tilbudene. 4.11 Tilbudsleveransen Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å gi tilbud. Vedlegg skal nummereres. Tilbudet skal gis skriftlig, være datert og underskrevet av person med fullmakt til å binde tilbyder. I tilbudets priser skal alle kostnader forbundet med leveransen være inkludert. Det skal være lett å se hvor grensen mellom tilbudt arbeid og eventuelle tilleggsarbeid går. Følgende skal leveres med tilbudet: Originalt tilbudsbrev fra oppdragsgiver datert, underskrevet og med alle skjemaer, tabeller og poster fylt ut. Prosjektbeskrivelse Forpliktende tilbudssum. 5 Utvelgelse av tilbyder 5.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder oppfyller minimumskravene satt i forskriften. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Tilbud hvor forespurt dokumentasjon ikke er vedlagt kan bli avvist. Krav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, 2 stk, en for merverdiavgift og en for skatt. (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel.) Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel. ) Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak HMS egenerklæring Firmaattest (norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske
Side 6 av 7 firmaer) 5.2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver har 200 000 kr til rådighet og vil kun vurdere tilbydere som presenterer tilbud innenfor denne summen. I valg av tilbyder vil oppdragsgiver vurdere prosjektbeskrivelsene og gjøre en skjønnsmessig vurdering av hvilken beskrivelse som best oppfyller oppdraget. 5.3 Evaluering av tilbud Tilbud fra leverandørene som vurderes som kvalifisert (punkt 5.1 og 5.2) vil bli vurdert. Alle tilbydere vil bli informert om valg av leverandør. Avgjørelse tas i uke 52. 6 Sjekkliste innlevert dokumentasjon Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene. 1. Signert tilbudsbrev med tilbyders navn og adresse 2. Attester skatt/mva 3. Erklæring HMS 4. Firmaattest 5. Prosjektbeskrivelse 6. Tilbudssum for oppdraget 6.1 Underskrift Firmaopplysninger Leverandør Adresse Kontaktperson Telefonnummer Epost-adresse Foretaksnummer Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet
Side 7 av 7 7 Vedlegg 1 Sak 103/14 Risør bystyres vedtak om mulighetsstudie 2 Utredning om samlokalisering og Risør helsesenter