PROTOKOLL Dato: 29.11.06 Møte nr: 15-2006 Sted: Avd. for lærerutdanning Møtestart: 18.00 Tilstede med stemmerett: Jørgen Grannes Nestleder og Arbeidsutvalget Avd. IT Therese Ståhl Arbeidsutvalget Avd. LU Ida H. Brekke Arbeidsutvalget Avd. LU Martine Dahlin Arbeidsutvalget Avd. IR Kjersti Bruntveit Fadderleder Avd. HS Sizarta Sarshar Studentrådsleder/MF-kontakt Avd. IT Gry L. Andersen Medlem Avd. IR Jørn-Atle Ripe Medlem Avd. HS John Simensen Medlem Avd. IT Wictoria Slettetveit Studentrådsleder Avd. IR Ida Marie W. Mørk Studentrådsleder Avd. HS Bjørn Arne Eikrem Studentrådsleder Avd. LU Meldt forfall: Ole-Anders Gjesteby Studentrådsleder Avd. SF Anuradha Singh Medlem Avd. HS Renée E. Dalan Studentleder SpiØ Frode Fjeldseth LMU-representant Avd. SF Lasse S. Aardahl Velferdsansvarlig Avd. LU Ikke møtt: Kim Phuong Thi Tran Internasjonal kontakt Avd. SF Tilstede uten stemmerett: Lisbeth M. Sandvik Organisasjonskonsulent SpiØ Bente Karving Nestleder SiØ Elin N. Vestli Rektor HiØ Hege Furuvarp SpiØ 2007 LU Thomas Berg SpiØ 2007 LU Gry Andersen SpiØ 2007 IR Ida Skjerve SpiØ 2007 HS Tor Gunnar Olsen SpiØ 2007 - vara SF Marte M. Larsdatter Klanderud SpiØ 2007 - vara SF Anette Bure SpiØ 2007 - vara LU Sandra Lindau SpiØ 2007 - vara HS Ordstyrer: Jørgen Grannes Nestleder og Arbeidsutvalget Avd. IT Sekretariat: Lisbeth M. Sandvik Organisasjonskonsulent SpiØ
Forslag til saksliste 81-06 INNKALLING, SAKSLISTE, OG PROTOKOLL a) Godkjenning av innkalling b) Godkjenning av saksliste c) Godkjenning av protokoll fra de to forrige møtene ORIENTERINGSSAKER 82-06 ORIENTERINGER a) Leder orienterer b) Arbeidsutvalget orienterer c) Studentrådene orienterer d) Organisasjonskonsulenten orienterer e) Studentsamskipnaden orienterer f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer VEDTAKSSAKER 83-06 EVALUERING AV FADDERORDNINGEN 2006 84-06 KVALITETSSIKRING OG KOMMUNIKASJONSLINJER I STUDENTDEMOKRATIET 85-06 EVALUERING AV STUDENTVALGET 2007 86-06 TILRETTELEGGING FOR KOMMUNIKASJON FOR KONTORET 87-06 HØRING VEDR. LOKALISERING DISKUSJONSSAKER 88-06 HØRING VEDRØRENDE SAMMENSLÅING AV STL OG NSU REFERATSAKER 89-06 REFERATER/PROTOKOLLER a) Referat fra studentrådsmøte avd. IR 02.10.06 b) Notat til Studentsamskipnadens kantineledelse fra ressursgruppen for kantinetilbudet 03.11.06 c) Referat fra Studentrådet avd. LU ekstraordinært møte 07.11.06 d) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 30.10.06 e) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 16.11.06 Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - protokoll Side: 2
81-06a GODKJENNING AV INNKALLING Innkallingen ble sendt ut 7 dager før møtet Innkallingen godkjennes vedtatt 81-06b GODKJENNING AV SAKSLISTE Ny vedtakssak nr 88-06 og 89-06. Diskusjonssaken og referatsaken får nye saksnumre. Nytt punkt f) og g) under referatsaker Sakslisten godkjennes med de tillegg som framkom på møtet. vedtatt 81-06c GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen godkjennes vedtatt Observatørene ble innvilget talerett på møtet ORIENTERINGSSAKER 82-06 ORIENTERINGER a) Leder orienterer Ikke til stede b) AU orienterer Har ikke hatt noen møter siden sist c) Studentrådene orienterer LU: Hatt to møter siden sist. Jobbet med valget. Fått innvilget støtte fra avdelingen, så det blir julebord for begge studentrådene i kantina. Høringsnotat om studenttilgangen. IR: Hatt møte med nytt studentråd som har konstituert leder/nestleder. TV-kurs. Høring om lokaliseringssaken, lage ny uttalelse. Planlegger FoU-dag. HS: Hatt valget, og julebord. Fordelt arbeidet med årsrapporten. Møte med nytt studentråd. SF: Ikke til stede. Organisasjonskonsulenten refererte til at studentrådet har gjennomført og fått gjennomslag for de sakene de har jobbet med gjennom året. Videre skal de ha overlappingsmøte med nytt studentråd i forbindelse med TV-møte neste uke. Jobber med evalueringsrapport for studentvalget og økonomi- /aktivitetsrapport IT: Har jobbet med valget. Levert evalueringsrapport og økonomirapport. Har møtt på møtet i kantineutvalget. Anbefaler at en i studentrådet bør ha dette som et internverv. Vil komme med flere anbefalinger for internverv neste år, bl.a. internverv som næringslivskontakt. Skal ha julebord neste uke. Jobber med en aktivitetsperm for neste studentråd. Utvidelse av studentrådet? Studenttilgang: IT-bygget har døgnåpent for sine studenter, og studentrådet har derfor reagert kraftig på høringen som ble sendt ut. Ikke minst fordi man gjennom disse tiltakene fra høgskolens side bedriver en kollektiv avstraffelse. d) Organisasjonskonsulenten orienterer - Høring om studenttilgang på Remmen. Studentparlamentet var ikke høringsinstans, men har valgt å uttale seg på et prinsipielt grunnlag. Reagerte også på at Studentparlamentet ikke ble tatt med på høringen. - Studentvalget; jobbet med plakater og informasjon på nettsidene. Valgstand. Har også hatt en del kontakt med studentene i de nye studentrådene og Studentparlamentet både i forkant og etterkant av valget. - Har jobbet en del med julebordet, og har sendt invitasjon til sittende og nye studentorganene, samt direktør, rektor, SiØ-direktør og styreleder. Må ha påmeldinger i dag! Skjema ble sendt rundt til de tilstedeværende. - Regnskapet begynner å ta form, men mangler en del bilag for å få det komplett. Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - protokoll Side: 3
Ser ut til at SpiØ holder seg innenfor budsjettet, og ubrukte midler vil bli øremerket til prosjekter som gjennomføres 2007. Økonomisk oversikt for fadder og studentråd er sendt per e-post. - oversikt og informasjon over de sittende og de nye studentorganene. - oversikt og informasjon over øvrige studentrepresentanter virker vanskelig å få tak i da høgskolen ikke har noen fullstendig oversikt over disse. Har sendt e-post til studentrådene og bedt om å få tilsendt lister over studentrepresentantene på avdelingene. Viktig med tanke på utsendelse av bekreftelser på verv. - opprettet e-postlister for de nye studentrådene og det nye Studentparlamentet. - Bestilt profileringsartikler; drops, kulepenner og nøkkelbånd. - Jobbet med sakspapirene til møtet - jobber med nettsidestrukturen. - Jobbet en del med styringsdokumentene i forhold til den nedsatte arbeidsgruppen. Sak 84-06. e) Studentsamskipnaden orienterer Refererte fra møte i kantineutvalget. Skuffende oppmøte fra studentrådene. Siden SpiØ og studentrådene synes det er viktig med kantineutvalget, er det også viktig at de møter opp. Anbefaler at man fortsetter å klage når det er noe som ikke fungerer. Studentrådgivningen jobber med et hefte med oppskrifter på billig basismat for studentene. f) Høgskolestyrerepresentantene orienterer - Bjørn / Ida var ikke til stede på høgskolestyrets møte. Elin (rektor) refererte: studieportefølje. Ønsker om nye studier fra enkelte avdelinger. Nye ting må skje innen avdelingens rammer. HS har tidligere i høst fått godkjent en master i styret, SF fikk nå to i samarbeid med to andre høgskoler (UMB og Gøteborg). Sender derfor nå 3 nye søknader om mastergrader til NOKUT. Dette er et stort skritt for HiØ. Også ønske om nytt bachelor på IR. Dette ligger ikke innen for økonomien, og de beholder derfor sin portefølje slik den er i dag. Faktarapporten fra lokaliseringssaken. Skal opp 29.01.07. For øvrig ønsker man at markedsføringsansvarlig bør få egen fast post under orienteringssakene. Fikk referere kort: Høgskolen har laget ny markedsføringsvideo. IR skal ha ansvaret for 3 av de største messene neste år; rigge stand og presentere bilen. SpiØ ønsker ikke at dette bli en ensidig markedsføring av IR, da det er viktig å få fram bredden i HiØs tilbud. Orienteringene tas til orientering VEDTAKSSAKER 83-06 EVALUERING AV FADDERORDNINGEN 2006 Studentparlamentet fikk utdelt rapporten på møtet, og fikk 10 minutter til gjennomlesing. SpiØ mente det fra kontorets side må sørges for bedre kvalitetssikring av fadderordningen gjennom OF-leder, slik at man unngår årets situasjon igjen. Samtidig ga man skryt til Kjersti som hadde gjort en så god jobb med tanke på den situasjonen fadderordningen var i da hun overtok lederansvaret. Det var en diskusjon om OF-leder som velges skal ha erfaring fra fadderordningen gjennom å ha vært i LF, og om SpiØ kun skal velge OF-leder blant egne medlemmer. Retningslinjer for fadderordningen må uansett foreligge før valget, og opplæring gis i etterkant. Videre kom det noen kommentarer på de høye kostnadene ved at seminaret holdes på ColorLine, og at man bør ha tak på antall faddere for å redusere kostnadene. Evalueringsrapporten fra årets fadderordning godkjennes 84-06 KVALITETSSIKRING OG KOMMUNIKASJONSLINJER I STUDENTDEMOKRATIET Gruppen orienterte om sitt arbeid og tankene rundt prosessen videre. Vil sende forslag til nye vedtekter for hele studentdemokratiet på høring til sittende og nytt Studentparlament, Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - protokoll Side: 4
sittende og nye studentråd, samt andre studentrepresentanter berørt av vedtektene på høring 8. desember med høringsfrist 30. januar-07. I perioden fram mot konstituering av nytt SpiØ vil man jobbe i særdeleshet med retningslinjer for fadderordningen. Videre framstår det i SpiØs vedtak fra 27.09.06 at Ida Skjerve ble valgt inn i gruppen på bakgrunn av sitt verv i LMU. Dette medfører ikke riktighet, og må endres. Siden vedtaket er gyldig slik det står i dag, ønsket SpiØ og lage et motvedtak til tidligere vedtak. Forslag til motvedtak: Studentparlamentet vedtar å nedsette en arbeidsgruppe bestående av studentleder Reneè Dalan, Ida Skjerve og organisasjonskonsulent Lisbeth Sandvik. Arbeidsgruppen skal lage et styringsdokument om kvalitetssikring og kommunikasjonsflyt i studentdemokratiet som skal legges fram for Studentparamentet for vedtak på siste møte før semesterslutt 2007, slik at gruppen får tid til å gjennomgå alle studentdemokratiets styringsdokumenter på en tilfredsstillende måte. Gruppen avgjør selv når, og eventuelt om, det er nødvendig å supplere gruppen med ytterligere ett eller flere medlemmer. 85-06 EVALUERING AV STUDENTVALGET 2006 Organisasjonskonsulent ga en visuell framstilling av økningen årets valgoppslutning i forhold til tidligere år. Det ble også fremhevet den store økningen av kandidater som stilte til valg, en oppslutning som man ikke kan vise til de siste ti årene i studentvalgenes historie ved HiØ. Samtidig bra at deltakelsen øker både i forhånd til kandidater og velgere når man ser en synkende tendens ved andre høgskoler. Studentparlamentet mente at Studentparlamentets og studentrådenes medlemmer må ta kritikk for at valgoppslutningen ikke ble bedre, da det ikke ble holdt valgstands og infoarbeid i den utstrekning som var nødvendig. Det ble samtidig påpekt at valgstandsarbeidet på Remmen ble vanskeliggjort fordi fellesarealene ikke kunne brukes til dette. For øvrig bør studentleder være oppmerksom på avvik i tallene i sakspapirene og den visuelle framstillingen som ble brukt på møtet. Studentparlamentets leder skal utarbeide en fullstendig evalueringsrapport med bakgrunn i saksdokumentet, studentrådenes evalueringsrapporter og de innspill som framkom på møtet. Rapporten skal fremlegges for godkjenning på neste møte i Studentparlamentet. Rapporten skal brukes som innspill til jobben som gjøres i arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer i studentdemokratiet. 86-06 TILRETTELEGGING FOR KOMMUNIKASJON FOR KONTORET Organisasjonskonsulenten innledet saken. Det ble ønsket en utvidelse av vedtaksforslaget til også å gjelde OF-leder. Det var usikkerhet om man har gjort et vedtak tidligere i AU om anskaffelse av mobiler til kontoret. Videre ønsket SpiØ en utsettelse på vedtaket fordi man ønsket en konkret oversikt over kostnadene ved disse anskaffelsene før man gikk til vedtak. Saken er likevel av en prinsipiell karakter for de på kontoret, og man valgte derfor å utsette et vedtak i forhold til mobiler til studentrådslederne og OF-leder. Nytt forslag til vedtak: Studentparlamentet anskaffer mobiltelefoner med bedriftsabonnement gjennom høgskolens avtale til studentleder og organisasjonskonsulent. Telefonene og telefonnumrene/abonnementene følger stillingen/vervet, og skal kun brukes i forbindelse med det studentdemokratiske arbeidet stillingen/vervet fører med seg. 87-06 HØRING OM LOKALISERING Det ble pga tidspress på møtet foreslått at innspill i saken kun skulle sendes på e-post til studentleder. Studentparlamentet mente derimot at saken er så prinsipiell viktig at man Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - protokoll Side: 5
ønsket å ha en diskusjon rundt rapporten og studentenes meninger om lokaliseringen. Nytt forslag til vedtak: Studentparlamentet vedtar at de innspill som framkom i møtet, de innspill som sendes studentleder på e-post innen mandag den 4/12, samt de vedtak Studentparlamentet tidligere har gjort i saken regnes som studentenes innspill og mening i denne saken. Studentleder utformer høringsuttalelsen som sendes SpiØs medlemmer fredag 8/12 for gjennomsyn. SpiØs medlemmer har da frist til mandag den 11/12 for å komme med korrigeringer og presiseringer i forhold til uttalelsen. 88-06 HØRING OM NYTT VALGREGLEMENT FOR HIØ Det har blitt gitt en uakseptabel kort frist for denne høringen, noe SpiØ ønsker at gruppen tar med i uttalelsen. Studentparlamentet gir arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer i studentdemokratiet mandat til å utarbeide høringsuttalelsen om nytt valgreglement ved HiØ på vegne av Studentparlamentet. 89-06 NYTT MANDAT FOR LMU Nytt forslag til vedtak: Saken utsettes på grunn av tidspresset på møtet DISKUSJONSSAKER 90-06 HØRING VEDRØRENDE SAMMENSLÅING AV STL OG NSU På grunn av studentleders fravær ble saken ikke gjennomgått. Det ble imidlertid gitt informasjon om at Studentparlamentet vil få en e-post førstkommende mandag fra studentleder med en god forklaring i saken. Studentparlamentet får da også en ukes frist for å komme med innspill i forhold til vedtektsforslaget til en eventuell ny nasjonal studentorganisasjon. REFERATSAKER 91-06 REFERATSAKER a) Referat fra studentrådsmøte avd. IR 02.10.06 b) Notat til Studentsamskipnadens kantineledelse fra ressursgruppen for kantinetilbudet 03.11.06 c) Referat fra Studentrådet avd. LU ekstraordinært møte 07.11.06 d) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 30.10.06 e) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 16.11.06 f) Referat fra Studentrådet avd. SF 02.11.06 g) Referat fra arbeidsgruppen for kvalitetssikring og kommunikasjonslinjer den 28.11.06 Referatene punkt f) og g) ble utdelt på møtet. Referatene tas til orientering Vedtak Møtet ble hevet kl. 22.10 Møte: 2006.11.29 Studentparlamentet - protokoll Side: 6