Etablering av prosjektkontor i Dyno Nobel. Oslo, 25. mars 2004 Author: Michal Svendsen 1
Introduction to Dyno Nobel Leading global supplier of commercial explosives Development, production and distribution of full range of explosives products and services Operations in 36 countries Sales USD 1,050 million Employees worldwide Approximately 4,500 Active in major markets (U.S., Canada, Australia, Scandinavia, Latin America) and an increasing market presence in Asia, Africa and Eastern Europe Author: Michal Svendsen 2
The Dyno Nobel Organization Dyno Nobel President & CEO D. Mejdell HSE - B. Gylseth HR & Comm. - T. Magnussøn Finance, Treasury & Spinnaker- J. Lunde Corp. Development - T. Kutra Business Units Value Extraction Policy Technology & IS/IT B. Gylseth North America P. Richards Latin America M. Thomas Europe A. Hennum Asia Pacific T. Fry Initiation Systems J. Muir Marketing M. Thomas Strategic Sourcing R. Eggers Ammonium Nitrate R. Eggers Author: Michal Svendsen 3
Bakgrunn Større del av våre aktiviteter og verdiskapning kjøres som prosjekt Tidligere erfaringer Vi mangler prosjektkompetanse Vi mangler felles retningslinjer og metoder for prosjektarbeid Vi mangler sentral oversikt og kontroll Author: Michal Svendsen 4
Utfordringen i DNE KVALITET TID KUNNSKAP ADFERD KOSTNADER HOLDNINGER/VERDIER Author: Michal Svendsen 5
Prosjektkjennetegn i DNE Mange samtidige prosjekter Forskjellige prosjekter (type, størrelse, fase etc.) Dårlig fordeling og styring av ressurser Ingen synlig prioritering Vanskelig med å skille mellom hva som er prosjektoppgaver og hva som er linjeoppgaver Forsinkelser, kostnadsoverskridelser, oppnår ikke kravene gitt i mandat eller spesifikasjoner Prosjektledere, Prosjekteiere og Styringsgrupper har ulik kompetanse og erfaring Utbytte ikke særlig synlig Author: Michal Svendsen 6
Problemstilling Hvordan kan vi få mer ut av våre prosjekter/fornyelsesinnsats i Dyno Nobel Europe Author: Michal Svendsen 7
Steg 1 etablere en prosjektfunksjon Prosjektkontor Prosjektstøtte Metoder og policy Oversikt og kontroll Opplæring Portefølje håndtering Author: Michal Svendsen 8
Steg 2 identifisere satsningsområder Mål: Oppfølging & Informasjonsdeling Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Rammeverk Porteføljestyring Kompetanse Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 9
Steg 3 etablere et prosjektråd Prosjektrådets oppgaver: Bidra til å skape en prosjektkultur som passer for virksomheten vår. Evaluere prosjektporteføljen i DNE Vurdere antall prosjekter opp mot tilgjengelige ressurser Anbefaling av prioritering av prosjektene i MS Sikre at definisjon og igangsettelse av interne prosjekter i MS skjer i ihht våre strategier og retningslinjer for prosjektarbeid (ProMoDyn) Støtte til prosjektkontoret Bidra til å videreutvikle kompetanse og arbeidsform for prosjektarbeid 10
Steg 4: etablere en felles prosjekprosess - Prosjektoppgave eller ikke - Behov for pre-prosjekt vurderinger "Screening" Business case Godkjenning Prosjektidè Gjennomføring Prosjektrådet Hver måned Prosjekteier Ledergruppen Hver andre måned Prosjekt ihht ProMoDyn 11
Rammeverk Porteføljestyring Satsningsområder Kompetanse Oppfølging Mål: Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 12
Prosjektpolitikk i DNE The policy contain: requirements related to the Project Management process in Dyno Nobel Europe Author: Michal Svendsen 13
Rammeverk Porteføljestyring Satsningsområder Kompetanse Oppfølging Mål: Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 14
Hvorfor implementere en felles prosjektmodell? En standardisert prosjektprosess i et multi-prosjekt miljø Felles språk og metode for utførelse av prosjekter Mindre kommunikasjonssvikt og frustrasjon Kortere time to market Bedre kundetilfredsstillelse Økt fortjeneste Mer organisatorisk og individuell læring En felles prosjektkultur Author: Michal Svendsen 15
Prosjekters livsfase PM prosess Tracking Prosjektstart Prosjekt resultat Effekt mål Prosjektprosess I E G A Business Case Prosjektarbeid Drift Virksomhets mål Author: Michal Svendsen 16
ProMoDyn - felles rammeverk for prosjektarbeid i DNE Prosjektinitiering Prosjektetablerig Prosjektgjennomføring Prosjektavslutning Felles terminologi Ensartet faseinndeling Overordnet metodikk og prosessbeskrivelse Roller og ansvar Dokumentasjon Maler og anvisninger
Dette inngår i ProMoDyn Faser Interessenter Roller og arbeidsformer Prosjektdokument
Rammeverk Porteføljestyring Satsningsområder Kompetanse Oppfølging Mål: Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 19
Hvorfor fokuserer vi på prosjektporteføljestyring (PPS)? Hypotese: Det er et betydelig urealisert potensiale for kostnadsreduksjoner samt forbedring av våre prestasjoner knyttet til prosjektinvesteringer ved å implementere en konsernfelles prosess for prosjektporteføljestyring Author: Michal Svendsen 20
PPS i DNE Strategi Prosess Ressurser Author: Michal Svendsen 21
Hva er prosjektporteføljestyring i DNE Hvilke prosjekter DNE til enhver tid skal bruke sine ressurser på for at vi skal nå våre strategiske mål Markedsbehov Strategisk: hvordan velger vi ut hvilke prosjekter som skal utføres Teknologi Prosjekt- og produktportefølje Kompetanse Taktisk: hvordan utfører vi prosjektene på en optimal måte Strategiske mål Author: Michal Svendsen 22
Porteføljestyring Hva vi har gjort i DNE så langt.. 1. Etablert en gating process /en praktisk arbeidsform 2. Prosjektvalgskriterier / beslutningsprosess for evaluering og igangsetting av nye prosjekter 3. Etablert en oversikt over pågående prosjekter og en prioritert venteliste 4. Økt fokus på synliggjøring og utveksling av informasjon knyttet til prosjektene 5. Bedre pre-prosjekt arbeid (ide-innsamling, evaluering, business case etc.) Author: Michal Svendsen 23
Strategisk: hvordan velger vi ut hvilke prosjekter som skal utføres IDÈGENERERING: ANSATTE i DNE Idèation eller annet PROSJEKTRÅDET: 1 Screening - prosjekt eller ikke -prioritering Markedsplaner KUNDE I linjen 2 Ressursvurdering 3 Anbefaling sjef DNE Sjef DNE Beslutning GO/NOGO Author: Michal Svendsen 24
From idea to start-up in DNE step 1 Author: Michal Svendsen 25
From idea to start-up in DNE step 2 Author: Michal Svendsen 26
From idea to start-up in DNE step 3 Author: Michal Svendsen 27
From idea to start-up in DNE step 4 Author: Michal Svendsen 28
From idea to start-up in DNE step 5 Author: Michal Svendsen 29
Steg 2 identifisere satsningsområder Mål: Oppfølging & Informasjonsdeling Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Rammeverk Porteføljestyring Kompetanse Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 30
Opplæring Prosjektkontoret i DNE arrangere kurs for de ulike rollene innenfor prosjektområdet: Prosjekteiere: En nøkkelrolle i ProMoDyn. Seminar med vekt på 2-veis kommunikasjon Varighet: 1 dag. Prosjektledere: En konkret og praktisk opplæring innenfor prosjektledelse knyttet til ProMoDyn og bruk av prosjektportalen Varighet: 3 dager. Prosjektdeltagere: Informasjonskurs knyttet til modellen og portalen for dem som på en eller annen måte jobber med prosjektarbeid. Varighet: 1 dag Author: Michal Svendsen 31
Steg 2 identifisere satsningsområder Mål: Oppfølging & Informasjonsdeling Øke utbyttet knyttet til våre prosjekter Rammeverk Porteføljestyring Kompetanse Nå beskrivelse: Mange prosjekter samtidig Policy Stor forskjellighet Problemer med å skille prosjektoppgaver fra linjeoppgaver Dårlig styring av ressurser Ingen synelig prioritering Author: Michal Svendsen 32
Author: Michal Svendsen 33