STØTTEMATERIELL TIL KOMPETANSEBASEN Jan 09 Veiledning for administrator Dokumentet gir deg en enkel innføring i hvordan du klargjør og setter opp kompetansebasen for virksomheten. Applikasjonen er klargjort, men både virksomheten og brukerne vil få større glede av løsningen om du forhåndsdefinerer noen felter som gjelder egen virksomhet. Lykke til! InMente Ressurs AS Postboks 85, Bryn, 0611 OSLO Telefon: +47 45 41 45 00 www.inmente.no/adm@inmente.no
SJEKKLISTE FOR ADMINISTRATOR Nedenfor finner du en liste over forhold man som administrator og ansvarlig for kompetanse bør tenke gjennom eller gjøre for å få en god prosess. Momenter 1 Oppsett Oppsett av de standarder og kategorier som skal nyttes. Mulig materiell: Se følgende dokumenter fra InMente: Ved oppstart av kbasen De neste sidene 2 Bruk Plan for bruk er viktig. Dette henger sammen med formålet. Skal alle kompetanseelementer registreres med en gang. Skal man konsentrere seg om enkelte for eksempel kurs. Hvis formålet er dokumentasjon av realkompetanse, er det viktig at man har jobbet litt med forståelse av realkompetanse. Mulig materiell: Papir på egen dyktighet, Forskningsrapport fra Fafo: Forfatter Anders N. Reichborn m.fl, InMente Ressurs AS Arbeidshefte realkompetanse fra InMente www.wox.no 3 Første gangs informasjon Før man inviterer til bruk (sender ut link) er det avgjørende at medarbeiderne har fått informasjon om: Hensikt hva er formålet, hva skal det brukes til og hva er nytten Hva forventes av den enkelte Er det trygt, (hvem kan se dataene mine?) Hvordan skal det arbeides i praksis. (Alene, grupper, ett kompetanseelement om gangen, samtaler med leder, grov tidsplan etc) Hvilken hjelp kan forventes. Hvordan skal det følges opp Hvis mulig anbefales det at denne informasjonen tas i en dialog. 4 Invitasjon og første gangs innlogging Husk presis informasjon på hvilken link de skal bruke og på innloggingsprosedyren. Mange vil gå inn på direkten, andre må leies. Selv i vår internettverden er det mange som ikke har erfaring eller trives med IT. Det anbefales sterkt at man: Vurderer at man første gang gir mulighet for å arbeide i gruppe under veiledning Har brukerhjelp lett tilgjengelig. Det virker ofte bra med en erfaren Utført kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 1 -
kollega, men gjør en avtale med vedkommende slik at dette ikke bare blir privat kollegatjeneste og forstyrrende. Mulig materiell Ved oppstart av kompetansebasen, fra InMente 5 Registreringsprosessen Det å ta i bruk kompetansebasen som verktøy er en god anledning til å skape bevissthet om kompetanse. Like mye den kompetanse man har, som den man måtte trenge. Vi har derfor god erfaring med at dette gjøres ved enkle samlinger hvis medarbeiderne i tillegg til å skrive ned det de har (i all hast), bruker litt tid på felles tilnærming, bevisstgjøring og deling. Mulig materiell: Arbeidshefte - realkompetanse fra inmente 6 Oppfølging Administrator kan bl.a ved hjelp av sin administratormeny og brukeroversikt holde et øye med om folk kommer i gang som forventet. Det er viktig å følge opp de som nøler. Etter hvert som basen fylles med data er det like viktig at administrator bruker og utnytter systemet og bringer informasjon tilbake til virksomhetens ledere, slik at erfaring og nytteverdi forsterker bruken. 7 Årshjulet Det er viktig å lage seg et lite årshjul det vil si den årlige rytmen for bruk og vedlikehold. For eksempel: 1. Egen gjennomgang i forbindelse med forberedelse til medarbeidersamtale. Hensikt: Fange opp utvikling, ajourføre 2. Samtale med overordnet (Medarbeidersamtalen). Hensikt: Korrigere og skjøte på. Drøfte behov. 3. Avdelingsnivå, felles eller ledermøte. Hensikt: Se status, drøfte behov 4. Individuelle planer. Med utgangspunkt i egen ajourføring og avdelingsbehov. Hensikt: Bygge kompetanse målrettet. kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 2 -
INTRODUKSJON TIL KOMPETANSEBASEN Velkommen til kompetansebasen og gratulerer med et moderne kompetanseverktøy. Det er laget for å gjøre det enkelt å søke etter og dele kompetanse. Det legger til grunn at den enkelte selv har hovedansvaret for å holde orden på egen kompetanse, men at både den enkelte og virksomheten har stor nytte av lett tilgjengelig til informasjon om hva andre kan og hva man til sammen kan. Husk at dette er informasjon som kommer inn under personopplysningsloven, se http://www.datatilsynet.no/templates/page 671.aspx. Selv om det er gode søkemuligheter ved bruk av fritt valgt søkeord, vil analyse bli langt mer effektivt hvis du som administrator har forhåndsdefinert noen størrelser som alle bruker ved registrering. Dette gjør du i administratormenyen til venstre i skjermbildet. Denne veiledningen tar deg gjennom de enkelte menypunktene steg for steg. Mange velger som en del av tilpasningen å få sin egen versjon av kompetansebasen. Da tilpasses den til virksomhetens fargeprofil og logo. Det kan også legges inn spesielle ledetekster i skjermbildet der det er ønskelig. Hvis du ikke allerede har en slik løsning, ta kontakt med løsningsansvarlig hos InMente for å diskutere muligheten. PROFIL OG CV Send en e-post til geir.ansok@inmente.no Denne forskjellen er det viktig å forstå: I profilen finnes alt som en bruker har lagt inn om egen kompetanse. Når profilen registreres kan den enkelte bruker velge om informasjonen skal tas inn i CV eller ei. Det betyr at det er en reell forskjell om andre har tilgang til Profil eller bare CV. Se nærmere under rettigheter. MENY FOR ADMINISTRATOR Til venstre i skjermbildet finner du administrators meny når du er satt opp med administrators rettigheter. Vi skal snakke mer om rettigheter siden, men det kan være greit å vite at hvilke menyer som er tilgjengelige, endrer seg med hvilke rettigheter man har. Du finner følgende menypunkter for administrator: Administrasjon Organisasjon Brukere Eksterne brukere Stillingsbetegnelser Avdelinger Språk kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 3 -
Utdanningskategorier Kurs Sertifikater IKT fagområder Realkompetanse Flere av disse er forhåndsdefinerte av InMente Ressurs, du behøver derfor ikke å tilrettelegge og endre alle. Du har imidlertid tilgangen, hvis det er mindre tilpasninger du ønsker nå eller senere. Vi tar dem punkt for punkt. ORGANISASJON Her konfigureres noen nøkkelinformasjoner for virksomheten. Det er særlig to felter som er viktige: Standard CV mal Dette er den malen du vil at dere skal brukes i virksomheten. Når folk i basen søker etter CV er det denne malen de vil se. Den enkelte kan for sitt eget behov velge annen mal ved egne utskrifter. Dette gjør det enkelt f.eks å få frem felles CV for flere medarbeidere ved utsendelse sammen med anbud eller annet. Har du behov for andre maler enn de du finner som standard, lager vi det for deg for en meget overkommelig kostnad. Ta kontakt med løsningsansvarlig: Rettigheter Send en e-post til geir.ansok@inmente.no Rettighetsnivåer er forklart nærmere i punktet under. Her setter du hva som vil være standard for nye brukere som logger seg inn. Skal noen ha høyere rettigheter settes det individuelt. Du kan også avgjøre om det skal være mulig for den enkelte å reservere seg mot innsyn fra andre. Det kan være naturlig i en åpen base, men til bedriftsintern bruk vil det kunne sette begrensinger på deling. Valget er virksomhetens ut fra de avtaler de gjør med brukerne. BRUKERE Funksjonen gir deg alltid en oppdatert liste av personer i basen. Det er gode søkemuligheter for å finne den du er på jakt etter. Det viktigste feltet å være oppmerksom på er kolonnen Rolle. I kolonnen ser du rettighetsnivået bruker har. Velg en person og klikk rolle, så får du opp dette bildet: kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 4 -
For virksomhetsinterne løsninger kan det være naturlig å bruke nivå 2. Det gjør det mulig for medarbeiderne å søke etter annen kompetanse. Med rettigheter etter nivå 2, kan man bare se andres CV informasjon, ikke hele profilen. I noen virksomheter er det naturlig at ledere tildeles nivå 3. Med dette nivået vil man kunne se hele profilen til den enkelte. Dine løsninger for rettigheter MÅ være avtalt med de ansatte og godt informert om. EKSTERNE BRUKERE Dette er en funksjon for løpende administrasjon, ikke noe du behøver å gjøre ved oppstart. Funksjonen gir deg anledning til å gi eksterne tilgang. Eksterne vil si personer som ikke er registrert og som det ikke er naturlig at registrerer seg. STILLINGSBETEGNELSER Her bør du legge inn alle de vanlige og offisielle stillingsbetegnelsene. Når du mottar basen fra Inmente første gang, vil denne listen være tom. Bruk knappen Legg til. Den enkelte bruker vil få opp de betegnelser du legger inn i en nedtrekksmeny når vedkommende registrerer sin profil. Hvis du skulle ha glemt en, vil vedkommende kunne klikke Egendefinert og skrive inn sin egen stilling. Denne vil imidlertid ikke bli tilgjengelig for andre brukere. Du kan senere endre og slette stillinger slik at det er oppdatert til ditt behov. AVDELINGER Dette er i hovedsak samme øvelsen som du har gjort for stillingsbetegnelser. Legg inn de avdelingene som gjelder hos dere, dermed vil bruker kunne velge avdeling og du slipper ulikheter for eksempel i standard CV. Du kan bruke to nivåer. For eksempel divisjon med underavdelinger, eller etat og enheter innen etaten. kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 5 -
SPRÅK Når du mottar basen vil det være et godt utvalg ulike språk som ligger inne, dog har vi avgrenset mengden noe for ikke å gjøre nedtrekksmenyen for lang. Slett eller legg til slik at det er godt tilpasset det behovet du antar finnes for dine brukere. Også her vil bruker under registrering kunne velge Egendefinert og skrive inn et språk som ikke er med i standardoppsettet fra deg. UTDANNINGSKATEGORIER I utgangspunktet vil du finne de fire standardnivåene som SSB benytter når de lager statistikk over utdanning i Norge. I mange sammenhenger er det tilstrekkelig, for noen vil det bli for generelt. Lag og legg inn de som passer. KURS Dette bør alltid være virksomhetsspesifikt. Legg inn de kursene som er mest aktuelle, ved for eksempel å ta utgangspunkt i en kurskatalog hvis det finnes. Er det en stor mengde kurs kan dette ta litt tid. I kommende versjon vil det være på plass en importfunksjon for dette, i mellomtiden; send listen til oss i Excelformat og vi legger den inn uten kostnad for deg. Senere endringer og oppdateringer må du ta selv. Send en e-post til geir.ansok@inmente.no SERTIFIKATER Dette er også som oftest en skreddersydd liste, i det minste i miljøer hvor sertifikater er viktige. Er listen lang, har vi samme service som for kurs. Send en e-post til geir.ansok@inmente.no IKT-KOMPETANSE I noen miljøer er dette en helt avgjørende kompetanse, hos andre betyr den mindre. I standardversjonen har vi lagt inn typiske brukerkompetanser. Legg til og tilpass. Bruker kan spesifisere ved hjelp av Egendefinert også her. REALKOMPETANSE Denne funksjonen kan du bruke på flere måter. Det ene er å gi brukerne anledning til å dokumentere sin faktiske kompetanse såkalte realkompetanse. Den andre bruksformen vil være å knytte dette direkte virksomhetens kompetansemål. kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 6 -
Kompetansedokumentasjon Mange har en faktisk kompetanse som det ikke er lett å se ut fra utdanning, eller ikke så lett å tydeliggjøre gjennom å vise til antall år i ulike typer praksis. VOX, nasjonalt senter for læring i arbeidslivet (www.vox.no) har utarbeidet en mal for slik registrering. Denne malen er det som ligger til grunn for de kompetanseområdene som ligger som standard ved leveranse. Den er bygget opp ved bruk av tre hovedområder 1. Faglig kompetanse 2. Ledelses- og organisasjonskompetanse 3. Personlig og sosial kompetanse Under hvert av disse er det definert et sett fagfelt eller underområder. Hver av dem er forklart eller eksemplifisert for å lette registreringen for den enkelte bruker. Du kan beholde standarden som den er, men eventuelt legge til ytterligere fagfelt der det er særlige områder du vil tydeliggjøre. Hver bruker har tilgang til en funksjon kalt Kompetanseattest, dette er en rapport som kan skrives ut og signeres av leder og medarbeider. Først etter signering vil den ha verdi som attest. Les mer om realkompetanse på hjemmesidene til VOX. Virksomhetens kompetansemål Den andre bruksformen vil være å skreddersy dette for virksomheten. Under hvert av de tre hovedområdene setter du inn de fagfelt og faglige mål som gjelder for dere. Når medarbeider registrerer seg, vil vedkommende kunne registrere sin kompetanse opp mot dette både ved hjelp av en verbal beskrivelse og ved å angi sitt nivå: Nivå Beskrivelse 1 Utfører enkle oppgaver etter veiledning 2 Jobber selvstendig innen området 3 Kan ha faglig ansvar, gi råd og veiledning til andre 4 Har svært god innsikt, kan lede utviklingsarbeid på området På denne måten har du lagt grunnlaget for en god gap- og beholdningsanalyse av virksomhetens kompetanse. Vi spesial tilpasser de rapporter du trenger for å få ut denne informasjonen på en måte som er egnet for dere. Send en e-post til geir.ansok@inmente.no kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 7 -
Du vil kunne både se gapet for virksomheten totalt og for hver avdeling. Et godt verktøy i videre planlegging. Lykke til med kbasen! InMente Ressurs AS kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 8 -
KOMPETANSEBASEN God styring og deling av kompetanse Egenregistrering og brukeransvar Fritt søk etter kompetanse Velg ulike maler eller eksport til Word Analyser, hvor mange kan hva Dokumentasjon av realkompetanse kbasen/ InMente Ressurs AS Side - 9 -