BLINK Bedre Læring i Ny Kontekst

BLINK Bedre Læring i Ny Kontekst

Nye utfordringer og ambisjoner i Omsorgsbygg I forbindelse med nytt byråd styres og gjennomføres i Oslo kommune. Da behøver vi å gjøre høsten 2015 har Omsorgsbygg noen grep og derfor gjennomfører vi nå forbedringsprogrammet fått en spennende og styrket rolle BLINK. med endrede rammevilkår, krav og føringer. BLINK har fokus på hvordan vi organiserer, planlegger og gjennomfører våre prosjekter, og har et spesielt fokus på at Vår portefølje skal vokse prosjektet er løsningen på et behov og noe som skal glede og de neste årene skal vi bygge for være til nytte for brukeren, og driftes effektivt i fremtiden. 10 milliarder kroner. I tillegg vil det bli flere prosjekter der bruk, Av den grunn griper dette forbedringsprogrammet inn i hele bygningstype og tilhørende løsninger ikke alltid er like kjent vår verdikjede. Vi skal arbeide med organisasjon, roller og som det vi har bygget før. Vi har også i tråd med kommunens ansvar, våre styringssystemer og -modeller, og hvordan vi skal miljømålsettinger satt oss ambisiøse miljømål som bidrar til å arbeide og samhandle for å få de beste resultatene. øke kompleksiteten ytterligere. Samtidig ønsker kommunen et sterkere fokus på bruk av kommunalt ansatte og ber om at det Kort oppsummert vil Omsorgsbygg være en av de mest bygges opp kommunale kompetansemiljøer der det er mulig. spennende og profilerte virksomhetene/arbeidsplassene i Norge de nærmeste årene. Vi har et ydmykt forhold til disse utfordringene. Samtidig har vi en ambisjon om å være den aktøren som går i front, og om å bli Per Morten Johansen, Adm. direktør Omsorgsbygg Oslo KF en organisasjon som setter standarden for hvordan prosjekter «2 Hovedmålsetting: BLINK skal sikre at vi sammen er den ledende på utvikling, bygging og forvaltning av miljøvennlige og energieffektive bygg.

BLINK -målsettinger og veien fremover BLINK skal sikre at vi sammen er den ledende på utvikling, bygging og forvaltning av miljøvennlige og energieffektive bygg. Dette skal vi få til gjennom å:» finne de beste løsningene for kunden og brukerne i et evighetsperspektiv» levere alle prosjekter på kost, tid og til forventet kvalitet» være en profesjonell bestiller gjennom fokus på samspill og tydelighet» ivareta SHA, miljøkrav og våre egne miljømål gjennom alle faser av Omsorgsbyggs prosjekter OMSORGSBYGGMODELLEN Omsorgsbyggmodellen er en prosjektog samhandlingsmodell som beskriver hvordan vi skal styre våre prosjekter 1 effektivt, arbeide sammen og ta beslutninger fra tidligfase til og med overlevering til drift. PROSJEKTEIERSTYRING Prosjekteierstyring er vårt viktigste verktøy for å sikre at vi finner de beste løsningene, bygger de beste byggene og gjør dette på en profesjonell måte. 2» bygge en sterk prosjektkultur med integritet og klare forventninger, som gjennomfører prosjektene i henhold til Omsorgsbyggmodellen» sikre at Omsorgsbygg er i front av utviklingen og selv anvender absolutt beste praksis tilpasset kategori (type prosjekt) hos Omsorgsbygg» tiltrekke og beholde gode medarbeidere OMSORGSBYGGSKOLEN Vårt eget kompetanseprogram som skal sikre at alle våre ansatte har den kompetansen og støtten de trenger for å lykkes. 3 Det sier seg selv at disse målsettingene ikke blir realisert over natten. Vi har en jobb å gjøre i årene som kommer der vi skal oppdatere/ utarbeide og ta i bruk nye arbeidsformer, verktøy og løsninger, utvikle oss og styrke organisasjonen, samtidig som vi skal vokse og bli flere. I dette utviklingsarbeidet står bruken av prosjekt som arbeidsform sentralt en måte å jobbe på, på tvers av Omsorgsbygg, som vi benytter oss av for å bygge bedre bygg. OMSORGSBYGGBASEN Med all informasjon samlet ett sted får vi en god oversikt og forutsigbarhet i prosjektene våre, og sikrer samtidig at hverdagen til våre ansatte blir enklere og mer effektiv. 4 Bruk av BIM Å være i front innebærer også at vi skal hente ut de mulighetene som ligger i å bruke BIM (Bygningsinformasjonsmodellering). BIM innebærer å arbeide gjennom en 3D-modell av bygget fra tidligfase til drift, hvor hvert enkelt objekt i bygningen beskrives med egenskaper og relasjoner til andre objekter. Systematisk bruk av BIM vil effektivisere og forbedre prosjektering, bygging, forvaltning, drift og vedlikehold av våre bygg, og vil være et viktig bidrag til å sikre at de byggene vi leverer er gode i et evighetsperspektiv. I det videre arbeidet med forbedringsprogrammet skal vi derfor utvikle en strategi for hvordan vi skal ta i bruk BIM internt, og hvilke krav vi skal sette for bruk av BIM til entreprenører og andre leverandører. 3

Omsorgsbyggmodellen Bedre prosjekt - Bedre bygg - Bedre liv Omsorgsbyggmodellen er en prosjekt- og samhandlingsmodell som beskriver hvordan vi skal styre våre prosjekter effektivt, arbeide sammen og ta beslutninger for å sikre at byggene vi leverer har de beste løsningene for alle i et evighetsperspektiv. Som en del av BLINK har vi gjennomgått og oppdatert Omsorgsbyggmodellen, og startet arbeidet med å bygge opp vår egen beste praksis for prosjekter. Selve modellen illustrerer det overordnede rammeverket for vår beste praksis for å gjennomføre prosjekter som gir bedre bygg og gjelder på tvers av Omsorgsbygg. I det videre arbeidet i BLINK skal vi jobbe med å oppdatere underliggende prosesser, prosedyrer, maler og verktøy som støtter oppunder hvordan vi skal jobbe sammen for å kunne levere bedre bygg som gir bedre liv. Sentralt i dette oppdateringsarbeidet står våre ansatte, som skal være aktivt involvert i arbeidet med å forme fremtidens Omsorgsbygg og utvikle sin kompetanse. Vi skal sammen skape en prosjektkultur i Omsorgsbygg som inkluderer alle som: jobber i prosjektene, tar imot prosjektene på drifts- og forvaltningssiden, er med og setter krav til nye bygninger, bidrar i anskaffelser og med økonomistøtte, tar beslutninger, osv. Kort sagt de fleste av oss! Figuren under viser knytningen mellom vår egen Omsorgsbyggmodell og prosjektmodellen til Oslo kommune. Kommunens modell er førende for hvordan vi skal jobbe, mens vår modell skal sikre at den jobben vi gjør er av riktig kvalitet og støtter opp under våre målsettinger. PROSJEKTEIERSTYRING OSLO KOMMUNE BP0 Initiering KVU Forprosjekt Initiere Riktig prosjekt BP1 Utvikle BP2 KS1 Avklare bestilling BP3 BP4 BP5 KS2 Prosjektet riktig Detaljprosjektering og gjennomføring Prosjekteierstyring BP6 BP7 Drift Drift BP8 PROSJEKTSTYRING Bestilling av alternativnalyse/ mulighetsstudie Bestilling av forprosjekt Etablere prosjekt Signert kontrakt med ev. totaltentreprenør Gjennomføre forprosjekt Bestilling av gjennomføring Gjennomføring Signert kontrakt med ev. utførelsesentreprenør Overtakelse og overlevering Overtatt fra entreprenør Overlevert til drift Avslutning 4

«En viktig del av prosjekteierstyringen er å stille tydelige krav og forventinger Prosjekteierstyring En viktig del av prosjekteierstyringen er å stille tydelige krav vårt viktigste verktøy for styring og kvalitet i våre leveranser og til våre ansatte. Omsorgsbyggmodellen legger til rette for Prosjekteierstyring er de prosessene ledelsen i Omsorgsbygg benytter seg av for beslutningstaking, kontroll, styring og støtte til prosjektene våre. Hvert prosjekt skal ha en styringsgruppe som utfører prosjekteierstyringen for prosjektet. I Omsorgsbygg dreier prosjekteierstyringen seg om to viktige aspekter:» Å sikre at vi gjennomfører de riktige prosjektene for både og forventinger. Både til våre leverandører og entreprenører, at ledelsen stiller tydelige krav til kvalitet i både eksterne og interne leveranser, samt at prosjektene gjennomføres og styres i henhold til samme gode praksis på tvers av prosjektteam, entreprenører og prosjektledere (egne og innleide). Som en del av BLINK har vi utarbeidet prinsipper og retningslinjer for hvordan prosjekteierstyring skal utføres og organiseres i Omsorgsbygg. Disse prinsippene og retningslinjene skal bidra til rett ledelsesinvolvering og samhandling, effektive kvalitets- og beslutningsprosesser og tydelige ansvarsforhold i Omsorgsbyggs prosjekter. brukerne, Omsorgsbygg og Oslo kommune i et evighetsperspektiv» Å sikre og bidra til at vi gjennomfører prosjektene riktig 5

Pastor Fangens vei omsorgsboliger. Ferdigstilt høsten 2016 Styrking av prosjektstyring og prosjektgjennomføring Vi skal gjennom BLINK forbedre prosjektstyringen og prosjektgjennomføringen i Omsorgsbygg. Det innebærer blant annet en kraftig styrking av prosjektavdelingens funksjon. Prosjektavdelingen skal sørge for at alle våre prosjekter styres og ledes profesjonelt i henhold til de visjoner og mål vi har satt for Omsorgsbygg og de mål som avtales for prosjektene. Prosjektavdelingen vil derfor i større grad ta styring og ledelse av prosjektene enn det vi har gjort tidligere. Alle prosjekter skal i fremtiden gjennomføres i henhold til Omsorgsbyggmodellen og prinsipper, systemer og retningslinjer som vi nå etablerer. Dette gjelder både våre egne prosjektledere og innleide. Styrkingen av prosjektavdelingen vil også bety at vi selv i større grad tar prosjektlederansvar for prosjektene våre. Mange vil få nye eller utvidete roller med større ansvar og nye arbeidsoppgaver. Vi skal derfor gjennomføre omfattende opplæringstiltak, og veiledning og støtte i utførelse også etter endt opplæring. Nye roller/funksjoner Som et ledd i å styrke projektavdelingen skal vi etablere to nye prosjektroller:» Prosjektstøtte Prosjektstøtten skal både bistå prosjektlederne med sin prosjektstyring, og forvalte og kontinuerlig forbedre vårt rammeverk for prosjekter» Prosjektøkonom Prosjektøkonomen skal støtte prosjektlederne i prosjektstyringen, så vel som å støtte ledelsen i prosjektavdelingen med å aggregere porteføljeinformasjon. God kostnadsstyring, herunder realistiske månedlige prognoser for prosjektene og porteføljen er viktig for å best styre de investeringsmidlene som vi forvalter på vegne av Oslo kommune Vi etablerer også en ny funksjon for å styrke prosjekteierstyringen:» Prosjektsikring God projekteierstyring innebærer at ledelsen verifiserer, utfordrer og støtter prosjektene med tanke på rapportering, håndtering av usikkerheter og endringer, samt kvalitetssikring av beslutningsgrunnlag. Vi etablerer derfor en prosjektsikringsfunksjon som skal støtte Administrerende direktør og prosjekteiere i å utøve sin prosjekteierstyring Disse tiltakene skal gjøre at vi på sikt blir den mest profesjonelle utbyggeren av formålsbygg i Oslo kommune og at de byggene vi leverer gir bedre liv. 6

Illustrasjon: ACK arkitekter, Lindeberg omsorgssenter. Forprosjekt under oppstart for riving og nybygg. Illustrasjon: ACK arkitekter, Furuset hagelandsby. Ligger i Byrådets forslag til økonomiplan for 2017-2020. 7

«bidra «Omsorgsbygg skal være en attraktiv og krevende arbeidsgiver som satser på egne ansatte». Omsorgsbyggskolen vil gi alle nye muligheter for læring, støtte oss i endringene som kommer og med kompetansen som kreves i utviklingsarbeidet. Omsorgsbyggskolen - for bedre bygg Vi skal møte utfordringene vi står overfor sammen, og da må vi vokse sammen. Det betyr at vi alle må lære nye ting, samarbeide om å innføre nye felles arbeidsmåter og ikke minst lære av hverandre. I starten av 2017 vil vi opprette Omsorgsbyggskolen for å styrke kompetansen hos våre ansatte og samarbeidspartnere, og gi alle involverte muligheten til å utvikle seg og lykkes. I forbindelse med endringene som gjøres som følge av BLINK vil noen oppleve å få prøve seg i nye roller. Omsorgsbyggskolen skal legge til rette for nødvendig opplæring til alle som skal ta i bruk nye metoder og arbeidsrutiner. I tillegg vil vi sørge for at den enkelte får støtte og veiledning når de tar fatt på nye oppgaver etter gjennomført opplæring. Alle ansatte og innleide ressurser som jobber i og opp mot våre prosjekter vil være en del av kompetansehevingen innen prosjektarbeid, prosjektstyring og -ledelse det er ikke bare de som jobber i prosjektavdelingen som skal sitte på prosjektkunnskap. Her er ingen glemt, alle skal med! Vi vil også stille krav til at våre entreprenører og leverandører har den nødvendige kompetansen innen prosjektledelse og -styring, og vår nye, egne prosjektpraksis i Omsorgsbygg. Læringsform Det er med stor ydmykhet for den enkeltes travle hverdag vi innfører denne skolen. Vi må likevel innse at vi alle har mye å lære, og at vi trenger tid til å modne læring og diskutere hvordan vi skal anvende dette i våre prosjekter. Vi skal derfor bruke en læringsform som sikrer at vi får mest mulig effektiv læring og som tar hensyn til vår travle hverdag. 8

Omsorgsbygg ferdigstiller Røahjemmet på Hovseter våren 2017. Dette blir et moderne sykehjem med velferdsteknologi, samt miljøsertifiseringen BREEAM NOR Very Good. Illustrasjon: LINK ark. AS Målgrupper Følgende målgrupper er identifisert for Omsorgsbyggskolen:» Prosjekteiere og medlemmer i styringsgrupper» Prosjektledere og sentrale prosjektstyringsressurser» Prosjektdeltakere» Innleide prosjektledere og prosjektstyringspersonell Målgruppen «Prosjektdeltakere» omfatter alle personer i Omsorgsbygg som blir involvert i prosjektene det være seg fra Eiendomsavdelingen, projektavdelingen eller støttefunksjoner. For noen roller vil det defineres egne tilpassede læringsløp. Dette skal samlet sett sikre at vi alle bidrar til vellykkede prosjekter i et evighetsperspektiv. 9

Omsorgsbyggbasen all informasjon på ett sted Vi har i dag mange gode IT-løsninger og systemer som støtter oss i prosjektgjennomføringen og i Jobb- og metodestøtte forvaltning, drift og vedlikehold av våre eiendommer. Det vi savner er en løsning som knytter disse systemene sammen og gjør etterlevelse av vår beste praksis (samt rapporteringen fra prosjektene) enkel og effektiv. Statusrapportering og økonomi Prosjektstyringog ledelse Omsorgsbyggbasen Vi jobber derfor med å etablere en egen base der vi - Alt ett sted! kan aggregere og samle informasjon om prosjekter og eiendommer på en brukseffektiv måte. I tillegg skal denne basen gi reell jobbstøtte til å Prosjekteierstyring FDV følge prosjektmodellen. Dette blir et verktøy for hele Omsorgsbygg som skal bidra til å sikre at vi leverer, Dokumenthåndtering og samhandling forvalter, drifter og vedlikeholder bygg på en god måte. I det innledende arbeidet med BLINK har vi identifisert behovene for basen og skal jobbe videre med å utarbeide en kravspesifikasjon som dekker Omsorgsbyggs behov. Det vi ønsker å oppnå med en slik base er:» Gi prosjekteiere og ledelsen enkel tilgang på portefølje oversikt og informasjon om alle våre prosjekter og» Oversikt og forutsigbarhet i prosjektene våre» Gjøre hverdagen til våre ansatte enklere og mer effektiv» Forenkle tilgang til vår definerte prosjektpraksis og gi reell jobbstøtte til å kunne følge innhold og krav i Omsorgsbyggmodellen» Standardisert og effektiv prosjektstyring og -rapportering 10 eiendommer» Støtte til effektive beslutningsprosesser og eierstyring av våre prosjekter» Forenkle og fremme kommunikasjon og samhandling i prosjektene, og med resten av organisasjonen» Sikre FDV

Som profesjonell byggherre skal vi bidra aktivt til å utvikle vårt leverandør- «marked innenfor viktige områder. Utvikle og sette krav til leverandører Vi skal fremover sette fokus på å effektivisere hele verdikjeden i våre prosjekter. Skal vi få til dette må vi sette enda større krav til, og samarbeide bedre med våre leverandører. I et tett og positivt samarbeid skal vi sammen gjennomføre de beste prosjektene, noe som innebærer at vi må utvikle hverandre. Som profesjonell byggherre skal vi derfor i Omsorgsbygg bidra aktivt til å utvikle vårt leverandørmarked innenfor viktige områder. Vi skal sette høye og tydelige krav til kompetanse hos våre kontraktsparter, og til samhandling oss imellom. For å få dette til skal vi i Omsorgsbygg tilrettelegge for kompetanseutvikling der vi mener det er riktig og viktig. Gjennom Omsorgsbyggskolen vil vi tilby kompetanseheving innen prosjektfaget og utvalgte områder vi mener våre leverandører bør dekke. Vi skal også legge til rette for å bruke spisskompetansen som er i markedet for å utvikle vår egen organisasjon. Full kontroll og forutsigbarhet Vi skal ha full kontroll og forutsigbarhet i alle våre prosjekter fra start til slutt. Dette betyr tettere styring og oppfølging av leverandørene. Det innebærer også at vi jobber etter en felles prosjektmodell med ett felles språk og en felles forståelse for kravene til styring og rapportering som skal følges gjennom et prosjekts livsløp i Omsorgsbygg. For å få til et bedre samspill med våre leverandører vil vi etablere arenaer der vi åpent diskuterer hvordan vi kan bli bedre sammen. Tidlig involvering i prosjektene er en nøkkel til suksess der kompetanse er driveren for å finne de absolutt beste løsningene på de behovene vi har foran oss. Åpen diskusjon og involvering på siden og mellom prosjektene blir tilsvarende viktig hvis vi skal evne å overføre erfaring mellom prosjektene og mellom aktørene som leverer til Omsorgsbygg. God samhandling innebærer også at vi anvender riktige kontraktsmodeller. Som en ledende byggherre vil Omsorgsbygg gå i front i anvendelse av nye kontraktsmodeller som støtter oppunder vår valgte prosjektstrategi. I Omsorgsbygg skal vi være best på miljø og sikkerhet. Vår virksomhet og våre prosjekter skal være forbilder på dette helt sentrale området. Det innebærer at det settes klare og ambisiøse miljø- og sikkerhetskrav som alle forstår og som følges. Her skal vi sammen med leverandørene gå i front og være en pådriver slik at bransjen utvikles i en nødvendig og positiv retning. 11

Alle våre ansatte skal jobbe i henhold til vår visjon: Bedre bygg, bedre liv Omsorgsbygg Oslo KF Besøksadresse: Sommerrogata 1, 0225 Oslo (inng. Inkognitogata) Postadresse: Postboks 2773 Solli, 0255 Oslo www.oslo.kommune.no/omsorgsbygg E-post: postmottak@oby.oslo.kommune.no Telefon: 23 48 80 00