Beslutningsprinsipper

Beslutningsprinsipper Hurtigguider - rammeverk Sist redigert 30.06.2009 Det finnes ikke ett beslutningsprinsipp som er best i alle situasjoner. Her har du fem beslutningsprinsipper for valg som berører flere enn deg selv. Alle er gode når de blir brukt rett i riktig situasjon. Arild Borg Partner i Aicis Ltd Innhold Introduksjon... 2 Om modellen... 2 Beslutte og informere... 4 Samle input fra den enkelte og beslutte... 5 Samle input fra hele gruppen og beslutte... 5 Felles beslutning - konsensus... 6 Delegere beslutning... 6

Introduksjon Det holder ikke å beslutte noe, du må også gjøre det på en slik måte at beslutningen gir resultater. Du skal ta en viktig beslutning på vegne av flere enn deg selv. Skjærer du gjennom med en gang, eller vil du ha full enighet i gruppen først? Det er ikke likegyldig hvordan beslutninger fattes. Når det skal fattes beslutninger som vedrører flere mennesker, må du ha et bevisst forhold til hvordan du vil involvere de det gjelder. Dette både for å få fram en best mulig beslutning og for å forankre denne slik at beslutningen fører til ønskede handlinger og ønsket resultat. Dersom du er avhengig av å få flere mennesker til å dra entusiastisk i samme retning, holder det ikke at du tar en beslutning og sender ut en e- post. I noen tilfeller må imidlertid beslutninger tas raskt, og kanskje også upopulære avgjørelser som du vil ha problemer med å få enighet om i utgangspunktet. Da er det ikke sikkert at gruppemøter med dialog er metoden du bør bruke i forkant av beslutningen. Desto mer bevisst du er på hvilke beslutningsmodeller du har til rådighet, og hvordan de fungerer i forhold til menneskene rundt deg, desto lettere er det å ta beslutninger som gir resultater. Om modellen Fem gode beslutningesprinsipper Jeg anbefaler å velge en av følgende fem beslutningsprinsipper, som alle er gode når de blir brukt i riktig situasjon: Beslutningsprinsipper 2 av 7

Denne prinsippinndelingen er utviklet av Interaction Associates. Alle fungerer - brukt riktig Det forrutsetter at du er bevisst hva som er fordelene og ulempene med de ulike metoden, og at du kjenner hva som er nøkkelen for at de skal fungere. Da vil du kunne velge den metoden som passer best for den aktuelle situasjonen og beslutningen som skal tas. Ved å være bevisst hvilken metode du velger gir du de involverte klare retningslinjer. De vet hvem som skal delta i beslutningen og hvem som har det siste ordet. Du kan fortelle dem hva de kan forvente seg, og hva som er forventet av dem. Overveielser før valg av beslutningsmetode Hva har du av informasjon og ekspertise i gruppen? Har du nødvendig støtte fra gruppen? Utviklingspotensial: I hvilken grad vil det hjelpe gruppen å utvikle sine ferdigheter ved å la dem ta beslutningen? Hvor mye tid har dere tilgjengelig? Fallback og "Fall Forward" Dersom du ser at den valgte metoden ikke fører frem, så må dere bytte. Det vanligste er å bytte til den som er foran i listen, og det kalles "fallback". Eksempel: Hvis dere mislykkes med metode D (ser at konsensus ikke er mulig å oppnå), så går dere over til metode C (du som leder skjærer gjennom og sier at du tar beslutningen etter å ha hørt på gruppens input). I noen tilfeller kan det også være hensiktsmessig å gjøre motsatt, og gå til den metoden som er etter i listen. Det kaller jeg for "fall forward". Eksempel: Dere har valgt metode B, og du har samlet info fra den enkelte. Beslutningsprinsipper 3 av 7

Etter hvert ser du at dere burde hatt et felles møte med idéstorm, og går over til metode C. Det som uansett er viktig er at du gjør en slik endring sakte og forsiktig. Start med små endringer, forklar hva du gjør og hvorfor. Hva med prinsippet "beslutte uten å informere"? Til slutt vil jeg kommentere den beslutningsmetoden som dessverre ofte blir brukt i praksis. Du som leder skal altså ta en beslutning på vegne av flere enn deg selv. Av ulike årsaker tar du denne beslutningen, uten å informere de som blir berørt av den. Dette skaper uklarheter i organisasjonen, og er et problem for deg som leder. I eksempelvis endringsprosesser vil disse bli hindret eller gå i stå. Forvirring sprer seg. Resultatet kan bli at de andre i gruppen føler seg forbigått, og begynner å operere med sine egne, skjulte agendaer. Hva med prinsippet "flertallsvedtak uten konsensus"? I mange sammenhenger er konsensus en umulig oppgave, selv om gruppen skal vedta noe sammen. Et eksempel på dette er politiske vedtak. Slike vedtak er ikke bra i team, fordi man mister fordelen konsensus har - at alle støtter opp om vedtaket. Mens konsensus streber etter en vinn-vinnsituasjon, gir et flertallsvedtak en vinn-tap-situasjon. Jeg liker å si at vinnvinn gir bare medarbeidere, mens vinn-tap gir både medarbeidere og motarbeidere. Beslutte og informere Du tar en beslutning, med liten eller ingen input, og informerer om beslutningen til andre, som må gjennomføre den. Eksempel: "For å møte konkurrentene, skal vi begynne å holde åpent på alle helligdager, med start fra neste måned." Nøkkel til suksess: Gjør beslutningen tydelig. Forklar hvorfor du velger å beslutte selv. Fordeler: Du har full kontroll over beslutningen, og kan ta den raskt. Ofte er også denne typen beslutning overensstemmende med bedriftens normer og kultur. Ulemper: De som må gjennomføre beslutningen, støtter den nødvendigvis ikke, og kan undergrave gjennomføringen. Beslutningsprinsipper 4 av 7

Samle input fra den enkelte og beslutte Du spør andre om input, ideer, informasjon, forslag, etc. og tar deretter beslutningen selv. Eksempel: "Jeg vil gjerne høre hva du mener om å ha åpent på helligdager. Jeg skal ta dette i betraktning når jeg tar den endelige beslutningen. " Nøkkel til suksess: Forklar beslutningsprosessen og hvorfor du benytter denne. Fordeler: Det blir en mer informert beslutning enn når du bare tar beslutningen selv, uten å spørre andre. Du har fortsatt kontroll over beslutningen, samtidig som at muligheten øker for at de som skal gjennomføre beslutningen støtter den. Beslutningen er sannsynligvis gjennomtenkt (av god kvalitet) og blir gjennomført til avtalt tid. Du trenger ikke et møte med alle samlet. Ulemper: Dersom beslutningen ikke er overensstemmende med input, vil folk undergrave beslutningen, eller vegre seg for å gi input neste gang. Det er dessuten ingen mulighet for den enkelte til å se hva andre har sagt, og bygge på deres ideer. Samle input fra hele gruppen og beslutte Du spør andre om å komme med ideer, informasjon og forslag i et møte. Gruppen kan analysere informasjon og bygge på hverandres ideer. Eksempel: "Jeg vil gjerne høre hva denne gruppen mener om å ha åpent på helligdager. Jeg skal ta dette i betraktning når jeg tar den endelige beslutningen." Nøkkel til suksess: Forklar beslutningsprosessen og hvorfor du benytter denne. Fordeler: Det blir en mer informert beslutning enn når du bare tar beslutningen selv, uten å spørre andre. Du har fortsatt kontroll over beslutningen, samtidig som at muligheten øker for at de som skal gjennomføre beslutningen støtter den. Beslutningen er sannsynligvis gjennomtenkt (av god kvalitet) og blir gjennomført til avtalt tid. Ulemper: Dersom beslutningen ikke er overensstemmende med input, vil folk undergrave beslutningen, eller vegre seg for å gi input neste gang. Denne prosessen tar også tid siden du må kalle inn til møte. Beslutningsprinsipper 5 av 7

Felles beslutning - konsensus En felles beslutning er en beslutning som alle deltakerne kan leve med, og aktivt støtte. Du og alle andre i gruppen bidrar med input, og sammen tar dere en felles beslutning som alle er enige i, og støtter fullt ut. Eksempel: "Konkurrentene har begynt å holde åpent på helligdager. Jeg vil at vi skal diskutere hvordan vi skal møte dette, og ta en beslutning. Jeg vil at det skal være en beslutning som alle kan støtte - inkludert meg selv. Dersom vi ikke kan bli enige, vil jeg ta beslutningen." Nøkkel til suksess: Lag en tidsplan. Gjør rede for alternative beslutningsprosesser, dersom gruppen ikke kommer til enighet innen tidsfristen. Fordeler: Du og gruppen vil være svært godt informert før beslutningen. Den vil sannsynligvis ikke undergraves, men ha støtte fra alle og få rask gjennomføring. Da er det svært stor mulighet for at beslutningen er gjennomtenkt (av svært god kvalitet) og blir gjennomført til avtalt tid. Ulemper: Du har mindre kontroll med beslutningen, og må belage deg på at den tar tid. Delegere beslutning Du peker ut en situasjon som krever en beslutning, gir retningslinjer (milepæler, budsjett, ressurser, kvalitetskrav etc.) og delegerer beslutningen til andre. Du godtar beslutningen så lenge den følger retningslinjene. Eksempel: "Våre konkurrenter har begynt å holde åpent på helligdager. Jeg vil at gruppen skal diskutere dette, og komme frem til en felles beslutning om hvordan vi bør reagere. Jeg vil være tilgjengelig for spørsmål. Jeg vil at beslutningen skal tas innen to uker, og jeg vil høre hvordan dere ligger an underveis. Dersom dere ikke kan bli enig i gruppen, vil vi jeg måtte delta i gruppen og forsøke å komme frem til en felles beslutning." Nøkkel til suksess: Gi klare retningslinjer, bygg inn kontrollpunkter og vær tilgjengelig for spørsmål. Fordeler: Du blir frigjort til å ta deg av andre viktige saker. Beslutningen vil sannsynligvis ikke undergraves, men ha støtte fra alle og få rask gjennomføring. Da er det svært stor mulighet for at beslutningen er gjennomtenkt (av svært god kvalitet) og blir gjennomført til avtalt tid. Beslutningsprinsipper 6 av 7

Ulemper: Du har liten kontroll med beslutningen, og må belage deg på at den tar tid. Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Beslutningsprinsipper 7 av 7