MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I NORDRE LAND KOMMUNE Mandag 15. februar 2010 holdt kontrollutvalget møte i rådhuset fra kl. 0900 til 1345. Som medlemmer møtte: Arvid Raaholdt, leder (ble innvilget permisjon fra møtet kl. 1345 etter behandling av sak 7) Ola Tore Dokken, nestleder Trine Ulimoen Pettersen Elin Rosenberg Følgende medlemmer møtte ikke: Bjørn Erik Ekrem Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (hele møtet), oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Heidi Holm (deltok under sakene 2-4) og revisor Solveig Holmen (deltok under sakene 2-4) Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann og Innlandet Revisjon IKS. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Arvid Raaholdt som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2010 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.12.09 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.12.09 godkjennes. 2. Utvalgssekretær bes om å etablere fast rutine med formell oversending av protokollen til kommunestyret v/ordfører. SAK NR. 02/2010 TERTIALRAPPORT 3/09 OG AVREGNING FOR 2009 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/bjørg Hagen orienterte. Tertialrapport 3/09 fra Innlandet Revisjon IKS og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2009, tas til orientering. 1
SAK NR. 03/2010 REGNSKAPSREVISJON: STATUSRAPPORT FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2009 Innlandet Revisjon IKS v/heidi Holm og Solveig Holmen orienterte om: Gjennomførte revisjonsaktiviteter og resultatet av disse Oppfølging av prioriterte områder Oppfølging av nummerert brev Eventuelle endringer i revisjonsstrategien/-planen Fremdrift i revisjonsarbeidet Orientering om kommunikasjon mellom revisor og kommunen Vesentlige endringer i aktuelle regelverk Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2009 tas til orientering. SAK NR. 04/2010 BESTILTE TILLEGGSTJENESTER VURDERING AV ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Innlandet Revisjon IKS v/heidi Holm og Solveig Holmen presenterte den gjennomførte kontrollen. 1. Resultatene fra revisors stikkprøve rettet mot overholdelse av reglene m.h.t. anbudsutlysing og protokollføring av anskaffelser tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ser med bekymring på at 2 av 8 kontrollerte anskaffelser ikke fulgte lov om offentlige anskaffelser m.h.t. anbudsutlysning (anskaffelser over kr. 500 000) og 3 av 6 anskaffelser ikke fulgte regelverket om protokollføring (anskaffelser mellom kr. 100 000 og kr. 500 000). Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget igangsette en mer omfattende undersøkelse av forholdet som en del av arbeid med forvaltningsrevisjon. SAK NR. 05/2010 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2009 Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 vedtas og oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 06/2010 OPPFØLGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2008-2011. PRIORITERIG AV REVISJONSPROSJEKTER I 2010. Følgende tema fra kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll følges opp i 2010: 2
Forvaltningsrevisjon: Styring av byggeprosjekter Følges opp slik: Rådmannen inviteres til førstkommende møte (april) for å presentere administrasjonens styring og kontroll med byggeprosjektet på Dokka barneskole, herunder en orientering om hvordan den innførte prosjektstyringsmetodikken (PLP) benyttes på dette prosjektet. Innkjøp Følges opp slik: Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot overholdelse av lov om offentlige anskaffelser. Bakgrunnen for prosjektet er resultater fra stikkprøver som viste svikt i rutiner for offentlig utlysning av anskaffelser over kr. 500 000 og protokollføring av anskaffelser mellom kr. 100 000 og kr. 500 000. Barnehager Følges opp slik: Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre en foranalyse med tanke på finne aktuelle områder for en forvaltningsrevisjon med fokus på tidlig inngripen. Stikkord kan være: Samhandling med barnevernet (Innhente statistikk over barnehagenes meldinger til barnevernet mv.) System og rutiner for kartlegging av barn for å avdekke særskilte behov Kostnadsnivå og vurdering av årsak virkning (Se på utviklingen i kostra-tall for 2009 sammenlignet med andre. Har kommunen fortsatt lav ressursbruk totalt og pr. oppholdstime? Hva er eventuelt årsaken til den lave ressursbruken? Kan eventuell lav ressursbruk knyttes til lav kvalitet, for eksempel lav bemanning, lav kompetanse eller lignende). Selskapskontroll: Eierstyring Følges opp slik: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens eierskapspolitikk og eierskapsmelding. SAK NR. 07/2010 STATUS FOR KONKURRANSEUTSETTING AV SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGENE I GJØVIK- OG HADELANDSREGIONEN 1. Kontrollutvalget tar status og fremdrift i arbeidet med konkurranseutsetting av sekretærfunksjonen til orientering. 2. Tilleggsavtale med nåværende sekretær for perioden 3
01.01.2010 og ut januar 2010 (eller til det tidspunkt ny kontrakt på tjenesten foreligger etter forutgående konkurranse) tas til orientering. SAK NR. 08/2010 RAPPORT OM EGENKONTROLLEN I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER Utvalgsleder Arvid Raaholdt ble innvilget permisjon fra møtet før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av 3 medlemmer. Rapport fra arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og Regionaldepartementet ble gjennomgått og drøftet. 1. Rapport om egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner tas til orientering. 2. Rapportens forslag til styrking av den interne kontrollen (rådmannens ansvar) følges opp på et senere møte, der også rådmannen og revisor inviteres til å delta. SAK NR. 09/2010 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2010 Informasjon fra Kontrollutvalgskonferansen 2010 tas til orientering. SAK NR. 10/2010 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets behandling og vedtak i sak 01/2010. Sak: Revisjonsrapporten Enkeltvedtak om spesialundervisning 2. Årsrapport 2009 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 3. Attestasjon av regning til kontrollutvalget 4. Sammendrag fra rapport fra Riksrevisjonens undersøkelse av kvalitet og samarbeid i pleie og omsorgstjenestene til eldre. 5. Politiattest for nyansatte i Innlandet Revisjon IKS 6. Resultatliste 2009 for Oppland - Kvalitet på kommunale nettsteder 7. Utvalgte avisartikler 8. Møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap 9. Spørsmål om endring av møteplan for 2010 10. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalgets møteplan for 2010 endres slik: Møtet den 21.06.10 utsettes til torsdag 24.06.10. 4
Dokka, 15. februar 2010. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 15. februar 2010. Arvid Raaholdt leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903 e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: MANDAG 19. APRIL 2010 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Kommunens årsregnskap for 2009 (revisor + rådmann m.fl. inviteres) Forvaltningsrevisjon: Styring og kontroll med byggeprosjektet Dokka barneskole (rådmannen inviteres, jf. sak 06/2009) Forvaltningsrevisjon: Prosjektplan for revisjonsprosjekt rettet mot Innkjøp i Nordre land kommune (revisor orienterer, jf. sak 06/2009) Til oppfølging i senere møter: Forvaltningsrevisjon: Foranalyse vedr. barnehager (oppfølging av vedtak i sak 06/2009) Selskapskontroll: Eierskapspolitikk og eierskapsmelding for Nordre Land kommune (oppfølging av vedtak i sak 06/2009) Tema: Varsling Tema: Intern kontroll Selskapskontroll: Presentasjon av nytt kvalitetssikringsopplegg v/nordre Land ASVO AS (oppfølging av vedtak i sak 31/09, jf. sak 39/09) Møteplan for 2010: Mandag 15.02.10 kl. 0900 Mandag 19.04.10 kl. 0900 Mandag 21.06.10 kl. 0900 Endret til torsdag 24.06.10 kl. 0900 Mandag 13.09.10 kl. 0900 Mandag 29.11.10 kl. 0900 5