Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale Kjøp og administrasjon av programvarelisenser Kvalifiseringsgrunnlag og Konkurransegrunnlag Saksnummer: 14/27411 Forespørselsnummer: OFA-F2014.013 Tilbudsfrist: 16.12.2014 kl 1200 Kristiansand 3.11.2014
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 2 AV 21 Innholdsfortegnelse 1. GENERELL INFORMASJON... 3 1.1 REFERANSE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 KONTAKTINFORMASJON... 3 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR... 3 1.5 FORMÅL... 3 1.6 AVTALENS VARIGHET... 3 2. PROSEDYRE... 5 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.2 REGELVERK... 5 2.3 KONFIDENSIALITET... 5 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE... 5 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN... 5 2.6 FREMDRIFTSPLAN... 5 2.7 BEHANDLING AV TILBUD... 5 2.8 TILDELING AV AVTALE... 5 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD... 6 3. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 7 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD... 7 3.2 TILBUDSMAL... 7 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST... 7 3.4 KONTRAKTSVILKÅR... 8 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER... 8 4. VALG AV LEVERANDØR... 9 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER... 9 4.2 MINSTEKRAV... 9 4.3 KVALIFISERINGSKRAV... 9 4.4 TILDELINGSKRITERIER... 11 5. KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN... 12 5.1 FORMÅL MED LEVERANSEN... 12 5.2 GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN... 13 5.3 VARE/TJENESTE... 13 5.4 ANSKAFFELSEN... 15 5.5 BESTILLING/FAKTURERING... 18 5.6 BETALINGSBETINGELSER... 18 5.7 PRISFORMAT - KOMMERSIELLE BETINGELSER... 18 5.8 LEVERINGSBETINGELSER... 19 6. INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN... 20 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT... 21
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 3 AV 21 1. GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, www.doffin.no, med referanse DOFFIN 123633. 1.2 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune, DDV Drift og DDØ. 1.2.1 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Vest-Agder fylkeskommunes organisasjon er beskrevet på www.vaf.no. 1.2.2 DDV DRIFT 1.2.3 DDØ DDV Drift er et samarbeid etter kommunelovens 27 og omfattes av de 9 kommunene Mandal, Marnardal, Audnedal, Åseral, Hægebostad, Lindesnes, Farsund, Kvinesdal og Flekkefjord Dagens IKT-samarbeid i Østregionen (Risør, Vegårshei, Tvedestrand, Åmli og Gjerstad kommuner) er forankret i "Samarbeidsavtale for IKT i Østregionen", datert 26. juni 2001. Fra 1.9.2009 ble IKT-drift startet opp etter en vertskommunemodell hvor Vegårshei kommune er vertskommunen. Basert på IKT-avtalen, har det vært et tett IKT-samarbeid i Østregionen, med særlig fokus på å få lik type programvare (fagsystemer), og at kommunene må velge samme fagsystem. Imidlertid kan systemene bli tatt i bruk til ulik tid i de enkelte kommunene. Driftsform for felles fagsystemer: lokal, regional eller ekstern, blir vurdert for hvert enkelt fagsystem. 1.3 KONTAKTINFORMASJON Kontaktperson: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune Navn Stilling Knut Otto Pedersen Seniorrådgiver innkjøp Telefon Mobil 38 07 45 40 901 81 182 E-mail kop@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL Oppdragsgiver har behov for å vedlikeholde programvarelisenser knyttet til klienter (personlige datamaskiner) for operativsystem og applikasjoner. Det er ønskelig å ha en enkel og effektiv administrasjon av programvarelisenser for oppdragsgivers ansatte og elever. Dette er nærmere spesifisert i del 5. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Avtalen vil ha en varighet på 2 år med ensidig opsjon for oppdragsgiver på forlengelse ett år av gangen inntil to år etter nærmere avklaringer. Maksimal avtalelengde vil være 4 år.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 4 AV 21 Avtalen vil være oppsigelig med seks måneders gjensidig oppsigelsestid.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 5 AV 21 2. PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 3-5, 3-6. 2.4 KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 6 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 45/2014 Frist for å levere inn tilbud: 16.12.2014 kl 1200 Behandling av tilbud: uke 51/2014-2/2015 Avtaleinngåelse: uke 1-3/2015 Avtaleperiode, planlagt oppstart: 15.1.2015 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 2.8 TILDELING AV AVTALE Oppdragsgiver skal tildele en avtale på hele det definerte omfanget. Tilbyder må gi tilbud alle deler av omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. 4.3.2 tildelingskriterier. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7.april 2006 mv, med etterfølgende endringer
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 6 AV 21 Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens 21-1. 2.9 RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens 22-1.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 7 AV 21 3. KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 4 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.4 og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt 2.8. 3.2 TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del 6 Innholdsfortegnelse. 3.3 INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og nummerert elektronisk versjon i en enkelt mappe på minnepenn. Hver fil nummereres tilsvarende rekkefølgen i den utskrevne versjonen. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger, brosjyrer og annet tilsvarende trykt materiale kan med fordel leveres kun som elektroniske filer på minnepenn sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde, og ordnes/nummereres som angitt ovenfor. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil papirversjon gjelde før elektronisk versjon. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud OFA-F2014.013 Kjøp og administrasjon av programvarelisenser Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/knut Otto Pedersen Postadresse: Postboks 517 Lundsiden 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate 65 4614 KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen 16.12.2014 kl 1200. Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens 20-13.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 8 AV 21 3.4 KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av vedlegg 1 generelle avtalevilkår for kjøp av varer. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt 3.5. 3.5 FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser eller andre kontraktbestemmelser er å betrakte som vesentlig forbehold. hvis disse avviker fra det som er gitt av vedlegg 1. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg, se del 6 Innholdsfortegnelse.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 9 AV 21 4. VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskriften og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattester for merverdiavgift og skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, www.skatteetaten.no. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-egenerklæring Erklæringen skal være av nyere dato. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-egenerklæring, vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen. 4.3.1 DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Tilbyders økonomiske og finansielle stilling vurderes på bakgrunn av følgende punkter: Foretaksregistrering Krav: Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 10 AV 21 Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Lav score (< 30 av 100 poeng) på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser. Samarbeidsavtaler Krav Samarbeidsavtaler skal være inngått og garantier være stilt før tilbudsfrist. Dokumentasjon Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. I de tilfeller to firma gir tilbud i samarbeid og den ene stiller økonomiske garantier på vegne av den andre, må en av disse være hovedtilbyder, og det andre være med-/underleverandør. I disse tilfeller skal det leveres dokumentasjon etter hele punkt 4.4 for begge/alle tilbydere og samarbeidspartnere. 4.3.2 DOKUMENTASJON OMKRING TILBYDERS TEKNISKE KAPASITET: Organisasjon Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget i hele leveranseperioden inkludert eventuelle forlengelser. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet virksomhet knyttet til det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Samarbeidsforhold skal dokumenteres med egnede erklæringer. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Krav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig teknisk kompetanse og utstyr for gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive tilgjengelige tekniske ressurser (kompetanse og utstyr), relevant for denne leveransen. Tilbyder skal dokumentere nødvendig godkjenning i de tiltaksklasser som kreves for å utføre arbeid knyttet til levering av aktuelt utstyr. Krav: Dokumentasjon: Krav: Tilbyder skal ha nødvendig kompetanse og godkjenninger for installasjon, drift, reparasjon og service på tilbudt løsning og tilbudt utstyr. Tilbyder skal dokumentere hvilken kompetanse, godkjenning, sertifikat eller autorisasjon tilbyderen har for installasjon, drift, reparasjon og service av den løsning og det utstyr som tilbys. Dette skal dokumenteres med kopi av sertifikater eller lignede som beskriver nødvendig kompetanse. Tilbyder skal ha et operativt kvalitetssikringssystem
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 11 AV 21 Dokumentasjon: Tilbyder må beskrive overordnet hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Det skal dokumenteres at kvalitetssystemet har vært i drift minimum ett år før tilbudsdato, og kan dokumenteres med kopi av overordnet systemdokumentasjon, sertifikater eller annen egnet dokumentasjon. Underleverandører Krav: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell Dokumentasjon: Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som det var eget personell. Referanser Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha erfaring fra de siste tre år med installasjon, drift, reparasjon og service av tilsvarende løsninger som det som omfattes av denne leveransen, og skal videre ha utført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag siste 3 år som oppdragsgiver kan kontakte direkte. De tre mest relevante referansene for denne konkurransen skal på forespørsel kunne dokumenteres med skriftlige referanser, også for tidligere oppdrag for oppdragsgiver. 4.4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier: 4.4.1 TJENESTE. VEKT 30 % Under dette punktet vil følgende forhold bli vurdert: Leverandørs tilbudte administrative tjenester; herunder oversikter, rapporter, lisensdatabase og lisensadministrasjon. (listen er ikke uttømmende) Leveringspresisjon og oppfølging; evne til å betjene oppdragsgiver 4.4.2 PRISER. VEKT 70 % Under dette punktet vil følgende forhold bli vurdert: Programvarepris tilbudt pris og påslag Pris på administrative tjenester Tildelingskriteriene vil være vektet som angitt i hvert hovedkriterium. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 12 AV 21 5. KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 FORMÅL MED LEVERANSEN 5.1.1 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Vest-Agder fylkeskommune har ca. 351 ansatte som er administrativt lisensiert og knyttet til ca. 143 servere. Vest-Agder fylkeskommune har ca. 7 500 ansatte/elever som er pedagogisk lisensiert. Pr 31.12.2013 var fordelingen 1398 på MS School Agreement og 6104 på MS School Agreement/Student Option, disse er knyttet til ca. 90 servere. Utløpsdatoer for de respektive Microsoft-avtaler er: - Microsoft EA 31.01.2016 - Microsoft SA 31.12.2015 Utover oppgitte nøkkeltall er Vest-Agder fylkeskommunes organisasjon i en svak vekst, og avtalen må åpne for fleksible og endrede organisasjonsformer. 5.1.2 DDV DRIFT 5.1.3 DDØ DDV-kommunene (Mandal, Marnardal, Audnedal, Åseral, Hægebostad, Lindesnes, Farsund, Kvinesdal og Flekkefjord) har totalt ca. 3200 ansatte som er administrativt lisensiert og knyttet til ca. 60 servere, og ca. 80 ansatte som er pedagogisk lisensiert pluss elever. Kommunene er fordelt på flere Microsoft EA som utløper til forskjellig tidspunkt som følgende - Mandal kommune har avtale som utløper 31.12.2014 - Åseral kommune har avtale som inkluderer kommunene Marnardal og Hægebostad som utløper 31.12.2014. Det er igangsatt arbeid for å fornye avtalen for disse 4 kommunene som en DDV-avtale. - Kvinesdal kommune har EA med Farsund og Flekkefjord kommune som utløper 28.2.2017. - Audnedal og Lindesnes kommune har EA avtale som utløper 31.03.2016. I tillegg har Farsund Microsoft EAP og SQL lisenser som utløper 31.03.2015. DDØ har ca. 380 ansatte som er administrativt lisensiert på en Microsoft EA-user avtale i internsone. I tillegg har DDØ ca 250 maskiner sikker sone på en Microsoft EA-device avtale som omhandler Corelisenser (OS/remotedesktop). Fordelingene er 250 på OS og 216 på remote desktop. DDØ har ca.1600 ansatte/elever som er pedagogisk lisensiert. Skolene har en Microsoft OVS-ES avtale, mens barnehagene, museer, bibliotek osv er lisensiert på en standard Microsoft SA avtale. Når det gjelder servere har vi tradisjonelt kjøpt løse lisenser samt datasenter på Microsoft Select avtale. Disse dekker ca 200 servere. Utløpsdatoer for de respektive avtale er: - Microsoft EA 30.06.2016 - Microsoft OVS-ES 31.05.2015 - Microsoft SA 30.06.2015 Utover oppgitte nøkkeltall er DDØ i en svak vekst, og avtalen må åpne for fleksible og endrede organisasjonsformer.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 13 AV 21 Infrastruktur Den leverte programvaren skal fungere på kunden sin IT-tekniske infrastruktur og basisprogramvare. Løsningen skal være basert på åpne, mye brukte moderne tekniske standarder. Gjennom prosjektet Det Digitale Agder (DDA) har 21 kommuner i Aust- og Vest-Agder gjennomført felles innkjøp av nettverkstjenester for å etablere 3 interkommunale regionsnettverk. Nettet for Østregionen (Risør, Vegårshei, Tvedestrand, Åmli og Gjerstad kommuner) har en kapasitet på minimum 1Gb/s mellom Tvedestrand og Risør. De andre kommunene har en forbindelse på 400 Mb/s ned til Knutepunktet. Alle kommunene benytter i dag terminalservere, både Microsoft Terminal server og Citrix Metaframe. Kommunene bruker i dag nettverksoperativsystemene Windows 2003 og Windows 2008/2012 servere. Kommunene har i dag basert hardware på merkene HP / Dell. Regionen har tynnklienter av forskjellige merker. Kommunene har koblet sammen alle kommunene i en felles katalogtjeneste basert på Active Directory i intern sone, men kjører 5 tradisjonelle separate domener i sikker sone i dag. 5.2 GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare/tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. 5.3 VARE/TJENESTE Oppdragsgiver har behov for å vedlikeholde programvarelisenser knyttet til klienter (personlige datamaskiner) for operativsystem og applikasjoner. Det er ønskelig å ha en enkel og effektiv administrasjon av programvarelisenser for oppdragsgivers ansatte og elever. 5.3.1 VEST- AGDER FYLKESKOMMUNE - DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR ADMINISTRASJONSNETTVERK Dagens løsning for Vest-Agder fylkeskommunes administrative brukere inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office 2010 Pro + Samhandlings- og dokumentdelingssystem: MS Sharepoint Portal Server, MS Lync Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS Internet Explorer, MS Exchange med Outlook og Outlook Web Access Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og serveradministrasjon: MS Systemsenter (SCCM, SCOM, Orchestrator, Endpoint Protection, Virtual Machine Manager) Klientoperativsystem: MS Windows 7, MS Windows 8 Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server 2008, MS Windows Server 2012, samt en del MS Windows Server 2003. 5.3.2 VEST- AGDER FYLKESKOMMUNE - DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR PEDAGOGISK NETTVERK: Dagens løsning for Vest-Agder fylkeskommunes brukere i pedagogisk nettverk inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office 2010 Pro + Samhandlings- og dokumentdelingssystem: MS Sharepoint Portal Server, MS Lync
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 14 AV 21 Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS Internet Explorer, FireFox, MS Exchange m Outlook og OWA Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og serveradministrasjon: MS Systemsenter (SCCM, SCOM, Orchestrator, Endpoint Protection, Virtual Machine Manager) Klientoperativsystem: MS Windows 7, Windows 8 Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server 2012, MS Windows Server 2008, samt en del MS Windows Server 2003. 5.3.3 DDV DRIFT DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR ADMINISTRASJONSNETTVERK Dagens løsning for DDV-kommunenes administrative brukere inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office Profesional Plus samt MS Office 365 Samhandlings- og dokumentdelingssystem: MS Sharepoint Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS IE, MS Exchange med Outlook og Outlook Web Access Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og oppdatering er for tiden under installasjon: MS SCCM og MS SCOM Klientoperativsystem: MS Windows OS Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server Std edition, samt en del MS Windows Server DataCenter. 5.3.4 DDV DRIFT - DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR PEDAGOGISK NETTVERK: Dagens løsning for DDV-kommunenes brukere i pedagogisk nettverk inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office 2007 Enterprise Samhandlings- og dokumentdelingssystem: MS Sharepoint Portal Server Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS Internet Explorer, FireFox, MS Exchange m Outlook og OWA Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og oppdatering er under installasjon: MS SCCM og SCOM Klientoperativsystem: MS Windows OS Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server Std edition, samt en del MS Windows Server DataCenter. 5.3.5 DDØ DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR ADMINISTRASJONSNETTVERK Dagens løsning for DDØ administrative brukere inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office 2010 Enterprise Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS Internet Explorer, MS Exchange med Outlook og Outlook Web Access Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og -oppdatering: MS WSUS og MS SCCM Klientoperativsystem: MS Windows 7 Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server 2008/2012, samt en del MS Windows Server 2003.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 15 AV 21 5.3.6 DDØ DAGENS PLATTFORM OG BRUK FOR PEDAGOGISK NETTVERK: Dagens løsning for DDØ brukere i pedagogisk nettverk inkluderer blant annet følgende: Kontorstøtteprogrammer: MS Office 2010 Enterprise Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning: MS Internet Explorer, MS Exchange med Outlook og Outlook Web Access Administrasjonsverktøy for programvareutrulling og -oppdatering: MS WSUS og MS SCCM Klientoperativsystem: MS Windows 7 Serveroperativsystem med klientlisenser: MS Windows Server 2008/2012, samt en del MS Windows Server 2003. 5.4 ANSKAFFELSEN 5.4.1 PROGRAMVARE OG TJENESTER Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en rammeavtale som dekker følgende typer programvare: Kontorstøtte, standardprogramvare som: o tekstbehandling o regneark o presentasjonsverktøy o personlig databaseverktøy Samhandlings- og dokumentdelingssystem som supplement til sak- og arkivsystem o «samhandlingsrom» for dokumentdeling og utveksling o rettighetsbasert tilgangsadministrasjon (gruppe-/prosjektbasert og lignende) Nettleser, e-post-, kalender og gruppevareløsning med funksjonalitet for møteinnkalling, ressursbestilling Administrasjonsverktøy for o programvareutrulling og -oppdatering o lisenser Klientoperativsystem Serveroperativsystem og nødvendige serverbaserte tjenester for tilbudt løsning for ovenstående tjenester, inkludert SQL databaseserver Klientaksesslisenser der serverbaserte deler av tilbudt løsning krever det Støtte- og vedlikeholdstjenester for programvaren Besvarelsen må inneholde en utfyllende beskrivelse av hvert tilbudt produkt og dets funksjonalitet. Det skal være god integrasjon mellom de ulike delproduktene/-tjenestene når det gjelder kommunikasjon og dataflyt. Tilbyder må beskrive dette utfyllende. 5.4.2 INFORMASJONSTJENESTER Leverandør må kunne tilby tjenester knyttet til gjeldende volumavtaler lisenstyper med tilhørende rettigheter lisensnyheter siste gjeldende versjon produktnyheter avtaleinformasjon
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 16 AV 21 lisensregler 5.4.3 PRISLISTER Leverandør skal holde oppdragsgivers representanter informert om oppdaterte prislister for lisenskjøp og vedlikehold oppdaterte prislister for media og dokumentasjon informasjon om endringer i priser og/eller produkt brukerrettigheter, også fremtidige 5.4.4 LISENSADMINISTRASJON Leverandør skal tilby tjenester knyttet til generell rådgivning i lisensspørsmål ajourhold av lisensbeholdning inkludert overført beholdning fra nåværende forhandler oppbevaring og distribusjon av verdidokumenter, for eksempel lisensbevis rapportering i forbindelse med eventuelle lisensrevisjoner rapportering av statistikker totalt og pr. enhet for valgte intervaller, fortrinnsvis nettbasert, til oppdragsgivers representanter rapportering til rettighetshaver i henhold til gjeldende regler hos rettighetshaver distribusjon av media for programvare, samt utsortering av uaktuelle språkversjoner slik at kun norske og engelske programvareversjoner tilsendes oppdragsgivers representanter 5.4.5 INTEGRASJONER VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Viktige integrasjoner og avhengigheter som tilbudt løsning må kunne ivareta: Dagens kontorstøtteløsning er integrert med kommunens sak- og arkivsystem Public360 fra Software Innovation AS. Dette gjelder spesielt MS Word, Internet Explorer og MS Exchange/Outlook. Fylkeskommunens økonomisystem Agresso er integrert med Internet Explorer og tildels MS Excel. Integrasjon mellom fagsystemer, katalogtjenester og brukeradministrasjon I den grad tilbudt programvare utfordrer ovennevnte eksisterende løsninger og integrasjoner, ønskes en beskrivelse av nødvendig utviklingsarbeid og andre tiltak, og tilbyders evne til å utvikle og tilby tilsvarende funksjonalitet med tilbudt løsning. Det må leveres forpliktende tids- og kostnadsoverslag for et slikt utviklingsprosjekt. Kostnadene skal innføres i prisskjemaet. 5.4.6 INTEGRASJONER DDV DRIFT Viktige integrasjoner og avhengigheter som tilbudt løsning må kunne ivareta: Dagens kontorstøtteløsning er integrert med kommunens sak- og arkivsystem (Ephorte fra Evry AS og Acos fra Acos AS). Dette gjelder spesielt MS Word, Internet Explorer og MS Exchange/Outlook. Kommunenes økonomisystem fra enten Agresso eller Visma er integrert med Internet Explorer og tildels MS Excel. Integrasjon mellom fagsystemer, katalogtjenester og brukeradministrasjon I den grad tilbudt programvare utfordrer ovennevnte eksisterende løsninger og integrasjoner, ønskes en beskrivelse av nødvendig utviklingsarbeid og andre tiltak, og tilbyders evne til å utvikle og tilby tilsvarende funksjonalitet med tilbudt løsning. Det må leveres forpliktende tids- og kostnadsoverslag for et slikt utviklingsprosjekt. Kostnadene skal innføres i prisskjemaet.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 17 AV 21 5.4.7 INTEGRASJONER - DDØ Viktige integrasjoner og avhengigheter som tilbudt løsning må kunne ivareta: Dagens kontorstøtteløsning er integrert med kommunens sak- og arkivsystem Ephorte levert av Evry AS. Dette gjelder spesielt MS Word, Internet Explorer og MS Exchange/Outlook. Kommunenes økonomisystem Agresso er integrert med Internet Explorer og tildels MS Excel. Integrasjon mellom fagsystemer, katalogtjenester og brukeradministrasjon I den grad tilbudt programvare utfordrer ovennevnte eksisterende løsninger og integrasjoner, ønskes en beskrivelse av nødvendig utviklingsarbeid og andre tiltak, og tilbyders evne til å utvikle og tilby tilsvarende funksjonalitet med tilbudt løsning. Det må leveres forpliktende tids- og kostnadsoverslag for et slikt utviklingsprosjekt. Kostnadene skal innføres i prisskjemaet. 5.4.8 DOKUMENTFORMAT Oppdragsgiver ønsker å tilpasse seg myndighetenes retningslinjer for åpne formater i kommunikasjon med publikum, spesielt: PDF 1.4 eller nyere, eller PDF/A - ISO 19005-1 ODF 1.0 (Second Edition), ISO/IEC 26300:2006 Det vises til Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor. 3 Det er også ønskelig å ha mulighet til å standardisere på åpne produksjons- og lagringsformat. Oppdragsgivere ønsker av ovenstående grunner at tilbudt programvare kan: lese og eksportere til disse åpne formatene med interoperabilitet, slik at dokumenter kan utveksles og bearbeides uten tap av informasjon («tur-retur interoperabilitet») per bruker og også globalt settes til åpne format som standard lagringsformat funksjonaliteten kan være innebygd eller løses via leverte programtillegg 5.4.9 OPPLÆRING Det ønskes tilbudt brukeropplæring, i den grad tilbudt programvare utfordrer eksisterende løsning. Tilbudet skal i så fall inneholde en konkret vurdering av opplæringsbehovet for hvert tilbudt system. Tilbyder skal beskrive: Forventet opplæringsbehov for hvert tilbudt system og for forskjellige brukergrupper (enkel, avansert, superbruker, brukerstøtte, systemadministrator) Hvordan nødvendig opplæring skal gjennomføres: o Opplæringsform (med lærer, organisert selvstudium, e-læring etc), omfang og oppfølging o Hvordan opplæringen er strukturert og hvilke evalueringsmekanismer som inngår o I hvilken grad nødvendig opplæring kan gjøres elektronisk Det er viktig at opplæring av nøkkelpersonell kan finne sted før større systemoppgraderinger. Tilbyders anbefalte grunnopplæring skal tilbys som en del av tjenestene, og skal innføres i prisskjemaet. Opplæring utover dette skal beskrives, og prises pr. bruker og/eller system. 3 http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/dok/lover_regler/retningslinjer/2011/referansekatalogen.html?regj_oss=1&id=672992
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 18 AV 21 5.5 BESTILLING/FAKTURERING 5.5.1 BESTILLINGSRUTINER Følgende rammer gjelder for alle bestillingsrutiner: Tilbyders bestillings- og avbestillingsrutiner skal fremkomme av tilbudet. Tilbudet skal inneholde tilpassede bestillingsrutiner for oppdragsgivers organisasjon, elektronisk eller web-basert, for et større antall bestillingspunkter Bestillingspunkt og kontaktpersoner skal på forhånd være godkjent av oppdragsgiver Tilbyder skal være ansvarlig for at kvalifiserte brukere får tilgang til produkter som oppdragsgiver har rett til å ta i bruk. Tilbyder skal gjennomføre kvalitetskontroll av bestillinger Tilbyder skal gi rådgivning ved valg av lisenstype 5.5.2 FAKTURERING Fakturering skal skje direkte til hvert bestillingspunkt. Faktura skal være på EHF-format. Vest-Agder fylkeskommunes krav til informasjon på faktura er at alle fakturaer skal være påført bestillers ansattnummer i referansefeltet. Fakturaen blir sendt videre fra felles fakturamottak til våre bestillere ved hjelp av våre bestilleres interne ansattnummer. Dette betyr at det ikke skal effektueres bestilling av varer eller tjenester på vegne av Vest-Agder fylkeskommune uten at ansattnummer er oppgitt. Det er svært viktig at leverandørens nåværende kunderegister oppdateres etter hvert som det mottas ansattnummer fra våre bestillere. DDØ og DDV DRIFT har tilsvarende ordninger og krav. Leverandøren skal være ansvarlig for å kontrollere at originale lisenser er sammenfallende med faktura. 5.6 BETALINGSBETINGELSER Det presiseres det at det kun skal betales for faktiske, realiserte tjenester og leverte produkter. Det aksepteres kun en faktura for hver bestilling, og faktura kan kun utstedes etter komplett levering Betalingsbetingelser er netto + 30 dager. Se også vedlegg 1 Generelle avtalevilkår for kjøp av varer. 5.7 PRISFORMAT - KOMMERSIELLE BETINGELSER Leverandøren plikter å gi tilstrekkelig god informasjon om endringer i lisensregler eller andre vilkår i løpet av avtaleperioden, og endringer kan ikke gjøres gjeldende uten oppdragsgivers eksplisitte godkjenning. 5.7.1 PRISMODELL Det ønskes en enklest mulig prismodell, med minst mulig behov for utstyrs- og brukertelling og ditto rapportering. Prismodellen bør ikke være begrensende for brukernes mulighet til å bruke ulike terminaler mot tjenestene, men støtte en kreativ, fleksibel og aktiv bruk. Det er ønskelig at avtalen gjør det mulig for kommunens ansatte å bruke produktene privat uten ekstra kostnader for oppdragsgiver. Alle priser skal være tilbyders netto innpris pluss påslag, og alle priser angis eksklusive merverdiavgift. Det skal ikke være endringer i prismodell for Oppdragsgiver i avtaleperioden.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 19 AV 21 Leverandøren utfordres til å beskrive hvordan oppdragsgiver over tid er sikret gunstige lisenspriser. 5.7.2 PRISELEMENTER Alle priser, beregnet som nettopriser pluss påslag på grunnlag av oppgitt omfang skal oppgis i prisskjemaet, vedlegg 2. Herunder: Lisenskostnader, inkludert klient- og servertjenester Eventuelle integrasjons- og tilpasningskostnader Eventuelle kostnader for datamedia og dokumentasjon, på fysisk medium og elektronisk Eventuelle kostnader for fylkeskommunens ansattes private bruk av produktene. Opplæring for all tilbudt programvare, per produkt eller samlet tilbud for alle. Administrasjonskostnader For alle programvareprodukter som prises med en påslagsmodell skal det klart fremkomme hvilken påslagsprosent de enkelte produkter har. Modellen skal være slik: Pris på Påslag produkt = leverandørinnpris 1 + 100 [%] Bruk av annen prismodell for produkter som prises med påslagsmodell vil kunne medføre avvisning av tilbudet. Det skal spesifiseres hvilke tjenester som inngår i lisensprisene, og hva som er betalbare tjenester i tillegg til lisensprisene. Tilbud på tjenesteytelser ønskes gitt som fastpris, ikke enhets/timepris. Det skal med en enkel «pristrapp» framgå hvordan eventuelle endringer i omfang påvirker kostnadene. Grunnet beskrevet usikkerhet om omfanget, er det spesielt viktig at det enkelt framgår hvordan endret omfang slår ut. Prisskjemaet skal inneholde summerte totalkostnader for oppdragsgiver for avtaleperioden. Det skal ikke påløpe kostnader som ikke er spesifisert i prisskjemaet. Kostnader som tilbyder vet vil tilkomme, men som ikke spesifiseres i tilbudet, oppfattes som inkludert i de tilbudte priser. 5.8 LEVERINGSBETINGELSER Se vedlegg 1 Generelle avtalevilkår for kjøp av varer
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 20 AV 21 6. INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Besvart/ vedlegges Ikke besvart/ begrunnelse 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e- postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Signatur av ansvarlig bemyndiget person hos tilbyder 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS-egenerklæring (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling, herunder organisasjon, tekniske ressurser, underleverandører og referanser (inkl. vedlegg) 5. Beskrivelse av tjenester, programvare og pris 6. Annet:
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE SIDE 21 AV 21 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Generelle avtalevilkår for kjøp av varer Vedlegg 2: Prisskjema