Utvalg: ELDRERÅDET Møtested: Nb!! Formannskapssalen Møtedato: 19.11.2012 Tid: 09.00 MØTEINNKALLING Mulige forfall meldes snarest til tlf. 72 46 00 00, Rådmannskontoret. Saksliste blir også utsendt til varamedlemmer, men disse skal ikke møte uten etter nærmere varsel. Ass. Rådmann Svein Johny Forren vil orientere om budsjett i forbindelse med sak 9/12. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 9/12 12/2227 HANDLINGSPLAN 2013-2016 / ÅRSBUDSJETT 2013 - HØRING - ELDRERÅD 10/12 12/2224 ELDRES DAG 2012 - EVALUERING 11/12 12/2128 ULIKE SØKNADER FRA LAG OG FORENINGER - FORDELING AV BELØP 2012 12/12 12/414 REFERAT OG MELDINGER - ELDRERÅDET 19.11.12 Rådmannskontoret, 08.11.2012 Lars Liabø leder
SAKSFRAMLEGG HANDLINGSPLAN 2013-2016 / ÅRSBUDSJETT 2013 - HØRING - ELDRERÅD Saksbehandler: Inger Johanne L. Steinveg Arkiv: 145 Arkivsaksnr.: 12/2227 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/12 Eldrerådet 19.11.2012 Ferdigbehandles i: Eldrerådet Saksdokumenter: Konsekvensjustert budsjett for perioden 2013 2016 utarbeidet av rådmann Saksopplysninger: Kommuneplanens samfunnsdel legger tydelige føringer på hva som skal prioriteres i perioden. Skal vi lykkes med å nå de vedtatte målene, er det viktig å sikre at alle beslutninger er i tråd med denne planen og de vedtatte verdiene. Planen for perioden 2007 2018 ble vedtatt av kommunestyre 25.09.07 i sak 89/07. Handlingsplanen angir konkrete driftrammer og investeringer for de nærmeste fire år. Kommunens målsettinger, resultater og strategier for videre utvikling vil framgå av planens innhold. Gjennom økonomiplanen fastlegger kommunestyret den økonomiske kursen i Hemne kommune for de 4 neste årene. Planen skal imidlertid rulleres hvert år slik at det er mulig å justere kursen i takt med endrede forutsetninger. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Alle tall er i faste priser (2012 nivå). Med bakgrunn i økonomiske rammer har rådmann utarbeidet et konsekvensjustert budsjett.. Dette gjøres for å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i planperioden. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens aktiviteter gjennom hele perioden. Status og utfordringer Kommunens virksomhet er bred og kompleks. Rådmannen må derfor fokusere på det han vurderer som mest sentralt. Selv om dette i noen grad blir subjektive vurderinger og at andre kanskje ville ha fokusert på andre forhold, bygger vurderingene på en rekke holdbare kriterier og observasjoner. Side 2 av 10
Tjenesterapporter, arbeidsgiverrapport og politisk budsjettkonferanse har som formål å gi kommunestyret en status på alle tjenesteområder som grunnlag for planlegging. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at denne informasjonen ikke viser hele bildet. Bildet som ble tegnet i fjor har ikke endret seg mye. Rådmannens stab og enhetene arbeider godt med forbedringsarbeid. Standarden på kommunale tjenester oppleves som god av brukerne. Arbeidsmiljøet oppleves som godt, til tross for at på noen enheter har et noe høyt sykefravær og at vi på et par områder har et stort potensiale for forbedring. Krav til systemer for kvalitetssikring og internkontroll er omfattende. Oppfølging av systemene tar tid og kommunens ledere står ofte i valget mellom konkret handling og systemutvikling / oppfølging. Resultatet blir at dokumentasjonen som kreves lagt fram ved tilsyn og kontroll ofte er mangelfull. Selv om kommunen er kommet langt på systemsiden, ser en nå at det enda krever tid før en er i mål. Det er ikke avsatt ressurser til å følge opp systemene. Tida nærmer seg for at dette må gjøres. Rådmannen fremmer ikke noen tiltak i forbindelse med dette i årets budsjett, men vil komme tilbake til det neste år. Økonomistyring og budsjettdisiplin i Hemne kommune er god. Det er innført nye og bedre verktøy og metoder for avdekking av avvik mellom budsjett og regnskap gjennom året. Dette medfører at oversikten er god og at det kan settes inn korrigerende tiltak raskt ved behov. Budsjetteringen er treffsikker med små avvik mellom budsjett og regnskap. Befolkningsutviklingen i Hemne er litt nedadgående og befolkningssammensetningen endrer seg i retning av at en større andel av befolkningen er over 67 år. Dette påvirker kommunes inntekter og utgiftsbehov. Alderssammensetningen gjenspeiler seg også i arbeidsstokken til Hemne kommune. Relativt mange vil gå over i pensjonistenes rekker de nærmeste åra. Dette reiser en utfordring i forhold til rekruttering og håndtering av økende pensjonsutgifter. En lønnsutvikling og økning i pensjonskostnader som ikke dekkes opp av inntektssystemet har medført en stadig strammere drift. Samhandlingsreformen Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen har nå gått inn i en etableringsfase. Sammen har de 12 samarbeidskommunene fått godkjent sin modell for samhandlingsenhet ved Orkdal Sjukehus. Det er ansatt daglig leder og en er inne i en fase med rekruttering av personell. Enheten er inntil videre fullfinansiert med statlige midler, men det blir sannsynligvis nødvendig med bevilgninger etter hvert som kommunene ønsker å utvikle enheten. Et viktig poeng i denne sammenhengen er at dette da bør dreie seg om tiltak som kommunene ellers måtte sette i verk hver for seg, men som en løser bedre og billigere sammen. Lokalt i Hemne er samhandlingsreformen også inne i en etableringsfase. Det er etablert et lokalt prosjekt med prosjektleder som er i gang med å utarbeide nye rutiner, peke på nye arbeidsmåter og utforming av nye tiltak. De nye tiltakene er lagt inn i budsjettforslaget og må eventuelt prioriteres opp mot eksisterende drift. Kommunens økonomiske handlingsrom er begrenset, men rådmannens råd er å prioritere ubrukte midler kommunen får til samhandlingsreformen til disse nye tiltakene. Ressurskrevende unge brukere representerer en stor utfordring. De har langvarige og omfattende behov. Det er behov for å gå videre med utbyggingen ved TTF. Kommunen har Side 3 av 10
organisert døgnbasert tjeneste ved boligene, og det er mest effektivt å organisere tjenestetilbud til denne gruppen i tilknytting til disse. Kultur Hemne kommune har tatt mål av seg til å være en kulturkommune. Ildsjeler har gjennom sin innsats bidratt til å skape et positivt bilde av kommunen. Selv om kommunen bidrar med støtte og tilskudd til arrangement, må kulturen sies å leve i kummerlige kår når det gjelder lokaler og andre fasiliteter. Dette planlegges det å gjøre noe med gjennom å gå ut med anbud på lokaler til kulturskole, fritidsklubb og kulturadministrasjon. Når det gjelder kulturadministrasjonen, så ser vi nå at den har store utfordringer med å løse bredden av oppgaver med de ressursene kommunen har stillet til rådighet. Dette har kultursjefen kommentert i eget tiltak. Se også rådmannens tiltak under kultur. Kultursjefsstillingen er kombinert med stilling som rektor ved kulturskolen. Dette er ingen heldig løsning. Samtidig har vi ikke ressurser til å utvide tilbudet ved skolen. Kultursjefen har derfor foreslått å øke administrativ stillingsressurs med 50 % slik at funksjonene kan skilles. Dette løser imidlertid ikke utfordringen med smalt tilbud ved kulturskolen. Administrasjon og ledelse Rådmannen ser utfordringer med mange små enheter og har kommet til at en ønsker å foreslå en ytterligere økning på 50 % administrativ stilling knyttet til forslag om utvidelse av stilling som enhetsleder kultur. Den administrative driften er effektivisert betydelig de siste 4 åra. Det utføres mer og kvalitativt bedre oppgaver med færre ansatte. De små enhetene har spesielt store utfordringer da enhetsleder både skal ha en faglig funksjon og en administrativ funksjon. De administrative oppgavene er komplekse. Det må derfor ytes betydelig støtte fra sentraladministrasjonen. Dette rammer igjen utviklingsoppgaver. Ved å etablere en ny enhetslederstilling innenfor kultur kan flere mindre enheter legges under samme enhet. Dette vil styrke utviklingsfokus for sentraladministrasjonen, kulturenhetens bredde i tilbud og avlaste hardt pressede enhetsledere for små enheter. Samtidig ser en at det er behov for en grundig gjennomgang av måten en løser administrative oppgaver på. Rådmannen har derfor startet en prosess sammen med KS for å innarbeide en mer systematisk tilnærming til hvordan vi skal gjennomgå arbeidsflyt. IKT En har kommet dit at de elektroniske informasjonssystemene utgjør et nødvendig element i alle driftsoppgaver. Så godt som all informasjon internt og eksternt lagres og utveksles elektronisk. Kapasiteten på personellsiden er sprengt. Det er derfor nødvendig med en ny stillingsressurs. Samtidig driftes det løsninger som må fungere 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Dette løses i dag ved at medarbeiderne rykker ut på overtid på sin fritid. Dette er ikke lengere en gangbar løsning. En strategi har vært å forsøke å løse dette gjennom interkommunalt samarbeid. De løsningene som er foreslått, er så kostbare at rådmannen ser det som lite realistisk å fortsette på denne vegen. Det foreslås derfor å etablere en egen vaktordning. Dette kan en løse på en forsvarlig måte med å innlemme IKT-ressursene på Sodin skole sammen med en ny stillingsressurs. Kommunens datarom har i tillegg nådd sin absolutte begrensning. Det er nødvendig å etablere et nytt datarom enten ved å gå ut å leie eller ved å bygge selv. Side 4 av 10
Barnehager Rett til barnehageplass for ettåringer har ført til at kommunen ikke har kapasitet i sentrum selv om en mener en har kapasitet i kommunen totalt. I en situasjon hvor lokalt næringsliv og kommunen har behov for rekruttering av kompetent arbeidskraft utenfra, vil det være et klart konkurransefortrinn å kunne tilby barnehageplass i nærheten av der folk bor. Det er også reist debatt om løpende barnehageopptak. Hvordan dette vil påvirke kapasitet er noe usikkert, men en kan godt tenke seg at dette setter ytterligere press på antall plasser. Rådmannen utreder 3 alternativ: Utvidelse av 2 barnehager i sentrum, bygging av ny «storbarnehage» i sentrum som både erstatter Grøtnes og Bakkely og utvider kapasiteten, og friluftsbarnehageavdeling lokalisert i Grøtnes barnehage. Disse vil bli omtalt nærmere i budsjettprosessen. De kommunale barnehagene i sentrum og på Vinjeøra er i tillegg nedslitt og- spesielt i sentrum lite tilrettelagt for det antall barn og voksne som i dag er i barnehagen. Kapasiteten i sentrum er utvidet til tålegrensen. En setter spørsmål både ved inneklima, støy og areal. En må derfor ta et valg uavhengig av utvidelse av kapasitet. Barnehagene må oppgraderes. På Vinjeøra barnehage foreligger det et pålegg fra Arbeidstilsynet i forhold til støybegrensning. På Grøtnes og Bakkely foreligger det målinger gjennomført av Bedriftshelsetjenesten som viser for høyt støynivå. Behov for investeringer Når en ser bort fra selvkostområdet og en del mindre prosjekt, er det hovedsakelig 5 investeringsbehov som oppleves som presserende: Rådhus Sodin skole 1-4 årstrinn, administrasjonsfløy og arbeidsrom lærere Utvidet barnehagekapasitet. Nytt datarom Nye boliger ved TTF I tillegg må det nevnes driftstiltak i forbindelse med lokaler for kulturskole, fritidsklubb og kulturadministrasjon. Vedlikehold av bygninger og veier Kommunen har et relativt stort vedlikeholdsetterslep på bygningsmasse og kommunale veier og anlegg. På noen områder bør det også investeres. En vurdering av hvor mye kommunen skal eie er en naturlig del av dette. Også hvordan kommunen som eier organiserer sitt eierskap. Dette er en stor sak som det arbeides med blant annet på bakgrunn av kommunestyrevedtak om omfattende salg av boliger. Det ble i 2010 foretatt en reduksjon av bemanningen på uteavdelingen på tekniske tjenester. Dette medfører en del utfordringer når det gjelder å utnytte kapasiteten til vedlikeholdspersonellet på en god og effektiv måte. Økonomisk handlefrihet Side 5 av 10
En sliter med å få den handlefriheten en ønsker for å realisere ønsket tjenesteutvikling og investeringer. Som tidligere nevnt; til tross for nedbemanning og stram styring har en ikke greid å skape nødvendig økonomisk handlingsrom. Stram styring vil nok være nødvendig også framover til tross for reduksjonene som er gjennomført. Et lyspunkt er at kommunens skatteinntekter har gått opp de siste to åra. En får imidlertid ikke full effekt av dette da det meste trekkes inn igjen over inntektsutjevningen. Omtaksering av eiendommer og utvidelse av eiendomsskatt ble realisert i 2012. Merinntekt ut over dagens inntekt er stipulert til i overkant av 4 mill. Samtidig varsles det et stramt statsbudsjett, lønnsoppgjøret er nok en gang for romslig og det er reist usikkerhet om størrelsen på utbytte fra Trønderenergi AS. Inntektskilder utenom frie inntekter fra Staten: Salg av konsesjonskraft Renteinntekter og aksjeutbytte Eiendomsskatt fra Hemne Eiendomsskatt fra Aure og Hitra Så godt som alle disse inntektene ligger i drifta. Det bør være et mål på sikt å få avsatt mest mulig på fond. Dette sees imidlertid ikke som realistisk i overskuelig framtid. Eiendomsskatteavtalen med Aure og Hitra kan vise seg å være et gullkantet kort hvis prosjektet Ironman blir realisert. Rådmannens prioriteringer Budsjettforslaget inneholder en rekke gode tiltak. Rådmannen har i år valgt å løfte fram noen få tiltak på drift og investering: Drift 1. IKT 100 % stilling og vaktordning. 2. Enhetsleder kultur / andre små enheter 100 % stilling. (Sees i sammenheng med enhetsleder kultur sitt forslag om 50 % stilling). 3. Samhandlingsreformen innarbeidelse av tiltak. Eventuelt finansiert ved bruk av «samhandlingsmidler». 4. Økt vedlikehold kommunale veier og bygninger. Investering: 1. Rådhus - realisering av planlagt bevilgning i 2013. Inkludert datarom 2. Sodin skole planlegging i 2013 og delvis i 2014. Byggestart i 2014 3. Utvidelse av barnehagekapasitet i sentrum etter valgt plan. 4. Nye boliger ved TTF Side 6 av 10
I tillegg bør det inn tiltak på selvkostområdet (kommunaltekniske anlegg) Rådmannens framlegg til konsekvensjustert budsjett må sees på som et uferdig arbeidsdokument som skal formes i arbeidsmøter sammen med formannskapet. Det vises til vedlagte dokument for nærmere informasjon Formannskapets foreløpige tilråding følger vedlagt. Side 7 av 10
Sak 10/12 ELDRES DAG 2012 - EVALUERING SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Sigrun Alsvik Arkiv: F00 Arkivsaksnr.: 12/2224 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/12 Eldrerådet 19.11.2012 Ferdigbehandles i: Eldrerådet Saksdokumenter: Ingen saksdokumenter Saksopplysninger: Eldrerådet arrangerte Eldres dag på Hemne hotell fredag den 28.9.12. Program for dagen var: Hilsning og takk for maten av ordfører Ståle Vaag Kåseri av Lisa Marie Husby fra Orkdal Musikk Allsang Loddsalg Salg av middag/kaffe og kaker Det praktiske arbeidet ble gjennomført av eldrerådet samt gode hjelpere. Vurdering: Eldrerådet evaluerer arrangementet. Saken legges fram uten tilråding. Side 8 av 10
Sak 11/12 SAKSFRAMLEGG ULIKE SØKNADER FRA LAG OG FORENINGER - FORDELING AV BELØP 2012 Saksbehandler: Sigrun Alsvik Arkiv: 223 C85 Arkivsaksnr.: 12/2128 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/12 Eldrerådet 19.11.2012 Ferdigbehandles i: Eldrerådet Saksdokumenter: Søknad fra Vinje pensjonistforening, datert 11.10.12. Saksopplysninger: Vinje Pensjonistforening søker om tilskudd til sitt arbeid for eldre som har behov for sosial kontakt. Aktiviteten de har hatt i løpet av 2012 er 4 styremøter, 9 pensjonistmøter, 1 dagstur og 1 «jordbærtur». Pensjonistmøtene avholdes på 3 ulike steder, og de har en husleie på ca. kr. 10 000,- Vurdering: Eldrerådet har tidligere år fordelt resterende på budsjettet, etter at alle utgifter er dekt, mellom pensjonistforeninger som har søkt om tilskudd til sitt arbeid. Saken legges fram uten tilråding. Side 9 av 10
Sak 12/12 SAKSFRAMLEGG REFERAT OG MELDINGER - ELDRERÅDET 19.11.12 Saksbehandler: Oddrun G. Andersen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 12/414 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/12 Eldrerådet 19.11.2012 Ferdigbehandles i: Eldrerådet Saksdokumenter: Referatsaker Saksopplysninger: Vurdering: Økonomiske konsekvenser: Miljømessige konsekvenser: Mulige personalmessige konsekvenser: Konsekvenser for universell utforming: Konsekvenser for barn og unge: Side 10 av 10