PPS Praktisk ProsjektStyring

Transkript

1 Gi prosjektvirksomheten din et ekstra løft PPS Praktisk ProsjektStyring Opplæring PPS Verktøy Tjenester 1

2 Innhold Bli medlem i PPS-familien 3 Komplett støtte for moderne organisasjoner 4 PPS-modellen 6 PPS OnLine 8 PPS Tjenester 10 PPS Workshops 11 PPS Opplæring 12 PPS Trinn 1 13 PPS Trinn 2 13 PPS Prosjektlederskap 14 PPS Styringsgruppe 14 PPS Porteføljestyring 15 PPS Programstyring 15 PPS Prosjektmedarbeider 15 2

3 Bli medlem i PPS-familien Sammen med våre kunder, går vi fra dagens situasjon til en fremtidig ønskesituasjon. En forutsetning for å nå dit er kontinuerlig utvikling. Et av PPS største fortrinn er at kundene kan påvirke utviklingen av modell, tjenester, opplæring og verktøy. Våre kunders idéer og krav sammen med PPS samlede kompetanse og erfaring utgjør plattformen for vår kontinuerlige utvikling. Dette har bidratt sterkt til at PPS er en av de mest brukte prosjektmodellene i Skandinavia. Vi utvikler langsiktige og holdbare løsninger med prosjektvirksomhetenes fremtidige behov som utgangspunkt. PPS er en komplett løsning som kombinerer kvalitet og effektivitet på en menneskelig og forståelig måte. Vi som jobber med PPS har lang erfaring i å skape vilkår som fungerer i hverdagen og som leder til suksess for mennesker, bedrifter og organisasjoner. Bli medlem av PPS-familien og dra nytte av vår samlede erfaring bidra med dine ideer og tanker oppnå ønskesituasjonen for prosjektvirksomheten din Velkommen til oss i PPS! 3

4 Komplett støtte for moderne organisasjoner Prosjekt har blitt den dominerende tilnærming organisasjoner benytter for å drive virksomheten og gjennomføre endringer. Derfor er det viktig å ha en felles arbeidsform, rett organisering og at organisasjonens strategier og mål går som en rød tråd gjennom alle prosjektene du velger å starte og gjennomføre. Har du noen gang opplevd problemer med: at prosjekter i din organisasjon går over budsjett og/eller blir forsinket? at prosjekter blir startet uten at det foreligger et tydelig og forankret prosjektdirektiv? at styringsgruppen ikke tar ansvar for prosjektet? å prioritere mellom samtidige prosjekter? ressursstyring? PPS kan levere en komplett portefølje av tjenester og produkter som kan hjelpe organisasjonen din til å ta kontroll over prosjektdriften. Prosjektvirksomhetens modenhet innen prosjektledelse vil øke når flere bruker samme praktiske tilnærming. Gevinsten for organisasjonen etter innføring av PPS er at hvert prosjekt blir enklere å gjennomføre og gir et større positivt bidrag til virksomheten enn før. Opplæring PPS Verktøy Tjenester 4

5 Gode grunner til å velge PPS Lave totalkostnader. Du slipper å ta belastningen ved utvikling og vedlikehold av maler og prosesser alene. Vi har allerede gjort det for deg, og da får du mer tid til kjernevirksomheten din. Internasjonal standard. PPS følger internasjonale prosjektstandarder som IPMA, PMI og PRINCE2 og gir et godt grunnlag for sertifisering. Anerkjent prosjektmodell. PPS benyttes i store deler av Skandinavisk næringsliv og offentlige virksomheter. Verktøy for hverdagen. Med PPS OnLine har du alltid tilgang til praktisk støtte i det daglige prosjektarbeidet, med trinnvise veiledninger, maler, sjekklister og eksempler. Kan tilpasses. PPS er uavhengig av virksomhet, bransje og størrelse på organisasjon. Du kan bruke modellen på enkle så vel som komplekse prosjekter. Tjenester og opplæring. Alle PPS-konsulenter har erfaring som prosjektledere og kan gi effektiv bistand ved opplæring og innføring av PPS. Felles arbeidsform. PPS øker forståelsen hos alle involverte for nytte og forpliktelser i prosjektet. 55

6 PPS-modellen, Praktisk ProsjektStyring PPS styringsmodell bidrar til flere vellykkede prosjekter. Med modellen kan du aktivt planlegge og drive enkeltprosjekter, programmer eller en hel prosjektportefølje. PPS kan brukes på store så vel som små prosjekter, og gir klar-til-bruk instruksjoner for ulike størrelser av prosjekter, programmer og porteføljer. Alt er basert på praktisk erfaring og eksisterende standarder innen området. En prosjektstyringsmodell skal være praktisk. Den skal være enkel, tydelig og intuitiv. Den skal lette kommunikasjonen mellom alle parter for å sikre at det daglige arbeidet går så smidig som mulig. PPSmodellen er brukervennlig, lett tilgjengelig og kan tilpasses dine behov. PPS gir deg en oversikt over de enkelte delene av prosjektet og forenkler styringen. Modellen belyser de kunnskapsområdene som kreves for hvert trinn, for eksempel planlegging, risikostyring og rapportering. Arbeidsprosessene flyter smidig takket være dokumentmaler som gir forklaringer og skrivestøtte, og gjør at du unngår tidkrevende misforståelser. PPS-modellen har fire grunnleggende tilnærminger: Ledelse, beslutninger, effektmål og felles forståelse. PPS er et felles språk som gir oss en prosjektkultur hvor folk blir motiverte og aktive. Med en felles prosjektkultur hvor den enkelte prosjektmedarbeider fungerer godt, utvikler seg og yter optimalt. På denne måten sikrer vi at prosjektene gir nytte og at vi når prosjekteiernes effektmål. De fire tilnærmingene preger måten vi forholder oss til andre og hvordan vi handler. Disse verdiene gir oss styrke og gjennomføringskraft med PPS som verktøy, modell og tankesett. Prosjektledelse Det er lett å forberede prosjekter ved hjelp av PPS. Modellen vil hjelpe deg å definere målene som skal nås, identifisere begrensninger og avgjøre hvordan du praktisk skal gå videre med prosjektet. Modellen viser hvordan det underveis i prosjektet skapes resultater som bidrar til at prosjektmålene nås. Strategiene som kreves for å oppnå målet kan variere, men PPS-modellen kan alltid brukes. Aktive tilbakemeldinger hjelper deg med tidlig å oppdage endringsbehov, og de vil da enkelt kunne innpasses takket være den ryddige prosessen for endringshåndtering. PPS beskriver også alle trinn i prosjektets avslutningsprosess, fra hvordan ressurser blir overlevert og til det skrives en sluttrapport. Prosjektdirektiv Prosjektplan Overlevering Leveranse Sluttrapport DP1 DP2 DP3 DP4 DP5 DP6 DP7 DP8 Forberede Gjennomføre Avslutte Beskrive målet Planlegge, estimere Organisere, bemanne Beskrive arbeidsmetoder Kartlegge risiko Lage prosjektplan For hvert steg i prosessen er det beskrivende tekst og lenker til maler og kunnskapsområder. 6

7 Porteføljeledelse Prosjekter oppstår fra behovet for endring. Det stadig økende behovet for endring er typisk for de fleste virksomheter og innebærer at mange ulike prosjekter må kjøres samtidig. I virkeligheten er imidlertid ressursene ofte begrenset, og alle tiltak kan ikke gjennomføres samtidig. PPS fokuserer på forretningsidé og strategiske mål. De danner grunnlaget for prosjektet og programmet, og styrer den kontinuerlige oppfølgingen så de rette prioriteringene kan gjøres. Analysere Prioritere Evaluere Beslutte Implementere Programledelse Å lede et program er en omfattende oppgave som ofte går over flere år. PPS hjelper deg å koordinere, planlegge og følge opp prosjekter og endringsprosesser for at du skal kunne nå programmets mål. Målet kan f eks være å utvikle en eksisterende virksomhet eller å etablere en ny bedrift, tjeneste eller et produkt på et nytt marked. PROCESS - PROGRAMLEDNING D1 D2 D3 D4 D5 D6 Initiere Definere Implementere Avslutte Visjon og forretningsmål Identifisere viktigste interessenter Utarbeide en virksomhetsbeskrivelse Identifisere og estimere endringer Lage business case 7

8 Verktøy PPS OnLine lett tilgjengelig støtte for alle roller og prosjekttyper Prosjektverktøy er en forutsetning for effektive prosjekter. Med PPS OnLine får du rask og enkel tilgang til PPS-modellen med dokumentasjon, maler, ferdigheter, sjekklister, eksempler og arbeidsprosesser m.m. Basert på rollen du har - bestiller, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektmedlem, prosjektkontor, prosjektportefølje eller programleder, kan du velge et utgangspunkt i PPS Online. Sidene er opprettet så du enkelt får rett støtte når det er nødvendig, og du vil derfor raskt kunne navigere gjennom de emnene som er viktigst for deg. Eksempler på roller og den støtte du får i PPS: Oppdragsledelse: Å være en oppdragsleder innebærer en forpliktelse for en definert oppgave av et visst omfang som utføres for å produsere et avtalt resultat til et angitt tidspunkt og kostnad, men som er forskjellig fra et prosjekt. Bestiller: Gir støtte for å forberede og gjennomføre den endring som kreves i virksomheten for å nå effektmålet. Det gjelder fra tidlig initiativ, arbeidet under produksjon og til å vurdere effektmålet og prosjektets resultat. PPS OnLine kan tilpasses behov og standarder i din virksomhet. Maler, eksempler, dokumenter, informasjon, lenker endres da basert på dine preferanser. PPS kompletterer andre modeller med konkret og praktisk støtte med kryssreferanser for PMI, IPMA og PRINCE2. Kobling til produksjonsmodeller er beskrevet for RUP, DSDM og SCRUM. Vi tilbyr også verktøy for kunnskapstester, spørreskjemaer og undersøkelser for prosjektvirksomheter. For mer informasjon og en demoversjon av PPS Online, se /pps Vi har jobbet lenge med PPS, siden 90-tallet, og ser tydelig forretningsnytten. Med hjelp av PPS oppnår vi en normaltilstand i våre prosjekter som beskriver leveranser, hvordan vi organiserer oss, tar frem arbeidet og tar beslutninger. Dette skaper en tydelighet i organisasjonen. Siden kan vi diskutere eventuelle avvik om de kommer, men de blir alltid sammenlignet med normaltilstanden. Vi har som policy at alle som jobber med IT-rettede prosjekt skal kunne PPS. Jerzy Hopfinger, IT Control & Project Office Corporate IT, Scania 8

9 PPS OnLine startside og rollen bestiller. En lett tilgjengelig og oversiktlig støtte med de viktigste elementene for akkurat din rolle når du trenger det. 9

10 Tjenester PPS Tjenester Dra nytte av våre erfaringer! Vi tilbyr støtte i hele prosjektet eller programmets levetid, fra forberedelser til avslutning. Men fremfor alt er vi gode på å styrke prosjektvirksomheten innenfor en hel organisasjon. Vi har lang erfaring i å etablere prosjektkontorer, og vi vet hvordan arbeidsprosessene kan gjøres enhetlige og effektive. Våre tjenester kompletterer opplæring og verktøy og helheten skaper mer effektive prosjekter. Workshopene våre gir solid kompetanse og skaper ny forståelse i hele organisasjonen. PPS Innføring. For å etablere PPS-modellen i organisasjonen trengs en bevisst endringsprosess der både harde prosesser og myke mennesker skal med. Vi har lang erfaring med disse endringene og er gjerne med og hjelper deg. Bruk vår erfaring når dere skal innføre PPS som prosjektstyringsmodell. PPS Prosjektkontor. Prosjektkontor er et nyttig virkemiddel for å drive forbedringsprosesser i prosjektvirksomheter og for å gi den støtte til prosjekter som er ofte nødvendig. Begrepet prosjektkontor kan omfatte flere ulike typer av prosjektstøtte og du må starte med behovene når du definerer omfang og ansvar. Bruk våre konsulenter når dere skal bygge opp eller drive et prosjektkontor. PPS Coaching. Som prosjektleder kan man ofte føle seg alene og noen ganger kan det oppleves som om man er inne på et blindspor. Da er coaching en god hjelp. Coaching hjelper deg til å få en bedre struktur på arbeidssituasjonen din, med høyere personlig produktivitet, bedret evne til å lede medarbeidere og økt trygghet. La våre coacher med prosjektlederbakgrunn være din støtte og samtalepartner for en begrenset periode. PPS Mentorskap. Å lære av andre er stimulerende og gir rask utvikling. En mentor som vil dele sine erfaringer og råd eller gi nye innfallsvinkler, blir en drahjelp og bidrar til økt kunnskap og motivasjon. Vi tilbyr møter med en av våre mentorer som vil være en partner for dine prosjektledere, prosjektmedarbeidere og styringsgruppemedlemmer for en begrenset periode. PPS Prosjektanalyse. Prosjektanalyser hjelper deg å styrke prosjektet og øker sannsynligheten for at prosjektet når sitt mål. Analysestøtte og arbeid med revisjon av prosjektene krever betydelig erfaring og omsorg. La oss gi deg den analysestøtten du har behov for. Om du ønsker kan du delta i analyseteamet og derved få praktisk kunnskap om hvordan prosjektanalysen planlegges, gjennomføres og hvordan resultatene blir presentert for prosjektledelse og styringsgruppe. PPS Prosjektledere. Iblant strekker ikke de egne prosjektlederne til. Det kan være behov for flere av dem - eller prosjektledere med bedre metodekunnskaper. Bruk da våre prosjektledere med omfattende PPS-kunnskaper og erfaring fra ulike bransjer. De leder først og fremst prosjektet - men kan også gi dere en injeksjon med kunnskap og erfaring. For mer informasjon: tieto.no/pps Vi har hatt nytte av anbefalinger vi fikk i prosjektanalysen, de kjentes naturlige og belyste prosjektet bra fra ulike perspektiv. Det gjorde at vi kunne ta dem rett inn i prosjektet. Det var også positivt at enkelte anbefalinger hadde et bredere perspektiv og kunne tilpasses for å utvikle øvrig prosjektvirksomhet. Hans Wibeck, teknisk controller SMHI Tjeneste: PPS Prosjektanalyse. 10

11 PPS Workshops praktiske øvelser gir konkrete resultater PPS Forpliktelse. En god kultur bygget på forpliktelse med engasjement og tydelighet tilfører organisasjonen motivasjon og styrke. Forpliktelse er en av de grunnleggende verdiene i PPS, og kanskje den viktigste. På en tydelig måte lærer du deg viktigheten og nytten av en kultur bygget på forpliktelse og hvordan du følger opp avtaler. PPS Business case. Hvordan velger du ut de prosjektene som skal startes og gjennomføres? Det finnes metoder for å sikre at de prosjektene som tilfører virksomheten mest nytte blir prioritert. Dessuten er det viktig å kunne være sikker på at du får gjort nytte av effektene av prosjektene dine. I denne workshopen lærer du å identifisere og måle nytte ut fra effektmål. I tillegg til å sikre realiseringen av prosjektresultatet. PPS Grunnleggende verdier. PPS-modellen har fire grunnleggende tilnærminger: Ledelse av mennesker/team, beslutninger, effektmål og felles forståelse/språk. I denne workshopen jobber vi med tilnærminger for å vise hvordan de forholder seg til hverandre. Dette skaper en prosjektkultur hvor folk blir motiverte og aktive, en prosjektkultur hvor den enkelte trives og utvikler seg. På denne måten sikrer vi at prosjektene gir nytte og at vi når prosjekteiernes effektmål. De fire tilnærmingene preger måten vi forholder oss til andre og hvordan vi handler. Du lærer betydningen og nytten av de grunnleggende tilnærmingene, og hvordan du bruker dem i praksis. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps 11

12 Opplæring PPS Opplæring læring som utvikler deg Som sjef, leder eller spesialist trenger du ulike former for støtte i din utvikling. Vår opplæring er derfor formet etter din rolle og dine forkunnskaper om PPS. PPS Opplæring dekker flere områder og varierer i lengde og intensitet, og viser seg i et bredt spekter av opplæringstilbud. Alt fra skreddersydde interne programmer til individuelle kurs. Den røde tråden i opplæringen er at alle kurs er basert på praktisk erfaring og konkrete eksempler for å sikre en reell effekt. Opplæringen gir deg en solid PPS-kunnskap, og vil gi deg en merkbar og umiddelbar nytte allerede i dine pågående prosjekter. Det fulle potensialet av kunnskapene blir tydelig når virksomheten også benytter PPS verktøy og tjenester. Alle kurs kan tilbys bedriftsinternt i Norge eller i andre land. Vårt arbeid med PPS har bare begynt. Vi holder på å implementere PPS i våre prosjekter og Tieto har vært her og lært opp flere grupper. Det er jo en pågående prosess, men det virker som vi allerede har fått bedre styring på prosjektene og mer engasjerte medarbeidere. Anakarin Nilsson Kvalitetsjef på Sjöfartsverket For mer informasjon og datoer: tieto.no/pps 12

13 PPS Trinn 1 grunnleggende prosjektstyring PPS Trinn 1 gir deg grunnleggende kunnskap om prosjektstyring. For å bli en vellykket prosjektleder er det viktig å skape et solid fundament gjennom god prosjektforberedelse. Like viktig er det å kunne forankre og formidle prosjektideer, mål og planer til alle berørte i og utenfor prosjektet. Du vil lære å planlegge, administrere og følge opp arbeidet på en dynamisk måte slik at prosjektet ditt følger planen. Du vil også lære å fange opp og håndtere alle endringsbehov som oppstår underveis. Etter kurset vil du ha tilgang til dokumenter, maler og sjekklister som har vært brukt. For mer informasjon og datoer: tieto.no/pps PPS Trinn 2 prosjektstyring fordypning PPS Trinn 2 gir deg utvidete kunnskaper i prosjektstyring. Du lærer hvordan PPS styringsmodell virker sammen med både virksomhetens forretningsmodell og ulike typer av produksjonsmodeller. Det legges stor vekt på planlegging og estimering av prosjekter samt ulike former for samspill mellom prosjekt og linjeorganisasjon. Kurset bygger på PPS Trinn 1 og gir deltagerne ytterligere ferdigheter og dokumentmaler for mer avansert prosjektstyring. For mer informasjon og datoer: tieto.no/pps 13

14 PPS Prosjektlederskap lederskapet i prosjektlederrollen PPS Prosjektlederskap gir deg de kunnskapene du trenger når du, i din rolle som prosjektleder skal lede en gruppe mennesker til å samarbeide. Du lærer hvordan du kan dra nytte av prosjektmedlemmenes samlede kapasitet og kompetanse for å nå prosjektets mål så effektivt som mulig. I løpet av kurset får du trene på ulike lederferdigheter som gir deg konkret nytte i prosjektlederrollen. Etter kurset vet du hvordan en nykomponert gruppe kan utvikles til et lag, og som du med ditt lederskap kan gjøre til et vinnerlag. Du lærer også hva effektiv kommunikasjon innebærer og hvordan du kan håndtere ulike konfliktsituasjoner. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps PPS Styringsgruppe styringsgruppens oppgaver i et prosjekt PPS Styringsgruppe gir deg den kunnskapen som kreves for å kunne fungere som styringsgruppemedlem. Kurset gjennomgår de krav styringsgruppen kan stille til prosjektledelsen, men også de forpliktelser styringsgruppen har overfor prosjekt og prosjektleder. Du får kunnskap om PPS-metodens modell for styringsgrupper, som blant annet omfatter hva som skal gjøres før et prosjekt kan startes opp, og hva styringsgruppen forventes å gjøre underveis i prosjektet og etter det er avsluttet. Kurset gir deg en forståelse av hvilket ansvar man har som styringsgruppemedlem, og hva det innebærer å arbeide i en styringsgruppe med ulike roller som bestiller, prosjekteier og ressurseier. Du får bedre forutsetninger for å lede prosjektet med fremgang og derved sikre størst mulig nytte for virksomheten. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps 14

15 Nytt opplegg! To en-dagskurs PPS Porteføljestyring metodekurs for porteføljeledere PPS Porteføljestyring gir deg kunnskaper om PPS styringsmodell for porteføljer og lærer deg hvordan du skal styre, lede og administrere en virksomhets prosjektportefølje. Porteføljestyring bidrar til bedre prioritering av tiltak og ressurser og gir derved økt nytte for virksomheten. Du lærer å vurdere effekten av et prosjektforslag opp mot virksomhetens mål, for deretter å prioritere prosjektene og bygge opp en portefølje. Du får innsikt i hvordan du best kan organisere arbeidet avhengig av hvordan virksomheten er utformet. Kurset gir deg også tilgang til ferdighetsbeskrivelser og maler som du kan benytte i ditt daglige arbeid med prosjektporteføljer. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps PPS Programstyring metodekurs for programledere PPS Programstyring gir deg kunnskap i hvordan du kan styre, lede og administrere et prosjektprogram. Du lærer hvordan PPS-modellen definerer programmer som en utmerket arbeidsform for å koordinere prosjekt- og linjearbeid med det formålet å nå et effektmål. Kurset gjennomgår styringsmodellens roller for program og vi forklarer sammenhengen mellom program og virksomhetens mål. Etter kurset får du tilgang til ferdighetsbeskrivelser og maler som du kan benytte i ditt daglige arbeid med prosjektprogrammer. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps PPS Prosjektmedarbeider å jobbe i et PPS-prosjekt PPS Prosjektmedarbeider gir forståelse for hva det innebærer å være medarbeider i et prosjekt som drives etter PPS-metodikk. Kurset tar for seg de krav som stilles en prosjektmedarbeider samt hvilke krav denne kan stille til prosjektledelsen. Å være prosjektmedarbeider innebærer at du må kunne håndtere din egen del av arbeidsmengden. Da må du kunne lese og forstå prosjektplanen, planlegge ditt eget arbeid, være tilgjengelig for oppfølgning samt aktivt delta i og arrangere møter. Kurset vektlegger viktigheten av begrepene ansvar, myndighet og delegering samt personlig forpliktelse. For mer informasjon og bestilling: tieto.no/pps 15

16 For mer informasjon og bestilling: PPS-modellen i sin helhet, tjenester og opplæring Planlagte PPS-kurs. [email protected] tieto.se/pps tieto.no/pps