1 DRAMMEN KOMMUNE. VEI NATUR IDRETT Protokoll tilbudskonferanse 29.4.2009 Tilbudskonferanse funksjonskontrakter Bragernes-siden og Strømsø-siden 2009-2014 STED: Park Hotell, Drammen kommune REFERENT: Tore Johansen TILSTEDE: DK / SV: Ronny Eirik Hansen, Paul Senstad (ATI), Hans Petter Fjellstad, John Ivar Haugland, Harald Hansen Tjøme, Lars Blokkhus, Truls Rieger, T. Johansen, Odd Grette (SV), Bjørn Flatekval (SV). ENTR.: 16 representanter fra 9 bedrifter. PROTOKOLL LEGGES UT PÅ WWW.DOFFIN.NO 1. Presentasjon av representanter fra byggherrene: Ronny Eirik Hansen ønsket alle velkommen og presenterte seg selv og Hans Petter Fjellstad fra kommunen, Paul Senstad (innleid konsulent fra Asfaltteknisk Institutt), samt Odd Grette og Bjørn Flatekval fra Statens vegvesen. 2. Presentasjon av utvalgte momenter i konkurransegrunnlaget: Paul Senstad gjennomgikk utvalgte momenter i konkurransegrunnlaget ved å vise en powerpoint-presentasjon. Presentasjonen er vedlagt denne protokollen (og er en del av protokollen fra tilbudskonferansen). Tidsfrister: Viktige tidsfrister er: - Frist for spørsmål er 9. juni 2009 kl. 14.00. Skriftlige spørsmål utformes og sendes på e-post til: funksjonskontrakt-dk@drmk.no. - Tilbudsfrist er 16. juni 2009 kl 12.00. - Vedståelsesfrist 1. september 2009 kl. 12.00. - Oppstart 1. oktober 2009. Fylkesveier vil etter intensjonene innlemmes i kontraktene 1. september 2010. I konkurransegrunnlaget er dette angitt pr. 1.10.2010; dette er feil. Tidspunktet er 1.9.2010. Det vises til kapittel A punkt 4.5 om eventuelle forbehold. Entreprenøren representerer kommunen i det daglige arbeid og blir kommunens ansikt utad. Kontrakten inkluderer publikumskontakt og behandling av publikum. Det blir derfor viktig å håndtere publikum med respekt. Publikum kontakter/henvender seg til Servicetorget i kommunen i kontortiden og til entreprenøren utenom kontortid.
2 Byggherren har også en døgnkontinuerlig vakt og et eget akutt telefonnummer som entreprenøren kan kontakte ved behov. Egenkontroll, inspeksjon og rapportering er en viktig del av kontrakten og entreprenørens ansvar. Alt skal dokumenteres skriftlig. Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier: Konkurransegrunnlaget har ett sett kvalifikasjonskrav (som ikke ble presentert på tilbudskonferansen). Det ble likevel presisert at alle disse kravene må bestås for å være med videre i konkurransen. Tildelingskriteriene ble presentert. Konkurransegrunnlaget består av 4 kriterier med en poengberegning og vekting. Det ble presisert at selv om konkurransegrunnlaget bygger på en kontraktsmal fra Statens vegvesen, så er det gjort en rekke endringer i grunnlaget; samt at pris er ikke det eneste tildelingskriteriet som benyttes. Sammen med pris skal tilbyder utforme og vedlegge 3 sett ulike planer. Vinterplanen gis vekting 30 % (og ikke 10 % som feilaktig angitt i den viste powerpoint-presentasjonen). Entreprenøren med totalt høyest poengsum kontaktes for kontraktsinngåelse. Priser, prisregulering og faktureringsplan: Prising gjøres i G-kapitlet: G2 Funksjonspriser av oppgavene som er listet opp i E-kapitlet under romertall V for hver prosess. Dette er faste årlige priser avtalt mellom partene. Entreprenøren skal ikke utforme faktura i hht medgåtte ressurser. Samtidig vil byggherren ikke få kjennskap til entreprenørens direkte medgåtte ressurser. G3 Mengdepriser på oppgaver listet opp som mengdeoppgaver samme sted. G5 Timepriser på mannskap, maskiner og utstyr. G6 Summeringsark for inngitte priser. Her summeres alle priser på ett ark G6 for kommunale veier og gater og tilsvarende alle priser på ett ark G6 for fylkeskommunale veier. Fakturering. G2 faktureres per måned etter oppsatt og godkjent fakureringsplan. Mengde- og timearbeider faktureres etter priser oppgitt i henholdsvis G3 og G5 etterskuddsvis etter bestilling og gjennomføring. Prisregulering: Prisene reguleres årlig en gang etter SSBs kostnadsindeks Drift og vedlikehold av veger i alt med fratrekk på 30 % grunnet oppgaver definert i indeksen som ikke er med i kontrakten eller er en del av kontraktsarbeidet. Indeksen er definert med et sett ulike innsatsfaktorer samt deres relative vekting. Denne vektingen er forhåndsdefinert og finnes i SSB-rapport 17/2005 (www.ssb.no/emner/08/02/30/rapp_200517/).
3 Indeksen ganges derfor med faktoren 0,7. Første regulering skjer 1. januar 2011 for kalenderåret 2010. Det gis ikke regulering for utført arbeid i 2009. Det er utformet egne regler for prisreguleringen av arbeider utført i 2014. Det vises til konkurransegrunnlaget. Vinterdrift Veiene skal driftes etter 2 ulike vinterstrategier, Barvei og vintervei. Det vises til tilhørende ulike krav angitt i kap. E1. Veier innenfor disse strategiene er angitt i konkurransegrunnlagets vedleggsdel. Barvei : Herunder ligger alle fylkeskommunale veier og kommunale samleveier. For enkelte samleveier med liten trafikk tillates en liten såle i kortere perioder. Se anbudsgrunnlaget for med spesifisering. Vintervei : Herunder er øvrig kommunalt veinett. Vintermodell : Vintermodellen danner grunnlaget for det økonomiske oppgjøret knyttet til vinterdriften. En egen økonomisk modell er også utformet og definert, se nedenfor. En vintermodell er utformet og definert, det vises til konkurransegrunnlagets vedleggsdel Vinter. Vintermodellen deler begge kontraktsområdene opp i to soner angitt som lavlandet og høyden. Et kart over disse sonene for begge kontraktene ble vist på tilbudskonferansen. To klimastasjoner vil være operative ved kontraktstart. En stasjon er på Berskaug (7 m.o.h) og en vil bli etablert på Konnerud (ca.200 m.o.h.) innen oppstart. Målestasjonene er nettopp valgt utplassert på Berskaug og Konnerud for å fange opp det meste av den snøen som faller i kontraktsområdene. Dette er gjort for å redusere risikoen for entreprenøren både i tilbudsfasen samt i gjennomføringsfasen. Vintervær registreres på klimastasjonene. Dette gjøres av Meterologisk Institutt (MET) på oppdrag fra Drammen kommune. Konkurransegrunnlagets vedleggsdel Note Vinterindeks Drammen beskriver dette nærmere. Snø registreres på selve klimastasjonene. På klimastasjonene registreres og beregnes antall døgn med nedbør som faller som snø. Antall snødøgn i løpet av vintersesongen blir registrert og beregnet. Ett snødøgn er et døgn fra 08.00 08.00 hvor det blir registrert minimum 4 cm nysnø i løpet av ett døgn på selve målepunktene der klimastasjonene er etablert. Økonomisk oppgjør knyttet til vinterdrift blir avstemt med antall snødøgn i løpet av vintersesongen. Økonomisk modell : Vinterdriften skal fysisk gjennomføres i hht krav angitt i hp 9 i kap. E1. Konkurransegrunnlaget definerer en egen modell for det økonomiske oppgjøret knyttet til vinterdriften, det vises spesielt til Beskrivelse av vintermodellen.
4 Denne økonomiske modellen er prinsipielt uavhengig av de fysiske krav og tiltakskrav som er stilt til selve gjennnomføringen av vinterdriften. Prisingen for vinterdriften er delt opp i: en fastprisdel en regulerbar del for antall snødøgn innenfor lavlandet og høyden innen for hvert kontraktsområde. Det er oppgitt antall km vei innen lavlandet og høyden i hvert av områdene Bragernes-siden og Strømsø-siden. Entreprenøren skal ta risikoen for de første 8 snødøgn for lavlandet og de første 13 snødøgn i høyden. Dette er likt for både Bragernes-siden og Strømsø-siden. Fastprisandelen pr vintersesong er fast for begge parter og kommer til utbetaling uavhengig av hvordan vintervær og vintersesongen har vært, tom de første 8 og 13 snødøgnene. Dette betyr at det er tiltak og perioder i vintersesongen i fbm gjennomføring av vinterdriften der entreprenøren ikke får direkte betalt for utført vinterarbeid eller medgåtte ressurser. Dette må entreprenøren selv ta høyde for i sitt pristilbud på fastprisandelen og enhetspris pr snødøgn. Entreprenøren skal derfor i kap. G2 angi og prissette sin egen enhetspris knyttet til et snødøgn innen hhv lavlandet og høyden i hver kontrakt. Enhetsprisen pr snødøgn må gjerne variere innen hvert av disse 2 ulike geografiske del-områdene gjeldende pr kontrakt. Entreprenøren skal prissette og konkurrere mhp pris en vinter som resulterer i hhv 12 snødøgn i lavlandet og 17 snødøgn i høyden pr vintersesong; altså for 4 snødøgn utover fastprisandelen. Dette er angitt i konkurransegrunnlaget (men ble ikke presisert på tilbudskonfreansen 29.4.2009). Det endelige økonomiske oppgjøret for vinterdriften knyttes til antall registrerte snødøgn pr vintersesong utover hhv de første 8 og 13 snødøgn i lavlandet og høylandet. Snøfall som ikke medfører tiltak, f.eks at snøen smelter på veien, telles ikke. Enhetspris for bortkjøring av snø fra indre sone er en mengdebasert oppgave (G3) og uten funksjonsansvar for entreprenøren. Her har byggherren selv fastsatt enhetsprisen lik kr 30,- per m 3. Dette inkluderer alt arbeid knyttet til bortkjøring av snø; skilting, opplasting, bortkjøring og deponering. Bortkjøring av snø utenfor indre sone er en del av entreprenørens funksjonsansvar. Oppgaven fremkommer ikke på priskapitlet G, og skal derfor ikke eksplisitt prissettes av entreprenøren; entreprenøren må ta høyde for nødvendig innsats i fbm bortkjøring av snø utenfor indre sone i sin vinterprising (fastprisandel og enhetspris pr snødøgn). Organisering Ronny informerte om byggherreorganiseringen. Begge kontraktene vil inkludere 2 ulike byggherrer (Drammen kommune og Statens vegvesen). Det er statens vegvesen som pr
5 idag drifter og forvalter fylkesvegnettet på vegne av fylkeskommunen som er den reelle veieier av fylkesvegnettet. Det blir full sammenkjøring mellom kommunen og Statens vegvesen. Entreprenøren vil i størst mulig utstrekning møte kun en byggherren. Kommunen kjører byggemøter og har økonomiansvar. Vegvesenet kan fritt delta på byggemøtene etter behov og eget ønske. Begge byggherrer kjører koordinerte stikkprøve-kontroller. Paul informerte litt om entreprenørorganiseringen. Entreprenørens hverdag vil bl.a. bli styrt og påvirket av vær og vind, kvalitet på eget arbeide, kontraktens tiltakstider, gjennomføringstider, kontraktens angitte funksjonsansvar, årstid, osv. Funksjonskontrakten gir entreprenøren mye ansvar, men også frihet til å planlegge sin egen hverdagen. Begge deler er tilsiktet fra byggherrens side. Entreprenøren kan få mye igjen for å ha den rette organisasjonen/ organiseringen av kontrakten. Byggherren vil informere entreprenøren om andre arbeider utenom funksjonskontrakten som f.eks reasfaltering, oppmerking, gatelys og annet. Alle tiltak må ha arbeidsvarsling og eventuelt gravemelding. Entreprenøren må ha godkjent arbeidsvarslingskurs. Entreprenøren vil få et generelt vedtak. Alt arbeid og all skilting skal loggføres. Ny offentlighetslov Hans Petter orienterte litt om ny offentlighetslov gjeldende pr 1.1.2009 og konsekvensene av denne. Om entreprenørene vil ha deler av tilbudet gradert må de føre opp dette. Alle pålagte attester må legges ved. Dersom tilbyder skulle ha noe resistanse knyttet til bestalte skatter og avgifter, og som denne mener er feilaktige, bes tilbyder i sitt tilbud redegjøre for eventuelle feil. Ingen revisorrapport eller regnskap legges ved. Kommunen henter regnskapsopplysninger fra annen kilde. Husk tidsfristene inkludert klokkeslett. De er svært viktige og absolutte! Skriftlige spørsmål: Alle spørsmål om kontrakten skal utformes skriftlig og stilles på e-post til: funksjonskontrakt-dk@drmk.no. Entreprenør må registrere sin interesse på Doffin Alle oppdateringer og revisjoner (inkl feil/ rettelser) blir meldt via Doffin. Alle interresenter må derfor selv melde seg på Doffin for å være sikker på å motta de til enhver tid utlagte tilleggsdokumenter/ rettelser til konkurransegrunnlaget. Doffin vil automatisk straks varsle interessenter om utlagte tillleggsdokumenter pr e-mail. 3. Spørsmål til konkurransegrunnlaget mottatt på selve tilbudskonferansen 29.4.2009 med svar Flere deltakere presiserte at de ikke hadde hatt tid til å gjennomlese hele konkurransegrunnlaget. Spørsmål 1: Hva er fortauslengden i kontrakten? Svar: Står i konkurransegrunnlaget.
6 Spørsmål 2: Hvorfor er Konnerud tatt ut? Svar: Valg fra byggherre. Spørsmål 3: Er det krav til fysisk tilstedeværelse på kontrollpunktene eller kan andre metoder benyttes? (Spørsmålet ble stilt i fbm innrapportering av vær- og føreforhold kl. 0600, kl. 1400 og kl. 2200). Svar: Det er et krav, men byggherren vil kunne akseptere andre løsninger. For eksempel elektroniske/ tekniske løsninger som ivaretar tilstrekkelig informasjon om vær og kjøreforhold. Spørsmå 4: Hvorfor er ikke bortkjøring av snø fra indre sone lagt under funksjon? Svar: Dette er et valg byggherren har gjort for å fjerne den største usikkerheten på vinterdrifta vekk fra entreprenørens funksjonsansvar. For å gjøre det lettere å sette en pris på vinterdrifta. Spørsmål 5: Innsparingen de siste årene har vel vært på manglende bortkjøring i bydelene? Og denne manglende bortkjøringen har skapt vanskeligheter for den øvrige vinterdriften Svar: Sentrumsområdene med mest trafikk er prioritert mhp bortkjøring av snø. I bydelene er det brukt mye fres som har lagt snø på privat eiendom. Bortkjøring av snø fra bydelene (utenfor indre sone ) er inkludert i funksjonsansvaret til entreprenøren. Spørsmål 6: Hvorfor vil det bli etablert en klimastasjon på Konnerud når bydelen ikke er med i kontrakten? Svar: Dette er den beste plasseringen for MET for måling av vintervær på 200 m.o.h. Denne vil erstatte måleren i Asker. MET er også med å delfinansierer klimastasjonen (da de selv vil ha nytte av de samme værdata). Spørsmål 7: Det er stor forskjell på høydenivået på klimastasjonene. Hvordan brukes disse? Svar: Berskaug gir antall snødøgn for lavlandet og Konnerud gir antall snødøgn for høyden. I vedlegg Vinterindeks i Drammen kommune ligger det historiske vinterdata fra MET og kommunen. Her er angitt antall døgn med snøfall på hhv 2 cm, 4 cm, 8 cm, 12 cm og 20 cm nysnø. Dertil er det oppgitt antall brøytetiltak og strøtiltak. Spørsmål 8: Hva om prisene blir for høye? Dere sier at kontraktene ikke skal resultere i mer kostbar drift og vedlikehold av veiene. Svar: Virksomheten har et fastsatt budsjett til veidrift. Alt utover dette må eventuelt politisk behandles. Spørsmål 9: Hva er indre sone? Svar: Dette er sentrumskjerner og delareal innen begge kontraktsområdene Bragernessiden og Strømsø-siden. Indre sone er vist på kartskisser med målestokk i konkurransegrunnlaget. Spørsmål 10: Hvem definerer snøfall og snødøgn? Svar: Drammen kommune har bestemt vintermodellen (inkl. snødøgn). MET registrerer vintervær på de 2 klimastasjonene og beregner antall snødøgn. Spørsmål 11: Tipplass. Hvem har ansvar for disse?
7 Svar: Entreprenøren har ansvaret. Kommunen har i konkurransegrunnlaget tilbudt Holmennokken vinterlagringsplass som brukes i dag (og som tillates brukt i dag). Om denne ikke kan benyttes i framtiden må entreprenøren selv finne ny plass på egen risiko. Spørsmål 12: Fjerning av parkerte biler. Hvem gjør dette? Svar: Entreprenøren har ansvar for nødvendig skilting minimum 24 timer før arbeidet starter. Denne skilting må selvsagt loggføres. Feilparkerte biler kan så fjernes på bileiers regning med bruk av egne borttauings-firmaer. Det er entreprenørens ansvar å få fjernet parkerte biler. Spørsmål 13: Står entreprenøren fritt til å velge utstyr til bortkjøring? Svar: Ja. Entreprenøren må likevel forholde seg til eventuelle lokale støyforskrifter mm. Spørsmål 14: Er det samme pris (30,-/m 3 ) om det gjelder 50m 3 eller 50000m 3? Ja, men dette gjelder kun bortkjøring av snø fra indre sone (som er en mengdebasert oppgave og som fordrer en skriftlig bestilling fra byggherren). Spørsmål 15: Hva med fortau i indre sone? Svar: Dette er beskrevet i konkurransegrunnlaget i kapittel E. Politivedtektene gjelder. Spørsmål 16: Hvordan er kravene til gjennomkjøringstid? Svar: Dette er beskrevet i konkurransegrunnlaget i kapittel E under vinterdrift. Spørsmål 17: Kan ikke se at konkurransegrunnlaget inkluderer noen form for bonus overfor entreprenøren? Kunne ikke dette vært interessant sett i lys av en krevende kontrakt og der entreprenøren blir målt mhp leverte funksjon/ kvalitet? Svar: Det er korrekt at bonus ikke er beskrevet eksplisitt i konkurransegrunnlaget. Når det er sagt så inneholder kontraktene et betydelig funksjonsansvar som skal og må prises av tilbydere. Dette er faste årlige priser. Her har entreprenøren full mulighet for å prise slik at han oppnår reelle uttellinger/ økonomisk bonus. Det ble gjentatt at entreprenøren skal ikke fakturere sitt funksjonsansvar i hht medgåtte, dokumenterte ressurser/ utgifter. 4.5.09 Ref, Tore J.