NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 09.09.2015 Møtetid: Kl. 10.00 12.30 Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen Møteleder: Heider Sæther Saker: 013 022/15 Av 3 møtte 3 medlemmer og fast vara. Følgende medlemmer møtte: Heider Sæther Arnfinn Haugvik Randi Karioliussen Inger Johanne Bjørhusdal, 1. vara Forfall Andre: Heidi Galguften, KomRev Trøndelag IKS Unni Romstad, KomRev Trøndelag IKS Stian Brekkvassmo, ordfører Jorunn Sund, Komsek Trøndelag IKS Merknader: Ingen merknader til innkallinger. Underskrifter Heider Sæther Arnfinn Haugvik Randi Karioliussen
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/15 Referatsaker 014/15 Orientering fra ordfører "status kommunereformen" 015/15 Orientering fra Revisor 016/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 017/15 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetserklæring 018/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden 019/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 020/15 Innspill til forvaltningsrevisor overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 021/15 Henvendelse fra Fagforbundet 022/15 Henvendelse til kontrollutvalget angående lovlighetskontroll sak 015/15 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13.
SAK 013/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.9.2015 Jorunn Sund 013/14 425-1740-5,3 Referatene tas til orientering. Referat 1 Komsek Trøndelag IKS Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalget 2 Moderniseringsdepartementet Aktuelle lovregler / valg av 3 Form for kontroll og tilsyn / NKRF kontrollutvalg Valg av kontrollutvalg for perioden 2015-2019 Vedlegg Lagt frem i møte Lagt frem i møte Referatene tas til orientering. SAK 016/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN "STATUS KOMMUNEREFORMEN" Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 016/15 425-1740-5.3 Kommunestyret Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Har hatt god kontakt med omliggende kommuner. Målet var å ikke konkludere før utredningene var ferdig. Ordfører la frem viktigheten av gode intensjonsavtaler før beslutning tas.
Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. SAK 015/15 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 015/15 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. SAK 016/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 016/15 425-1740-5.3 Kommunestyret : 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 520.500 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget har utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet ligger ved og innstilles til kommunestyret.
1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 520.500 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. SAK 017/15 OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORERS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 02.09.2015 Jorunn Sund 017/15 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet. 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet.
SAK 018/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 018/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Formøte før kontrollutvalgsmøte ønskes i Namsskogan. Servering etter møter for diskusjon i utvalget. Egenvurderingsskjema utlevert. Kontrollutvalget har en del innspill til forbedring av møtevirksomhet og ønsker uformelle møter i forkant av KU. Kontrollutvalget har bidratt til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak. Kontrollutvalget har en del innspill til forbedring av møtevirksomhet og ønsker uformelle møter i forkant av KU. Kontrollutvalget har bidratt til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak. SAK 019/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Kontrollutvalget 09.9.2015 Jorunn Sund 019/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Revisjonsnotat Kontrollutvalget ser seg tilfreds med det arbeidet som regnskapsrevisor har avlagt til nå, Alternativ: a) og har ingen spesielle merknader for det videre arbeidet. b) men vil oppfordre det nye kontrollutvalget å fortsatt ha fokus på forhold omtalt i revisjonsnotat til kommune.
Kontrollutvalget ser seg tilfreds med det arbeidet som regnskapsrevisor har avlagt til nå, Alternativ: c) og har ingen spesielle merknader for det videre arbeidet. d) men vil oppfordre det nye kontrollutvalget å fortsatt ha fokus på forhold omtalt i revisjonsnotat til kommune. SAK 020/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 020/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Kontrollutvalget ser seg tilfreds med det arbeidet som forvaltningsrevisor har utført til nå, Alternativ: a) og har ingen spesielle merknader for det videre arbeidet. b) men vil oppfordre det nye kontrollutvalget til å ha et sterkere fokus på risiko- og vesentlighetsvurderingene i arbeidet med den overordnede analysen. Kontrollutvalget ser seg tilfreds med det arbeidet som forvaltningsrevisor har utført til nå, Alternativ: c) og har ingen spesielle merknader for det videre arbeidet. d) men vil oppfordre det nye kontrollutvalget til å ha et sterkere fokus på risiko- og vesentlighetsvurderingene i arbeidet med den overordnede analysen.
SAK 021/15 HENVENDELSE FRA FAGFORBUDET Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 021/15 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering, og ønsker ikke å gå nærmere inn i den konkrete saken 2. Kontrollutvalget ber rådmannen til første møte i 2016 gi en orientering om kommunens ansettelsesprosedyrer og om disse følges. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og går derfor normalt ikke inn i enkeltsaker. Kontrollutvalget har imidlertid et selvstendig ansvar for å engasjere seg i alle spørsmål og saker som faller innenfor begrepet kontroll og tilsyn. I enkelte tilfeller kan derfor slike henvendelser være med å avdekke svikt i system eller rutiner i kommunen. Kontrollutvalget anbefales derfor å be rådmannen på generelt grunnlag om en redegjørelse om kommunens ansettelsesprosedyrer, og om disse følges. 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering, og ønsker ikke å gå nærmere inn i den konkrete saken 2. Kontrollutvalget ber rådmannen til første møte i 2016 gi en orientering om kommunens ansettelsesprosedyrer og om disse følges. SAK 022/15 HENVENDELSE FRA NAMSSKOGAN SV VEDRØRENDE KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 022/15 425-1740-5.3 Kontrollutvalget ber rådmannen til neste møte om en orientering vedrørende: 1. Kommunestyrets behandling og resultatet av kravet om lovlighetskontroll 2. Administrasjonens forståelse av og praktisering av kravet til «offentlig ettersyn» iht til kommunelovens bestemmelser når det gjelder budsjett og økonomiplan Kontrollutvalget har den 6. juli mottatt en henvendelse fra Namsskogan SV (SV) vedrørende krav om lovlighetskontroll ved behandling av økonomiplan 2016-19. Brevet er også sendt
ordfører. I tillegg til lovlighetskontroll ber SV kontrollutvalget vurdere administrasjonens praktisering av kravet til «offentlig ettersyn». Se vedlegg 1. Kontrollutvalget ber rådmannen til neste møte om en orientering vedrørende: 1. Kommunestyrets behandling og resultatet av kravet om lovlighetskontroll 2. Administrasjonens forståelse av og praktisering av kravet til «offentlig ettersyn» iht til kommunelovens bestemmelser når det gjelder budsjett og økonomiplan